張美榮

【摘 要】本文針對高校檔案管理進行了分析，現(xiàn)如今社會，隨著科技的飛快發(fā)展，我們不難發(fā)現(xiàn)，只有提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，才能使檔案管理更能信息化，檔案的作用才能得以充分的發(fā)揮。所以通過這些，筆者題寫了關(guān)于高校檔案管理的幾點創(chuàng)新以及建議。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；創(chuàng)新；服務(wù)模式

高校檔案管理工作是每個學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，檔案記錄著學(xué)校的發(fā)展，是從事教育教學(xué)活動、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評估必不可少的資料。檔案管理工作需要不斷的創(chuàng)新，才能迎合當(dāng)下的信息時代，才能使檔案發(fā)揮它應(yīng)有的作用。

一、檔案管理觀念的創(chuàng)新

本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，可以把滿足全社會用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向，通過以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理，來開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。

首先要做到的是在管理創(chuàng)新的過程中必須要先解放舊的思想，緊緊的牢固樹立新觀念。顧名思義觀念的創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。在管理創(chuàng)新中必須確立現(xiàn)代化管理的意識，特別是檔案管理的知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化，更重要的是把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的新目標(biāo)。

二、檔案管理內(nèi)容的創(chuàng)新

檔案作為歷史的記錄以及知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠地信息，具有不可估量的開發(fā)利用價值。

單憑檔案館里雖然收藏著學(xué)校文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。人們至今仍然會感到館藏資源的不足，是很難以滿足用戶的信息需求，所以必須要調(diào)整，充實館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量。以及加強檔案信息資源的開發(fā)利用，進行有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，而且并對檔案文獻資源不斷地進行優(yōu)化、組織、集成，使其達到系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，從而更能及時、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。

經(jīng)此方法對經(jīng)濟發(fā)展和社會建設(shè)有著很重要的推進作用。而高校作為國家科研的重要基地以及是培養(yǎng)高級專業(yè)技術(shù)人才的搖籃，而在廣大教學(xué)、科研人員的實踐中產(chǎn)生了大量的科研成果，并成為高校檔案部門保存的數(shù)量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有好好的通過這樣方法開發(fā)利用起來，才能體現(xiàn)它們應(yīng)有的價值。

三、檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新

（一）服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新，是從檔案數(shù)量要求向質(zhì)量要求轉(zhuǎn)變的

近年來，隨著我國高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，所有高校的檔案工作也逐步走上了規(guī)范化、科學(xué)化的管理軌道。所以檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的內(nèi)容必須是多方面的，至此高校檔案工作者不能只將檔案收集起來就覺得是萬事大吉，而是要充分的挖掘自身的潛能，通過不斷完善、豐富、創(chuàng)新工作內(nèi)容，從而來推動服務(wù)工作向高水平、高層次發(fā)展。

高校的檔案資源就像一座座的寶庫。所以高校檔案工作者要想實現(xiàn)服務(wù)模式的創(chuàng)新，很重要的一點就是一定要堅持“以利用為中心”的檔案工作指導(dǎo)為方針。首先要實施的是加大檔案編研的工作力度。檔案編研工作就是充分挖掘和發(fā)揮檔案資源作用，適時把相關(guān)的信息轉(zhuǎn)化成編研成果，直接為高校的中心工作服務(wù)，從而使編研成果發(fā)揮出最大的社會效益和經(jīng)濟效益。

（二） 服務(wù)方式的創(chuàng)新，由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變

在新時期的高校檔案部門應(yīng)該立足于館藏、面向未來。所以一定要大膽改革現(xiàn)有的高校檔案管理模式，在檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、服務(wù)化、開放性宗旨上，建立管理科學(xué)、反應(yīng)敏捷及運行靈活的管理體制，通過改變“重保管、輕利用”的做法，將重點放在檔案資源的開發(fā)利用上，努力實現(xiàn)服務(wù)方式的社會化、多元化、優(yōu)質(zhì)高效化。

更重要的是檔案管理者要有強化參與意識，在校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持下，緊緊圍繞學(xué)校的中心來工作，積極參與學(xué)校的各項活動，及時的了解、掌握學(xué)校發(fā)展動態(tài)，一定要以深入教學(xué)、以科研為第一線，并熟悉教研業(yè)務(wù)工作的流程及具體內(nèi)容，那樣才能了解和掌握教職工對檔案信息的利用以及需求，從而針對性地開展信息服務(wù)工作。

于此同時，也要在檔案主管部門的協(xié)調(diào)下，深入的加強高校檔案館以及地方綜合檔案館之間的聯(lián)系與協(xié)作，廣泛的開展聯(lián)機檢索等業(yè)務(wù)，互通信息、促進交流、改變各自為政的局面，優(yōu)化檔案信息資源配置，聯(lián)合搞好信息資源開發(fā)，才能更好的實現(xiàn)資源共享。

（三）服務(wù)手段創(chuàng)新，由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變

服務(wù)手段的創(chuàng)新是檔案服務(wù)工作創(chuàng)新的載體，隨著計算機和多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的加速融合發(fā)展，數(shù)字化檔案館的建設(shè)是21世紀(jì)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的必然發(fā)展趨勢。

因此，必須加快檔案信息化建設(shè)步伐，把現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段運用到高校檔案管理工作中去，從而改變傳統(tǒng)的手工操作管理模式，以實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的目標(biāo)。對此檔案工作人員一定要借助現(xiàn)代計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，對所有的文字、聲音、圖像等各種形式的信息進行統(tǒng)一的處理與存儲。實現(xiàn)同一事物的多種形式表現(xiàn)，從而改變傳統(tǒng)的檔案信息只是利用于紙張、文字、材料的單一表現(xiàn)方式，將以更加豐富多彩的編研形式呈現(xiàn)給讀者。

同時，也要加強檔案館信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，建立好檔案信息的主頁，從而搞好網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，讓原有的“死檔案”變成“活資源”，為利用者提供豐富鮮活的檔案信息；也要按照信息化標(biāo)準(zhǔn)建成的檔案館，通過這樣的就能存儲大量的各種形式的信息，用戶可以通過這種網(wǎng)絡(luò)更能方便地獲得這些信息，并且其信息存儲和用戶訪問都不受地域限制。

所以這種檔案館的信息網(wǎng)絡(luò)就能包括多媒體在內(nèi)的各種信息數(shù)字化、存儲管理以及查詢集成在一起，從而使這些信息得到最大限度的利用。也因此改變了過去那種信息量少、傳播速度慢、覆蓋面窄、信息利用局限于資料發(fā)放范圍之內(nèi)的不利狀況。

四、建立統(tǒng)一的高校信息化工作機制，完善檔案管理工作的建議

（一）計算機的應(yīng)用和普及

當(dāng)今時代，計算機已深入到社會生活的各個領(lǐng)域，因此檔案的手工操作速度慢、重復(fù)性，是不能滿足現(xiàn)代人們的要求。所以我們在檔案工作中通過計算機的介入，大大提高了工作效率，節(jié)省了更多的有效時間。此外，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、縮微技術(shù)以及激光掃描技術(shù)也為檔案工作的創(chuàng)新提供了強有力的支持。

（二）新的電子載體（材料）的出現(xiàn)和應(yīng)用

紙張在一段時間里幾乎是檔案工作唯一的載體，運用起來繁重而浪費?？傻搅?0世紀(jì)80年代后，新型載體大量出現(xiàn)，如磁帶、磁盤、激光視盤、電子文件以及數(shù)碼相機拍攝的圖像數(shù)據(jù)等。電子載體的應(yīng)用使檔案管理的手段從紙質(zhì)走向電子媒介，過去的一些紙質(zhì)資料被現(xiàn)代的計算機磁盤、U盤、移動硬盤等存儲介質(zhì)所替代。充分發(fā)揮計算機存儲量大、處理速度快、輸出形式多樣的強大功能，使檔案信息服務(wù)更完善、更便捷。

（三）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用

高校的優(yōu)勢是在于具有完善的校園網(wǎng)，使其檔案工作發(fā)生了質(zhì)的變化，通過以往與運用傳統(tǒng)的手工操作變?yōu)殡娮游募?，變被動工作為主動工作。利用先進的設(shè)備、科學(xué)的方法以及手段，有效的提高了檔案信息管理和利用的效率。與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，電子時代的高校檔案工作者不再始終面對檔案本身實施一系列管理活動，而是直接運用計算機網(wǎng)絡(luò)來進行電子檔案信息的收集、整理和傳輸，真正體現(xiàn)“信息數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、館藏超時空化、服務(wù)有線化”，利用者足不出戶便可查閱有關(guān)的目錄、索引和全文，既方便又快捷，實現(xiàn)了檔案信息的共享。

高校檔案管理工作是一項既繁重又艱巨的工作，工作者要不斷適應(yīng)新形勢，不斷更新觀念，創(chuàng)新理論，創(chuàng)新管理，掌握檔案工作的發(fā)展規(guī)律，樹立現(xiàn)代化的檔案管理意識。使檔案價值得以充分體現(xiàn)，推進學(xué)校的發(fā)展。

參考文獻：

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