饒松

[摘要]對(duì)于擁有眾多分公司和業(yè)務(wù)單位的企業(yè)來(lái)說(shuō)，如何提高企業(yè)內(nèi)部的職能管理，是提高企業(yè)自身競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵所在。在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的今天，企業(yè)管理也應(yīng)該融合信息技術(shù)，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)科技，規(guī)范化企業(yè)管理機(jī)制，本文主要探討了協(xié)同OA辦公系統(tǒng)對(duì)于規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理的促進(jìn)作用。

[關(guān)鍵詞]OA協(xié)同辦公；規(guī)范化；企業(yè)管理

[中圖分類(lèi)號(hào)]TP317.1

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

[文章編號(hào)]1672—5158（2013）05—0141—01

前言

OA辦公系統(tǒng)是企業(yè)內(nèi)部管理與互聯(lián)網(wǎng)科技聯(lián)合在一起的科學(xué)管理和辦公的方式，其最終的目的是提高工作效率，規(guī)范化企業(yè)管理。OA辦公系統(tǒng)在誕生之后也經(jīng)歷了多次的更顯換代，從最初的數(shù)據(jù)處理階段，到自動(dòng)化工作流階段，最后發(fā)展到今天的整合了移動(dòng)辦公的協(xié)同OA辦公系統(tǒng)。OA協(xié)同辦公形式的多樣化，使得企業(yè)辦公更為的快捷和方便，人們可以運(yùn)用手提電腦，甚至是手中的移動(dòng)設(shè)備，隨時(shí)隨地的完成管理和辦公。OA協(xié)同辦公的誕生給企業(yè)的規(guī)范化管理也帶了的全新的意義。

一、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的基本概念

OA（office automation）是一種辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理和辦公的自動(dòng)化，以提高企業(yè)的辦公效率和管理能力。OA系統(tǒng)的工作范疇可以涉及到企業(yè)除生產(chǎn)以外運(yùn)營(yíng)當(dāng)中的方方面面事項(xiàng)，包括日常行政工作中的文字處理、決策審批、工作會(huì)議、檔案管理等等。新一代的OA協(xié)同系統(tǒng)更是利用了工作流原理，將企業(yè)內(nèi)部的信息進(jìn)行共享，實(shí)現(xiàn)企業(yè)全員協(xié)同辦公。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)也結(jié)合了移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)員工辦公的隨意性和便捷性。使用的對(duì)象不同，OA系統(tǒng)的作用也不同，對(duì)于企業(yè)普通的員工來(lái)說(shuō)，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)是一個(gè)高效的工作處理系統(tǒng)，OA能夠提供方面使用的辦公工具和良好的辦公環(huán)境；對(duì)于企業(yè)職能部門(mén)的管理人員來(lái)說(shuō)，OA能夠提供準(zhǔn)確精煉的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，用于陜速的處理部門(mén)問(wèn)題和提出新的發(fā)展措施，來(lái)防范運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)；而對(duì)于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層來(lái)說(shuō)，OA是一個(gè)面向全員的決策系統(tǒng)，系統(tǒng)中能夠調(diào)取來(lái)自于企業(yè)各個(gè)方面的數(shù)據(jù)資源，提供可靠的決策參考。

二、傳統(tǒng)企業(yè)管理模式下的問(wèn)題分析

隨著企業(yè)自身的發(fā)展，拓展多省業(yè)務(wù)，開(kāi)立分公司已經(jīng)成為一種趨勢(shì)。然而在傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式下，總公司與分公司之間的管理總是存在許多的問(wèn)題。其一是溝通時(shí)效性差，分公司都是分布在全國(guó)的各個(gè)地方，與總公司之間只能通過(guò)電話、郵件和傳真的形式進(jìn)行工作的交流，而這種溝通的實(shí)時(shí)性差，費(fèi)用高，并且產(chǎn)生大量的紙張浪費(fèi)；其二是總部發(fā)布的政策無(wú)法統(tǒng)一有效的下達(dá)到各個(gè)分公司或者是職能部門(mén)，造成分公司工作進(jìn)度的滯后；其三是分公司的預(yù)算管理和資金運(yùn)作無(wú)法及時(shí)上報(bào)總公司，造成總公司在進(jìn)行資金運(yùn)作的時(shí)候缺乏實(shí)時(shí)的資料，不能及時(shí)掌握各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)狀況，從而不能有效的進(jìn)行財(cái)務(wù)決策；其四是審批流程的繁瑣和復(fù)雜，分公司需要填寫(xiě)規(guī)定的表格，通過(guò)專(zhuān)門(mén)的口徑將申請(qǐng)遞交總部，而總部也需要走一個(gè)完整的流程之后，才能進(jìn)行答復(fù)，一旦流程中的某一關(guān)鍵人脫節(jié)，不在崗位，缺少重要簽批，流程便停滯，使得審批流程越加漫長(zhǎng)，降低了工作的效率。

三、OA辦公系統(tǒng)塒于規(guī)范企業(yè)管理的意義

（一）簡(jiǎn)化辦公事務(wù)，提高辦公效率

文件處理是企業(yè)辦公過(guò)程中最常見(jiàn)的一項(xiàng)工作，尤其是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層，每天都要收到來(lái)自于各個(gè)部門(mén)各個(gè)分公司提交的文件，例如工作報(bào)告、業(yè)務(wù)進(jìn)展及人事審批等需要進(jìn)行處理的文件。而這些文件可以通過(guò)OA協(xié)同辦公進(jìn)行事項(xiàng)類(lèi)型以及重要性的分類(lèi)，便于領(lǐng)導(dǎo)者快速反應(yīng)和處理，并在OA中直接的閱讀和處理，方便快捷，無(wú)需紙質(zhì)的文件遞送流轉(zhuǎn)。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的事項(xiàng)文件的分類(lèi)功能能夠極大的減少人工收集遞送以及分類(lèi)的人力，減輕了企業(yè)員工和領(lǐng)導(dǎo)者的工作負(fù)擔(dān)，讓繁雜的審核確認(rèn)工作簡(jiǎn)單化處理，留出更多的時(shí)間用于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和決策。而OA協(xié)同辦公是基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)訪問(wèn)，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者無(wú)論是否身處公司，只要有互聯(lián)網(wǎng)，甚至是手機(jī)互聯(lián)網(wǎng)，都能夠及時(shí)的查看到需要審批的文件，部門(mén)的業(yè)績(jī)情況以及單個(gè)員工的工作情況，并通過(guò)手持互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備實(shí)時(shí)的發(fā)送通知和任務(wù)，提高企業(yè)管理的效率。

（二）統(tǒng)一管理模式，打造總分協(xié)同

總分機(jī)構(gòu)之間需要建立一套統(tǒng)一規(guī)范的管理模式，來(lái)進(jìn)行協(xié)同辦公。對(duì)于一個(gè)特定的工作事項(xiàng)，在總公司和分公司之間必須統(tǒng)一一個(gè)工作流程，并在OA協(xié)同辦公中設(shè)置默認(rèn)流程圖，員工在進(jìn)行流程的操作時(shí)可以清晰的了解到工作信息在流程中的流動(dòng)過(guò)程，并在以后的工作當(dāng)中嚴(yán)格按照流程來(lái)執(zhí)行某項(xiàng)工作。因此流程的規(guī)范化是企業(yè)協(xié)同辦公的核心。而在目前的分公司管理發(fā)展中，總分之間的管理模式處于脫節(jié)狀態(tài)，各個(gè)分公司及職能部門(mén)的發(fā)展情況不一樣，所采用的制度建設(shè)也會(huì)有地域的差異。因此在總公司和分公司之間規(guī)范一個(gè)統(tǒng)一的工作流程制是建立協(xié)同辦公平臺(tái)的關(guān)鍵所在。這同時(shí)也需要加強(qiáng)總分之間的溝通，并通過(guò)OA系統(tǒng)來(lái)模擬流程的運(yùn)作，建立標(biāo)準(zhǔn)化的OA運(yùn)作，但在使用系統(tǒng)的過(guò)程中，仍然可以通過(guò)發(fā)起流程的員工和部門(mén)，以及流程發(fā)起的初始選項(xiàng)來(lái)智能化安排流程的走向。智能化和標(biāo)準(zhǔn)化流程制度的統(tǒng)一是OA協(xié)同辦公的優(yōu)勢(shì)。

（三）交互企業(yè)信息，實(shí)現(xiàn)無(wú)縫辦公

企業(yè)文件和檔案的管理也是分支機(jī)構(gòu)眾多企業(yè)的一大難題，總公司—般對(duì)于分公司文件的歸檔工作都會(huì)下發(fā)相應(yīng)的要求，但各分支機(jī)構(gòu)的情況不同，工作的失誤以及人員的流失總會(huì)導(dǎo)致部門(mén)文件的丟失。不利于企業(yè)關(guān)鍵數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)工作。另外總分之間的經(jīng)常會(huì)涉及到文件的查找以及數(shù)據(jù)的調(diào)取工作，如果通過(guò)原有的管理方法，會(huì)耗費(fèi)大量的人力物力用于文件和數(shù)據(jù)的查找上，最后通過(guò)傳真或者郵件的形式發(fā)出。而在通過(guò)OA協(xié)同辦公之后，文件的信息會(huì)按照嚴(yán)格的歸類(lèi)并存檔，總公司和分公司的員工都可以在一定的權(quán)限下通過(guò)類(lèi)別查找或者是單個(gè)流程項(xiàng)下查找的方式，來(lái)快速的獲取文件信息，實(shí)現(xiàn)總分信息的無(wú)縫交互和共享。

四、OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)管理中的發(fā)展趨勢(shì)

OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在與企業(yè)規(guī)范化管理的有機(jī)結(jié)合當(dāng)中，也在不斷的發(fā)掘自身的問(wèn)題和管理工作的需求，尋求更為人性化、快捷化、易用化的高效辦公方式。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在未來(lái)的發(fā)展中，主要面向兩個(gè)個(gè)方面進(jìn)行探索，一是人機(jī)交互的方向轉(zhuǎn)換，在進(jìn)行OA辦公時(shí)，都是由人主動(dòng)向OA提出工作要求，提出信息查找要求等等，OA系統(tǒng)仍然處于信息存儲(chǔ)和初級(jí)的統(tǒng)計(jì)階段，在未來(lái)的企業(yè)管理當(dāng)中，OA應(yīng)當(dāng)發(fā)揮其智能系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，轉(zhuǎn)換人機(jī)交互的既定模式，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)主動(dòng)管理的交互理念；二是打造個(gè)性的門(mén)戶(hù)平臺(tái)，目NOA協(xié)同辦公系統(tǒng)的門(mén)戶(hù)界面基本是統(tǒng)一的，企業(yè)上至領(lǐng)導(dǎo)下至普通員工，都需要登錄一個(gè)相同的辦公界面，在通過(guò)二三級(jí)菜單來(lái)獲取自己的工作信息，OA應(yīng)該開(kāi)發(fā)自定義的門(mén)戶(hù)模塊，按照不同的部門(mén)、職級(jí)和崗位，并設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限，只有獲得權(quán)限的用戶(hù)才能夠在門(mén)戶(hù)上添加模塊，或者系統(tǒng)可以根據(jù)員工信息智能的進(jìn)行模塊設(shè)定，為每一位員工提供個(gè)性化的集成界面，需要關(guān)注的工作內(nèi)容一目了然，極大的提高了管理工作的效率。

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