●鄭少華

電子檔案是今后基層財(cái)政檔案管理發(fā)展的趨勢，也是工作學(xué)習(xí)中不可缺少的電子工具，它有哪些特點(diǎn)？如何維護(hù)？現(xiàn)結(jié)合湖北省當(dāng)陽市壩陵辦事處財(cái)政所工作實(shí)際加以說明。

一、基層財(cái)政電子檔案的定義和內(nèi)容

基層電子檔案是指鄉(xiāng)鎮(zhèn)財(cái)政工作中形成的具有保存價(jià)值的，按一定的方法整理成的電子文件及其相適應(yīng)的軟件、參數(shù)和相關(guān)數(shù)據(jù)。具體來講包括四大類：一是財(cái)政所工作人員在工作中利用計(jì)算機(jī)Word和Excel格式形成的報(bào)告、總結(jié)、請示、工資花名冊、黨員花名冊等等電子表格、文書版電子文件；二是村賬所管會(huì)計(jì)、預(yù)算會(huì)計(jì)、資金會(huì)計(jì)、惠農(nóng)補(bǔ)貼會(huì)計(jì)、家電下鄉(xiāng)會(huì)計(jì)利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)導(dǎo)出的含有村級財(cái)務(wù)資料數(shù)據(jù)、預(yù)決算會(huì)計(jì)資料、經(jīng)費(fèi)數(shù)據(jù)、各項(xiàng)惠農(nóng)補(bǔ)貼數(shù)據(jù)、家電（摩托車）下鄉(xiāng)資料等用Word和Excel格式保存的電子文件；三是購買新世紀(jì)科怡檔案管理軟件、一事一議財(cái)政獎(jiǎng)補(bǔ)項(xiàng)目管理、村賬所管財(cái)務(wù)軟件等裝有專用軟件程序的光盤。四是外出學(xué)習(xí)考察拍攝的視頻、照片制作成的光盤。

二、現(xiàn)實(shí)中基層財(cái)政電子檔案的特點(diǎn)

（一）儲(chǔ)藏容量大，記錄范圍廣

一張小小的DVD光盤的儲(chǔ)存量可達(dá)10G，不僅可以滿足當(dāng)年文書、會(huì)計(jì)、惠農(nóng)補(bǔ)貼、一事一議財(cái)政獎(jiǎng)補(bǔ)等文件材料儲(chǔ)存量，也可以滿足以后幾年的工作量。在財(cái)政日常工作中，每年的惠農(nóng)補(bǔ)貼工作是全所工作重點(diǎn)，它產(chǎn)生的資料種類最多。它的資料種類一般由以下種類組成：糧食直補(bǔ)農(nóng)作物種植面積統(tǒng)計(jì)表、綜合補(bǔ)貼面積統(tǒng)計(jì)表，玉米小麥棉花油菜良種種植面積統(tǒng)計(jì)表等及其上述補(bǔ)貼的銀行發(fā)放表和退耕還林補(bǔ)助銀行發(fā)放表、農(nóng)民補(bǔ)貼和負(fù)擔(dān)發(fā)放監(jiān)督卡、農(nóng)戶基本信息資料等。其中，全處糧食直補(bǔ)面積統(tǒng)計(jì)表容量一般有5.3MB大，其余資料大小容量在4.1MB左右。所以全年惠農(nóng)補(bǔ)貼資料約有52MB。這樣計(jì)算一張10G的光盤可裝19年的全處惠農(nóng)資料，如是其打包壓縮則可裝30年工作量。

（二）保存方便，隨時(shí)可用可查

每年檔案員將按照預(yù)算會(huì)計(jì)、村賬所管會(huì)計(jì)、惠農(nóng)補(bǔ)貼會(huì)計(jì)、資金會(huì)計(jì)手中的計(jì)算機(jī)有關(guān)數(shù)據(jù)導(dǎo)出刻錄成光盤一式三份，其中四位會(huì)計(jì)分別刻錄自己所管理的事項(xiàng)種類光盤，返回各位會(huì)計(jì)手中各自保存，再把四位會(huì)計(jì)手中業(yè)務(wù)事項(xiàng)數(shù)據(jù)綜合刻錄同年度的光盤二份，一份交市財(cái)政局檔案室存檔，一份由財(cái)政所檔案室存檔。2013年9月10日，檔案員接到精耀村四組的馬某某打來電話，說明天來所查當(dāng)年油菜補(bǔ)貼面積是多少，檔案員告訴他不必要到財(cái)政所來查，在自己智能手機(jī)上打開“當(dāng)陽市財(cái)政與政務(wù)編制公開網(wǎng)”直接查詢“油菜良種補(bǔ)貼”欄目即可，因?yàn)樨?cái)政所所有的補(bǔ)貼數(shù)據(jù)是按嚴(yán)格程序?qū)徍撕蟠虬蟼鹘K端服務(wù)器的，最終他準(zhǔn)確查到所需數(shù)據(jù)。

（三）重要檔案保存期不受時(shí)間限制

隨著無紙化辦公系統(tǒng)深入，電子文件、電子檔案可通過網(wǎng)絡(luò)變得更加便攜方便實(shí)用。一旦紙質(zhì)檔案丟失，便可以通過電子文件、電子檔案進(jìn)行查詢，如是異地備份保存的，只要對原始電子文件進(jìn)行恢復(fù)，便可起到不可替代的作用。如今年5月20日，一戶李姓市民，因要重新辦理土地證，來當(dāng)陽市壩陵辦事處財(cái)政所查1993年7月10日河灘占地建房所交納的土地占用費(fèi)收據(jù)，由于當(dāng)時(shí)是財(cái)政所、土管所、辦事處工作人員分別開票收取，但收費(fèi)記賬聯(lián)各單位入賬做賬務(wù)處理，到現(xiàn)在早已過了15年會(huì)計(jì)檔案保存期，事隔20年，物是人非，他連跑兩個(gè)單位都無結(jié)果，可能會(huì)計(jì)檔案已被銷毀，抱著最后一線希望來到財(cái)政所。檔案員一聽，便把他的名字輸入電腦，電子表顯示有他的名字、開票日期、金額、會(huì)計(jì)憑證號(hào)。然后直接按圖索驥，找出原始件。原來，檔案員把有關(guān)的歷年會(huì)計(jì)檔案中重要的、關(guān)系民生的原始憑證，在檔案鑒定銷毀中單獨(dú)抽出來加以保存，并制成Excel表格，便宜檢索和查找，極大方便了檔案員和來訪者。

三、基層財(cái)政電子檔案的保存與維護(hù)

（一）堅(jiān)持對基層財(cái)政電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測與維護(hù)

電子檔案載體，易受到保存環(huán)境的影響，所以必須把裝有電子檔案的光盤放入專用檔案盒中，置放在溫度15-25度、濕度40-60%的檔案庫房中加以維護(hù)和保養(yǎng)。對所保存的電子檔案載體，要進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性，可每兩年檢查一次，采用隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于5%為宜。一是進(jìn)行外觀檢查，確認(rèn)載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等。二是進(jìn)行邏輯檢測，采用專用檢測軟件對載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)。通過檢測發(fā)現(xiàn)有出錯(cuò)的載體，進(jìn)行有效的修正或更新。三是對原來的軟盤、小容量的VD光盤進(jìn)行翻錄成DVD光盤，并建立電子檔案檢測、維護(hù)、拷貝等操作記錄表。

（二）堅(jiān)持保持基層財(cái)政電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確性和還原性

電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)將電子檔案的內(nèi)容，還原成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。當(dāng)陽市壩陵辦事處財(cái)政所有6臺(tái)電腦裝有不同版本的財(cái)務(wù)、一事一議財(cái)政獎(jiǎng)補(bǔ)、土地流轉(zhuǎn)、惠農(nóng)補(bǔ)貼軟件，它們內(nèi)容編程都不一樣，技術(shù)上存在著差異。而當(dāng)年的電子檔案在形成時(shí)所依賴的技術(shù)，往往是當(dāng)時(shí)先進(jìn)的技術(shù)，隨著科技的飛速發(fā)展，先進(jìn)會(huì)變得落后落伍，如90年代初，4.5M軟盤、小容量256M的移動(dòng)U盤很流行，到了21世紀(jì)初則在市場上消失了，取而代之的是大容量10G的光盤、16G的移動(dòng)U盤。這是科技發(fā)展的必然結(jié)果。因此，為了便于數(shù)據(jù)還原，除對電子檔案本身進(jìn)行很好的保存外，還必須對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)，如壓縮文件格式winrar、數(shù)據(jù)庫格式is_archive.db等加以保存。最簡便實(shí)用的方法，盡可能地用軟件專用數(shù)據(jù)格式表格即轉(zhuǎn)化成Excel格式保存。

（三）堅(jiān)持基層財(cái)政電子檔案與紙質(zhì)檔案三備份制

電子檔案是檔案管理發(fā)展的趨勢之一。如隨著會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的不斷深化發(fā)展和會(huì)計(jì)實(shí)踐的需要，對會(huì)計(jì)檔案信息的要求將越來越高，會(huì)計(jì)電子檔案的出現(xiàn)是財(cái)政檔案工作發(fā)展的突出體現(xiàn)。而作為電子檔案的前身——電子文件，由于其自身的特殊性，再加上計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)帶有一定的局限性，如數(shù)據(jù)庫的飽和、網(wǎng)絡(luò)病毒、被盜干擾等，勢必對電子文件造成一定的影響，從而危及電子檔案的安全。因此，為保證電子檔案的安全性，避免由于檔案的丟失而造成不必要的損失，在平時(shí)工作中必須堅(jiān)持電子檔案與紙質(zhì)檔案同時(shí)保管的辦法，具體方法是各位會(huì)計(jì)把每月導(dǎo)出財(cái)務(wù)元數(shù)據(jù)程序，拷到電腦、移動(dòng)U盤上等其他硬盤上，年終進(jìn)行光盤刻錄成多份，還要收集這些電子文件制成紙質(zhì)文件檔案，將紙質(zhì)文件按照市財(cái)政局關(guān)于文書、會(huì)計(jì)檔案管理的要求進(jìn)行分類、立卷、保管和存檔，同時(shí)將數(shù)據(jù)光盤報(bào)送一份給市財(cái)政局檔案室存檔，以達(dá)到多重保險(xiǎn)的目的。

對電子檔案的有效保存與維護(hù)，是—項(xiàng)考驗(yàn)?zāi)托牡墓ぷ?。?yīng)充分考慮環(huán)境、技術(shù)及電子檔案的特點(diǎn)等綜合條件，來制定技術(shù)方案和工作模式，并采取有效措施，以確保電子檔案的安全可靠且能夠永久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在財(cái)政工作中發(fā)揮更大的作用。