職業(yè)學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)新探究

蘇鵬

摘 要：學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校各項(xiàng)評(píng)定工作的主要內(nèi)容，創(chuàng)新職業(yè)學(xué)校檔案管理工作是順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的需求。本文主要闡述了當(dāng)前職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，并提出了具有建設(shè)性的檔案管理措施。

關(guān)鍵詞：職業(yè)學(xué)校；檔案管理；創(chuàng)新研究

檔案管理工作質(zhì)量的高低直接反映了學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的高低，它記載了一所學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)情況，是學(xué)校歷史發(fā)展的重要資料。職業(yè)學(xué)校是我國(guó)教育的主要構(gòu)成部分，創(chuàng)新職業(yè)學(xué)校檔案管理工作，對(duì)提高我國(guó)職業(yè)學(xué)校管理質(zhì)量具有十分重大的意義。本文就當(dāng)前我國(guó)職業(yè)學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，進(jìn)而提出了具有建設(shè)性的檔案管理對(duì)策，其能夠?qū)?chuàng)新職業(yè)學(xué)校檔案管理工作，提高檔案管理工作效率有所幫助。

1 當(dāng)前職業(yè)學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一

當(dāng)前職業(yè)學(xué)校檔案館（室）的管理方法滯后，有些依然還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案管理人員還需要對(duì)其進(jìn)行加工處理，例如調(diào)整和編目，這種機(jī)械化的手工抄寫(xiě)，不僅工作量大、時(shí)間長(zhǎng)、效率低，而且跟限制了檔案的處理效率。這樣的管理方式，導(dǎo)致檔案管理人員無(wú)精力去有效開(kāi)發(fā)和利用那些價(jià)值大的檔案資料，查閱檔案也由于管理方式之后，案卷頻繁調(diào)動(dòng)，而導(dǎo)致檔案資料損傷嚴(yán)重，再加上檢索效率較低，從而降低了查找準(zhǔn)確率和查全率，在一定程度上限制了職業(yè)學(xué)校管理水平的提升。

1.2 檔案材料收集難度較大

職業(yè)學(xué)校檔案收集方法采用部門(mén)立卷后遞交到檔案館（室）進(jìn)行歸檔。然而有些部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員對(duì)檔案管理工作不注重，認(rèn)為部門(mén)立卷是部門(mén)工作的負(fù)擔(dān)，一旦檔案管理部門(mén)催促時(shí)便用各種理由將其搪塞，或者采用漠然置之的態(tài)度。正是由于這些行為的存在，因此造成了歸檔立卷不及時(shí)，檔案材料積壓。有的文件由于保管不妥而殘缺不全。還有些部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)為了自己方便使用文件而將歸檔文件長(zhǎng)時(shí)間鎖在自己的抽屜中。另外檔案管理人員有有的屬于兼職，這些工作人員時(shí)常以本部門(mén)工作忙難以抽出時(shí)間為借口，拖延檔案收集工作，檔案館（室）多次催促下才慌忙整理，然而收集的檔案混亂無(wú)序、材料缺失嚴(yán)重和檔案材料重復(fù)率較高等等。

1.3 檔案管理思想意識(shí)不到位

職業(yè)學(xué)校在檔案管理過(guò)程中，檔案管理工作從來(lái)都是用起來(lái)重要，抓起來(lái)次要，忙起來(lái)不要，思想意識(shí)不夠。

1、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。有的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作漠不關(guān)心，認(rèn)為檔案管理工作不僅不能增強(qiáng)學(xué)校的效益和提升單位形象，而且需要投入大量的人力物力，所以對(duì)檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、隊(duì)伍建設(shè)、資金支持不注重、不探討、不解決，將其按照可有可無(wú)的工作對(duì)待。

2、人員配備不到位。當(dāng)前，檔案管理工作人員配置都采用的是兼職制度，人員大多是是兼職人員，很少配備專(zhuān)職工作人員。兼職人員的素質(zhì)水平不一，檔案管理業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，大多數(shù)時(shí)間都用在了處理本部門(mén)事務(wù)，沒(méi)有集中精力干好檔案管理工作，檔案管理的材料不全，不及時(shí)歸檔，甚至常常出現(xiàn)干部檔案丟失的情形。

2 職業(yè)學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)新對(duì)策

2.1 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平

檔案信息化構(gòu)建是社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是當(dāng)?shù)貦n案管理工作的主要內(nèi)容，是創(chuàng)新職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的關(guān)鍵點(diǎn)。采用現(xiàn)代化管理方式來(lái)規(guī)劃?rùn)n案管理工作的實(shí)施計(jì)劃，不斷創(chuàng)新管理模式，從而推動(dòng)職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)進(jìn)程。構(gòu)建職業(yè)學(xué)校檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，使檔案在檔案的查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作，達(dá)到檔案管理動(dòng)態(tài)管理[1]。

2.2 加強(qiáng)人員配備，搞好檔案實(shí)施建設(shè)

為了避免那些奠基性材料的缺失，職業(yè)學(xué)校檔案工作要實(shí)施統(tǒng)一保存和有效管理。首先必須任命思想意識(shí)高、責(zé)任心強(qiáng)、熟知學(xué)校工作、明白職教辦學(xué)理念、具有較好的政治素養(yǎng)和較好的專(zhuān)業(yè)能力的統(tǒng)治專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)，完善檔案管理人員崗位責(zé)任制、檔案管理機(jī)制、查閱制度、資料審核制度，嚴(yán)格按照規(guī)章辦事；其次，硬件設(shè)施是提高檔案管理水平的重點(diǎn)，同時(shí)是確保檔案管理質(zhì)量的最好方法。需要專(zhuān)門(mén)設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)，教學(xué)檔案根據(jù)文書(shū)類(lèi)型、教學(xué)類(lèi)、學(xué)籍類(lèi)、聲譽(yù)類(lèi)分別裝訂保管，配全六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲(chóng)、防鼠咬），保證檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范[2]。

2.3 注重制度建設(shè)，加大檔案規(guī)范化管理建設(shè)

1、嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、鑒別、歸檔、整理、安全、保密、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等各項(xiàng)檔案管理機(jī)制規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作有憑有據(jù)。

2、完善《檔案管理歸檔機(jī)制》，要求檔案管理部門(mén)認(rèn)真學(xué)習(xí)、嚴(yán)格按照制度規(guī)定辦事、對(duì)檔案材料認(rèn)真進(jìn)行鑒定、審核，并檢查材料的完整性、手續(xù)完備，對(duì)不符合制度規(guī)定的應(yīng)補(bǔ)齊、補(bǔ)全手續(xù)后才能實(shí)行歸檔，從源頭上避免不合格材料的出現(xiàn)。

綜上所述，職業(yè)學(xué)校檔案的管理是學(xué)校工作的主要構(gòu)成部分，學(xué)校的管理人員必須高度重視檔案管理工作。在創(chuàng)新學(xué)校檔案管理工作的同時(shí)也要為檔案管理創(chuàng)建更多有利的條件，學(xué)校檔案管理人員必須注重學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，努力提升自身素養(yǎng)，做好本質(zhì)工作，使得學(xué)校檔案管理工作在學(xué)校的發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮其自身重大作用。

參考文獻(xiàn)

[1]王慧蓮，王莉.新形勢(shì)下中職醫(yī)學(xué)教育學(xué)校檔案管理工作的思考[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)創(chuàng)新，2010，7（31）：167—168.

[2]凌穗環(huán).淺談如何加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)生襠案管理[J].廣東教育（職教版），2010（6）：53—54.