◆姜 立

(濟(jì)南市技師學(xué)院)

很多人曾經(jīng)抱怨，在Office軟件大量的復(fù)雜功能中，有80%以上根本用不到。微軟正試圖通過Office2007，用另外的方式來解決這一矛盾?！癘ffice2007顛覆了用戶的使用習(xí)慣，從一個(gè)全新的角度去組織和改進(jìn)產(chǎn)品的要素。”微軟這樣描述Office2007的全新用戶界面(UI)。在以前各版本中，命令基本都在菜單里，用戶很難也沒有時(shí)間去發(fā)現(xiàn)那些高效率并有用的功能，大部分時(shí)間和精力都花在設(shè)置格式和排版上，而在新版本中，按照工作流程和任務(wù)重新組織了命令的表現(xiàn)方式，讓工作變得更簡(jiǎn)單有效。

然而，至今還有相當(dāng)一部分人還在使用Office2003版本。我們將嘗試分析使用舊版本的原因及解決方法。經(jīng)過調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)，不愿意使用新版本的原因有以下幾個(gè)方面:

1.對(duì)新界面的不適應(yīng)。更多的Office2007用戶抱怨對(duì)新用戶界面的不適應(yīng)?！霸赨I方面，很不習(xí)慣，有點(diǎn)找不著北，比如，我到現(xiàn)在還沒找到＇關(guān)于＇菜單在什么地方?！庇杏脩粽f.如果你使用的是 Publisher2007或者OneNotes2007，一打開軟件界面，你得到的第一感覺是無從下手。所以，企業(yè)如果全部使用Office2007，那么必須對(duì)員工重新進(jìn)行軟件方面的操作培訓(xùn)。但是很多企業(yè)是不希望看到這樣的結(jié)果的，因?yàn)榕嘤?xùn)雇員的花費(fèi)比購買軟件的費(fèi)用要高的多，而且培訓(xùn)后，員工的適應(yīng)時(shí)間也會(huì)影響生產(chǎn)力。

2.不兼容帶來的不便。與歷代Office相比，Office2007在文檔格式方面的變化最大:全部改由ZIP壓縮，內(nèi)部采用XML表達(dá)。而早期版本無法打開Office2007了。當(dāng)你辛辛苦苦地做好了一份計(jì)劃書，并且用docx保存好，交給你領(lǐng)導(dǎo)，結(jié)果他使用舊版本Office而無法打開，這時(shí)候，如果你告訴他:“可以通過下載安裝微軟新發(fā)布的兼容包，來打開你編輯的新式文件。”可想而知上司的臉色會(huì)有多難看。

3.使用新版本帶來的成本問題。在我國(guó)，稅務(wù)及其他部門使用的各類報(bào)表還是2003格式，如果要換成2007以上版本，會(huì)帶來非常大的成本問題，也會(huì)給企業(yè)帶來壓力，畢竟升級(jí)版本的成本是由國(guó)家稅收來支付的。

4.新版本的好處沒有發(fā)覺。由于對(duì)新版本的陌生及拒絕接受，新版本的很多強(qiáng)大功能和便捷之處沒有了解。我們列舉常用的Office2007功能比較突出的方面:

(1)函數(shù)功能，新版EXCEL的函數(shù)計(jì)算比舊版的強(qiáng)大的多，增加很多嵌套函數(shù)。

(2)數(shù)據(jù)多少，老版本的EXCEL只能6萬多行，新版達(dá)到26萬行，另外大表格計(jì)算新版的速度更快。

(3)操作方便，因選項(xiàng)卡比較多，初次使用不習(xí)慣，但是習(xí)慣后用起來方便的多，而且可以把常用的功能加到自定義工具里面去。

(4)格式編輯，樣式多，新版的效果非常好。

(5)新版Word提供的編輯和審閱工具，使您更輕松地創(chuàng)建精美的文檔。利用強(qiáng)大的Word功能，減少浪費(fèi)在格式設(shè)置上的時(shí)間，把更多精力花在撰寫上。已改進(jìn)了Word的功能，有助于在程序異常關(guān)閉時(shí)避免丟失工作成果。在重新啟動(dòng)后，Word就會(huì)盡力恢復(fù)程序狀態(tài)的某些方面。

(6)PPT新增功能:創(chuàng)建并播放動(dòng)態(tài)演示文稿，全新的直觀型外觀。與早期版本相比，它可以幫您更快更好地創(chuàng)建演示文稿。其提供的新效果、改進(jìn)的效果、主題和增強(qiáng)的格式選項(xiàng);可以創(chuàng)建外觀更生動(dòng)的動(dòng)態(tài)演示文稿，而所用的時(shí)間要大大少于之前版本。尤其重要的是，可以將應(yīng)用于演示文稿的主題應(yīng)用于Word文檔或工作表。使用 Office PowerPoint 2007，不再受預(yù)先打包的版式的局限。

(7)SmartArt圖形:老版本要?jiǎng)?chuàng)建設(shè)計(jì)師水準(zhǔn)的圖示和圖表將非常難，現(xiàn)在，利用SmartArt圖形，不需要專業(yè)的學(xué)習(xí)您就可以在演示文稿中以簡(jiǎn)便的方式創(chuàng)建信息的可編輯圖示，您可以為 SmartArt圖形、形狀、藝術(shù)字和圖表添加絕妙的視覺效果，包括三維(3－D)效果、底紋、反射、輝光，等等。

(8)另存為PDF或XPS:確保在聯(lián)機(jī)查看或打印文件時(shí)能夠完全保留原有的格式，并且文件中的數(shù)據(jù)不會(huì)被輕易更改。或者實(shí)現(xiàn)文件共享。并且文件可以嚴(yán)格保持格式，數(shù)據(jù)也不能輕易更改。

由此我們看出，使用者不愛用Office 2007的原因很多，我們分析最主要的原因就是成本和習(xí)慣問題。那么如何改變這種現(xiàn)狀呢?

我們認(rèn)為，需要做到以下幾點(diǎn):

1.在使用Office 2007以前版本的同時(shí)，盡量嘗試使用Office 2007以上版本做一些使用范圍小的工作，逐步熟悉新版本的操作和優(yōu)點(diǎn)。

2.當(dāng)熟悉使用后，利用Office 2007兼容包將部分工作嘗試用Office 2007完成，并推薦其他使用者應(yīng)用。

3.當(dāng)大部分人都使用新版本后，脫離舊版本使用。

總之，我們推薦讀者使用更新版本軟件，對(duì)工作學(xué)習(xí)會(huì)有更大幫助。