趙紅俠

（吉林省白城市引嫩入白工程建設(shè)管理局 吉林 白城 137000）

檔案信息化系統(tǒng)不單單是檔案專業(yè)和計算機專業(yè)兩者的結(jié)合，而是多種現(xiàn)代技術(shù)的融合，是多個部門合作的結(jié)果，通過不同部門各司其職，共同協(xié)作，來完成這樣一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程。檔案信息系統(tǒng)也在不斷的更新，以滿足不同時代的不同要求，這就需要我們檔案工作者做好基礎(chǔ)工作，為檔案信息系統(tǒng)的發(fā)展做好準(zhǔn)備。

一、提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平才能推進(jìn)檔案信息自動化以制度來規(guī)范檔案信息系統(tǒng)建設(shè)過程中出現(xiàn)的一系列問題。我們在建設(shè)和發(fā)展檔案信息自動化系統(tǒng)過程中常常會遇到很多的問題，這些問題或者比較普遍，或者不常出現(xiàn)，不管如何我們都應(yīng)該有一套行之有效的制度來進(jìn)行規(guī)范和約束，并且對于制度的更新也應(yīng)該與時俱進(jìn)，將新出現(xiàn)的問題納入制度的制定和完善范圍，這樣通過不斷出現(xiàn)的新問題來完善制度，制度的確立有利于各項事務(wù)的開展，有理可循，才能讓工作有序進(jìn)行。制定各項標(biāo)準(zhǔn)來讓工作有一個評判標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)檔案信息自動化建設(shè)的制度化和標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

二、自動化建設(shè)要著眼子提高系統(tǒng)的整體水平檔案信息自動化系統(tǒng)不是單一的一個部門或者一項學(xué)科的應(yīng)用，是多種技術(shù)的融合，那么在提升檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)工作時，我們就不能顧此失彼，應(yīng)該要綜合提升，全面發(fā)展，這樣做，才能夠?qū)ψ詣踊ㄔO(shè)方面，有利的達(dá)到保證檔案信息系統(tǒng)的整體水平的提升，特別是一些專業(yè)學(xué)科的交匯點，我們一定要優(yōu)先達(dá)到一定的水平，只有水平上充分的得到了提高，我們才能夠更加充分的利用好網(wǎng)絡(luò)這一便利功能來進(jìn)行交流溝通，通過組合來發(fā)揮檔案綜合學(xué)科的優(yōu)勢。在工作中我們不能說讓每一個節(jié)點都是處于同樣的發(fā)展水平，我們可以優(yōu)先培養(yǎng)和鼓勵一部分單位的提升，對其進(jìn)行技術(shù)支持，通過推廣來逐漸的完善整個系統(tǒng)，提升整個系統(tǒng)的水平，但是我們的最終目的仍然是總體的提升。

三、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)當(dāng)前我們國家的檔案信息自動化系統(tǒng)，我們環(huán)顧總體的水平來說，我們國家的信息管理，仍然處于一種從文件處理轉(zhuǎn)變的過程當(dāng)中，怎樣才能更好的完成這個轉(zhuǎn)變，最主要的一點就是要更加的完善數(shù)據(jù)庫的相關(guān)組建。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，這是一個工程的主體所在。數(shù)據(jù)庫是檔案信息工程的重要內(nèi)容，是為了更好的對信息進(jìn)行保管和使用，并且數(shù)據(jù)庫工程的建設(shè)不是短時間就可以完成的，需要一步一不的建設(shè)，那么這個過程勢必就需要時間和耐心。

四、慎重選定技術(shù)路線檔案自動化建設(shè)和各項現(xiàn)代科技的應(yīng)用分開，未來檔案信息傳輸所使用的技術(shù)線路以及采用何種信息技術(shù)都將是檔案自動化建設(shè)的重要問題。目前我國普遍采用微機、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫等作為信息的傳輸和存儲方式，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為這些應(yīng)用提供了更加廣闊的空間。我們國家的信息技術(shù)方面，當(dāng)前的發(fā)展處于高速運行當(dāng)中，選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，而且，必須要努力施行和當(dāng)前形勢想匹配的更加完善的技術(shù)，這樣做，才能夠更好的整合經(jīng)濟效益和技術(shù)，使其更加的和諧統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進(jìn)技術(shù)的潛在需求很大，但是，現(xiàn)在的狀態(tài)是，實際上的需求無法跟上先進(jìn)技術(shù)的需求量，宏觀監(jiān)測需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟需求有很大差別，這就導(dǎo)致了，我們所購買的設(shè)備處于使用率降低的后果，沒有達(dá)到應(yīng)有的利用率，雖然建立了網(wǎng)絡(luò)，但是，傳輸?shù)牧糠浅５偷臓顩r。對于當(dāng)前的現(xiàn)狀要做到分析數(shù)據(jù)絕對的真實，要把先進(jìn)的技術(shù)的發(fā)展方面全部的考慮進(jìn)來，再進(jìn)行每一項具體的決策。

五、實事求是地改進(jìn)管理體制集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中，實行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，這是一份非常理想的模式，但是，也是存在著一些問題的，這些問題都亟待我們?nèi)ソ鉀Q。

六、注重檔案系統(tǒng)建設(shè)資金的效用最大化檔案自動化建設(shè)過程需要檔案部門對其進(jìn)行大量的資金投入，因此可以說是檔案部門的最大投資項目，而資金的來源主要就是政府撥款、地方籌措、單位自籌以及獲取資助等等途徑，這些途徑所獲得的資金數(shù)量是有限的，而且常常是不能夠滿足檔案自動化建設(shè)的所需，那么如何利用好這些資金就很關(guān)鍵了，將這些獲得的資金最大化利用將會為檔案自動化建設(shè)減少不少的阻礙。當(dāng)前檔案自動化建設(shè)主要有兩個不足之處，一是項目都不是長期的，不能有一個項目是屬于地方財政長期建設(shè)的，在獲取項目資金方面也需要多重審批，導(dǎo)致了時效性不高；另一個則是資金使用的不合理，浪費和分散的情況比較嚴(yán)重，資金本來就不是很充足還被浪費和分散，這樣很難發(fā)揮資金的最大化效用。

七、重視人才管理人才是任何一個行業(yè)是事業(yè)發(fā)展的最基本保障，所有的工作都是通過人來完成的，所以人就成為了影響行業(yè)發(fā)展和質(zhì)量的直接因素。在進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中，我們除了要關(guān)注各項制度、硬件方面的提升和完善，還要注重對檔案隊伍的建設(shè)，組建一支高水平、高素質(zhì)的專業(yè)隊伍，能夠讓檔案信息化建設(shè)工作開展的更加平穩(wěn)和迅速。通過對人事入職的嚴(yán)格考核，在職培訓(xùn)以及崗前培訓(xùn)等等途徑去提升現(xiàn)有檔案工作人員的素質(zhì)和尋找高素質(zhì)的新檔案工作人員。