文/蘇州大學(xué) 程熙 羅瑩

一、前言

高等學(xué)校檔案是高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，高校檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，并且真實(shí)反映學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的過(guò)程，不僅具有原始性、憑證性，而且具有憑證、借鑒、參考和史料研究的作用，是學(xué)校自我認(rèn)識(shí)、自我總結(jié)提高、自我發(fā)展的依據(jù)之一，促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。

筆者認(rèn)為，“高校檔案館開(kāi)發(fā)檔案資源”可以表述為：高校檔案館檔案人員對(duì)高校檔案館中蘊(yùn)藏的有價(jià)值的信息進(jìn)行開(kāi)采發(fā)掘，廣泛組織信息交流，為全校師生及社會(huì)服務(wù)。高校檔案館開(kāi)發(fā)檔案資源一方面是將高校檔案信息由靜態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)信息，另一方面是將檔案工作由被動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)，實(shí)現(xiàn)多種形式、多種渠道提供高質(zhì)量、系統(tǒng)化檔案信息的目的，為社會(huì)各方面服務(wù)，充分發(fā)揮高校檔案館檔案資源的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

隨著我國(guó)教育事業(yè)的改革與發(fā)展，在信息化帶來(lái)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的新形勢(shì)下，高校檔案資源發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，對(duì)高校檔案資源的開(kāi)發(fā)勢(shì)在必行。因此，高校檔案館應(yīng)在正確定位的基礎(chǔ)上，運(yùn)用自身優(yōu)勢(shì)，彰顯自身特色，積極投入到檔案資源開(kāi)發(fā)的大潮中來(lái)，提高服務(wù)水平與服務(wù)質(zhì)量，提升信息服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)能力。

二、高校檔案館開(kāi)發(fā)檔案資源的重要意義

高校檔案館開(kāi)發(fā)檔案資源是高校檔案工作的發(fā)展與提升，同時(shí)，通過(guò)檔案資源的開(kāi)發(fā)，可以促進(jìn)高校檔案館整體工作向更高水平地飛躍。因此，大力開(kāi)發(fā)高校檔案館的檔案資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作以及社會(huì)需求服務(wù)，已成為各高校檔案工作面臨的重大課題。對(duì)高校檔案館的檔案資源開(kāi)發(fā)具有重要意義，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）為學(xué)校各項(xiàng)工作提供依據(jù)與憑證，開(kāi)創(chuàng)學(xué)校工作新局面

首先，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)決策提供依據(jù)。開(kāi)發(fā)高校檔案館的信息資源，將加過(guò)開(kāi)發(fā)加工的檔案信息傳送給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與有關(guān)職能部門(mén)，使他們?cè)谘芯亢驼莆拯h和國(guó)家方針、政策的同時(shí)，及時(shí)了解和分析本校的歷史，認(rèn)清當(dāng)前現(xiàn)狀，開(kāi)闊視野，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，從中尋求學(xué)校發(fā)展的基本過(guò)程和規(guī)律；綜合分析外部信息和內(nèi)部信息，預(yù)見(jiàn)未來(lái)，作出切實(shí)可行的科學(xué)決策，促進(jìn)學(xué)校工作的發(fā)展。其次，為教學(xué)管理、科學(xué)研究水平提高創(chuàng)造條件。將檔案信息資源傳輸給科研、教學(xué)人員，可以使他們掌握新成果，了解新動(dòng)向和發(fā)展趨勢(shì)，為他們提高科研、教學(xué)水平創(chuàng)造必要的條件。

（二）擴(kuò)散檔案信息，充分實(shí)現(xiàn)高校檔案信息價(jià)值

我們對(duì)檔案工作投入大量的人力、物力和財(cái)力就是為了通過(guò)對(duì)檔案館檔案資源的開(kāi)發(fā)，滿(mǎn)足各類(lèi)檔案用戶(hù)的需求，理清“貯藏與開(kāi)發(fā)是手段”與“利用服務(wù)是目的”的關(guān)系。由于檔案原件多是“孤本”，傳遞信息的功能較低，高校檔案館已然出現(xiàn)了“信息孤島”的趨勢(shì)。最大限度地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，將信息及時(shí)有效地傳輸出去，并可使檔案信息擴(kuò)散，使學(xué)校檔案資源的價(jià)值得到充分實(shí)現(xiàn)，解決檔案工作封閉與“信息孤島”帶來(lái)的隱患。高校檔案信息在一定層次上反映一個(gè)學(xué)校教育科學(xué)事業(yè)的最新成就和發(fā)展水平，具有信息量大、綜合性強(qiáng)、指導(dǎo)作用顯著地特點(diǎn)。它是重要的政治資源、經(jīng)濟(jì)資源與文化資源，一旦成為信息時(shí)代深化教育改革和促進(jìn)學(xué)?？萍歼M(jìn)步的動(dòng)力，將成為新時(shí)期強(qiáng)有力的生產(chǎn)力，在較大程度上發(fā)揮它的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

（三）為檔案宣傳教育提供生動(dòng)素材，全面提高檔案意識(shí)

利用被開(kāi)發(fā)的檔案信息資源著書(shū)立說(shuō)、演講報(bào)告、舉辦檔案展覽、開(kāi)展教育宣傳活動(dòng)，使更多的檔案信息被廣大師生員工利用，是對(duì)高校檔案工作最直接、實(shí)際、有力的宣傳。不僅可以啟迪思想，提高認(rèn)識(shí)，使他們從中獲取自己所需要的信息，而且可以增強(qiáng)他們的檔案意識(shí)，認(rèn)識(shí)到高校檔案是學(xué)?；顒?dòng)的歷史記憶，是高校文化的沉淀，充分調(diào)動(dòng)廣大師生的自覺(jué)性與積極性，使高校檔案館工作在“在生存中發(fā)展，在發(fā)展中生存”。

三、高校檔案館開(kāi)發(fā)檔案資源的保障措施

高校檔案館開(kāi)發(fā)檔案資源不能脫離高校檔案工作的現(xiàn)狀，需要根據(jù)本校檔案館的實(shí)際情況，從學(xué)校的建設(shè)、發(fā)展對(duì)檔案資源的需求出發(fā)，循序漸進(jìn)地開(kāi)展工作，避免人力、物力與財(cái)力地浪費(fèi)。高校檔案館開(kāi)發(fā)檔案資源是一個(gè)系統(tǒng)工程，主要包括：檔案信息的收集、檔案信息的編研開(kāi)發(fā)、檔案信息的輸出、檔案信息服務(wù)等環(huán)節(jié)，為使高校檔案館檔案資源開(kāi)發(fā)工作順利有序開(kāi)展，這需要高校相關(guān)職能部門(mén)的有機(jī)合作，可以歸納為以下幾個(gè)方面。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵

自2008年《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《辦法》）頒布以來(lái)，高等學(xué)校檔案工作步入了快速發(fā)展階段，高校檔案工作在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、檔案管理、檔案利用等方面得到較大改善，從近幾年的推廣情況來(lái)看，《辦法》在實(shí)際指導(dǎo)工作中具有有效的推動(dòng)作用?！掇k法》明確了分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長(zhǎng)負(fù)責(zé)檔案工作，即“校長(zhǎng)負(fù)責(zé)制”，并在第五條第二款規(guī)定：“將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展”。因此，在高校檔案館的信息資源開(kāi)發(fā)工作中，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)扮演好主導(dǎo)者、領(lǐng)導(dǎo)者、扶持者的角色。首先，做好整體規(guī)劃，有計(jì)劃、有重點(diǎn)、有目的地進(jìn)行檔案資源的開(kāi)發(fā)，將高校檔案館的檔案資源開(kāi)發(fā)工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃中。其次，建立經(jīng)費(fèi)保障機(jī)制，予以資金扶持，完善檔案館軟硬件設(shè)施，確保高校檔案館檔案資源開(kāi)發(fā)工作順利進(jìn)行。

（二）理念更新是先導(dǎo)

隨著時(shí)代的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步，使得傳統(tǒng)的思想和觀念成為制約和影響高校檔案館檔案資源開(kāi)發(fā)的重要因素，因此，開(kāi)發(fā)工作的最大阻力就是來(lái)自人們頭腦中原有的舊思想、舊觀念?？梢赃@么說(shuō)，檔案信息資源能否得到廣度與深度地開(kāi)發(fā)，很到程度上取決于人們思想解放的程度。因此，為了保證高校檔案館信息資源開(kāi)發(fā)地順利進(jìn)行，我們必須樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)、服務(wù)創(chuàng)新、信息共享的服務(wù)理念。

首先，樹(shù)立檔案價(jià)值新觀念，真正認(rèn)識(shí)到歸檔是過(guò)程，利用是目的，服務(wù)是手段，實(shí)現(xiàn)由“被動(dòng)服務(wù)”到“主動(dòng)服務(wù)”的轉(zhuǎn)變，最大限度地開(kāi)發(fā)檔案資源。其次，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的理念，克服因循守舊的思想，積極應(yīng)對(duì)信息技術(shù)帶來(lái)的挑戰(zhàn)，勇于接受新事物、新觀念、新知識(shí)，將新技術(shù)應(yīng)用于實(shí)際工作中，充分利用各種服務(wù)方式和服務(wù)手段（借閱服務(wù)、編研服務(wù)、咨詢(xún)服務(wù)、宣傳服務(wù)、報(bào)道服務(wù)、研究預(yù)測(cè)服務(wù)、檔案陳列和檔案展覽等），提高工作效率與效益。第三，樹(shù)立整體觀念、全局觀念，摒棄“檔案資源開(kāi)發(fā)危險(xiǎn)論”的狹隘思想，根據(jù)需要向全校師生及社會(huì)提供檔案資源，滿(mǎn)足檔案需求。

（三）檔案人才隊(duì)伍建設(shè)是基礎(chǔ)

馬克思列寧主義歷來(lái)認(rèn)為，人是生產(chǎn)力中最活躍并起決定作用的因素。高校檔案館人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)直接影響高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作的效率與質(zhì)量，提高高校檔案館人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)并不是一朝一夕的事情，因此我們必須腳踏實(shí)地，立足當(dāng)下，放眼未來(lái)，建設(shè)一支符合時(shí)代發(fā)展要求的、結(jié)構(gòu)合理的高校檔案館檔案人才隊(duì)伍。一方面提高現(xiàn)有檔案人員的綜合素質(zhì)，兼顧潛在后續(xù)人才的培養(yǎng)；另一方面，建立激勵(lì)保障機(jī)制，積極引進(jìn)專(zhuān)業(yè)化、高水平、復(fù)合型檔案人才。

其一，挖掘并提升現(xiàn)有高校檔案人員潛力與綜合素質(zhì)。目前檔案資源開(kāi)發(fā)已經(jīng)深入到知識(shí)單元之中，沒(méi)有一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，如檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)知識(shí)及其相關(guān)學(xué)科的圖書(shū)館學(xué)、情報(bào)學(xué)、文獻(xiàn)編纂學(xué)、古漢語(yǔ)學(xué)、方志學(xué)、歷史學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)等知識(shí)，開(kāi)發(fā)檔案資源只能是“紙上談兵”。因此，需要通過(guò)繼續(xù)教育、在職培訓(xùn)等教育方式，為檔案人員“充電”，使其系統(tǒng)掌握檔案理論知識(shí)與先進(jìn)技術(shù)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升自身潛力。其二，建立激勵(lì)保障機(jī)制，積極引進(jìn)專(zhuān)業(yè)化、高素質(zhì)、復(fù)合型人才。高校檔案館工作者的知識(shí)與能力畢竟是有限的，高校檔案館應(yīng)積極引進(jìn)人才，調(diào)動(dòng)校內(nèi)、外相關(guān)專(zhuān)家學(xué)者的積極性，建立一支具備檔案專(zhuān)業(yè)化服務(wù)理念、知識(shí)、方法和技能的專(zhuān)業(yè)化檔案人才隊(duì)伍，充分發(fā)揮“智囊團(tuán)”的作用，并采用目標(biāo)管理方法、經(jīng)濟(jì)方法和激勵(lì)方法，共管齊下，使他們留得住、扎得下。當(dāng)然，這是一項(xiàng)長(zhǎng)久的計(jì)劃，不可能一蹴而就，必須循序漸進(jìn)，穩(wěn)步開(kāi)展。

另外，加強(qiáng)對(duì)用戶(hù)信息能力的培訓(xùn)也是必要的手段。幫助信息用戶(hù)得到他們想要的信息，并且使信息能夠真正為用戶(hù)所用，保證用戶(hù)與信息內(nèi)容之間交互的順暢進(jìn)行，這也是檔案館人員應(yīng)盡的責(zé)任。但如果用戶(hù)缺乏一定的信息檢索能力，那么在一定程度上也會(huì)影響檔案館檔案資源開(kāi)發(fā)的充分性、可理解性與可利用性。因此，積極開(kāi)展對(duì)用戶(hù)的檔案資源開(kāi)發(fā)的意識(shí)與能力的培養(yǎng)是檔案資源開(kāi)發(fā)的重要環(huán)節(jié)。

（四）采用現(xiàn)代化技術(shù)手段是前提

計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展為高校檔案館開(kāi)發(fā)檔案資源提供了全新的方式與手段，為高校檔案館帶來(lái)了前所未有的發(fā)展機(jī)遇。高校檔案館應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，積極運(yùn)用新技術(shù)，改變單一的服務(wù)方式，提高服務(wù)水平與服務(wù)質(zhì)量。

首先，全面實(shí)現(xiàn)高校檔案館的數(shù)字化，改變手工操作的服務(wù)方式。目前，我國(guó)大多數(shù)高校檔案館的服務(wù)仍是手工操作，這種服務(wù)方式不僅造成信息查找工作效率極其低下，而且也是檔案系統(tǒng)易用性差的一個(gè)重要原因。在館藏資源數(shù)字化的進(jìn)程中，要本著利用優(yōu)先、分步實(shí)施的原則，優(yōu)先對(duì)珍貴照片檔案、音像檔案、重要紙質(zhì)檔案資源的數(shù)字化，采集文件目錄數(shù)據(jù)，建立文件級(jí)與全宗級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，在資金充裕的情況下，實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化，全面形成檔案基礎(chǔ)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。提升檔案資源開(kāi)發(fā)服務(wù)能力與服務(wù)水平。

其次，積極利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)展平臺(tái)與各種應(yīng)用軟件，對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行必要的加工與改進(jìn)，拓寬交流渠道，便于檔案資源在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上傳輸與共享，充分實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的輻射作用。并且加強(qiáng)檔案館、室之間的合作，打破條塊分割，改變各自為政的局面；加強(qiáng)本校檔案館與其他院校檔案館之間的館際合作，實(shí)現(xiàn)信息共享；加強(qiáng)高校檔案館與外界的聯(lián)系，開(kāi)展高校信息咨詢(xún)服務(wù)、宣傳服務(wù)、報(bào)道服務(wù)與研究預(yù)測(cè)服務(wù)，滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)檔案資源的需求。

（五）加強(qiáng)特色化檔案資源開(kāi)發(fā)

目前有些高校檔案館面臨著檔案資源短缺的情況，特別是缺乏具有本校特色的檔案資源。因此，高校檔案必須有的放矢，有針對(duì)性地加大對(duì)本校、本館特色化檔案資源的開(kāi)發(fā)與服務(wù)。認(rèn)真整理、編研開(kāi)發(fā)反應(yīng)高校歷史面貌、發(fā)展歷程的檔案資源，如高校歷史沿革檔案（學(xué)校名稱(chēng)、校址、歷任領(lǐng)導(dǎo)、校友資料、機(jī)構(gòu)院系設(shè)置、重要人物來(lái)訪、捐贈(zèng)題詞等），教學(xué)科研檔案（科技專(zhuān)著、學(xué)術(shù)論文、教學(xué)教材、科研成果扥），學(xué)生檔案資源（學(xué)生基本信息、有特殊才華及突出貢獻(xiàn)學(xué)生的材料存檔等）。在此基礎(chǔ)上，建立特色化高校檔案網(wǎng)站，開(kāi)設(shè)特色檔案欄目，通過(guò)介紹反應(yīng)本校人文、歷史、教學(xué)等信息，顯示本館館藏不同之處，加強(qiáng)用戶(hù)對(duì)本館的感性認(rèn)識(shí)，提升檔案服務(wù)。

例如蘇州大學(xué)檔案館在特色化、個(gè)性化檔案資源開(kāi)發(fā)方面已經(jīng)取得一定進(jìn)展，蘇州大學(xué)檔案館網(wǎng)站掛靠蘇州大學(xué)網(wǎng)站，開(kāi)設(shè)“檔案館概況”“檔案編研”“信息查詢(xún)”“蘇大年鑒”“蘇大校史”“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”六大欄目，其中，“檔案編研”欄目下開(kāi)設(shè)“獲獎(jiǎng)科研成果”“檔案展覽”等子欄目，詳細(xì)列舉了蘇州大學(xué)歷年科研獲獎(jiǎng)情況及教學(xué)獎(jiǎng)勵(lì)情況；“蘇大年鑒”欄目提供歷年年鑒全文；“蘇大校史”欄目提供校史資料、在線校史館、校史老照片等資料，為瀏覽者全面展示蘇大歷史概況及相關(guān)資料。最具有特色的是，蘇州大學(xué)主頁(yè)上開(kāi)始“歷史上的今天”欄目，詳細(xì)列舉了確定日期內(nèi)，學(xué)校自建校以來(lái)的所有大事記，有利于瀏覽者全面了解本校歷史。同時(shí)，網(wǎng)站還設(shè)有“蘭臺(tái)動(dòng)態(tài)”“相關(guān)下載”邊欄，并且實(shí)現(xiàn)與中國(guó)教育科研網(wǎng)、南京大學(xué)檔案館、山東大學(xué)檔案館、北京大學(xué)檔案館、清華大學(xué)檔案館、云南大學(xué)檔案館、廈門(mén)大學(xué)檔案館、吉林大學(xué)檔案館進(jìn)行連接導(dǎo)航，使用戶(hù)可以更大范圍的選擇與獲取信息，打通用戶(hù)的信息獲取渠道。

信息時(shí)代的到來(lái)，為高校檔案館的檔案資源價(jià)值的實(shí)現(xiàn)提供了良好的客觀條件，高校檔案工作者應(yīng)充分利用這一有利條件，通過(guò)主觀努力，實(shí)現(xiàn)檔案資源在廣度、深度上地進(jìn)一步開(kāi)發(fā)，把檔案服務(wù)提高到一個(gè)新的水平來(lái)，為高校的發(fā)展以及社會(huì)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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