楊云霞

（蘭州石化公司物資采購(gòu)管理部，甘肅 蘭州730060）

一、行業(yè)現(xiàn)狀

隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快，全球經(jīng)濟(jì)得到了飛速的發(fā)展，為了降低產(chǎn)品的價(jià)格，企業(yè)通過(guò)有效的管理手段，削減其采購(gòu)成本、庫(kù)存成本、制造成本和銷售成本等。而另一方面世界范圍內(nèi)與信息處理相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展十分迅速。企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resources Planning， ERP）系統(tǒng)作為一種有效的企業(yè)信息化管理工具在全球范圍內(nèi)得到廣泛的應(yīng)用。ERP是當(dāng)今國(guó)際先進(jìn)的企業(yè)管理模式與方法，實(shí)施企業(yè)資源計(jì)劃（ERP），是提高運(yùn)營(yíng)效率、降低運(yùn)營(yíng)成本，提高企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的有力手段。

MM采購(gòu)與庫(kù)存管理不僅是ERP系統(tǒng)一個(gè)重要的組成部分，而且貫穿了ERP系統(tǒng)發(fā)展過(guò)程的始終，它是由采購(gòu)管理、存貨管理、發(fā)票校驗(yàn)三部分組成，涉及到工廠的MC（物企）、PU（采購(gòu)）、WH（倉(cāng)管）及 FI（財(cái)務(wù)）等部門(mén)。

二、ERP系統(tǒng)采購(gòu)與庫(kù)存管理設(shè)計(jì)原理

SAP應(yīng)用軟件采用模塊化結(jié)構(gòu)，它們既可以單獨(dú)使用，也可以和其它解決方案相結(jié)合。MM模塊以工作流程為導(dǎo)向的處理功能對(duì)所有采購(gòu)處理最佳化，可自動(dòng)評(píng)估供應(yīng)商，透過(guò)精確的庫(kù)存和倉(cāng)儲(chǔ)管理降低采購(gòu)和倉(cāng)儲(chǔ)成本，并與發(fā)票核查相整合。SAP系統(tǒng)的物料管理應(yīng)用模塊不僅包含了用于簡(jiǎn)化需求計(jì)劃、采購(gòu)、存貨管理、貨倉(cāng)管理及發(fā)票校驗(yàn)這些業(yè)務(wù)流程所必需的所有功能，而且對(duì)標(biāo)準(zhǔn)工作程序進(jìn)行了高度自動(dòng)化。

物料管理模塊覆蓋了一個(gè)集成的供應(yīng)鏈中（物料需求計(jì)劃、采購(gòu)、庫(kù)存和庫(kù)房管理）所有的有關(guān)物料管理的任務(wù)。采購(gòu)為計(jì)劃提供重要的交貨情況和市場(chǎng)供應(yīng)情況，并且控制采購(gòu)物料從請(qǐng)購(gòu)到收貨、檢驗(yàn)、入庫(kù)的詳細(xì)流程，當(dāng)貨物接收時(shí)，相關(guān)的采購(gòu)單進(jìn)行自動(dòng)檢查。通過(guò)建立和維護(hù)采購(gòu)訂單方式，來(lái)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)合同跟蹤，安排供應(yīng)商交貨進(jìn)度和評(píng)價(jià)采購(gòu)活動(dòng)績(jī)效等需求目標(biāo)，從而，提高采購(gòu)活動(dòng)的效率，降低采購(gòu)成本。

庫(kù)存管理功能負(fù)責(zé)現(xiàn)有庫(kù)存的管理，直到他們被消耗，其基本目標(biāo)就是要能幫助企業(yè)維護(hù)準(zhǔn)確的庫(kù)存數(shù)。它應(yīng)能支持各種物品庫(kù)存狀況、庫(kù)存變化歷史以及發(fā)展趨勢(shì)的聯(lián)機(jī)查詢，并能從多層次去查看庫(kù)存狀況。此外，該管理系統(tǒng)能提供基本的庫(kù)存分析報(bào)告，幫助評(píng)價(jià)庫(kù)存管理的績(jī)效。

三、具體實(shí)施

（一）實(shí)施概述

據(jù)統(tǒng)計(jì)，在所有的ERP系統(tǒng)應(yīng)用中，存在三種情況:按期按預(yù)算成功實(shí)施系統(tǒng)集成的只占10%-20%；沒(méi)有實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成或?qū)崿F(xiàn)部分集成的只有30%-40%；而失敗的卻占50%。并且在實(shí)施成功的10%-20%中大多為外資企業(yè)。如此令人沮喪的事實(shí)無(wú)疑向我們表明:ERP實(shí)施情況已經(jīng)成為制約ERP效益發(fā)揮的一大瓶頸因素，實(shí)施的成敗最終決定著ERP效益的充分發(fā)揮。由此，我們得出:企業(yè)的ERP項(xiàng)目只有在一定科學(xué)方法的指導(dǎo)下，才能夠成功實(shí)現(xiàn)企業(yè)的應(yīng)用目標(biāo)。

企業(yè)歷經(jīng)一年半的時(shí)間，成功實(shí)施了ERP系統(tǒng)，這個(gè)成績(jī)和科學(xué)的實(shí)施策略是分不開(kāi)的，以下主要講述在企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)MM模塊的主要策略。

從整體規(guī)劃上來(lái)說(shuō)，企業(yè)應(yīng)將信息系統(tǒng)的建設(shè)看作是企業(yè)價(jià)值鏈或生產(chǎn)線的建設(shè)。如果能夠從建設(shè)生產(chǎn)線的角度去建設(shè)企業(yè)的信息系統(tǒng)，就能保證企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)的有效性。如果能夠這樣看待信息系統(tǒng)的建設(shè)，那么對(duì)信息化的投資回報(bào)的模型將很容易建立起來(lái)，因?yàn)槠髽I(yè)自身創(chuàng)造的價(jià)值必然依附于生產(chǎn)資料在生產(chǎn)線上的增值。信息系統(tǒng)構(gòu)成的生產(chǎn)線的收入成本分析，就是信息化投入與產(chǎn)出分析。當(dāng)然，這一步實(shí)現(xiàn)需要實(shí)施方資深的顧問(wèn)和企業(yè)管理人員做出統(tǒng)一規(guī)劃，并取得高級(jí)管理層的認(rèn)可。

ERP系統(tǒng)能否成功實(shí)施，關(guān)鍵是企業(yè)要踏踏實(shí)實(shí)地做好5個(gè)工作，即人力資源和組織、業(yè)務(wù)行為規(guī)范、業(yè)務(wù)流程改造、信息產(chǎn)品支持和選擇合作伙伴。

（二）實(shí)施準(zhǔn)備階段

ERP的實(shí)施是一個(gè)大型的系統(tǒng)工程，需要組織上的保證，如果項(xiàng)目的組成人選不當(dāng)、協(xié)調(diào)配合不好，將會(huì)直接影響項(xiàng)目的實(shí)施周期和成敗。企業(yè)項(xiàng)目組由兩層組成，每一層的組長(zhǎng)都是高層的成員。

1.領(lǐng)導(dǎo)小組，由企業(yè)的一把手牽頭，并與系統(tǒng)相關(guān)的副總經(jīng)理一起組成領(lǐng)導(dǎo)小組。這里要注意的是人力資源的合理調(diào)配，如項(xiàng)目經(jīng)理的任命、優(yōu)秀人員的發(fā)現(xiàn)和啟用等，這一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)都是企業(yè)副總。

2.項(xiàng)目實(shí)施小組，主要的大量的ERP項(xiàng)目實(shí)施工作是由他們來(lái)完成的，小組由IBM咨詢公司顧問(wèn)擔(dān)當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)領(lǐng)導(dǎo)組織工作，其他的成員由企業(yè)主要業(yè)務(wù)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)骨干組成。項(xiàng)目經(jīng)理要能夠整合全公司的資源，及時(shí)取得高層管理的決策和支援，溝通協(xié)調(diào)公司內(nèi)部的變革，負(fù)責(zé)系統(tǒng)導(dǎo)入的主要使用者必須充分了解其所負(fù)責(zé)的流程，并具備一定的決策能力。項(xiàng)目實(shí)施小組最終由咨詢公司顧問(wèn)、企業(yè)內(nèi)部顧問(wèn)、業(yè)務(wù)部門(mén)關(guān)鍵用戶和自動(dòng)化研究院人員共同組成。

企業(yè)實(shí)施項(xiàng)目的獨(dú)特之處在于，自動(dòng)化研究院選派大量專人作為技術(shù)支持人員加入項(xiàng)目實(shí)施小組，這些人員不但具有行業(yè)專業(yè)知識(shí)，而且熟悉程序開(kāi)發(fā)，這就為ERP項(xiàng)目的成功上線做出了很大的貢獻(xiàn)。因?yàn)樵贓RP上線1-2個(gè)月后，顧問(wèn)會(huì)陸續(xù)撤離實(shí)施單位，而自動(dòng)化院內(nèi)部顧問(wèn)多年來(lái)有著實(shí)施ERP工作的豐富經(jīng)驗(yàn)，這樣就可以及時(shí)、方便的處理上線后的各類問(wèn)題。

（三）培訓(xùn)工作

1.領(lǐng)導(dǎo)層培訓(xùn)及ERP原理的培訓(xùn)

主要的培訓(xùn)對(duì)象是企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)及今后ERP項(xiàng)目組人員，使他們掌握ERP的基本原理和管理思想。因?yàn)橹挥衅髽I(yè)的各級(jí)管理者及員工才是真正的使用者，只有他們理解了ERP，才能更有效率的運(yùn)用ERP。

2.關(guān)鍵用戶培訓(xùn)工作

企業(yè)信息化建設(shè)是一個(gè)多學(xué)科、多領(lǐng)域、知識(shí)密集性的高科技領(lǐng)域，因此在人才的培訓(xùn)上要注意分層進(jìn)行培訓(xùn)，形成企業(yè)信息化建設(shè)的人才梯隊(duì)。

3.最終用戶培訓(xùn)

企業(yè)ERP上線前共培訓(xùn)最終用戶大約2千多人，每個(gè)學(xué)員都必須經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和嚴(yán)格的考試，他們是ERP系統(tǒng)的最終使用人員。

四、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

SAP的系統(tǒng)配置實(shí)際上是建立在業(yè)務(wù)知識(shí)基礎(chǔ)上的，配置方法雖然一樣，但是產(chǎn)生的結(jié)果是多樣化的，只有精通業(yè)務(wù)，才能做出最合理、最科學(xué)的后臺(tái)配置。

后臺(tái)配置需要經(jīng)驗(yàn)豐富的顧問(wèn)和業(yè)務(wù)精通的關(guān)鍵用戶共同完成。MM模塊的主要配置重點(diǎn)在：組織架構(gòu)的定義分配、采購(gòu)和庫(kù)存管理需要的各類參數(shù)，以及與財(cái)務(wù)相關(guān)的參數(shù)配置。

（一）上線準(zhǔn)備

上線前需要對(duì)項(xiàng)目組成員和最終用戶進(jìn)行培訓(xùn)。首先，項(xiàng)目組的成員多次輪流進(jìn)行知識(shí)串講，強(qiáng)化MM模塊的概念和操作水平。已經(jīng)培訓(xùn)過(guò)的成員要作為教員將知識(shí)傳授給最終用戶，完成知識(shí)轉(zhuǎn)移。在確認(rèn)上線日期前一周左右，技術(shù)人員就開(kāi)始做數(shù)據(jù)切換、導(dǎo)入工作。一周內(nèi)公司的業(yè)務(wù)工作全部以紙制方式保留，待上線后，再集中補(bǔ)錄進(jìn)ERP系統(tǒng)。這一過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)較大，需要技術(shù)人員工作高度集中，仔細(xì)核實(shí)好需要切換的各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

（二）上線后的支持

ERP上線后需要不間斷的技術(shù)支持。在企業(yè)，項(xiàng)目上線初期，有資深顧問(wèn)做現(xiàn)場(chǎng)支持，顧問(wèn)撤退后有企業(yè)自動(dòng)化研究院技術(shù)人員繼續(xù)做支持；同時(shí)總體項(xiàng)目組還提供SLM網(wǎng)絡(luò)支持方式，確保系統(tǒng)正常、平穩(wěn)的運(yùn)行。

五、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)

企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)主要是：

1.當(dāng)現(xiàn)有系統(tǒng)管理的慣例與ERP的管理原理不一致時(shí)，盡可能地不去改變軟件結(jié)構(gòu)，而是嚴(yán)格按照ERP的原理來(lái)組織數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，企業(yè)嚴(yán)格按照ERP的原理來(lái)組織數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、物料調(diào)整；遇到管理與ERP沖突的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)、顧問(wèn)和關(guān)鍵用戶能齊心溝通，找到平衡矛盾的解決辦法。

2.培訓(xùn)。分別對(duì)車間和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、生產(chǎn)計(jì)劃員、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)員、倉(cāng)庫(kù)管理員、購(gòu)銷人員以及財(cái)會(huì)人員等進(jìn)行貫穿于實(shí)施全過(guò)程的培訓(xùn)，定期和不定期地召開(kāi)研討會(huì)，了解系統(tǒng)實(shí)施的最新成果，集思廣益解決存在的問(wèn)題，企業(yè)開(kāi)展的ERP培訓(xùn)力度和培訓(xùn)設(shè)備投入目前是其他兄弟單位無(wú)法相比的。

3.由自動(dòng)化研究院專門(mén)成立項(xiàng)目組為企業(yè)做長(zhǎng)期的技術(shù)支持服務(wù)。保證每個(gè)模塊至少有1人專門(mén)為ERP服務(wù)。其他企業(yè)在ERP上線后，沒(méi)有本企業(yè)專業(yè)的技術(shù)支持隊(duì)伍，顧問(wèn)陸續(xù)撤退后，許多問(wèn)題都得不到及時(shí)的處理。

當(dāng)然，在ERP實(shí)施過(guò)程中也有一些不足之處：

1.項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，由于公司機(jī)構(gòu)重組，項(xiàng)目計(jì)劃延誤3個(gè)月，為了保證系統(tǒng)按時(shí)上線，匆忙中沒(méi)有考慮到一部分業(yè)務(wù)流程的細(xì)節(jié)，導(dǎo)致剛上線后問(wèn)題暴露頻繁。這就說(shuō)明項(xiàng)目有不可壓縮的最短周期，一味追求速度，極有可能造成欲速則不達(dá)的后果。

2.按照公司ERP實(shí)施推廣的計(jì)劃安排，要求企業(yè)按時(shí)上線，便于及時(shí)制定煉化企業(yè)ERP系統(tǒng)推廣的業(yè)務(wù)藍(lán)圖。在這樣一種形式下，IBM公司顧問(wèn)和內(nèi)部顧問(wèn)在上線兩個(gè)月后就陸續(xù)撤退了。雖然整體流程上跑通了，但是部分業(yè)務(wù)上還有許多不盡人意的地方，在對(duì)這些問(wèn)題的改進(jìn)上延誤了很多時(shí)間。

六、結(jié)論

企業(yè)ERP系統(tǒng)成功建設(shè)，不論是為提升公司社會(huì)形象、提高管理水平、提高勞動(dòng)效率、降低數(shù)據(jù)處理工作的勞動(dòng)強(qiáng)度，還是為ERP推廣積累經(jīng)驗(yàn)、形成ERP實(shí)施的藍(lán)圖模板、加快企業(yè)信息化建設(shè)的步伐等方面都是一種貢獻(xiàn)，所取得的效益主要表現(xiàn)為社會(huì)效益和管理效益。

[1]王紋，等.100小時(shí)學(xué)會(huì)SAP[M].北京：東方出版社，2006.

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