鄧玉芳

【摘 要】本文主要闡述了企業(yè)開發(fā)和利用檔案管理的主要性。對其進行合理的開發(fā)、利用，實現(xiàn)檔案信息化，對各類信息資源進行分類、分析，加以提取并利用，既能提高檔案的利用效率，又能降低檔案管理的成本，還能為企業(yè)和社會提供優(yōu)質(zhì)的服務，可謂一舉多得。

【關(guān)鍵詞】信息化；檔案管理；重要性

當今世界已步入了信息時代，信息化革命的浪潮以不可阻擋之勢席卷全球，信息資源開發(fā)利用水平的高低已成為衡量一個國家強盛程度的重要標志。作為國家信息資源的組成部分——檔案信息資源順應歷史潮流，積極置身于社會主義市場經(jīng)濟主戰(zhàn)場。因此，檔案信息資源日益受到國家的高度重視，大力開發(fā)利用檔案信息資源勢在必行，前途光明。

1.檔案信息資源開發(fā)利用的必要性

開發(fā)利用檔案信息資源是檔案工作為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務的重要途徑，是檔案工作自我完善的主要內(nèi)容。檔案工作的最終目的是有效地開發(fā)檔案信息資源，最大限度地服務大局、服務社會、服務人民。只有這樣，才能真正創(chuàng)造出最佳的效益。

（1）開發(fā)利用檔案信息資源是充分發(fā)揮其價值和作用的重要手段。檔案信息是整個社會信息資源的一部分，它潛在的價值只有通過開發(fā)利用才能顯現(xiàn)出來。通過快速的信息交流，滿足社會各界日益增長的對檔案信息的需求，實現(xiàn)檔案信息資源在全社會范圍內(nèi)的充分共享，已經(jīng)成為當前信息環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用的發(fā)展趨勢。檔案信息資源的合理開發(fā)利用，對于推動全社會的管理和建設(shè)、社會政治和經(jīng)濟的發(fā)展、社會和經(jīng)濟效益的提高，無疑具有重要的現(xiàn)實意義。

（2）開發(fā)利用檔案信息資源有利于社會和經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展。檔案信息資源開發(fā)利用是檔案工作向信息化產(chǎn)業(yè)邁進的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是國家信息化建設(shè)過程中不可或缺的重要組成部分。檔案信息資源的有效開發(fā)利用，可以極大地提高現(xiàn)有各種資源的社會利用效益，促進資源的可持續(xù)利用；有助于提高社會管理活動的針對性、時效性，避免或減少因管理失誤而造成的資源浪費，提高資源的利用效率。尤其是在經(jīng)濟全球化的今天，只有不斷提高檔案信息的占有率、開發(fā)利用率，才能在社會主義市場經(jīng)濟建設(shè)中占領(lǐng)制高點，掌握主動權(quán)，永遠立于不敗之地，從而提高我國在國際上的經(jīng)濟實力和競爭能力。

（3）開發(fā)利用檔案信息資源是促進社會主義精神文明建設(shè)的需要。大力開發(fā)檔案信息資源，提供豐富的檔案史料，是社會主義精神文明建設(shè)的重要步驟。檔案作為各項歷史活動的記錄，是開展政治教育的重要內(nèi)容，利用檔案中的生動素材進行各項專題教育可以收到預想不到的效果。

（4）開發(fā)利用檔案信息資源可以縮小與發(fā)達國家信息產(chǎn)業(yè)的差距。我國信息資源利用效益落后于發(fā)達國家，與檔案信息資源開發(fā)利用程度不夠有關(guān)，檔案信息資源作為國家信息資源鏈條中的重要一環(huán)，其開發(fā)利用必須提到重要的議事日程。

（5）開發(fā)利用檔案信息資源能夠推動檔案館服務功能的拓展。面對信息化社會，檔案館傳統(tǒng)的服務方式已經(jīng)無法滿足更多更廣的社會服務需求，傳統(tǒng)服務項目的局限性已經(jīng)隨著社會的發(fā)展表現(xiàn)得更加突出。當前，多數(shù)檔案館的檔案信息資源遠遠未能有效地挖掘出來。因此，要迅速扭轉(zhuǎn)落后現(xiàn)狀，增強檔案館服務功能、大力推進檔案信息資源開發(fā)利用就成了檔案界的共同選擇。

2.檔案信息資源開發(fā)利用存在的問題與成因

盡管開發(fā)檔案信息資源的重要性得到了普遍認可，但我國目前在檔案信息資源開發(fā)利用方面仍然存在著不可忽視的問題，主要表現(xiàn)在：

2.1基礎(chǔ)工作薄弱，影響了檔案信息資源的質(zhì)量

（1）檔案館服務功能不完善。檔案現(xiàn)代化管理水平低，服務設(shè)施設(shè)備簡陋，保管條件惡劣，加上主動宣傳不夠，社會認知程度不高，檔案館自然難以成為社會利用檔案資料的中心。（2）館藏檔案結(jié)構(gòu)單一。據(jù)有關(guān)資料介紹，現(xiàn)在許多檔案館館藏結(jié)構(gòu)單調(diào)，門類不全，文書檔案所占比例偏大，科技、專業(yè)、聲像檔案所占比例偏小；建國后建立的檔案占大多數(shù)，歷史檔案數(shù)量較少。這樣的館藏結(jié)構(gòu)，使檔案內(nèi)容相對貧乏，對利用者缺乏吸引力，開發(fā)利用的范圍變窄。（3）檔案特色不明顯。與當前中心任務相關(guān)的科學技術(shù)、經(jīng)濟建設(shè)方面的檔案資料欠缺，反映地方歷史、文化、風土人情的檔案資料稀少，致使服務缺乏針對性。（4）案卷質(zhì)量不高。長期以來，檔案利用服務以提供原件為主，本身就損壞了檔案。檔案庫房達不到“九防”標準，檔案受潮霉變、蟲蛀損壞等現(xiàn)象在所難免，嚴重威脅著檔案資料的安全。

2.2編研工作滯后，限制了檔案信息資源開發(fā)的層次

（1）編研材料內(nèi)容單一，存在著重文書、輕科技的現(xiàn)象。（2）編研材料檔次低。一次性編研成果多，適應形勢發(fā)展的深層次編研成果少。就目前而言，有些編研材料仍停留在模仿別人、片面追求編研材料數(shù)量和速度的水平上，造成編研工作與現(xiàn)實脫節(jié)，導致編研成果利用率下降。（3）重歷史事件、輕經(jīng)濟現(xiàn)象的編研成果普遍存在。（4）編研人員素質(zhì)差。在檔案編研實踐工作中，造成編研成果檔次低的主要原因是檔案編研人員缺乏業(yè)務素質(zhì)，當然編研人員數(shù)量少也給檔案編研工作帶來了困難。

2.3利用工作水平低下，制約了檔案信息資源價值的發(fā)揮

（1）提供利用方式單調(diào)?，F(xiàn)有的服務方式落后，提供檔案信息的手段被動，按時開館、等客上門等陳舊的利用方法，限制了利用者接觸并獲取利用檔案信息的時間和空間，挫傷了利用者主動利用檔案信息的積極性。（2）檔案利用率下降。有些檔案館對館藏檔案資料宣傳不夠，人們不了解檔案館究竟保存了哪些方面的檔案，致使相當一部分接收的檔案至今無人問津，其結(jié)果必然導致檔案館門庭冷落，檔案資源閑置浪費，當然也就創(chuàng)造不出更多更好的效益。

上述問題的存在，造成了現(xiàn)有檔案信息資源得不到充分的開發(fā)利用，無法取得良好效果。究其原因，主要有以下三點：

（1）思想觀念陳舊。因受檔案系統(tǒng)長期形成的封閉和半封閉環(huán)境的影響，有些檔案工作者對新形勢的發(fā)展缺乏清醒的認識，不同程度地缺乏市場經(jīng)濟意識，思想觀念仍然停留在“重管輕用”上，依舊把管好檔案作為檔案工作的重點，認為只要按時接收，按時開放，提供憑據(jù)就行了。對于如何開發(fā)檔案信息資源，提高檔案利用率想得少。沒有充分認識到檔案信息的潛在作用，致使檔案工作與政治、物質(zhì)和精神文明建設(shè)不相協(xié)調(diào)。認識上的狹隘、落后，必然導致工作進展的遲緩，在有些地方檔案信息資源開發(fā)利用幾乎仍為零。

（2）基礎(chǔ)建設(shè)落后。一些檔案館用于開發(fā)利用的業(yè)務基礎(chǔ)建設(shè)，遠遠不能適應時代發(fā)展的要求。一是人、財、物難解決，主要表現(xiàn)為機構(gòu)不健全，人員不到位，經(jīng)費不保障。二是教育培訓制度不完善，致使檔案人員專業(yè)知識匱乏，開發(fā)能力低下。不思進取，缺乏責任心、使命感和奉獻實干精神。三是檔案信息收集的渠道不暢通。四是歸檔的文件材料不完整等。從檔案信息資源開發(fā)利用的實踐看，沒有完善的業(yè)務基礎(chǔ)建設(shè)，檔案信息資源開發(fā)利用工作舉步維艱，勢必成為無源之水，無本之木。

（3）檔案需求者素質(zhì)偏低。由于受多種因素的影響，許多檔案需求者的檔案意識、利用檔案信息的技能和基礎(chǔ)知識等嚴重缺乏，不僅不能形成較高層次的檔案信息需求，有的甚至連最基本的檔案信息利用都不懂或不會。

總之，企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用工作是現(xiàn)代化管理企業(yè)的一個重要環(huán)節(jié)，為此要在工作的實踐過程中，不斷修正管理工作標準，提高管理質(zhì)量。因為這是檔案管理現(xiàn)代化的一個顯著標志，也是提高企業(yè)管理效益和經(jīng)濟效益的重要手段。所以企業(yè)檔案管理人員要認真圍繞管理，生產(chǎn)和效益這三個基準點，審時度勢地進行檔案信息開發(fā)與利用，以此推動企業(yè)管理在質(zhì)與量上有一定的提升，進而使企業(yè)管理效益和經(jīng)濟效益得到顯著的提高。 [科]