電子檔案管理工作中存在的問題及對策分析

唐麗萍

【摘要】21世紀以來，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，越來越多的電子文件涌入人們的日常生活，對檔案管理工作產(chǎn)生了深遠的影響，并有逐步替代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的趨勢。本文分析了我國檔案管理工作現(xiàn)狀，詳細闡述了電子文件對檔案管理工作的影響，并發(fā)掘出其中存在的問題，最后從理論與實踐兩個角度提出了相應(yīng)的對策和建議。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；電子檔案管理；數(shù)字化；資源共享

【中圖分類號】G276 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）01—0334-01

隨著計算機信息處理技術(shù)的飛速發(fā)展，當今社會信息化的程度越來越高，大量的電子文件隨之產(chǎn)生，并且已成為社會信息資源主要的信息形態(tài)之一。特別是21世紀以來，檔案界對電子檔案管理的關(guān)注越來越多，對電子文件的采集、保存以及安全等問題做了深入探索，并取得了一定的成果，但相關(guān)調(diào)查顯示，這些研究大多處于理論探索階段，并沒有完全應(yīng)運于實際的檔案管理工作中。電子文件與紙質(zhì)檔案有著本質(zhì)的不同，其特殊性為傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了更高要求，如何對電子檔案進行科學(xué)有效的管理已成為檔案界亟待解決的問題之一。

一、電子檔案管理面臨的主要問題

傳統(tǒng)的檔案管理對象主要以紙質(zhì)檔案為主，而紙質(zhì)檔案主要存放在檔案室，檔案信息資源不能很好的進行共享，不能更好的滿足大眾的需求，嚴重阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。但隨著計算機信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位以及個人對網(wǎng)絡(luò)的依賴程度越來越高，隨之產(chǎn)生了大量的電子文件，電子檔案管理面臨巨大挑戰(zhàn)。其存在的主要問題有：

1、管理人員缺乏相關(guān)理論知識以及實踐。我國檔案工作者大多習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案存放模式，具有很大的局限性，并沒有很好的認識到電子檔案管理的重要性。然而，信息技術(shù)的發(fā)展以及經(jīng)濟體制的改革已經(jīng)超越了以往的價值觀念以及管理方式，電子檔案的出現(xiàn)使得檔案的存放方式多樣化，而不僅僅局限于檔案室。很多檔案從業(yè)人員對電子檔案管理缺乏足夠的認識，依舊把檔案信息當做企事業(yè)單位的私有財產(chǎn)，嚴重阻礙了信息資源的共享。電子檔案管理應(yīng)采用現(xiàn)代的管理方式，但目前我國企事業(yè)單位并沒有全部實現(xiàn)檔案信息化管理，很多檔案管理人員沒有接受過相關(guān)培訓(xùn)，缺乏相關(guān)的管理知識與技術(shù)，不能將理論應(yīng)運于實踐。因此，我國的電子檔案管理工作任重道遠。

2、電子檔案保存存在隱患。電子文件的保存對計算機有著高度的依賴性，這就對計算機的可靠性提出了很高的要求。但當前的現(xiàn)代檔案管理方式還存在諸多問題，這就使得電子檔案存在一定的風(fēng)險性，如操作失誤或者計算機出現(xiàn)問題，則很可能會導(dǎo)致大量的原文件丟失或損毀。另外，某些單位并沒有重視電子檔案的管理，不能及時對電子文件進行歸檔整理，而電子文件具有易復(fù)制、存放載體多樣、易于修改等特性，這就增加了電子檔案被竊取以及損毀的可能性。如果一些涉及企業(yè)機密甚至國家安全的電子檔案被黑客竊取，后果不堪設(shè)想。目前，電子檔案管理并沒有真正得到廣泛應(yīng)用，在其保存的安全性可靠性方面還需要進一步改善。

3、電子檔案真?zhèn)坞y辨。紙質(zhì)檔案圖像、文字以及印章等都是可見的，在判別檔案真假上有著先天優(yōu)勢。人們可以通過有效手段來驗證文件是否真實，但電子檔案區(qū)別于紙質(zhì)檔案，一般情況下，電子檔案被篡改是無法被發(fā)覺的，因此很難對電子檔案的真實性進行評估。另外，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的工作龐大而繁瑣，稍有不慎將會導(dǎo)致文件失真。如何保證和鑒別電子檔案的真實性完整性，是當前檔案管理工作的一個難題，還需要廣大的研究人員做更深入研究。

二、對策分析

電子檔案的大量出現(xiàn)，為檔案管理工作帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。因此，積極開展電子檔案管理的相關(guān)對策研究就顯得尤為重要。下面將分別從檔案學(xué)理論研究以及檔案管理工作兩個方面提出了相關(guān)意見和對策。

1、檔案管理方面

（1）檔案管理建設(shè)應(yīng)當逐步規(guī)范化。電子檔案管理應(yīng)當充分吸收傳統(tǒng)檔案管理工作中一些好的經(jīng)驗，在確保檔案信息便于利用以及完整安全的前提下，在電子檔案的建立、編輯、審閱、成文、歸檔以及移交的各個工作環(huán)節(jié)中，逐步完善相關(guān)制度。與此同時，還應(yīng)當加強檔案工作者的培訓(xùn)工作，使其明確檔案服務(wù)的工作的職能，掌握專業(yè)的檔案管理技能，培養(yǎng)良好的服務(wù)意識，逐步養(yǎng)成科學(xué)、規(guī)范、嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，全面推進檔案管理規(guī)范化建設(shè)。

（2）人才培養(yǎng)是關(guān)鍵。電子檔案的管理不僅需要先進的計算機硬件做支撐，更需要培養(yǎng)一批既掌握計算機信息技術(shù)又精通檔案管理業(yè)務(wù)的人才。但相關(guān)調(diào)查表明，目前我國檔案管理工作者的理論水平以及業(yè)務(wù)技能不夠全面，一定程度上阻礙了檔案信息化建設(shè)。所以，廣大的檔案工作者應(yīng)當抓住我國檔案信息化建設(shè)的契機，努力完善自己的知識結(jié)構(gòu)以及業(yè)務(wù)能力。各個企事業(yè)單位應(yīng)當積極開展相關(guān)的技能培訓(xùn)以及技能競賽，全面提升檔案管理人員的能力，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，積極引進優(yōu)秀人才，優(yōu)化人才隊伍結(jié)構(gòu)，努力建設(shè)一支專業(yè)素質(zhì)高、綜合實力強、善管理、精技術(shù)、優(yōu)服務(wù)和強創(chuàng)新的檔案信息化管理隊伍。

（3）深入研究，迎接挑戰(zhàn)。檔案管理人員應(yīng)當認真學(xué)習(xí)相關(guān)軟件的使用方法，并且熟練掌握電子檔案在軟件中的前端控制以及集成管理等方法，充分發(fā)掘軟件的功能，深入探索適合本單位的電子檔案管理模式；電子檔案的管理應(yīng)當逐步實現(xiàn)規(guī)范化、法制化和標準化；認真學(xué)習(xí)國外先進的檔案管理經(jīng)驗，努力構(gòu)建更為完善更為科學(xué)的電子檔案管理體系；與科研機構(gòu)合作，研發(fā)更加適合我國檔案管理現(xiàn)狀的新技術(shù)；結(jié)合本單位實際情況，檔案管理人員應(yīng)當以高效安全為準則，深入探索本單位紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)方案，努力創(chuàng)建紙質(zhì)檔案與電子檔案工程村的管理模式，推進檔案信息化建設(shè)步伐。

2、理論創(chuàng)新

（1）檔案研究應(yīng)當與其他學(xué)科相結(jié)合。電子檔案中的電子文件其本質(zhì)與其他電子文件是相同的，所以他們在信息的采集、加工處理以及檢索輸出等方面有著相同的技術(shù)和理論基礎(chǔ)。檔案學(xué)研究應(yīng)當緊密結(jié)合時代的要求，廣泛地吸取其他學(xué)科的先進技術(shù)，加快推進檔案信息化建設(shè)的步伐。

（2）積極開展檔案綜合管理研究，推進信息共享。21世紀以來，隨著計算機科技的不斷進步，辦公條件得到極大改善，自動化辦公已經(jīng)逐步得到普及，這就為檔案的數(shù)字化管理創(chuàng)造了有利條件，加快了建設(shè)檔案一體化管理模式的步伐。但我們也應(yīng)該看到，目前我國檔案一體化管理模式還不夠完善，還需要廣大檔案工作者的深入研究和探索。

所以，針對當前電子檔案管理所面臨的新挑戰(zhàn)，我們必須在傳統(tǒng)的檔案管理理論的基礎(chǔ)上，積極利用信息技術(shù)等學(xué)科的先進技術(shù)，推進電子政務(wù)信息管理在檔案管理研究中的應(yīng)用。積極研究并解決電子文件在生成、傳輸、歸檔和安全等方面可能存在的問題，以實現(xiàn)現(xiàn)行檔案與歷史檔案的一體化管理，努力營造一個高效、安全可靠的檔案信息共享平臺。

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