管建輝

（石家莊市新華區(qū)人事局 河北石家莊 050000）

所謂人事檔案，是記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才的表現(xiàn)，以個(gè)人為單位收集、整理后集中保存起來(lái)，以備查考的文件材料。人事檔案是組織人事部門(mén)合理用人、選人的重要依據(jù)。人事檔案的管理和運(yùn)用是人力資源管理的重要組成部分，兩者相輔相成，不可分離，人力資源管理離不開(kāi)人事檔案提供的信息，而人事檔案管理和運(yùn)用直接為人力資源管理活動(dòng)服務(wù)。

一、人事檔案管理對(duì)于企事業(yè)單位人力資源開(kāi)發(fā)具有重大的促進(jìn)作用：

1、利于充分地發(fā)揮組織人事部門(mén)的人力資源的效力。

通過(guò)人事檔案動(dòng)態(tài)地分析職工的人生軌跡，可以預(yù)測(cè)其發(fā)展?jié)摿?，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才，避免壓制人才，埋沒(méi)人才；任何人才都是人才系統(tǒng)的組成部分，凡有利于企事業(yè)和社會(huì)發(fā)展的都是有用人才，只是行業(yè)和層次不同，作用各異。依據(jù)人事檔案提供的信息，可以使各類(lèi)人才揚(yáng)其長(zhǎng)，避其短，司其職，用其智，最大限度地發(fā)揮其“才效”。

2、促進(jìn)人力資源的合理配置。

通過(guò)人事檔案能夠了解職工的相關(guān)信息，利于對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理和使用。根據(jù)不同類(lèi)人才的能力和特點(diǎn)，在企事業(yè)內(nèi)部進(jìn)行合理配置，因事而擇人，用人以做事，將人才配置到最能發(fā)揮其作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的作用。促進(jìn)部門(mén)之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理地流動(dòng)，避免人才積壓和用非所學(xué)的現(xiàn)象，為組織和部門(mén)發(fā)展科學(xué)地配置人力資源。

3、有利于科學(xué)與規(guī)范地預(yù)測(cè)人力資源需求。

影響人力資源需求的因素主要來(lái)自于組織內(nèi)部，科學(xué)和規(guī)范的人事檔案管理對(duì)分析組織內(nèi)人力資源狀況是否適應(yīng)組織的變革與發(fā)展的要求，是否有利于制定人才資源計(jì)劃發(fā)揮著重要作用；因脫離現(xiàn)實(shí)的人事檔案管理而制定的人力資源需求預(yù)測(cè)一定是不科學(xué)、不規(guī)范和片面的。最終給單位和組織部門(mén)造成很大的組織和經(jīng)濟(jì)損失?？梢?jiàn)，有效的人事檔案管理和運(yùn)用利于科學(xué)規(guī)范地預(yù)測(cè)人力資源管理之需求。

二、做好人事檔案管理有助于人力資源開(kāi)發(fā)

1、建立科學(xué)合理的人事檔案管理制度。

在人事檔案管理活動(dòng)中，對(duì)不適應(yīng)新形勢(shì)下社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，要建立科學(xué)合理的人事檔案管理制度，人事檔案管理工作根據(jù)人力資源需求設(shè)立相應(yīng)類(lèi)別檔案庫(kù)，在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；在檔案的收集上要及時(shí)、完整；要嚴(yán)格按照不同人才的特點(diǎn)要求建立有“特色人才型檔案”的檔案庫(kù)。對(duì)人力資源管理部門(mén)需要的檔案與其他部門(mén)應(yīng)有所區(qū)別；及時(shí)、準(zhǔn)確更新檔案，這樣才能為人力資源部門(mén)提供合適的“人才檔案”。

2、進(jìn)一步提高人事檔案在開(kāi)發(fā)人力資源中發(fā)揮重要作用的認(rèn)識(shí)。

人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，在貫徹黨的干部路線(xiàn)、方針、政策，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)班子和干部隊(duì)伍建設(shè)及培養(yǎng)造就人才的工程中，起著難以替代的作用。因此，要把人事檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，有關(guān)涉及干部檔案的重大問(wèn)題，都應(yīng)提交到領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議研究決策。領(lǐng)導(dǎo)在研究人事安排時(shí)，要確保人事檔案人員配齊配強(qiáng)，人事檔案人員要站在領(lǐng)導(dǎo)決策的高度具有較高識(shí)別人才知眼界，認(rèn)識(shí)到人事檔案運(yùn)用對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)發(fā)揮著重要作用。

3、樹(shù)立“藏”、“用”并舉，“用”重于“藏”的人事檔案管理理念。

樹(shù)立“用”重“藏”新觀念是做好人事檔案開(kāi)發(fā)利用工作的前提。人力資源管理人員不僅具備“知人、選人、用人、留人、育人”素質(zhì)，同時(shí)也要根據(jù)實(shí)際需要向人事檔案部門(mén)提出適合單位或部門(mén)發(fā)展和需求的人才方案;而人事檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變長(zhǎng)期以來(lái)坐等上門(mén)的被動(dòng)服務(wù)方式，經(jīng)常深入科室和基層中，主動(dòng)了解情況，收集檔案資料，如實(shí)填寫(xiě)職工履歷表，客觀、準(zhǔn)確地撰寫(xiě)職工自我鑒定、自傳、個(gè)人業(yè)績(jī)材料，以展示具有自我個(gè)性特點(diǎn)檔案資料；既要儲(chǔ)備不同特色的人才，同時(shí)也要及時(shí)積極主動(dòng)地為企事業(yè)人力資源管理提供有價(jià)值的人才信息。

4、提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平是改善其對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)作用的有效途徑。

過(guò)去的人事檔案以其紙質(zhì)材料多為主要特點(diǎn)。隨著企事業(yè)單位人員結(jié)構(gòu)的多樣化，以傳統(tǒng)的手工人事檔案管理，在查找檔案材料時(shí)有諸多不便，容易貽誤時(shí)機(jī)，而且出錯(cuò)率高。由此看來(lái)，人事檔案管理的現(xiàn)代化、高效率已經(jīng)是目前迫切的要求，要建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人基本信息的微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢(xún)，不斷豐富人事檔案信息的內(nèi)涵，以現(xiàn)代化手段管理和利用檔案，使之為人力資源部門(mén)選才、用才、育才、激才、留才發(fā)揮積極作用。

三、合理開(kāi)發(fā)運(yùn)用人事檔案為人力資源管理服務(wù)

現(xiàn)代企事業(yè)單位通常將人力資源管理分為幾個(gè)不同功能,人事檔案在人力資源管理的各個(gè)環(huán)節(jié)起到了十分重要的作用。

1、人力資源規(guī)劃

人力資源規(guī)劃著手于組織戰(zhàn)略確定人力資源需求的數(shù)量、質(zhì)量和結(jié)構(gòu)。當(dāng)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移時(shí),組織內(nèi)部會(huì)出現(xiàn)職位更替、工作職責(zé)變化或人員需求變化。通過(guò)查閱相關(guān)檔案資料,準(zhǔn)確地掌握組織歷史及發(fā)展情況,如各階段的組織規(guī)模、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員變化情況等并對(duì)此進(jìn)行分析,通過(guò)對(duì)歷史數(shù)據(jù)研究和考察，對(duì)未來(lái)部門(mén)職責(zé)、崗位職責(zé)以及任職者要求等進(jìn)行預(yù)測(cè)和謀劃提供有效的檔案資料。

2、招聘篩選

人事檔案為人力資源部門(mén)提供每位職工具有的知識(shí)、技能、能力、個(gè)性品質(zhì)乃至籍貫家庭等方面內(nèi)容,利于招聘時(shí)做到“為事?lián)袢?、任人唯賢、專(zhuān)業(yè)對(duì)口、事得其人”。例如在公司部門(mén)崗位出現(xiàn)空缺,需要在公司內(nèi)部進(jìn)行招聘時(shí),人力資源管理部門(mén)在了解崗位需求,接到應(yīng)聘申請(qǐng)后,可以由檔案管理部門(mén)根據(jù)需求查閱相關(guān)職工檔案,剔除不符合基本條件人員,如年齡、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)等,核實(shí)符合基本條件人員的檔案資料。達(dá)到合理運(yùn)用人事檔案，節(jié)省招聘成本,減少虛假信息,高效和準(zhǔn)確地招聘篩選之目的。

3、職工培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)

人事檔案中記錄的職工學(xué)歷教育、職業(yè)資格培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育等培訓(xùn)信息可以為其進(jìn)一步培訓(xùn)提供信息支持與指導(dǎo)。通過(guò)對(duì)比職工人事檔案中的歷年參加培訓(xùn)情況與不同職位內(nèi)容要求,找出二者之間的差距,進(jìn)而確定是否需要繼續(xù)進(jìn)行培訓(xùn),以及在哪些方面進(jìn)行培訓(xùn);實(shí)施培訓(xùn)后，將職工培訓(xùn)過(guò)程的表現(xiàn)、培訓(xùn)相關(guān)成績(jī)及時(shí)記錄在人事資料中,從而確保人事資料的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。

4、薪酬福利

自職工入職之日起其薪酬福利就與職工個(gè)人檔案信息相關(guān)聯(lián)。例如,制定新職工入職定薪或轉(zhuǎn)正定級(jí),需要考慮職工學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、能力、素質(zhì)等各方面因素是否符合崗位要求,又如,職工社會(huì)保險(xiǎn)的參保、調(diào)轉(zhuǎn)、以及勞動(dòng)保險(xiǎn)待遇的申請(qǐng)等事項(xiàng)要以人事檔案為前提,缺少人事檔案無(wú)法辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。

5、績(jī)效考核

人事檔案對(duì)于績(jī)效考核的意義尤為重要,考績(jī)效核是對(duì)職工工作質(zhì)量和工作效率的評(píng)價(jià),它直接與職工個(gè)人利益掛鉤,人事檔案記錄完整與否影響績(jī)效考核公平公正與否。實(shí)施考核要有一套完善的考核材料;考核實(shí)施過(guò)程要確保各類(lèi)材料填寫(xiě)完整且有負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn);考核結(jié)束后要及時(shí)整理考核材料,并將考核結(jié)果及時(shí)放入職工人事檔案。確?？?jī)效考核結(jié)果有據(jù)可查,避免不必要的爭(zhēng)議,確?？?jī)效考核工作的公平和公正。

6、職業(yè)生涯規(guī)劃

通過(guò)分析人事檔案,可以根據(jù)職工的不同特點(diǎn)將其進(jìn)行劃分,按照工作崗位需要形成不同分類(lèi),可按從事崗位、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、性別等分類(lèi),為建立各類(lèi)人才庫(kù)提供基礎(chǔ)。各類(lèi)人才庫(kù)要與職業(yè)發(fā)展相聯(lián)系,明確每個(gè)職工現(xiàn)有的業(yè)績(jī)和知識(shí)能力與職位晉升要求之差距,便于職工規(guī)劃未來(lái)職業(yè)發(fā)展,實(shí)現(xiàn)職工的職業(yè)生涯規(guī)劃。

總之，科學(xué)利用人事檔案有助于提升人力資源管理水平,發(fā)揮利用好人事檔案能有效地為人力資源管理服務(wù)，人事檔案工作是人力資源管理的永恒主題。只有通過(guò)人事檔案的開(kāi)發(fā)利用,其作用和價(jià)值才能得到充分體現(xiàn)。同時(shí)通過(guò)開(kāi)發(fā)利用,人事檔案管理工作才能充滿(mǎn)生機(jī)和活力。將人事檔案信息資源與人力資源開(kāi)發(fā)相結(jié)合,達(dá)到兩者相輔相成，相互促進(jìn)；積極地為企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策、制定規(guī)劃、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、開(kāi)展科學(xué)研究等各項(xiàng)工作服務(wù)。