文/長春市熱力（集團）有限責(zé)任公司 李曉玲

人事檔案是企業(yè)員工成長最為真實與有效的記錄，同時，它是對員工進行正確認(rèn)識和客觀評價的主要依據(jù)，通過人事檔案，用人單位能夠更為真實、客觀的了解員工的過去、深入分析其性格特點與工作優(yōu)勢，進而為用人單位的人才選拔提供第一手有效資料?；诖?，人事檔案的管理工作極為重要，尤其是在經(jīng)濟、技術(shù)迅速發(fā)展的今天，用人單位的需求發(fā)生了較大改變，對人事檔案的管理工作提出的更高的要求。人事檔案的管理只有適應(yīng)社會發(fā)展的需要，不斷創(chuàng)新管理技術(shù)與管理方式，才能夠緊跟時代步伐、發(fā)揮其最大效益，更好的為用人單位服務(wù)。

一、人事檔案管理信息化

人事檔案管理信息化的實現(xiàn)是現(xiàn)代人事檔案管理工作的核心，也是提高我國人事檔案管理水平的必由之路。現(xiàn)階段，計算機和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展為檔案管理提供了更為廣闊的發(fā)展空間，復(fù)雜、繁瑣、雜亂無章的人工式人事檔案管理已經(jīng)被科學(xué)的信息化檔案管理所取代，充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，有效的發(fā)揮檔案的重要價值是現(xiàn)階段檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)。信息化，即數(shù)字化，就是將所有有價值的人事檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C能夠識別的二進制數(shù)字符號，充分利用檔案信息化管理將原有的庫藏資源和新歸檔資料進行加工并提煉，并將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息的過程。人事檔案的信息化管理是我國檔案管理領(lǐng)域的一項嶄新變革，其對我國檔案管理工作產(chǎn)生著極為深遠(yuǎn)的影響?！度珖鴻n案建設(shè)“十五”計劃》將信息化和現(xiàn)代化的檔案管理工作作為戰(zhàn)略重點，且“計劃”明確規(guī)定了“十五”期間我國檔案建設(shè)的重要任務(wù)，即加快我國人事檔案的信息化建設(shè)；加快現(xiàn)有人事檔案的數(shù)字化進程；在檔案管理網(wǎng)絡(luò)化和信息化方面取得進展?；诖耍覈耸聶n案管理機構(gòu)應(yīng)立足自身，逐漸實現(xiàn)我國檔案管理工作的信息化，并通過多種形式培養(yǎng)能夠勝任檔案管理信息化工作的檔案管理人才、技術(shù)操作與技術(shù)維護人才。

現(xiàn)代化管理設(shè)備，適合人事檔案管理部門的管理軟件是人事檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化的重要基礎(chǔ)。人事檔案建設(shè)的信息化主要是指在信息化迅速發(fā)展的今天，在檔案管理的活動中系統(tǒng)與全面的運用現(xiàn)代信息技術(shù)，進而對人事檔案信息資源進行數(shù)字化的管理與運用。在信息化迅速發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)化日益普及的今天，對人事檔案進行信息化與網(wǎng)絡(luò)化的管理對人事檔案管理效率與水平的提高具有重要的現(xiàn)實意義。

二、人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

現(xiàn)代計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展與普及為人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化奠定了良好基礎(chǔ)，建立并開發(fā)人事檔案管理網(wǎng)站，使各級各類的管理通過計算機與互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案資料與數(shù)據(jù)共享，從而提高我國檔案信息的接受與傳遞效率。電子計算機和現(xiàn)代通訊技術(shù)的有效結(jié)合，實現(xiàn)了人事檔案信息分享與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化。現(xiàn)代通訊技術(shù)的廣泛發(fā)展使得終端設(shè)備可通過通訊線路等方式與計算機相連結(jié)，進而形成龐大的計算機網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)，使人事檔案管理部門的計算機成為一個網(wǎng)絡(luò)的結(jié)點，再將上述的結(jié)點與終端連結(jié)，進而實現(xiàn)人事檔案資源共享的最終目的，這是我國人事檔案管理的發(fā)展目標(biāo)與趨勢。

隨著社會的飛速發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的更新，人事檔案管理模式也應(yīng)隨著時代的變化不斷發(fā)展，豐富多樣的檔案資料需要利用高科技等手段，通過互聯(lián)網(wǎng)的管理方式以實現(xiàn)信息資源的利用和共享，進而為社會與用人單位提供更為豐富化、便捷化、信息化的檔案管理服務(wù)。

三、人事檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化的重要意義

充分利用計算機與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)等手段對提高人事檔案管理工作的真實性、全面性與時效性意義重大，與我國的人事檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化為主要突破口對人事檔案管理方式進行改革，是現(xiàn)階段我國人事檔案管理工作面臨的重要挑戰(zhàn)。順利實現(xiàn)人事檔案信息化管理對我國檔案管理部門而言具有如下重要意義：其一，人事檔案的信息化與網(wǎng)絡(luò)化管理有助于將人事檔案更好的貢獻，有助于實現(xiàn)人事檔案管理的主要職責(zé)，即為有關(guān)部門提供及時、科學(xué)的人事資源信息，使用人單位與組織能夠直觀、快捷的了解并掌握單位的人力資源狀況；其二，人事檔案的信息化與網(wǎng)絡(luò)化管理有助于提高人事檔案信息的使用價值。通過電子信息庫等方式對企業(yè)員工的人事檔案進行查閱，不僅提高了人事檔案的利用率，且最大限度的保護傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，避免其受到不必要的損害；其三，人事檔案的信息化與網(wǎng)絡(luò)化管理有助于保障人事檔案信息的真實性和時效性。此種管理方式可以使人事檔案的管理與存放更加系統(tǒng)與規(guī)范，便于查閱和利用；其四，人事檔案的信息化與網(wǎng)絡(luò)化管理有助于提高人事工作的運轉(zhuǎn)速度，在企業(yè)管理者與干部進行選拔和任用的過程中，信息庫的廣泛運用可使領(lǐng)導(dǎo)直接查閱候選人的基本信息，從而保證了人事信息資料的完整性，極大的提高了工作效率與運轉(zhuǎn)速度。

四、實現(xiàn)人事檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)注意的問題

首先，加強對人事檔案真實性與原始性的認(rèn)定與管理。傳統(tǒng)的人事檔案為紙質(zhì)文件，檔案管理者可通過形式的原始性來確認(rèn)檔案內(nèi)容的原始性與真實性，但現(xiàn)代電子文件的內(nèi)容和形式是相對獨立的，缺乏固定形式，進而，在信息錄入時，應(yīng)對檔案中的有關(guān)信息進行全面與認(rèn)真的審核。檔案管理者可通過電子信息的加密技術(shù)、身份驗證和簽署技術(shù)等來提高人事檔案電子文件的真實、可靠性。

其次，根據(jù)實際工作、制定人事檔案信息化的相關(guān)規(guī)定。為了更好的防止人事檔案管理工作中出現(xiàn)的隨意性與盲目性，管理者應(yīng)結(jié)合工作的實際需要，從管理、業(yè)務(wù)與技術(shù)等三個主要方面提出完善與系統(tǒng)的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程，以確保人事檔案信息化管理過程中數(shù)據(jù)的真實、準(zhǔn)確、規(guī)范和統(tǒng)一。

第三，加強對電子檔案的歸檔管理。人事檔案管理部門應(yīng)加強對本單位文件的積累、鑒定與歸檔工作，并建立相應(yīng)的督導(dǎo)制度以保障本單位人事檔案的真實性、安全性、完整性與可讀性。

第四，嚴(yán)肅人事檔案管理紀(jì)律、保障人事檔案的管理安全。在人事檔案信息化與網(wǎng)絡(luò)化管理過程中，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)肅檔案管理紀(jì)律，并嚴(yán)格執(zhí)行網(wǎng)絡(luò)信息的保密協(xié)議，嚴(yán)禁處理檔案信息的計算機與網(wǎng)絡(luò)連接，以保障單位人事檔案的安全。

第五，提高檔案管理人員的安全意識，加強人事檔案信息的安全保障。檔案管理部門應(yīng)增強檔案管理人員的信息安全意識，提高檔案安全防護技術(shù)，以防止檔案泄露等不安全事件的發(fā)生。

五、小結(jié)

總而言之，人事檔案的信息化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的主流趨勢，同時，它也是加強我國人事檔案管理水平的必由之路?；诖?，我國人事檔案管理部門應(yīng)快速改革檔案管理方法，緊隨時代潮流，為廣大干部、職工提供最為優(yōu)質(zhì)與便捷的檔案管理服務(wù)。

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