摘要：目前，改善西部高職院校照片檔案不被重視，管理混亂，毀損丟失嚴(yán)重的狀況，應(yīng)抓好檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)宣傳，強(qiáng)化照片檔案意識；理順照片檔案管理機(jī)制，建立健全管理制度；設(shè)立專項經(jīng)費，保障照片檔案管理條件優(yōu)良；加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)，提高專業(yè)管理水平；采取專項突擊措施，抓好老照片“搶救”工作。

關(guān)鍵詞：高職院校；照片檔案；加強(qiáng)管理；對策

中圖分類號：G278.6 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1000-8772（201 3）09-0235-02

高職院校照片檔案以獨特的影像形式記錄著學(xué)校從事教育教學(xué)、科技研究、管理服務(wù)及其他社會實踐活動過程。它是高職院校在各個歷史時期、重大歷史變革中的某一事件、某項成果或重大活動的歷史記錄。它同文字檔案一樣是高職院校檔案資料的重要組成部分。本文以四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡稱“四川職院”）為例，分析研究西部高職院校照片檔案管理現(xiàn)狀及問題，思考和探索加強(qiáng)西部高職院校照片檔案管理對策措施，對于切實抓好西部高職院校檔案管理具有重要的促進(jìn)作用。

一、高職院校照片檔案管理的現(xiàn)狀與問題

（一）高職院校發(fā)展期雖短，但照片資料相當(dāng)豐富

就拿四川職院來說，它同我國大多數(shù)高職院校一樣，是在1999年全同教育工作會議后，根據(jù)中央關(guān)于“大力發(fā)展高等職業(yè)教育”的工作要求，由原川北教育學(xué)院（成人高校）和相鄰的國家級重點普通中專原四川省農(nóng)業(yè)機(jī)械化學(xué)校（后又稱四川省機(jī)電工程學(xué)校），于2002年聯(lián)合組建起來的。在這短短的十余年發(fā)展歷程中，卻經(jīng)wlA7l7V/AyYr9qpimQA9XZcVXnrfStiwDd+tKFyfbSw=歷了組建新校、新老校區(qū)變遷、教學(xué)水平評估、辦學(xué)規(guī)模大發(fā)展、高職示范建設(shè)等重大的歷史事件，留下了許許多多十分珍貴的照片資料。這些照片資料不僅有通過膠片記錄形成的紙質(zhì)照片，還有數(shù)量較大的數(shù)碼新技術(shù)形成的電子照片。其內(nèi)容主要有以下類型：（1）記錄上級領(lǐng)導(dǎo)來校視察、參觀、督查、調(diào)研；國內(nèi)外知名學(xué)者、專家或兄弟學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)來校講學(xué)、交流訪問的照片。（2）記錄學(xué)校重大事件、會議、活動，如建校典禮、新校區(qū)工程奠基、校慶、黨代會、教代會、團(tuán)（學(xué)）代會、學(xué)術(shù)年會、軍訓(xùn)表演、運動會、畢業(yè)典禮、重大文化活動的照片。（3）記錄學(xué)校教學(xué)活動、科研成果，如教學(xué)評估、教學(xué)督導(dǎo)、觀摩交流、國際交流合作、外教課堂、實驗室、基地建設(shè)、教學(xué)創(chuàng)新成果、學(xué)生社會實踐活動等照片。（4）記錄學(xué)校不同時期校園文化建設(shè)，如校園規(guī)劃圖、典型建筑、校友捐建工程、文化藝術(shù)工程等。（5）記錄學(xué)校業(yè)績、德育成就的照片，如全國性、全省性、行業(yè)類評估評優(yōu)、示范建設(shè)、科技創(chuàng)新及社會服務(wù)成果、專業(yè)技能大賽、創(chuàng)業(yè)大賽、教學(xué)競技、文體比武、歌手大賽、勞動模范、先進(jìn)獎勵等。（6）其他具有保存和利用價值的照片資料，如歷任校級領(lǐng)導(dǎo)集體照、歷屆畢業(yè)生合影照片、老校區(qū)舊貌、新校區(qū)全貌等。

（二）西部高職院校照片檔案意識淡薄，管理混亂

目前，相當(dāng)部分西部高職院校檔案主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人及管理人員，還有不少干部和教職工，由于對國家檔案管理及照片檔案管理規(guī)范等法律法規(guī)的學(xué)習(xí)不夠深入，加之傳統(tǒng)檔案意識的影響，片面認(rèn)為學(xué)校檔案主要是指有保存和使用價值的紙質(zhì)資料，而照片檔案僅僅是紙質(zhì)檔案的附屬，是紙質(zhì)檔案的旁證和補(bǔ)充，存不存檔無關(guān)緊要。因而，在學(xué)校檔案管理工作中，只注重紙質(zhì)檔案的管理，忽視照片檔案管理。有的部門負(fù)責(zé)人及工作人員，為方便自己使用照片資料，不愿意及時將具有保存和使用價值的照片統(tǒng)一收集歸檔。如四川職院的照片資料，從建校至今仍分別留存在學(xué)校黨委宣傳部、黨辦、校辦（外事辦）、基建處、招生就業(yè)處、科研處、教務(wù)處及相關(guān)教學(xué)系部或拍攝職工手中，未曾統(tǒng)一收集、鑒定、立卷、歸檔。

（三）西部高職院校照片檔案資料毀損、遺失嚴(yán)重

從四川職院分散存放在相關(guān)部門及教職工手中的照片檔案資料現(xiàn)狀上看，目前存在兩個問題：一是照片資料毀損嚴(yán)重，有的已失去保存和使用價值。由于相關(guān)部門的照片檔案沒有專人管理，常常存放在辦公室的紙盒里或辦公桌的抽屜中，天長日久有的發(fā)黃變色，有的或相互粘連成塊，無法使用。二是照片資料遺失較多，有的已造成無法彌補(bǔ)的損失。在有的部門負(fù)責(zé)人及工作員職位升遷、工作調(diào)動或退休等原因，進(jìn)行辦公室搬遷時，由于時間緊，來不及仔細(xì)清理鑒別照片資料，從而會將部分紙質(zhì)照片和膠片隨舊書廢紙賣出去，有意無意地造成照片檔案丟失；有的數(shù)碼照片，也因更換、維護(hù)電腦，或轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)時不慎而造成損壞和遺失。還有因借用照片登記歸還制度不健全。用后沒及時歸還而丟失。由此可見，加強(qiáng)照片檔案管理已成為西部高職院校檔案管理中一項必須重視的工作。

二、加強(qiáng)西部高職院校照片檔案管理的必要性

首先，改善西部高職院校照片檔案管理混亂狀況，解決照片檔案資料毀損遺失問題，迫切需要加強(qiáng)管理。隨著現(xiàn)代電子信息技術(shù)的廣泛普及與應(yīng)用，利用電子攝影技術(shù)記錄和反映高校改革發(fā)展的重大事件、重要活動和重大成果的照片資料，將會越來越多。若西部高職院校照片檔案長期得不到重視、管理混亂狀況得不到改善，定將加劇照片檔案資料存在的毀損丟失的嚴(yán)重問題，導(dǎo)致高校檔案事業(yè)的不平衡發(fā)展，影響西部高職院校檔案工作的全面達(dá)標(biāo)升級。因此，西部高校檔案工作的上級主管部門，高職院校主管領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，應(yīng)高度重視學(xué)校照片檔案管理，將照片檔案作為學(xué)校檔案的重要組成部分，將照片檔案工作納入學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展序列統(tǒng)一管理目標(biāo)，統(tǒng)一檢查督查、統(tǒng)一驗收考核，力爭使照片檔案管理混亂和照片毀損丟失狀況盡快改善。

其次，發(fā)揮西部高職院校照片檔案的功能作用，也必須加強(qiáng)管理。學(xué)校照片是以真人、真事、真景、真物為依據(jù)，及時記錄和反映教學(xué)科研、管理服務(wù)、師生活動的圖像文件，記錄了大量反映學(xué)校歷史發(fā)展變化的真實場景，具有令人信服的歷史憑證和查考作用。從某種意義上來說，用文字記錄形成的檔案不如照片檔案那樣給人以直觀的感覺。有些事件如果通過文字記述有時很難講清楚，但是如果通過一組照片和簡短的文字說明，就會達(dá)到內(nèi)容明確、形象鮮明、印象深刻的效果。照片檔案不僅具有獨特的歷史記憶和情景再現(xiàn)功能，而且其價值作用也相當(dāng)廣泛。它既可作為查考、研究、處理問題的依據(jù)，也可作為宣傳教育的重要工具。它既是反映高職院校改革發(fā)展的重要載體，也是校同文化得以傳承的重要渠道。要發(fā)揮好照片檔案的功能作用，客觀需要西部高職院校加強(qiáng)照片檔案的管理，切實做到照片檔案收集及時、完整，保管完好無損，否則將使照片檔案失去應(yīng)有的價值作用。

三、加強(qiáng)西部高職院校照片檔案管理對策的思考

（一）開展檔案法規(guī)學(xué)習(xí)宣傳，強(qiáng)化照片檔案意識

針對西部高職院校照片檔案管理意識淡薄，不重視照片檔案管理的現(xiàn)狀，應(yīng)在當(dāng)前集中一段時間，組織教職員工，尤其是學(xué)校檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)及其相關(guān)管理人員，廣泛開展以《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部第27號令），以及《照片檔案管理規(guī)范》（國標(biāo)GB/T 11821-2002）等為主要內(nèi)容的檔案法規(guī)學(xué)習(xí)宣傳活動。讓教職員工明確學(xué)校檔案不僅包括有保存價值的文字檔案，同時還包括有保存價值的照片檔案，照片檔案與文字檔案同等重要。樹立正確的檔案管理意識和法律觀念，自覺按照國家檔案法律法規(guī)要求，共同推進(jìn)學(xué)校照片檔案的規(guī)范管理。

（二）理順照片檔案管理機(jī)制，建立健全管理制度

針對西部高職院校照片檔案“誰有誰存，誰用誰管”的管理混亂狀況，應(yīng)根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》及相關(guān)檔案法律法規(guī)的要求，理順管理機(jī)制，將有保存價值的照片檔案歸口到學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理。同時建立健全《學(xué)校照片檔案隊伍建設(shè)制度》《學(xué)校照片檔案收集歸檔制度》《學(xué)校照片檔案借用歸還制度》以及學(xué)校照片檔案工作的專項檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗收照片檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識，使西部高職院校照片檔案管理混亂狀況，力爭在近幾年內(nèi)有明顯改善。

（三）設(shè)立專項經(jīng)費，保障照片檔案管理條件優(yōu)良

由于傳統(tǒng)照片檔案是以相紙、膠片等材料為載體；當(dāng)今的數(shù)碼照片是以數(shù)字形式存儲于磁盤、光盤中，依賴計算機(jī)系統(tǒng)閱讀處理。因而，對其保存管理的條件要求較高。學(xué)校應(yīng)設(shè)立聲像、電子檔案管理專項經(jīng)費，用于建立聲像、電子檔案等特殊載體檔案的專用庫房，配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設(shè)施，確保學(xué)校照片檔案不變形變脆、不粘連破損、不褪色變質(zhì)、無霉斑、無損壞。

（四）加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)，提高專業(yè)管理水平

抓好西部高職院校照片檔案管理工作，關(guān)鍵是隊伍建設(shè)。首先，應(yīng)在學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置照片檔案管理崗位負(fù)責(zé)管理照片檔案；在學(xué)校黨辦、宣傳部、招生就業(yè)處、教務(wù)處、學(xué)工部（團(tuán)委）、外事辦、工會等重要部門設(shè)立照片檔案兼職管理員，通過《學(xué)校照片檔案隊伍建設(shè)制度》明確崗位職責(zé)，及時做好照片檔案收集歸檔工作。其次，要抓好專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)。由于照片檔案管理有特定的技術(shù)要求和管理規(guī)范，西部高職院校檔案工作的上級管理機(jī)關(guān)或高校檔案行業(yè)學(xué)會，應(yīng)通過組織舉辦短期培訓(xùn)班或委托有條件的高校舉辦網(wǎng)絡(luò)教育，開展“聲像、電子檔案管理技術(shù)培訓(xùn)”，提升管理人員的專業(yè)技術(shù)能力，較好地適應(yīng)西部高職院校照片檔案管理工作的實際需要。

（五）采取專項突擊措施，抓好老照片“搶救”工作

針對部分西部高職院校分散存放在各部門及相關(guān)人員手中的照片檔案資料，還會因管理不善繼續(xù)發(fā)生損壞和丟失的情況，有關(guān)學(xué)校應(yīng)立即動手，制定專項措施或?qū)ｉT操作規(guī)程，抽調(diào)人員，集中一個時間，對現(xiàn)有的照片檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一收集、鑒定整理、立卷歸檔，避免照片檔案資料損失繼續(xù)擴(kuò)大。參考文獻(xiàn)：

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（責(zé)任編輯：王蘭爽）