探討檔案管理信息化的含義與發(fā)展趨勢

歐陽玉

【摘 要】自21世紀以來，人類社會已經步入到了一個信息化時代，電子技術、計算機技術、信息技術等應用的十分的廣泛，這也為社會經濟的發(fā)展打下了扎實的基礎。目前信息化技術已經被人們應用到各個行業(yè)當中，尤其是在檔案管理工作中應用的更加廣泛。本文通過對檔案信息化技術的相關內容進行簡要的介紹，討論了檔案管理信息的發(fā)展趨勢，以供參考。

【關鍵詞】檔案管理；信息化；發(fā)展趨勢

目前在我國社會經濟發(fā)展的過程中，檔案管理工作在其中有著十分重要的作用，它對企業(yè)重要的檔案信息進行了相關的控制管理。但是隨著檔案信息量的不斷增大，傳統(tǒng)的檔案管理工作也無法滿足企業(yè)單位檔案管理的需求。因此為了提高檔案管理的工作效率和質量，增強檔案信息的安全管理工作，我們就對其檔案管理的方法進行適當?shù)母倪M和完善，并且將信息化技術應用到其中，從而使其檔案管理信息化技術得到了有效的發(fā)展。

1.檔案信息化概述

近年來，信息技術已經被人們廣泛的應用在各個行業(yè)當中，這不僅有效的促進了社會經濟的發(fā)展，還提高了人們的工作效率。其中檔案作為人類社會發(fā)展過程中重要的組成部分，對其進行相應的控制管理，可以讓人們對相關的生產、工作的信息資料進行掌握，從而有利于人類社會的發(fā)展。目前，人們也已經將信息技術應用到檔案管理工作當中，進而使其檔案管理工作的質量和效率得到了進一步的提高。

1.1檔案

所謂的檔案是指我國機關、社會組織以及企業(yè)法人在政治、經濟、軍事以及宗教活動中，所直接形成有保存價值的信息資料。可見檔案的本質就是在社會發(fā)展過程中，人們對有保存價值的信息資料的控制管理。在社會發(fā)展的過程中，人們也可以通過對檔案的記錄、研究、分析，來對其檔案信息資源進行相應的管理。而且由于檔案和社會發(fā)展有著密切的關系，因此這也為社會的可持續(xù)發(fā)展提供了前提條件。

1.2檔案信息化分析

如今隨著科學技術的不斷發(fā)展，檔案管理工作也已經成為社會發(fā)展中重要的組成部分。然而由于傳統(tǒng)的檔案管理方法大多數(shù)都是采用人們工管理的手段，來對檔案信息資料進行管理，因此導致其檔案管理效率過大，工作質量較差。并且因為在我國檔案管理發(fā)展的過程中，人們對檔案管理相關的內容不夠了解，沒有健全的檔案管理制度，所以使得檔案管理不科學的現(xiàn)象逐漸增多，使其檔案管理工作在實際應用的過程中存在著較多的質量缺陷，進而影響了整個社會經濟的發(fā)展。為此，我們就將信息技術應用到檔案管理工作當中，使其檔案管理工程的安全性、效率以及質量都得到明顯的提高。

1.3檔案信息化概念

所謂的檔案信息化是指在檔案管理的過程中，相關技術人員將計算機技術、網絡信息技術等先進的科學手段應用到檔案資源管理當中，以確保檔案管理工作的效率和質量符合當前社會檔案管理的需求。此外，檔案信息化技術在實際應用的過程中，也可以采用相應的科學技術和管理理論，對相關的檔案信息進行收集、整理、保存以及利用。

1.4檔案信息化管理的作用

將傳統(tǒng)的檔案人工管理發(fā)展轉變?yōu)闄n案信息化，是當前檔案管理發(fā)展過程中的必然結構，這不僅有效的提高了檔案工作的效率和質量，還對檔案信息資料有著一定的安全保護作用，從而實現(xiàn)了檔案信息資料的信息化、數(shù)字化以及網絡化的管理，其中它的作用主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）文檔一體化，是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。

（2）歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據(jù)專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。

（3）檔案信息化建設是檔案工作在網絡時代的必由之路，是深化檔案社會化服務的必然要求。它是一項耗資大、要求技術含量高的業(yè)務建設。檔案信息化建設的終極目標是建立數(shù)字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統(tǒng)加工和計算機網絡的傳輸，實現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，最大限度地實現(xiàn)信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行，是一項耗資巨大、復雜的系統(tǒng)工程。

2.檔案信息化應遵循以下三個原則

（1）規(guī)范性原則：制定和實施檔案工作標準和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。實現(xiàn)館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館（室）藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應該堅持規(guī)范性原則，制定相應的標準、規(guī)范和法規(guī)。

（2）安全性原則：隨著數(shù)字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

3.檔案信息化發(fā)展

3.1趨勢分析

信息化對傳統(tǒng)檔案業(yè)務工作的變革影響。信息化條件下，檔案工作的載體對象發(fā)生了變化，使得傳統(tǒng)檔案的載體形態(tài)開始向數(shù)字化形態(tài)過渡，檔案管理的主要環(huán)境開始逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移。因而檔案工作的管理方法、管理理念、管理流程等多方面都發(fā)生了明顯的變化。

信息化催生了新的檔案業(yè)務工作模式。在信息化環(huán)境中，電子文件的出現(xiàn)及其管理給檔案工作帶來巨大的挑戰(zhàn)，以往以載體管理為主線進行的業(yè)務活動難于滿足管理需求，檔案管理工作必須隨之變化和調整，由此形成了一些新型的檔案業(yè)務活動，如各類檔案數(shù)字化業(yè)務、信息安全管理業(yè)務、電子文件的長久保存管理、信息系統(tǒng)開發(fā)等業(yè)務活動，都體現(xiàn)出強烈的信息化特點。

3.2檔案信息化將促進檔案工作標準規(guī)范體系的完善

信息化建設是一項涵蓋基礎設施、應用系統(tǒng)、信息資源、安全管理、標準規(guī)范和人才培養(yǎng)的系統(tǒng)性工程，檔案信息化也不例外。大量的經驗和教訓已經表明，檔案信息化需要尤其關注檔案業(yè)務的標準規(guī)范建設，檔案信息化工作的開展有賴于檔案管理乃至電子文件管理標準體系的建立與完善，這是檔案信息化工作的重點內容之一。

檔案信息化建設措施在當前信息管理過程中是主要的管理方式和控制手段。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化技術建設的過程中結合當前社會技術發(fā)展措施進行綜合處理與應用是當前檔案信息化建設的關鍵，更是提高其管理中的主要方式。

4.結束語

總而言之，在當前檔案信息化管理的過程中，其信息技術的應用，有效的提高了檔案信息管理工作的安全性、效率以及質量，解決了在傳統(tǒng)檔案管理過程中存在的問題。從檔案管理信息化的發(fā)展趨勢來看，雖然檔案信息化在實際用于的過程中，其信息技術應用得還不夠成熟，并且大多數(shù)人們對其并不重視，但是它有著良好的發(fā)展前景，相信在為了檔案信息化將會得到更加廣泛的應用。 [科]

【參考文獻】

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