淺談南水北調(diào)工程建設(shè)管理文書工作

于云

【摘 要】概括介紹了南水北調(diào)工程建設(shè)管理文書工作的方法及經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了自身從事文書工作的感悟和領(lǐng)會(huì)，對(duì)比了現(xiàn)代化文書管理工作和以往文書管理工作的優(yōu)越性。

【關(guān)鍵詞】南水北調(diào)；建設(shè)管理；文書工作

文書工作的歷史源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，自秦漢開始，封建文書制度就逐漸建立和完備，后來經(jīng)過多次文書工作改革，直至演變成今天大家都知道的文書。雖然有不少關(guān)于文書和文書工作的論著，但是個(gè)人認(rèn)為，文書工作是一份實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，從事文書工作的人需要根據(jù)工作實(shí)際情況在實(shí)踐中慢慢探索、慢慢積累經(jīng)驗(yàn)之后才能運(yùn)用科學(xué)的思維方法使文書工作更好地為大家服務(wù)，尤其是工程建設(shè)管理文書工作，更需要對(duì)工程的全面了解及建立創(chuàng)新模式管理。

根據(jù)我從事工程建設(shè)管理文書的工作經(jīng)驗(yàn)，淺談一下南水北調(diào)工程建設(shè)管理文書工作。

1.工程建設(shè)管理文書工作的基本要求

工程建設(shè)管理文書工作的基本要求是實(shí)事求是、規(guī)范統(tǒng)一、安全保密、準(zhǔn)確及時(shí)。

實(shí)事求是是文書工作的根本前提，規(guī)范統(tǒng)一是文書工作應(yīng)堅(jiān)持的基本原則，安全保密是文書工作的最基本的要求，準(zhǔn)確及時(shí)是對(duì)文書工作提出的準(zhǔn)確、嚴(yán)密、高效率的全面質(zhì)量要求。

2.工程建設(shè)管理文書的主要對(duì)象是工程建設(shè)管理文件，包括文件的制發(fā)、收辦和管理

2.1文件的制發(fā)包括擬稿、核稿、審簽、印制等程序

擬稿即根據(jù)工程建設(shè)的需要，就某一問題起草文件，一般堅(jiān)持一事一文的原則。要正確表述所要解決的問題、簡(jiǎn)潔明了、開門見山，選擇正確的公文形式。公文起草完畢之后需要領(lǐng)導(dǎo)審核然后簽發(fā)，如果公文內(nèi)容涉及多個(gè)部門則需要其他部門會(huì)簽完畢之后再簽發(fā)，簽發(fā)后的公文需要編號(hào)印發(fā)，然后分發(fā)。

2.2文件的收辦顧名思義就是公文的收取和辦理

收取公文之后應(yīng)先進(jìn)行登記，然后進(jìn)行分流篩選，將需要辦理的文件根據(jù)內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)同志的分工分送領(lǐng)導(dǎo)同志進(jìn)行批示；然后再按照部門職能分工，直接注請(qǐng)有關(guān)部門辦理。

2.3文件的管理

要做好南水北調(diào)工程建設(shè)管理文書工作，首先要對(duì)南水北調(diào)工程了解，我對(duì)文件的分類整理分為幾個(gè)方面：

第一根據(jù)文件的年度。

每一年度的的文件都單獨(dú)存放，這樣查找的時(shí)候先查年度，再有年度查到盒子，最后查到文件這樣由大到小非常方便。

第二根據(jù)編號(hào)、內(nèi)容進(jìn)行分類。

每一年的文件進(jìn)一步細(xì)化分為南水北調(diào)東線山東干線公司發(fā)文、山東省南水北調(diào)工程建設(shè)管理局發(fā)文、建設(shè)管理處辦理文件、國務(wù)院南水北調(diào)辦來文文件、安全生產(chǎn)文件、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議通知等幾大類，根據(jù)需要另行增加。

干線公司發(fā)文主要內(nèi)容為本年度工程部印發(fā)的文件及收到的部分其他部門文件。2004年9月，山東省南水北調(diào)工程建設(shè)管理局發(fā)文《山東省南水北調(diào)工程建設(shè)管理局關(guān)于規(guī)范發(fā)文文號(hào)的通知》（魯調(diào)水局辦字【2004】17號(hào)）規(guī)范了省指揮部、省南水北調(diào)局、干線責(zé)任公司籌備領(lǐng)導(dǎo)小組及干線責(zé)任公司的發(fā)文文號(hào)，其中干線責(zé)任公司的文號(hào)格式為“魯調(diào)水企字【20××】×號(hào)”。2008年4月，南水北調(diào)山東干線公司參照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，結(jié)合南水北調(diào)山東干線有限責(zé)任公司實(shí)際，下發(fā)了《關(guān)于規(guī)范各部（辦、直屬機(jī)構(gòu)）發(fā)文文號(hào)的通知》（魯調(diào)水企字【2008】40號(hào)），進(jìn)一步規(guī)范并細(xì)化了干線公司的發(fā)文文號(hào)。

文號(hào)格式主要為魯調(diào)水企×字【20××】×號(hào)。

比如2012年南水北調(diào)東線山東干線公司工程部發(fā)的20號(hào)文件，文號(hào)即為魯調(diào)水企工字【2012】20號(hào)。

建管局發(fā)文主要內(nèi)容為本年度建管處印發(fā)的文件及收到的部分其他處室文件。文號(hào)格式為“魯調(diào)水×字【20××】×號(hào)，意義基本與公司發(fā)文文號(hào)相同。舉個(gè)例子，2012年山東段南水北調(diào)工程建設(shè)管理局建管處發(fā)的20號(hào)文件，文號(hào)即為魯調(diào)水建字【2012】20號(hào)。

干線公司發(fā)文和建管局發(fā)文兩種都是按照文件命名順序進(jìn)行存檔，這樣命名和整理之后的文件會(huì)變得非常整齊，也方便歸檔、查找及微機(jī)檢索。

建設(shè)管理處辦理文件主要包括建設(shè)管理處收辦的除國調(diào)辦以外的文件。其中上級(jí)單位發(fā)來的文件都統(tǒng)一編號(hào)為甲字××號(hào)，其他單位來文都統(tǒng)一編號(hào)為乙字××號(hào)。統(tǒng)一的編號(hào)使文件科學(xué)規(guī)范，井井有條。

國務(wù)院南水北調(diào)辦來文文件是建管處辦理文件中單獨(dú)拿出來的一部分，因?yàn)閲{(diào)辦是我們的直管單位，有關(guān)工程建設(shè)的批復(fù)、整改、命令等等文件都由他們直接發(fā)文，所以將國調(diào)辦來的文件單獨(dú)整理非常方便查詢。

安全生產(chǎn)是每個(gè)工程建設(shè)都要注重的，尤其像南水北調(diào)這樣史無前例的浩大工程，安全生產(chǎn)更應(yīng)該是重中之重。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門，從國務(wù)院到水利廳都非常重視，所以將這一塊也單獨(dú)收集整理，以便查閱方便。

會(huì)議紀(jì)要卷即是收集了一些會(huì)議的紀(jì)要，包括局黨委會(huì)議紀(jì)要，局長(zhǎng)辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要，工程建設(shè)中需要研究的專題會(huì)議紀(jì)要等等。

會(huì)議通知?jiǎng)t是分發(fā)和收到的各種會(huì)議的通知。

第三根據(jù)單項(xiàng)工程進(jìn)行分類。

目前各個(gè)設(shè)計(jì)單元工程逐漸的完工，根據(jù)驗(yàn)收的需要，分別建立了韓莊運(yùn)河段、濟(jì)南至引黃濟(jì)青段、東平湖至南四湖段、魯北段工程完工驗(yàn)收資料。并按照驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收通知、驗(yàn)收鑒定書的順序收納歸檔，方便以后檔案整理。

對(duì)工程建設(shè)管理文件進(jìn)行分類的原則主要是方便查閱。在對(duì)文件進(jìn)行立卷分類的同時(shí)，建立了電子檔案，如果需要查閱文件的時(shí)候，先查電子檔案再根據(jù)文號(hào)查閱紙板文件。

3.工程建設(shè)管理文書工作的OA系統(tǒng)

2011年下半年，南水北調(diào)工程建設(shè)管理的OA辦公系統(tǒng)正式啟用，OA系統(tǒng)由系統(tǒng)管理員控制，每個(gè)人都有自己的用戶名和登錄密碼。系統(tǒng)登陸后設(shè)置首頁、公文辦理、日常辦公、動(dòng)態(tài)信息、會(huì)議管理、溝通協(xié)調(diào)、個(gè)人事務(wù)、幫助等菜單。下面簡(jiǎn)單說一下每個(gè)菜單的內(nèi)容。

公文辦理包括發(fā)文辦理、收文辦理、內(nèi)部簽報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、跟蹤監(jiān)控、公文綜合查詢、傳閱記錄。個(gè)人認(rèn)為公文辦理是整個(gè)OA系統(tǒng)的核心。

日常辦公包括內(nèi)部通知、印章管理、計(jì)劃總結(jié)、材料交流、在崗狀況維護(hù)。

動(dòng)態(tài)信息包括內(nèi)部情況通報(bào)、每周要情、征遷工作情況通報(bào)、工程動(dòng)態(tài)、建設(shè)管理月報(bào)、稽查報(bào)告。

會(huì)議管理則為會(huì)議議題的起草與辦理。

協(xié)調(diào)溝通包括留言條、手機(jī)短信、自寫短信、私人通訊錄、私人短信。個(gè)人可以通過此功能發(fā)送短信或留言條以催辦相關(guān)文件。

個(gè)人事務(wù)包括請(qǐng)假和出差、網(wǎng)上報(bào)修、個(gè)人常用意見。

幫助為在線幫助等。

4.心得體會(huì)

4.1要愛崗敬業(yè)，干一行愛一行

從事工程建設(shè)文書管理人員應(yīng)該發(fā)揮主觀能動(dòng)性，忠于職守、忠實(shí)肯干、干出水平。只有這樣才能將文件管的井井有條，文書科室是一個(gè)部門的窗戶、眼睛，如果一個(gè)部門的文書科室亂七八糟，很容易讓人質(zhì)疑這個(gè)部門的辦事能力及效率，而相反，如果文書科室干凈利落、井井有條會(huì)給整個(gè)部門加分，讓人相信這個(gè)部門，相信這個(gè)部門是個(gè)能辦事、辦實(shí)事的部門。

4.2要加強(qiáng)宣傳，增加與部門其他同志的溝通

文件是一些很散的東西，有時(shí)候?qū)⑺唤o承辦人，承辦人辦完了或者因?yàn)槭虑樘鄶R置了，這就需要我們文書人員積極的與其溝通以便將文件及時(shí)收回存檔。要經(jīng)常提醒大家文件辦完后請(qǐng)及時(shí)歸還，告訴大家文件存檔的重要性及其價(jià)值意義。

4.3要實(shí)施文書管理的現(xiàn)代化

從南水北調(diào)工程建設(shè)管理的OA辦公系統(tǒng)正式啟用以來，我確確實(shí)實(shí)的感受到了現(xiàn)代化工具的便利性。首先大大節(jié)省了文件周轉(zhuǎn)時(shí)間，提高了辦事效率。以前一個(gè)文有時(shí)需要一個(gè)星期才能出來，現(xiàn)在2天就可以成文印發(fā)。第二有效控制了文件丟失，現(xiàn)在文件都是通過電子辦公，不會(huì)存在文件擱置在個(gè)人手里以致丟失的現(xiàn)象。第三則是非常方便查閱，以前都是紙質(zhì)文件，先得查登記再去查檔案盒再找到文件，非常繁瑣，現(xiàn)在直接輸入文號(hào)或關(guān)鍵詞，文件一目了然。第四，節(jié)省空間，紙版文件非常占用空間而且不易保管，如果保管不善，時(shí)間長(zhǎng)了可能會(huì)發(fā)霉腐爛，而電子文件則完全不需要考慮這方面的問題。

我們從事文書管理的人員要不斷學(xué)習(xí)新的技術(shù)才能與時(shí)俱進(jìn)，將文書工作做的更好。