文/方玉軍

一、收文要即時(shí)。就是說發(fā)文單位發(fā)了文件，收文單位馬上就能收到。過去講收文要及時(shí)，至于如何及時(shí)，沒有明說，我的理解就是要達(dá)到即時(shí)的程序。以前收發(fā)紙質(zhì)文件主要是通過郵局寄送，這樣一份文件輾轉(zhuǎn)相當(dāng)長的時(shí)間才能到達(dá)收件人手中，相當(dāng)緩慢，這個(gè)時(shí)候是談不上收文及時(shí)的。如今，自動(dòng)化技術(shù)廣泛應(yīng)用于辦公領(lǐng)域，很多單位通過相應(yīng)軟件制成電子公文并通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸，這幾乎是瞬間就能到達(dá)的。因此，在這樣的條件下講收文即時(shí)就變成現(xiàn)實(shí)了。作為收文人員一定要即時(shí)地收文，一刻也不能耽誤。那怎樣才能做到這一點(diǎn)呢？由于收文的不確定性和被動(dòng)性，作為文書人員必須親自靠上去，堅(jiān)持24小時(shí)值班制，不能怕苦怕累。其次，有條件的單位可以設(shè)置軟件提醒或手機(jī)短信提醒等。只有這樣才能保障公文的即時(shí)接收。

二、分清輕重緩急處理急件要件。在日常生活中收到的文件有些并不是很緊急很重要的，這樣的文件可以按正常的程序等待領(lǐng)導(dǎo)簽批。如果遇到特別緊急重大事情的文件就要及時(shí)呈領(lǐng)導(dǎo)簽批。那么哪些是特別重要的緊急文件呢？概括地說，就是那些與本單位密切關(guān)聯(lián)的，如重大人事調(diào)整；突發(fā)自然災(zāi)害造成人員財(cái)產(chǎn)傷害的安全事故等。一旦遇到以上這些事故，就要立即呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，一刻也不能耽誤。大量的實(shí)踐證明，分清輕重緩急，抓住主要矛盾，意義非常重要。這既避免事情耽誤，又能使領(lǐng)導(dǎo)從容應(yīng)對、簽批文件。如果事事都按急件辦理，則勢必牽扯領(lǐng)導(dǎo)大量精力，若都不著急則必然誤事。那怎樣才能分清這一點(diǎn)呢？這主要靠辦文人員的經(jīng)驗(yàn)，靠辦文人員依據(jù)具體事例做出的分析判斷等。由此可見，公文處理的提速增效主要是針對那些緊急重大事件而言，掌握了這一點(diǎn)也就等于做到了提速增效。

三、運(yùn)用各種快捷方式呈領(lǐng)導(dǎo)簽批文件。遇到緊急文件呈領(lǐng)導(dǎo)簽批時(shí)，如果領(lǐng)導(dǎo)正巧在辦公室，可以及時(shí)地請領(lǐng)導(dǎo)做出批示，如果領(lǐng)導(dǎo)不在怎么辦呢？這就需要辦文人員主動(dòng)通過各種方式聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)。好在如今通訊手段非常發(fā)達(dá)，只要不是非常保密的內(nèi)容都可以通過電話、手機(jī)、傳真或電子郵件等來告知領(lǐng)導(dǎo)。一般內(nèi)容簡短的，可直接電話告知；如果內(nèi)容比較復(fù)雜，可根據(jù)情況通過發(fā)傳真或發(fā)電子郵件的方式告知。一般地通過非正常的方式告知領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，作為辦文人員，一定要注意幾點(diǎn)：一是給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文件內(nèi)容時(shí)要講普通話、語速適中，保證領(lǐng)導(dǎo)聽明白，二是要抓住文件主要內(nèi)容簡要匯報(bào)。三是不要有過多顧慮，如怕影響領(lǐng)導(dǎo)休息或怕給領(lǐng)導(dǎo)添麻煩之類的錯(cuò)誤想法。記得當(dāng)年周總理收到林彪飛機(jī)墜亡的消息時(shí)已是深夜了，要不要告訴主席呢？深知主席作息規(guī)律的總理知道此時(shí)主席剛剛躺下，主席本來睡眠就不好，如果這時(shí)去找主席，肯定影響主席休息，但此事事關(guān)重大，如果不立即匯報(bào)就有可能引起諸多想象不到的后果。因此，權(quán)衡利弊，總理立即決定找主席匯報(bào)，主席在第一時(shí)間知道此事后迅速做出了批示。試想如果當(dāng)時(shí)總理不這樣做而是等主席睡醒后再告知那可能將是另一種后果。所以作為一名辦文人員一定要保持正常的心態(tài)，樹立一切是為了工作的理念，決不能因怕影響領(lǐng)導(dǎo)正常作息時(shí)間而延誤工作。還有一種情況，就是如果遇有新上任的領(lǐng)導(dǎo)，作為辦文人員還要立刻找出以前相關(guān)的材料以備領(lǐng)導(dǎo)參考。最后就是對于領(lǐng)導(dǎo)口頭做出的批示，要仔細(xì)聽清楚，迅速記錄下來，重要的事件可以重復(fù)一遍給領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，以保證領(lǐng)導(dǎo)的批示得以正確地貫徹落實(shí)。

四、及時(shí)落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批示。領(lǐng)導(dǎo)做出批示后，辦文人員就要立即落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批示，轉(zhuǎn)至相關(guān)部門辦理。在這里要注意幾點(diǎn)：一是距離較近的部門可以電話通知對方上門領(lǐng)取，并要其簽字，注明日期。二是距離遠(yuǎn)的可通過電話告知或發(fā)傳真或發(fā)電子郵件，發(fā)傳真或發(fā)電子郵件后一定要確認(rèn)對方收到才行，不要以為傳真或郵件發(fā)送成功對方就一定能收到。這樣的確認(rèn)并非多此一舉，而是一種高度負(fù)責(zé)任的體現(xiàn)。以上無論是電話告知還是傳真郵件等一定要提醒對方是緊急文件，必須引起對方高度重視。三是要定期及時(shí)催辦。日常生活中個(gè)別人員可能有種種原因忘記反饋了，因此，作為文書人員一定要認(rèn)真履職，及時(shí)催辦，決不能因?yàn)楹ε侣闊┗蚺碌米镉嘘P(guān)部門而不敢催辦，要明確這是工作，不是個(gè)人的私事。四是對領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)交代的事項(xiàng)要及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以免領(lǐng)導(dǎo)掛牽。