對高校人事檔案材料收集的思考

摘 要：高校人事檔案是反映個人的能力變化、工作經歷與閱歷的真實記錄和客觀反應，是學校職稱評定、提拔作用干部，解決工資待遇等方面的主要依據，是一種重要的文獻信息資源。一本完整、真實的人事檔案的形成是從檔案材料的收集開始的，其中材料鑒別又是收集工作的首要重點。筆者以多年從事人事檔案工作的實踐經驗，對人事檔案材料收集的難點、方式等進行了闡述并提出了解決的途徑與方法。

關鍵詞：人事檔案；材料收集；鑒別

人事檔案是反映個人的能力變化、工作經歷與閱歷的記載，是干部工作、人才工作的基本依據。高校人事檔案是人事、組織部門在工作中形成的記錄和反映每一位教職工思想道德、工作成績、業(yè)務能力和獎懲情況等的歷史材料，是檔案形成的最原始最直接的記錄。近年來，隨著人力資源市場的進一步開放，高校人才競爭激烈、人員流動頻繁；各高校為提高辦學質量和知名度，在高層次人才引進、專業(yè)技術職務聘任、人事代理方面加快了步伐。與此同時，人事檔案材料收集整理工作也就呈現(xiàn)出多樣化、復雜化的特點。在這種情況下，如何有效保證高校人事檔案信息準確、材料齊全，為單位、部門提供科學、規(guī)范的參考價值，為職工提供有效、便捷的服務，這是從事人事檔案工作人員必須面對和思考的問題。

1 收集歸檔材料的思想認識

檔案材料的收集、鑒別與歸檔工作的好壞，將直接影響到人事檔案管理工作的內在質量的檔案管理的效率。加強檔案管理，首先要明確人事檔案材料收集在人事檔案工作中處于特殊地位。

收集工作是人事檔案工作的首要環(huán)節(jié)。人事檔案工作分為收集、鑒別、整理、保管、利用、轉遞工作等環(huán)節(jié)，收集工作是首要環(huán)節(jié)①。人事檔案材料不是由人事檔案管理人員編寫形成的，而是產生于和干部有一定關系的各有關組織的現(xiàn)實工作中。將有關組織過去和新近形成的人事檔案材料收集到人事檔案管理部門，既是人事檔案工作的起點，又是貫穿于人事檔案工作始終的一項經常性工作?？梢哉f，沒有收集工作，便沒有人事檔案工作。

收集工作是人事檔案工作的基礎。人事檔案部門只有將人事檔案材料及時、全面、準確的收集起來，按《人事檔案整理工作細則》進行認真鑒別、整理，人事檔案信息資源才能得到開發(fā)和利用。（收集工作好比工業(yè)生產中的原材料供應，沒有足夠的符合質量的原材料，工業(yè)生產就不能進行。）從整理工作來看，如果是成套材料，收集不全就會給整理工作帶來很大困難，甚至無法進行整理。從保管工作來看，如果一個干部的檔案材料分散在幾個單位沒有收集起來，就無法做好集中統(tǒng)一保管工作。從利用工作來看就更為重要，如果材料收集不齊，就不能全面、準確地反映干部的真實面貌，就會給檔案的利用造成很大的不便。因此，收集工作是實現(xiàn)人事檔案集中統(tǒng)一管理的基本途徑。

2 建立健全人事檔案材料歸檔制度，嚴格執(zhí)行歸檔材料收集標準

以《人事檔案工作條例》、《關于人事檔案材料收集、歸檔暫行規(guī)定》等文件為主要依據，聯(lián)系實際，建立和健全適合高校人事檔案材料的收集管理制度，做到收集工作有法可依，有章可循②。對涉及人事檔案收集工作的人員進行不定期的專業(yè)培訓，保證檔案管理人員能及時了解和掌握最新人事檔案材料收集規(guī)定和有關變化，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務素質。按規(guī)定對歸檔材料做細致審核、鑒別、整理，做到取之有據。對一些確實不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的要退回形成材料的部門進行補辦，內容不實的重新填寫，確保歸檔材料內容齊全完整、手續(xù)完備。

3 歸檔材料的鑒別

人事檔案歸檔材料的鑒別是指依照一定的原則與規(guī)定，對收集起來的人事檔案材料進行甄別和價值鑒定，再根據它們的真?zhèn)魏蛢r值進行取舍，最后將具有保存價值的材料歸入檔案，把不應當歸檔的材料剔出銷毀或轉送其他部門予以處理的一項業(yè)務工作③。實踐證明，鑒別工作不但是對檔案進行系統(tǒng)管理的基礎和前提，也是保證人事檔案收集、整理、轉遞和利用工作質量的重要措施。針對每個人的實際情況，依照一定的規(guī)定和材料的利用價值，對各單位或個人送交的歸檔材料，進行鑒別，看它是否屬于歸檔材料的范圍，與個人檔案的現(xiàn)有材料內容是否重復。其次是看材料內容是否完整齊全、填寫是否規(guī)范，與個人檔案中的一貫記載是否一致。最后是審查整份材料的形成手續(xù)是否完備。經過鑒別對不符合歸檔要求的材料，要區(qū)別不同情況，依次采取轉出、退回、留存、銷毀等不同方式進行處理。

4 歸檔材料的精練與剔除

人事檔案的一個顯著特征，是卷內材料的遞增性。尤其是近年來隨著高校教育制度改革的不斷變化，人事管理工作出現(xiàn)了不少新情況、新問題，任免和工作調動頻繁，致使人事檔案材料增長迅猛，日益臃腫。這種狀況不僅困擾著人事檔案的科學管理和優(yōu)化服務，而且造成了許多不必要的人、財、物浪費，成為人事檔案管理部門的一個“累贅”。因此，檔案管理部門在收集材料歸檔時，應嚴格執(zhí)行《關于人事檔案材料收集、歸檔暫行規(guī)定》內容，認真甄別、審核，把握好尺度，做以適度剔除以控制歸檔材料的膨脹。如，剔除干部職務任免通知、職稱評審文件，只存與之相應的審批表、登記表；重份材料以及某些從本人檔案中摘錄的重復材料只存單份材料；各類考卷、戶口復印件等一些沒有實際利用價值不應歸檔的材料堅決剔除，有效地遏制材料的膨脹。

剔除人事檔案材料是個嚴肅的問題，應持慎重態(tài)度。首先，要認真鑒別，防止盲目剔除，造成內容上的缺失，尤其是一些特殊材料，如：證明工齡、出生年月等材料，除了保存最后結論材料，還要將一些輔助材料作為附件緊跟其后。其次，對不屬歸檔范圍而確應剔除的材料，應在剔除之前，征得人事檔案主管部門領導和上級有關部門的審核同意，并履行必要的備案手續(xù)。一般情況下，剔除的材料不應立即銷毀，應詳細登記，保留一定時間。最后，對不屬歸檔范圍的材料，有的還需要繼續(xù)保存相同的信息，應在剔除這些材料的同時，補充相應內容的材料歸檔。確保人事檔案信息的完整、齊全，做到剔除有據可依，有證可查。

5 把握材料形成規(guī)律，掌握收集工作的主動權

人事檔案材料產生于不同的部門，渠道繁多，涉及面廣。掌握人事檔案材料的形成規(guī)律和特點是提高收集工作效率的關鍵。首先建立以高校組織人事部門為主，其他職能部門和系部為輔的檔案收集渠道，明確各部門歸檔材料范圍，建立上交制度，變被動上交為主動上交。

在收集方式上，根據材料形成特點整批收集。如：進行評聘職稱、干部任免、表彰先進等工作都有統(tǒng)一發(fā)文。對這類材料收集時，先提供文件，按文件的不同單位，結合檔案材料歸檔的要求，整批整套收集。這樣做既可以保證材料的完整性，又可以避免缺失單人單份材料。

其次，按所在單位統(tǒng)一收集材料。這主要是針對年度考核、工資晉級等大批量歸檔材料，這類材料是每名在職職工每年都會產生的材料，具有一定的固定性和統(tǒng)一性。收集時可定期分小單位分別收集，這種收集方法對于按單位布局的檔案管理是非常有效的，更加方便快捷歸入個人檔案中，有效提高工作效率。

再次，對一些不定期產生的材料，及時掌握材料形成信息，拓寬收集渠道。對脫產進修、學習、考察人員的考核材料及學習成績單等材料，要特別予以關注，主動聯(lián)系相關人員，細致耐心地收集，防止內容的缺失，從材料搜集源頭上保證檔案內容的完整和真實性。

總之，做好高校人事檔案收集工作是檔案管理和利用的重要前提，是一項政策性強、艱苦細致的工作，要求人事檔案管理人員必須熟悉業(yè)務、信息靈通、堅持執(zhí)行有關制度，并做到手勤、口勤、腿勤，腦勤，充分發(fā)揮自己的主觀能動性，才能及時全面地做好人事檔案材料的收集工作。

參考文獻

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[2]張青玉.高校人事檔案材料收集中存在的問題與對策.紹興文理學院學報.2000.3.

[3]郭曄 姚丹丹.試論人事檔案的鑒別.蘭臺世界.2012.S2

作者簡介

屈俊華（1978-），女，陜西西鄉(xiāng)，現(xiàn)職稱：檔案助理館員，學歷：本科，研究方向：檔案管理。