撰寫郵件的11條“軍規(guī)”

●唐筠

撰寫郵件的11條“軍規(guī)”

●唐筠

郵件要同時發(fā)給幾個人，收件人、抄送和密送怎么選擇？需要對方回信的，就選收件人；只需讓對方獲知，無須回信的，就選抄送人；不想讓其他人知道的收信人，就選密送。密送還可以讓群發(fā)郵件看起來好像單獨發(fā)送的，例如同時給幾位面試者發(fā)通知，就可以選用密送的方式。

空白標題是最失禮的行為；把所有想說的話都寫在標題里，郵件正文一片空白同樣失禮。

信件正文稱呼不可少，最簡單的一個“Hi”或者“你好”，有時比客套的問候更有效。

如果一封郵件中提到某個文件，即便你確認對方一定有，也最好在附件中發(fā)一份。收件人直接下載附件一定比在電腦中尋找更快也更方便。

如果你要給對方發(fā)一份Word文檔，最好在郵件正文中用純文本拷貝一下文檔里的內容。這樣如果對方是用手機查收郵件，就不需要下載文檔再看了。

想跟領導們展示自己精心排版制作的PDF或PPT？最好把每個頁面單獨存成圖片格式。

不論是什么格式的附件，一定要有一個簡短且明確的描述，考慮到手機閱讀的情況，文件名不能過長。如果你在信件正文中列出不同的附件摘要，那就更加分了。

跨國公司的統(tǒng)一郵件簽名格式里，大多數都包含郵件地址，因為你的信可能被轉發(fā)或回復給其他人，這時候收件人就能通過簽名檔找到你的聯(lián)系方式了。

最好用“我們”來代替“你”，比方說“我們要按照合同辦”比“你要按照合同辦”看起來更舒服。

把所有發(fā)過的郵件保留在發(fā)件箱里絕對是一個好習慣。當客戶或者有意刁難你的同事故意說沒有收到你的郵件時，至少你可以打開發(fā)件箱，作為“證據”。

不在半夜給客戶打電話是最基本的禮貌，可半夜給客戶發(fā)郵件卻會讓他們?yōu)槟愕那趭^感動。出差途中，在火車站等嘈雜的地方不方便給老板打電話匯報情況？用手機發(fā)一封郵件吧，別忘了提一句，“我在火車站，周圍比較亂，只能用手機發(fā)郵件”，老板最喜歡這樣的員工。

（摘自《壹讀》2014年16期）