文/廣州市荔灣區(qū)第二人民醫(yī)院 蔡紅華

隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展，各醫(yī)院的醫(yī)療用房新建工程數(shù)量的不斷增加，伴隨項(xiàng)目形成的大量基建檔案成為醫(yī)院檔案工作的一個(gè)有機(jī)組成部分。筆者結(jié)合檔案管理實(shí)踐，對(duì)搞好基建檔案管理與利用談一些粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、基建檔案的作用

基建檔案是指在基建管理和基建工程活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體等材料，它既是建設(shè)過程的真實(shí)反映和記錄，又是建設(shè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)，也是單位維權(quán)的憑證和依據(jù)。

（一）醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院基建工程項(xiàng)目的真實(shí)反映

基建檔案記載了醫(yī)院工程建設(shè)的全過程，它是醫(yī)院建設(shè)工程活動(dòng)中形成的第一手材料，真實(shí)反映了醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的過程。通過醫(yī)院基建檔案，可以清晰地了解到不同時(shí)期、不同階段醫(yī)院基建工程的發(fā)展歷程，是醫(yī)院基建工程項(xiàng)目的真實(shí)反映，并為醫(yī)院今后規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供依據(jù)。

（二）醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院發(fā)展、維修、改建、擴(kuò)建工程的重要參考依據(jù)

基建檔案是對(duì)醫(yī)院發(fā)展和建設(shè)發(fā)揮著重要作用，規(guī)范、準(zhǔn)確的基建檔案特別是圖紙檔案是醫(yī)院發(fā)展、維修、管理、改建、擴(kuò)建工程的重要參考依據(jù)。近年來我院新建、改建、擴(kuò)建等工程項(xiàng)目連續(xù)不斷，基建檔案利用率不斷上升，特別是圖紙檔案。如放射機(jī)房改建工程，除對(duì)土建工程要求高，尤以放射防護(hù)屏蔽，必須按照國家標(biāo)準(zhǔn)與《輻射防護(hù)規(guī)定》的要求，保證醫(yī)護(hù)人員的職業(yè)照射與公眾所受的照射降低到可接受的水平。工程改建期間，工程技術(shù)人員查閱了大量的基建檔案，為工程進(jìn)行加固、防護(hù)及裝飾改建提供了依據(jù)。

（三）基建檔案的特點(diǎn)

醫(yī)院基建檔案是建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、報(bào)批、勘探、設(shè)計(jì)、施工、使用、修繕等過程中形成的檔案材料。由于項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)不同，形成的檔案材料也非常龐雜，應(yīng)認(rèn)真區(qū)別，妥善保管。基建檔案專業(yè)性很強(qiáng)，要保證基建檔案的完整齊全，必須做好整理、立卷、歸檔和提供利用工作，必須了解基建的全過程，收集每一環(huán)節(jié)的原始材料，其內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)部分：

1.醫(yī)院建設(shè)總體規(guī)劃部分。包括醫(yī)院總體規(guī)劃和建設(shè)規(guī)劃圖、現(xiàn)狀圖、文字說明以及土地使用、地形、地質(zhì)、測(cè)繪、建設(shè)規(guī)模等有關(guān)內(nèi)容的文書檔案和技術(shù)檔案的原始材料。

2.門診、住院樓建筑部分。包括房屋設(shè)計(jì)、施工、竣工圖紙和相關(guān)的文字說明材料以及各種統(tǒng)計(jì)材料。

3.公共建筑部分。包括辦公用房、食堂、鍋爐房等建筑圖紙和文字材料。

4.公用設(shè)施筑部分。包括給水、排水、供電、供熱、供氣、電訊等各種構(gòu)筑物、地上和地下管線，以及綠化、環(huán)保方面的材料。

確定一所醫(yī)院基建檔案建檔的范圍，要從實(shí)際出發(fā)，因地制宜，對(duì)建設(shè)中已經(jīng)形成的資料要盡量收集齊全及時(shí)分類歸檔，對(duì)正在形成的資料要及時(shí)收集整理確保完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)性。

三、基建檔案的管理模式

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好醫(yī)院基建檔案管理的關(guān)鍵

醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)往往把醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研檔案的積累歸檔放在首位，所從事的醫(yī)療教學(xué)和科研活動(dòng)中形成的資料成果有收集歸檔意識(shí)，對(duì)于其它檔案的管理往往重視不夠。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，認(rèn)識(shí)到基建檔案管理對(duì)醫(yī)院基礎(chǔ)工作的深遠(yuǎn)影響。如有檔案失真、散失、遺漏、損毀而影響基建檔案質(zhì)量的，應(yīng)追究有關(guān)人員的責(zé)任；制訂必要的規(guī)章制度，以確?；n案歸案齊全、完整；要經(jīng)常不斷地進(jìn)行監(jiān)督檢查，并使之經(jīng)常化、制度化。

（二）依據(jù)基建檔案的特點(diǎn)進(jìn)行分類管理

由于基建檔案形成的時(shí)間長(zhǎng)，在收集、整理、立卷過程中，首先應(yīng)進(jìn)行科學(xué)分類。醫(yī)院基建檔案可分為三大類：一是批件類。包括規(guī)劃批件、各種開工前的批準(zhǔn)文件，按材料形成先后順序排列；二是圖紙類。包括勘探報(bào)告、工程建筑結(jié)構(gòu)、暖通、給排水、電氣、醫(yī)用氣體等圖紙；三是變更類。包括設(shè)計(jì)變更、修繕改造。通過這三類的劃分，便于完善整個(gè)系統(tǒng)的查找。

（三）加強(qiáng)基建檔案的收集整理工作，確保檔案材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用

明確基建檔案的管理范圍，由專人負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，并把基建檔案的形成、積累、修補(bǔ)工作納入醫(yī)院基本建設(shè)管理體制和程序，作為醫(yī)院基本建設(shè)管理的一個(gè)重要組成部分。

（四）建立健全基建檔案管理機(jī)構(gòu)和必要的管理制度

醫(yī)院與科室之間既有分工又有合作?；茟?yīng)定期向醫(yī)院檔案室移交基建歸檔文件，醫(yī)院檔案室的人員也應(yīng)定期到基層指導(dǎo)立卷及收集整理工作。同時(shí)，基建檔案既要考慮檔案價(jià)值和利用價(jià)值的重要因素，又要兼顧檔案的完整性和和憑證性。首先，要做好醫(yī)院基建檔案的跟蹤收集，及時(shí)掌握基建檔案的變化情況，準(zhǔn)確地將有關(guān)變更情況及時(shí)落實(shí)到檔案之中，以保證醫(yī)院基建檔案完整、準(zhǔn)確、可靠。其次，要做好整個(gè)施工過程的歸檔，對(duì)歸檔的內(nèi)容、范圍形式和時(shí)間要逐一提出，明確要求，制定相應(yīng)的監(jiān)督、管理辦法，確保歸檔工作高質(zhì)量。

總之，基建檔案反映基建工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌，是基建工程項(xiàng)目的重要組成部分之一。它既為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改建、擴(kuò)建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展服務(wù)。因此，我們必須做好基建檔案建設(shè)及管理工作，把好質(zhì)量關(guān)，維護(hù)基建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，并不斷地提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，使基建檔案在提供利用中更好的發(fā)揮其作用，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供更好的服務(wù)。

[1]崔志剛.對(duì)醫(yī)院基建檔案管理的認(rèn)識(shí)[J].檔案管理.2010(3).

[2]沈麗嬌.如何提高醫(yī)院基建檔案的歸檔率[J].中國醫(yī)藥指南.2011,9(3).

[3]謝賜業(yè).醫(yī)院基建檔案資料收集應(yīng)注意的幾個(gè)個(gè)問題[J].現(xiàn)代醫(yī)院.2009,9（1）.