高校檔案管理人員應(yīng)關(guān)注和協(xié)調(diào)好幾種工作關(guān)系

鐘曉蕓

摘 要：要做好高校檔案工作，筆者認(rèn)為幾種工作關(guān)系應(yīng)受到重視，檔案管理人員只有高度關(guān)注和妥善協(xié)調(diào)好與校內(nèi)發(fā)文單位、校屬二級(jí)單位尤其是十大類預(yù)立卷單位以及檔案同仁的工作關(guān)系，才能掌握工作的主動(dòng)性、前瞻性、創(chuàng)新性。

關(guān)鍵詞：檔案管理人員；工作關(guān)系；處理

高校檔案工作是為高校存史、守史的一項(xiàng)重要工作，已逐步納入高校整體發(fā)展規(guī)劃，越來(lái)越受到高校領(lǐng)導(dǎo)的重視和廣大師生的關(guān)注，在服務(wù)和輔助高校教學(xué)科研、行政管理以及校慶、評(píng)估等重大活動(dòng)中發(fā)揮著積極而重要的作用。隨著高校檔案工作邁入嶄新的發(fā)展階段，對(duì)檔案管理人員也提出了更高的要求。因此，檔案管理人員只有關(guān)注和協(xié)調(diào)好幾種工作關(guān)系，認(rèn)真履職、與時(shí)俱進(jìn)，才能開(kāi)創(chuàng)高校檔案工作新局面。筆者多年在檔案管理崗位工作，想就工作實(shí)踐中對(duì)上述幾種工作關(guān)系的認(rèn)知和感受談點(diǎn)粗淺的看法。

1 幾種工作關(guān)系現(xiàn)狀分析

雖然近年來(lái)，全社會(huì)包括高校對(duì)檔案工作是越來(lái)越重視了，但高校檔案管理人員對(duì)檔案工作重心的認(rèn)識(shí)還有待進(jìn)一步提高，尤其是對(duì)幾種工作關(guān)系的協(xié)調(diào)處理不太盡如人意，直接影響到工作的效率和水平，主要表現(xiàn)為：

1.1 檔案管理人員對(duì)二級(jí)單位的檔案工作指導(dǎo)不力

總體上看，高校對(duì)檔案工作相對(duì)社會(huì)其他單位更為重視，本科高校也大都成立了處級(jí)建制的檔案館，專門負(fù)責(zé)學(xué)校的檔案管理工作，并配備了專職檔案管理人員，高校的檔案管理工作也較其他行業(yè)系統(tǒng)顯得更為規(guī)范。但由于大多高校檔案館成立的時(shí)間較晚，配備的檔案管理人員中檔案專業(yè)的人才缺乏，因此，存在著專職檔案管理人員業(yè)務(wù)不夠精通，對(duì)二級(jí)單位尤其是十大類預(yù)立卷單位工作缺乏指導(dǎo)，未建立專兼職檔案員的系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度，檔案館和二級(jí)單位之間沒(méi)有形成良性互動(dòng)的長(zhǎng)效工作聯(lián)系制度等問(wèn)題，導(dǎo)致二級(jí)單位的兼職檔案員在工作中無(wú)從下手，造成檔案館收集的檔案門類不全，收集率不達(dá)標(biāo)，不能完全符合《高等學(xué)校檔案管理辦法》中對(duì)十大類檔案歸檔的要求，有的即便是搭了個(gè)十大類的架子，其中一些門類，如：聲像檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等可能會(huì)存在檔案卷數(shù)很少或基本是空架子的現(xiàn)象。

1.2 檔案管理人員工作方式顯得較為單一

由于高校檔案工作宣傳力度有限，加之檔案工作有一定的保密性、神秘性，導(dǎo)致高校檔案管理人員長(zhǎng)期以來(lái)養(yǎng)成了不太與學(xué)校其他單位教職工或社會(huì)上更多的人接觸的習(xí)慣，館外的人也不甚了解檔案館的實(shí)際工作情況，大多數(shù)人認(rèn)為檔案館就是安置“老弱病殘”或照顧干部過(guò)渡的地方。檔案管理人員一般習(xí)慣呆在館內(nèi)收集、整理檔案，發(fā)文和其他二級(jí)單位移交材料時(shí)，檔案管理人員負(fù)責(zé)接收，有人查閱檔案時(shí)檔案管理人員負(fù)責(zé)查找，二級(jí)單位給多少材料就收多少材料，給什么材料就收什么材料，基本是處于也比較滿足于被動(dòng)服務(wù)的現(xiàn)狀，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和責(zé)任感。其中不少人還停留在傳統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)層面，缺乏更新知識(shí)的主動(dòng)性與自覺(jué)性，綜合素質(zhì)不高，工作方式單一，極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展空間。

1.3 檔案管理人員之間的交流互動(dòng)較少

高校檔案管理人員工作相對(duì)較為單純，傳統(tǒng)意義上的檔案管理就是指檔案管理人員將收集來(lái)的檔案材料按《檔案保管期限分類法》的分類要求進(jìn)行整理、歸檔、上架的工作過(guò)程，在檔案數(shù)字化要求提出之前，基本上屬于手工活。檔案管理人員由于人手比較少，一般都是按檔案門類分工，各自負(fù)責(zé)幾個(gè)門類的歸檔工作，彼此之間的工作交集不多，互動(dòng)協(xié)作也比較少，長(zhǎng)此以往，就形成了“單打獨(dú)斗”的性格，工作較為程式化，規(guī)律性強(qiáng)，壓力也不大。檔案館領(lǐng)導(dǎo)有些也是屬于安置型、過(guò)渡型，要不缺乏工作積極性，等退休，要不有隨時(shí)調(diào)走的心思，無(wú)心管理工作，與檔案管理人員之間的談心交流比較少，因此大多有滿足于維持現(xiàn)狀的心理，缺乏開(kāi)拓進(jìn)取創(chuàng)新精神，與省檔案局業(yè)務(wù)主管部門以及外校檔案館同仁的信息業(yè)務(wù)交流也很有限，處于比較閉塞的工作氛圍和環(huán)境當(dāng)中。

2 關(guān)注和協(xié)調(diào)好幾種工作關(guān)系對(duì)高校檔案工作的重要性

2.1 關(guān)注和協(xié)調(diào)好與校內(nèi)發(fā)文單位的關(guān)系，能確保歸檔文件的質(zhì)量

文件是檔案的前身，文書處理工作是檔案工作的前奏，文件的質(zhì)量和文書處理的水平?jīng)Q定了檔案和檔案工作的質(zhì)量。很多單位的發(fā)文單位和檔案管理單位同屬一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)分管，或是一個(gè)處級(jí)單位下設(shè)的兩個(gè)科室，發(fā)文單位與檔案管理單位的關(guān)系相對(duì)于其他單位更為密切，具有先天的工作關(guān)系基礎(chǔ)，協(xié)調(diào)起來(lái)也會(huì)更順暢。要保證歸檔文件的質(zhì)量，檔案部門可以從以下幾方面入手：一是加強(qiáng)文書處理工作的統(tǒng)一性，即按國(guó)家有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一文書格式，統(tǒng)一紙張大小、質(zhì)量和用墨，統(tǒng)一收發(fā)傳遞和分辦，統(tǒng)一用印和歸檔等。二是注意文件收、發(fā)、辦的精確性，保證文書處理的質(zhì)量。三是注意文書處理過(guò)程的安全性，防止文書載體的損壞和文書信息的泄密，建立健全安全保管制度和文件清退制度，嚴(yán)格登記手續(xù)和移交手續(xù)。保持文件流轉(zhuǎn)的一致性，提高歸檔文件的質(zhì)量。

2.2 關(guān)注和協(xié)調(diào)好與二級(jí)單位的關(guān)系，能確保檔案門類齊全完整

高校十大類檔案大都有相對(duì)應(yīng)的預(yù)立卷單位，比如：黨群行政對(duì)應(yīng)黨辦（校辦）、教學(xué)對(duì)應(yīng)教務(wù)處、科學(xué)研究對(duì)應(yīng)科研處、基本建設(shè)對(duì)應(yīng)基建處、儀器設(shè)備對(duì)應(yīng)設(shè)備管理處、出版對(duì)應(yīng)雜志社、外事對(duì)應(yīng)外事處、財(cái)會(huì)對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)處等，其他二級(jí)單位相對(duì)十大類檔案預(yù)立卷單位而言，與檔案館的工作互動(dòng)顯得沒(méi)那么有規(guī)律性。但實(shí)際上，像黨群類檔案，就包含了紀(jì)檢、組織、工會(huì)、黨委統(tǒng)戰(zhàn)部、團(tuán)委、黨委宣傳部等在管理活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像材料；行政則包含了人事、監(jiān)察審計(jì)、武裝保衛(wèi)、總務(wù)、圖書等在管理活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像材料，也就是說(shuō)，高校檔案所有門類實(shí)際上是和校屬二級(jí)單位都有關(guān)系的。為了做好高校檔案工作，豐富檔案館藏，筑牢檔案工作基礎(chǔ)，檔案管理人員要學(xué)會(huì)和二級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員打交道，取得各方面的支持，要依靠有關(guān)檔案管理規(guī)章制度和檔案工作者自身協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮，通過(guò)工作達(dá)到各部門檔案管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，確保檔案門類的齊全和完整。

高校的檔案事業(yè)可以說(shuō)是全校各單位、教職工共同的事業(yè)，因此，高校的檔案要依靠校屬各單位和一代代上至校領(lǐng)導(dǎo)重視關(guān)心，下至普通教職員工共同積累而形成。具體可以采取以下措施： （1）加強(qiáng)工作指導(dǎo)?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）出臺(tái)后，各省紛紛出臺(tái)了相關(guān)細(xì)則，江西省就把高校檔案管理部門應(yīng)具有的行政職能寫進(jìn)了細(xì)則條款。檔案管理部門要建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，與二級(jí)單位的工作聯(lián)系制度，很好地履行對(duì)全校各單位檔案工作指導(dǎo)、管理、監(jiān)督、檢查的職能，使檔案材料的移交形成良好規(guī)律；檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)與二級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的工作聯(lián)系，采取上門和電話催交相結(jié)合的方式，不厭其煩地做宣傳、做工作，給二級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員上緊發(fā)條，到了時(shí)間就按規(guī)定及時(shí)移交檔案材料；另外，檔案管理人員還要經(jīng)常性到二級(jí)單位進(jìn)行檔案工作的指導(dǎo)，把國(guó)家、省、市以及學(xué)校新的檔案工作精神傳達(dá)到單位的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員，對(duì)工作有困難的單位要耐心地進(jìn)行講解指導(dǎo)，傳授檔案工作方法，一次不行兩次，兩次不行多次，直到二級(jí)單位兼職檔案員能很好掌握要領(lǐng)，移交符合規(guī)定的檔案材料為止。（2）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。《辦法》中檔案機(jī)構(gòu)職能之一是開(kāi)展學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。而這里所指的檔案工作人員應(yīng)包括檔案館專職檔案員和二級(jí)單位的兼職檔案員。因此，高校檔案管理部門除應(yīng)加強(qiáng)對(duì)專職檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，還應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)全校兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是十大類預(yù)立卷單位的兼職檔案員?？梢圆扇∽叱鋈?，請(qǐng)進(jìn)來(lái)的辦法，請(qǐng)省檔案局主管業(yè)務(wù)的專家領(lǐng)導(dǎo)來(lái)校開(kāi)設(shè)講座，組織兼職檔案員參加省檔案研究會(huì)舉辦的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，分期分批前往外省高校參觀學(xué)習(xí)先進(jìn)管理理念和經(jīng)驗(yàn)等，有條件的甚至可以出國(guó)考察，只要是對(duì)推動(dòng)學(xué)校檔案工作發(fā)展有利的都可以去嘗試。（3）加強(qiáng)監(jiān)督考評(píng)?！掇k法》第14條規(guī)定：高校應(yīng)當(dāng)建立健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高學(xué)校檔案管理水平?，F(xiàn)在有些高校已逐步嘗試建立了對(duì)校內(nèi)二級(jí)單位檔案工作的年度檢查考評(píng)制度，對(duì)考評(píng)情況好的單位進(jìn)行適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不重視檔案工作，不認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案工作的單位予以通報(bào)。在此基礎(chǔ)上，高校檔案館還可以進(jìn)一步健全和完善檔案工作年度考核與評(píng)估機(jī)制，細(xì)化指標(biāo)體系，使之更具操作性。

2.3 關(guān)注和協(xié)調(diào)好與檔案同仁的關(guān)系，能有效促進(jìn)整體工作水平提升

我們這里所指的檔案同仁既包括本校檔案館同事，也包括省檔案局主管業(yè)務(wù)部門和外校檔案界同仁兩層含義。高校的各個(gè)部門和崗位只是分工的不同，沒(méi)有高低貴賤之別，檔案管理人員不應(yīng)妄自菲薄，覺(jué)得自己在教輔部門工作，處于從屬地位，不被關(guān)注和重視，產(chǎn)生自暴自棄的心態(tài)，而應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，積極思考，充分認(rèn)識(shí)到高校檔案工作的重要性，愛(ài)崗敬業(yè)；學(xué)會(huì)以平常心態(tài)面對(duì)人和事，尊重領(lǐng)導(dǎo)，尊重同事，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)不卑不亢，對(duì)同事真誠(chéng)友善，獲得領(lǐng)導(dǎo)和同事的信任，營(yíng)造和諧的辦公環(huán)境，注意工作的有效銜接，在領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和同事們的大力支持、協(xié)助下，集思廣益，做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)真正意義的分工不分家，小分工大合作。同時(shí)，還應(yīng)注重加強(qiáng)與上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門之間和其他高校檔案同仁之間的業(yè)務(wù)交流，通過(guò)交流，及時(shí)了解和掌握政策，獲取信息，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、特色，查找不足和差距，取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同推動(dòng)高校檔案工作邁上新臺(tái)階。

檔案管理人員是高校檔案管理工作政策的貫徹者、執(zhí)行者，檔案管理人員的管理水平?jīng)Q定著檔案門類的齊全完整，檔案材料的保管質(zhì)量，以及檔案利用的效用和評(píng)價(jià)。因此，檔案管理人員一定要有較強(qiáng)的為學(xué)校存史的檔案使命意識(shí)，認(rèn)真履行職責(zé)，提高服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，還要關(guān)注和協(xié)調(diào)好與學(xué)校發(fā)文單位、校屬二級(jí)單位、檔案同仁等幾種工作關(guān)系，工作中賦予前瞻性、掌握主動(dòng)性，才能創(chuàng)造性地做好檔案管理工作，使自己成為一名優(yōu)秀的檔案管理人員。

參考文獻(xiàn)

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