白偉
摘要:本文講述了作業(yè)基礎(chǔ)成本制度及由此產(chǎn)生的作業(yè)基礎(chǔ)管理。文中著重講述了作業(yè)基礎(chǔ)成本不僅是會(huì)計(jì)信息精準(zhǔn)化的要求,更是為了企業(yè)進(jìn)行整合性績(jī)效系統(tǒng)的構(gòu)建。最終,企業(yè)需要對(duì)自身所擁有的獨(dú)特的知識(shí)進(jìn)行管理,從而不斷改進(jìn)業(yè)績(jī)表現(xiàn),提升競(jìng)爭(zhēng)力。
關(guān)鍵詞:作業(yè);整合;知識(shí)管理
0 引言
彼得德魯克說(shuō):在企業(yè)內(nèi)部,只有成本。全球化競(jìng)爭(zhēng)的今天,每個(gè)企業(yè),即使昔日表現(xiàn)優(yōu)異的大企業(yè)也都在為了自己的生存而奮戰(zhàn),以適應(yīng)不斷變化的全球商業(yè)環(huán)境。成本資訊從未像此時(shí)顯得尤為重要。近些年,國(guó)內(nèi)許多企業(yè)已經(jīng)或正在進(jìn)行構(gòu)建實(shí)施以作業(yè)為基礎(chǔ)的成本制度和會(huì)計(jì)系統(tǒng)。但是,作業(yè)成本制度不僅僅是一項(xiàng)會(huì)計(jì)制度,應(yīng)以此為基礎(chǔ)構(gòu)建整合性的績(jī)效管理系統(tǒng),以使企業(yè)的資源效率最大化,從而改善企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)地位。整合,就需要對(duì)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中長(zhǎng)期積累的知識(shí)進(jìn)行梳理,構(gòu)建企業(yè)獨(dú)特的知識(shí)價(jià)值鏈。
1 作業(yè)成本法產(chǎn)生背景
1990年代之前的二十年左右,日本的產(chǎn)品在國(guó)際市場(chǎng)上具有高度的競(jìng)爭(zhēng)力,這引起了許多學(xué)者的關(guān)注。1980年代初期,美國(guó)學(xué)者卡普蘭(Kaplan)在現(xiàn)場(chǎng)研究中發(fā)現(xiàn),美國(guó)企業(yè)普遍存在產(chǎn)品成本交叉補(bǔ)貼(cross-subsidization)的現(xiàn)象。即一家生產(chǎn)多種產(chǎn)品的公司,有些量少但較復(fù)雜的產(chǎn)品,因?yàn)槌杀緯?huì)計(jì)制造費(fèi)用的不當(dāng)分?jǐn)?,?dǎo)致成本明顯低于實(shí)際成本。另外一些量大但較簡(jiǎn)單的產(chǎn)品,也可能因?yàn)橹圃熨M(fèi)用體系不當(dāng)?shù)姆謹(jǐn)偅蛊涑杀久黠@被高估。這樣不當(dāng)?shù)某杀拘畔?,使企業(yè)管理決策者在制定價(jià)格時(shí)偏離了真實(shí)的成本,從而喪失了競(jìng)爭(zhēng)力。
因而,1980年代中期,卡普蘭和他的哈佛博士學(xué)生庫(kù)伯(Cooper)提出以作業(yè)為基礎(chǔ)的成本制度(activity-based costing)。即作業(yè)成本法。以取代傳統(tǒng)的以數(shù)量為基礎(chǔ)的成本制度(volume-based costing)。
2 作業(yè)成本系統(tǒng)如何構(gòu)建
近些年,由于加劇的全球競(jìng)爭(zhēng)及經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的放緩,許多出口型企業(yè)的生存受到威脅。很多公司為了生存開(kāi)始削減成本。然而削減成本并不等同于降低成本?!跋鳒p成本”是使某些支出砍掉,這樣一來(lái),似乎減少了成本。然細(xì)想一下,這種削減是簡(jiǎn)單的“結(jié)果”的刪除,并未從根本上清理誘發(fā)成本的原因。所以這樣做很難預(yù)防此類(lèi)支出在未來(lái)再次發(fā)生,也就無(wú)法永久地降低成本。唯有隨著環(huán)境的變化、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,改變做事的方法,以便真正提升效率,并不斷創(chuàng)造有價(jià)值的活動(dòng)。
作業(yè)成本法正是基于這樣的一種思路,為更多的企業(yè)提供了更精確的成本信息。而且,隨著科技的顯著發(fā)展,財(cái)務(wù)與非財(cái)務(wù)信息的整合成為了可能。這樣,作業(yè)成本法就從單獨(dú)的成本信息,財(cái)務(wù)信息提供演變成整合性的績(jī)效管理系統(tǒng),從而有效的整體上提升企業(yè)的競(jìng)
爭(zhēng)力。
那么作業(yè)成本法是否適用于各種類(lèi)型的組織呢?又如何構(gòu)建作業(yè)成本體系呢?
作業(yè)成本法提出的初期,主要使用于制造業(yè),因?yàn)槊绹?guó)制造業(yè)受到日本制造業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的威脅。慢慢的,非制造業(yè)也開(kāi)始使用此法進(jìn)行管理。從作業(yè)成本法的思路來(lái)說(shuō),它的確適用于各種形態(tài)的組織以及價(jià)值鏈上的每個(gè)環(huán)節(jié)。現(xiàn)在,包括公用事業(yè),電信,金融服務(wù),航空與國(guó)防,物流,軟件以及一些政府機(jī)關(guān)也開(kāi)始使用此方法。
所謂的作業(yè)基礎(chǔ)成本是指,通過(guò)作業(yè)成本庫(kù)(一項(xiàng)作業(yè)的總成本)及成本動(dòng)因?qū)⒚恳粋€(gè)作業(yè)成本庫(kù)歸屬到成本對(duì)象(進(jìn)行作業(yè)的理由,如產(chǎn)品、服務(wù)、客戶(hù)等)。成本對(duì)象是成本歸屬的終點(diǎn)。
作業(yè)是指組織里所進(jìn)行的工作。比如輸入客戶(hù)訂單、檢查機(jī)器、查核產(chǎn)品品質(zhì)、運(yùn)送產(chǎn)品、電話服務(wù)客戶(hù)等。
構(gòu)建作業(yè)基礎(chǔ)成本的第一步,是將成本歸屬到作業(yè)上。即找到作業(yè)成本庫(kù)(cost pools)。傳統(tǒng)的成本制度下,成本是歸屬到部門(mén)或者成本中心(cost centers)。這樣,你可以得到這個(gè)部門(mén)的總成本,但是沒(méi)有辦法知道但以作業(yè)成本的信息。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的成本歸屬實(shí)際上強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)功能(部門(mén))的成本。作業(yè)基礎(chǔ)成本是通過(guò)變換角度,將成本的歸屬集中在各個(gè)作業(yè)上,也就是強(qiáng)調(diào)各流程的成本。
在實(shí)踐中,第一步中需要進(jìn)行作業(yè)的識(shí)別,定義與分類(lèi)。這是一個(gè)需要經(jīng)驗(yàn)積累,數(shù)據(jù)積累的過(guò)程。企業(yè)進(jìn)行作業(yè)識(shí)別,建立作業(yè)目錄。這需要領(lǐng)域的內(nèi)部流程分析,既需要內(nèi)部的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)人員,也需要外部有理論高度經(jīng)驗(yàn)的人員參與。定義作業(yè),形成企業(yè)的作業(yè)詞典,解釋各種作業(yè)是什么,成本動(dòng)因及成本對(duì)象。也需要將作業(yè)分類(lèi),一級(jí)作業(yè)(最終成本對(duì)象消耗的作業(yè))和二級(jí)作業(yè)(中間成本對(duì)象,如一級(jí)作業(yè)消耗的作業(yè))。
第二步,找出成本動(dòng)因,即作業(yè)的原因,也就是為什么要進(jìn)行一項(xiàng)作業(yè)。成本動(dòng)因通??煞譃橘Y源動(dòng)因和作業(yè)動(dòng)因。資源動(dòng)因是資源被各種作業(yè)消耗的原因和方式,它是將資源耗費(fèi)正確分配到作業(yè)中去的依據(jù)。作業(yè)動(dòng)因是作業(yè)被最終產(chǎn)品消耗的原因和方式,它是將作業(yè)成本正確分配到最終產(chǎn)品中去的依據(jù)。
第三步,根據(jù)成本對(duì)象,記錄實(shí)際消耗的作業(yè)動(dòng)因的數(shù)量,計(jì)算出每項(xiàng)作業(yè)在每個(gè)成本對(duì)象上的成本,在根據(jù)每個(gè)成本對(duì)象消耗的作業(yè)種類(lèi),從而計(jì)算出成本對(duì)象的總成本金額。
構(gòu)建過(guò)程如下圖所示:
成本對(duì)象(耗費(fèi)各種作業(yè))--根據(jù)每項(xiàng)作業(yè)搜集成本--總成本(資源消耗)
↑ ↑
(作業(yè)動(dòng)因) (資源動(dòng)因)
這樣,企業(yè)了解每一項(xiàng)作業(yè)的成本后,將會(huì)開(kāi)始知道重要的作業(yè)在哪個(gè)環(huán)節(jié),這些就是最有降低成本空間的作業(yè)。并且可以對(duì)降低成本的各個(gè)幅度進(jìn)行估算,并預(yù)計(jì)會(huì)產(chǎn)生什么樣的影響。
3 作業(yè)基礎(chǔ)管理與知識(shí)管理
作業(yè)基礎(chǔ)成本歸根到底是一種手段,一種改進(jìn)企業(yè)業(yè)績(jī)的信息來(lái)源。因而基于作業(yè)成本提供的信息,進(jìn)行企業(yè)改善的管理方法就稱(chēng)之為作業(yè)基礎(chǔ)管理。
作業(yè)基礎(chǔ)管理的目的與任何其他管理方法一樣,都是尋求客戶(hù)價(jià)值最大化,同時(shí)提升企業(yè)自身的獲利能力,鞏固企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中的地位,保證企業(yè)長(zhǎng)久的生存。因而,作業(yè)基礎(chǔ)管理要求每一項(xiàng)作業(yè)都要對(duì)這個(gè)整體目標(biāo)有所貢獻(xiàn),每個(gè)作業(yè)都要為客戶(hù)創(chuàng)造品質(zhì)及滿(mǎn)足客戶(hù)需求的及時(shí)性。
這就要求企業(yè)將資源用到能產(chǎn)生最大利益的作業(yè)上。并且改善對(duì)客戶(hù)來(lái)說(shuō)重要的事項(xiàng)上。所以作業(yè)基礎(chǔ)管理的本質(zhì)是持續(xù)不斷的流程改善(continuous improvements), 持續(xù)尋求改善的機(jī)會(huì)。這樣,企業(yè)就要分析和研究各項(xiàng)作業(yè)。然后減少完成作業(yè)所需投入的時(shí)間與精力,消除不必要的作業(yè),選擇低成本(但要保證品質(zhì))的作業(yè),并盡量共享作業(yè)。對(duì)可能釋放出來(lái)的資源,要重新進(jìn)行規(guī)劃,合理利用。
在各種作業(yè)的分析中,需要作業(yè)人員的相互關(guān)聯(lián),以求整體最優(yōu)?!捌髽I(yè)的價(jià)值活動(dòng)是構(gòu)成競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的基石,但是價(jià)值鏈并不是一些獨(dú)立活動(dòng)的集合,而是相互依存的活動(dòng)構(gòu)成的系統(tǒng)。價(jià)值活動(dòng)是由價(jià)值鏈的內(nèi)部聯(lián)系聯(lián)結(jié)起來(lái)的。這些聯(lián)系是某一價(jià)值活動(dòng)進(jìn)行的方式與另一活動(dòng)之間關(guān)系。競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)經(jīng)常來(lái)源于活動(dòng)間的聯(lián)系,如同它也來(lái)自個(gè)體活動(dòng)本身一樣。”這樣就要求各作業(yè)人員分享各自的知識(shí)。這里的知識(shí)是一個(gè)抽象的概念。知識(shí)來(lái)源于實(shí)踐,是人類(lèi)對(duì)事物認(rèn)識(shí)的成果。波蘭尼(1958)將知識(shí)分為隱性知識(shí)和顯性知識(shí)。各種作業(yè)中有顯性知識(shí)(已被有效地描述,并內(nèi)有效地轉(zhuǎn)移的知識(shí)),可以被各作業(yè)人員記載,并被查閱。但作業(yè)過(guò)程中也存在隱性知識(shí)(未被有效地描述,并且不能有效地轉(zhuǎn)移的知識(shí)),這些知識(shí)高度個(gè)人化和隱秘化。這樣一來(lái),為各作業(yè)成本的降低提供了可能。但隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化成顯性知識(shí)的難度很大?!拔覀兡苤赖谋饶苷f(shuō)出的要多”。但這也正是企業(yè)可以不斷改進(jìn)的空間。
所以,企業(yè)的在各作業(yè)中的知識(shí)管理至關(guān)重要。知識(shí)管理會(huì)增加組織的價(jià)值。所謂的知識(shí)管理可以理解為,資料的收集、組織內(nèi)部知識(shí)的分享與共用、與管理信息系統(tǒng)及學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)等的整合。Herry(1999) 定義知識(shí)管理為“提高組織績(jī)效的任何實(shí)踐或過(guò)程,包括:創(chuàng)造,獲取,分享和利用知識(shí),而不管知識(shí)處于哪里”。美國(guó)德?tīng)柛<瘓F(tuán)創(chuàng)始人法拉普羅認(rèn)為,知識(shí)管理為企業(yè)共享隱性知識(shí)和顯性知識(shí)提供了新的途徑,是利用集體的知會(huì)提高組織的創(chuàng)新能力和應(yīng)變能力。
作業(yè)基礎(chǔ)成本制度的建立,不僅僅是識(shí)別重要作業(yè),降低其成本,更要從企業(yè)整個(gè)知識(shí)管理的角度,提高績(jī)效,從而增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力。因而:
知識(shí)管理應(yīng)融入企業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié),特別是各作業(yè)流程。企業(yè)各作業(yè)人員之間應(yīng)建立緊密的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系。這對(duì)每種作業(yè)人員所獲取的隱性知識(shí)的共享有至關(guān)重要的作用。
加強(qiáng)員工的培訓(xùn)及意識(shí)的培養(yǎng)。知識(shí)管理需要作業(yè)中的每個(gè)個(gè)體來(lái)具體落實(shí),需要對(duì)個(gè)體思想觀念進(jìn)行教育。啟發(fā)員工多進(jìn)行思考,不斷提高自身正在從事的作業(yè)的效率。通過(guò)定期培訓(xùn)、講座,提升員工自身素質(zhì),愿意與其他人分享自己工作的竅門(mén)與技巧。
所有作業(yè)同時(shí)實(shí)施知識(shí)管理,難度較大??梢韵冗M(jìn)行試點(diǎn),將關(guān)鍵知識(shí)識(shí)別出來(lái),方法和內(nèi)容需要根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)有效的選取。然后對(duì)這些關(guān)鍵的知識(shí)進(jìn)行分析,梳理,并考慮是否有進(jìn)一步改進(jìn),再加以推廣。
通過(guò)定期的活動(dòng),不斷增強(qiáng)企業(yè)凝聚力。
企業(yè)要定期進(jìn)行總結(jié)。并不斷把各作業(yè)人員實(shí)踐中的寶貴心得和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行整理歸納,將知識(shí)管理制度化,規(guī)范化。并隨著環(huán)境的變化,不斷調(diào)整,不斷改進(jìn)。
當(dāng)然,知識(shí)管理是一個(gè)系統(tǒng)工程,需要企業(yè)堅(jiān)持不懈的努力。作業(yè)基礎(chǔ)成本是對(duì)業(yè)務(wù)流程的重新審視,融入了最終企業(yè)自身的知識(shí)體系的建立中。
4 結(jié)論
隨著科技、信息系統(tǒng)和企業(yè)實(shí)務(wù)的變革,精確與相關(guān)的財(cái)務(wù)信息對(duì)企業(yè)決策者的價(jià)值與日俱增。企業(yè)在決策時(shí),不僅需要財(cái)務(wù)信息,在快速的變革和加劇的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中,決策者需要財(cái)務(wù)與非財(cái)務(wù)信息的整合。作業(yè)基礎(chǔ)成本制度不僅是對(duì)企業(yè)成本信息、財(cái)務(wù)信息的更加精確的計(jì)算,而是以此為基礎(chǔ)構(gòu)建的企業(yè)整合性績(jī)效管理系統(tǒng)。這要求企業(yè)對(duì)自身知識(shí)的良好管理、充分發(fā)揮員工的積極性及各種隱形知識(shí)的內(nèi)部分享與整合,逐步打造屬于企業(yè)自身獨(dú)特的知識(shí)價(jià)值鏈,從而提高企業(yè)資源使用效率,為客戶(hù)提供更大的價(jià)值,進(jìn)而提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)能力。
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