楊延榮

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普遍，信息技術(shù)的快速發(fā)展，形式不斷翻新，面對(duì)電子文件的大量涌現(xiàn)，電子文件的歸檔，是近年來隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展而推行的一種全新的歸檔管理模式。對(duì)電子文件和電子檔案管理難以找到完全一致的、一勞永逸的方法。所以，怎樣搞好海東地直機(jī)關(guān)電子文件的歸檔和管理是需要認(rèn)真思考的問題。

【關(guān)鍵詞】電子 文件 管理 探討

【中圖分類號(hào)】G270.7 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1672-5158（2013）01—0340-02

一、海東電子文件歸檔與管理發(fā)展的現(xiàn)狀與存在問題

國家檔案局2006年進(jìn)行的調(diào)查顯示，已有近80%的中央和國家機(jī)關(guān)、中央企業(yè)采用辦公自動(dòng)化或電子政務(wù)系統(tǒng)，產(chǎn)生各類電子文件近2億件。此番最新調(diào)查結(jié)果表明，我國政府部門生成的電子文件數(shù)量占全部文件數(shù)量72.7%，其中14.3%的機(jī)構(gòu)生成的文件全部以電子文件的形式存在；有49%的機(jī)構(gòu)生成的電子文件數(shù)量占全部文件數(shù)量的50%以上（包括50%）。48%受訪機(jī)構(gòu)認(rèn)為未來5年，50%以上的文件將僅以電子文件的形成存在。在已經(jīng)開始接收電子文件進(jìn)館的檔案館中，有52.9%的檔案館預(yù)測未來5年接收進(jìn)館的電子文件數(shù)量將成倍增加。由此不難預(yù)見，在不久的將來，電子文件將成為政府、企事業(yè)信息資源的主要承載體和表現(xiàn)形式。電子文件將成為繼紙質(zhì)檔案出現(xiàn)以來人類檔案史上的第二次革命。海東地區(qū)：上世紀(jì)90年代以來，辦公自動(dòng)化發(fā)展非常之快，給電子文件的管理帶來了前所未有的壓力。據(jù)國家檔案局報(bào)告：2006年調(diào)查，中央和國家機(jī)關(guān)、中央企業(yè)有80%的單位采用了辦公自動(dòng)化或電子政務(wù)系統(tǒng)，共產(chǎn)生各類電子文件近2億份，文件格式有數(shù)十種，操作系統(tǒng)、自行開發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)也有幾十種；電子文件50%由檔案部門管理，其余的由信息技術(shù)部門、文件管理部門、業(yè)務(wù)部門或者幾個(gè)部門共同管理。

由于海東地區(qū)信息化建設(shè)起步較晚，關(guān)于電子文件管理的研究也僅僅處于探索階段。雖然從1996年起國家和地方檔案部門開始著手電子文件管理的研究，并取得了一定的成果。但與實(shí)際管理需求看，電子文件管理遠(yuǎn)未達(dá)到理想的目標(biāo)。電子文件管理中存在著很多亟待解決的問題。

（一）電子文件歸檔方法的不恰當(dāng)，直接危及文件信息資源的有效收集

長期以來，機(jī)構(gòu)內(nèi)的檔案部門和各級(jí)各類檔案機(jī)構(gòu)共同肩負(fù)著收集和保管具有保存價(jià)值的電子文件的職責(zé)，它們通過接收歸檔和移交的方式，將屬于歸檔范圍之內(nèi)的電子文件集中到檔案部門統(tǒng)一管理。

在歸檔方法上，由于尚未出臺(tái)電子文件保管期限表，大多數(shù)機(jī)構(gòu)仍按照紙質(zhì)文件保管期限表執(zhí)行；電子文件的歸檔流程要么只是沿用紙質(zhì)文件的定期集中移交，要么就是簡單的系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)存。缺少適用的電子文件歸檔規(guī)則和科學(xué)的方法、流程很難在集中歸檔的狀態(tài)下保證歸檔電子文件材料的完整，所以，各機(jī)構(gòu)電子文件歸檔的有效性很難認(rèn)定。

在歸檔范圍上，大部分檔案機(jī)構(gòu)只關(guān)注電子公務(wù)文書的歸檔，25.6%的機(jī)構(gòu)只接收黨政文件（公文）和部分業(yè)務(wù)文件；而剩下74.4%的機(jī)構(gòu)由于電子文件管理系統(tǒng)不完善，無法接收和管理數(shù)據(jù)庫、電子郵件、多媒體文件、網(wǎng)站文件等，導(dǎo)致這些最能夠反映機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)職能的電子文件長期分散保管在業(yè)務(wù)部門或者信息部門。這些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)意味著這些機(jī)構(gòu)的電子文件很難及時(shí)、準(zhǔn)確和完整的收集到檔案部門的手中，難以實(shí)現(xiàn)有效地集中統(tǒng)一管理，導(dǎo)致大部分機(jī)構(gòu)將面臨電子文件嚴(yán)重失存的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）電子文件管理理念的不正確，直接影響文件信息資源的質(zhì)量

電子文件管理的目標(biāo)就是保證電子文件的質(zhì)量，即電子文件的真實(shí)、可靠、完整、可用和安全。真實(shí)性是其首要目標(biāo)。在尚未明確電子文件地位或者缺少保證真實(shí)性措施的情況下，很多機(jī)構(gòu)在電子文件管理問題上存在著嚴(yán)重的盲目性，這種盲目性緣于其缺乏對(duì)電子文件管理重要性的認(rèn)知以及科學(xué)的電子文件管理理念。

（三）電子文件管理方法的不科學(xué)，直接威脅文件信息資源的長期留存

長期保管具有憑證價(jià)值的電子文件，使其具有持續(xù)的可讀性和可用性是檔案部門的根本職責(zé)所在。電子文件的特點(diǎn)決定了其長期保管目標(biāo)不僅取決于后端的檔案管理部分，還受到前端文件形成、流轉(zhuǎn)、移交過程中各項(xiàng)工作的影響，因此，電子文件管理強(qiáng)調(diào)全程管理和前端控制。

從前端看，關(guān)乎電子文件長期保管的一個(gè)重要因素是元數(shù)據(jù)問題。元數(shù)據(jù)的主要功能之一就是為電子文件的真實(shí)性和長期保管提供必要的背景信息。因此，從這個(gè)角度說，電子文件的管理是基于元數(shù)據(jù)的管理。缺少元數(shù)據(jù)，在某種程度上就意味著電子文件管理是無效的。其結(jié)果必將導(dǎo)致電子文件真實(shí)性、完整性的認(rèn)定以及長期可讀性無法保證，自然也就無法滿足電子文件管理的需要。

從后端看，我國電子文件管理尚未與國際接軌，標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。保證電子文件的長期可讀性應(yīng)該是檔案館的重要任務(wù)，大部分機(jī)構(gòu)僅停留在定期檢查、保存軟硬件系統(tǒng)、轉(zhuǎn)換成通用格式等較為初級(jí)的措施上。更令人觸目驚心的是，31%的檔案館未采取任何措施以保證電子文件的可讀性，足見電子文件長期可讀性存在的隱患有多大。

（四）電子文件管理制度的不健全，直接損害文件信息資源的整合與利用

歸檔移交，是電子文件資源整合和利用的前提，沒有真實(shí)、完整、充足的電子文件信息通過規(guī)范的程序進(jìn)入檔案館，電子文件的利用就是無源之水。目前檔案館不但在接收、管理和利用制度上存在著明顯的缺失，而且在接收和利用的方法途徑上也難以符合電子文件的特點(diǎn)和需求。

長期保管，是電子文件利用的保障。如果電子文件無法讀取，那么利用也就無從談起。檔案館在長期保管方面存在的很多問題和風(fēng)險(xiǎn)，勢必將影響到電子文件資源未來的整合和深度開發(fā)利用。

（五）電子文件管理系統(tǒng)功能的不完善，直接影響文件信息資源的管理水平

電子文件管理系統(tǒng)是管理電子文件的主要工具。電子文件管理系統(tǒng)根據(jù)使用主體的不同，分為文件形成機(jī)構(gòu)的電子文件管理系統(tǒng)和檔案機(jī)構(gòu)的電子文件管理系統(tǒng)。但由于我國尚未出臺(tái)電子文件管理系統(tǒng)功能需求標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的建設(shè)科學(xué)的指導(dǎo)，因此，現(xiàn)存系統(tǒng)（或模塊）在功能上差異較大。

由此可以得出，電子文件管理系統(tǒng)的發(fā)展呈現(xiàn)不統(tǒng)一、不平衡和不完善的狀態(tài)，大部分只是充當(dāng)簡單的接收、發(fā)布平臺(tái)，并不是真正意義上的電子文件管理系統(tǒng)。同時(shí)，由于缺乏統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，電子文件管理系統(tǒng)的建設(shè)整體上處于低水平的重復(fù)建設(shè)，不但耗費(fèi)大量的人力物力和財(cái)力，而且為日后電子文件的有效管理和共享帶來了嚴(yán)重的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

二、加強(qiáng)電子文件歸檔管理的對(duì)策

多年來工作實(shí)踐使本人對(duì)電子文檔管理有了初步認(rèn)識(shí)：

（一）轉(zhuǎn)變觀念，加深對(duì)電子文件歸檔工作重要性的認(rèn)識(shí)。目前在各個(gè)機(jī)關(guān)檔案管理中，電子文件歸檔是一個(gè)新事物，但是，它畢竟已經(jīng)顯示出了現(xiàn)有檔案無法比擬的優(yōu)勢且與辦公室信息化建設(shè)密切相關(guān)，所以應(yīng)在以實(shí)物文件歸檔的基礎(chǔ)上，積極探索電子文檔管理的有效途徑，保證電子文件的歸檔質(zhì)量。

（二）注重電子文件的日常管理，為實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)。一方面是電子文件形成過程中的管理，按照國家行政公文處理細(xì)則的要求，起草、修改、審核、簽發(fā)、打印、分發(fā)各類公文。要注意按照行文的要求，選擇好文種、擬好標(biāo)題、標(biāo)明密級(jí)和時(shí)限、發(fā)送范圍等電子文件背景材料，以備后查。另一方面是電子文件的歸檔。應(yīng)該堅(jiān)持按時(shí)歸檔集中管理的原則。歸檔電子文件要進(jìn)行多份備存，以便于歸檔保存和對(duì)外提供利用。

（三）制訂電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)。目前辦公過程中形成的各類文檔大多是按照個(gè)人使用習(xí)慣存放在個(gè)人微機(jī)或其它儲(chǔ)存介質(zhì)中，不便于電子文檔的統(tǒng)一和規(guī)范管理。需有一個(gè)完善的工作標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范電子文檔管理，如電子文件的登記標(biāo)準(zhǔn)、命名標(biāo)準(zhǔn)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、收集標(biāo)準(zhǔn)、防護(hù)標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)以及專利維護(hù)等等。這是實(shí)現(xiàn)電子文檔規(guī)范化管理的重要突破口。

（四）堅(jiān)持電子文件和紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。

加強(qiáng)電子文檔的規(guī)范化管理是加快辦公自動(dòng)化建設(shè)的重要基礎(chǔ)性工作，需要我們不斷總結(jié)實(shí)踐工作的基礎(chǔ)上，形成適合辦公自動(dòng)化發(fā)展特點(diǎn)的電子文檔和實(shí)物文檔管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，共同推動(dòng)檔案管理工作效率和質(zhì)量水平的提高。

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