索曉丹

（赤峰學(xué)院 成人教育學(xué)院，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

檔案管理即檔案工作，是指檔案管理中心對檔案對象及其相關(guān)信息進行的管理工作并以此服務(wù)于其他各項工作.檔案管理是國家檔案事業(yè)最基本的一個組成部分.我國《中國教育改革與發(fā)展綱要》中指出：“要大力發(fā)展成人教育事業(yè)，就必須要重視管理工作，特別是成人教育檔案的管理工作.成人教育檔案是衡量學(xué)校成人教育管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，更是我國發(fā)展成人教育和開展教學(xué)研究的重要信息來源和決策依據(jù).”普通成人高校的的成人教育檔案是對學(xué)員在校學(xué)習(xí)以及活動的一系列記錄.隨著我國高等教育的普遍化、大眾化，高校的規(guī)模在不斷擴大，學(xué)生數(shù)量也迅速增多，因而針對學(xué)生檔案的管理問題也時有發(fā)生，這就要求我們必須建立完善的檔案管理制度，加強對學(xué)生檔案的管理，提高成人高校的學(xué)生在社會中的競爭力，促進高校對學(xué)生檔案管理工作的支持和引導(dǎo).

1 高校成人教育學(xué)生檔案的特點

1.1 涉及面廣，材料復(fù)雜.由于高校的學(xué)生來自不同的地區(qū)，對他們的資料就難以進行統(tǒng)一的管理，再加上各高校辦學(xué)點眾多，教育的方式也各不相同，這就大大增加了高校成人學(xué)生檔案管理的復(fù)雜性，因而在學(xué)生檔案管理工作中就面臨著數(shù)量大、涉及面廣的問題.

1.2 檔案管理分散.由于每個學(xué)生歸檔時間不一致，導(dǎo)致他們的檔案有的存放在成教管理處，有的則在成教學(xué)生管理處，這種現(xiàn)象就造成了對檔案不能夠集中管理.再加上對學(xué)生檔案的歸檔采用的是年度制，然而像一些學(xué)生的成績表，是按照學(xué)制來劃分歸檔的，這就造成一些學(xué)生的資料無法按照年度來進行歸檔.

1.3 檔案管理的變動比較頻繁.對學(xué)生檔案的查閱本來就是一件動態(tài)的工作，成人教育學(xué)生的學(xué)習(xí)地點也經(jīng)常有變動，這就造成了學(xué)生學(xué)籍會時常發(fā)生變動，因而檔案也就隨之變化，由于近幾年學(xué)歷造假現(xiàn)象越來越嚴(yán)重，因而全國性的學(xué)歷打假也在持續(xù)進行中，企業(yè)單位對學(xué)生檔案的查閱就更加頻繁了，這樣相應(yīng)提高了成人教育學(xué)生檔案的作用.

2 高校成人教育學(xué)生檔案管理工作中存在的一些弊端

2.1 忽視檔案管理的重要性、管理制度不健全

由于歷史因素的限制，目前一些高校對于成人教育學(xué)生檔案管理工作的認(rèn)識存在一些問題，對成人教育定位的繼續(xù)教育以及崗位培訓(xùn)的重要性有所忽視，因而對于成人教育學(xué)生檔案管理工作有所欠缺，缺乏自主性和積極性.在2008年國家檔案局以及教育部頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中雖然對學(xué)生檔案的管理做了明確的方向指示，但是并沒有提及具體的管理措施以及流程，因而就造成各高校在學(xué)生檔案管理制度上存在缺陷，導(dǎo)致一些高校的成教學(xué)生檔案管理工作存在隨意性，像一些工作人員就沒有把學(xué)生檔案管理當(dāng)作是一件必要的工作來做，他們自身就認(rèn)為這工作沒有意義，因為學(xué)生畢業(yè)之后檔案就自然會轉(zhuǎn)走，所以根本不需要進行管理，對學(xué)生自己來說，他們對個人檔案的重要性也認(rèn)識不足，以致他們在填寫自己檔案的時候也抱著無所謂、不認(rèn)真的態(tài)度.

2.2 學(xué)生檔案管理工作人員缺乏專業(yè)性、檔案管理機構(gòu)不完善

對檔案管理的重要性認(rèn)識不足這一現(xiàn)象普遍存在于各高校中，許多高校的教學(xué)系統(tǒng)中并沒有進行檔案管理的專門部門，檔案管理的工作人員也并非專業(yè)人員，大多是由其他行政人員兼職的，他們對檔案管理工作既不具備檔案業(yè)務(wù)的基本知識和使用信息化技術(shù)管理檔案的能力，也沒有經(jīng)過系統(tǒng)全面的專業(yè)培訓(xùn)，因而在日常的學(xué)生檔案管理工作中也不會懂得專業(yè)化的管理，再加上他們有其他的工作事項，這就導(dǎo)致在學(xué)生檔案管理過程中時常會發(fā)生一些問題，比如文件材料丟失等等，另外對學(xué)生檔案管理也不集中，一些成教學(xué)生的檔案還存放在不同的教學(xué)站點，有的學(xué)生對個人檔案的重要性也認(rèn)識不足，在填寫個人檔案時態(tài)度比較隨意，學(xué)校的一些部門對學(xué)生填寫的檔案不加審查就進行直接歸檔，極其不負責(zé)任.

2.3 學(xué)生檔案管理不嚴(yán)謹(jǐn)、查閱和利用效率低下

一些高校成教對學(xué)生檔案的管理認(rèn)識不到位，沒有將學(xué)生檔案安置到專門的地方存放，只是隨意地與其他資料放在一起，造成學(xué)生檔案的丟失、損壞等，由于前期管理不嚴(yán)，導(dǎo)致一些檔案的內(nèi)容不齊全、一些需要有公章的地方?jīng)]有蓋章等現(xiàn)象.加上如今社會科技化、信息化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的運用大大提高了辦工的效率，然而各高校對檔案的記錄仍停留在紙質(zhì)上，沒有利用信息化科技去管理學(xué)生檔案，因而在對學(xué)生檔案的查閱和利用效率上就有所影響，企業(yè)單位對學(xué)生檔案信息資源的發(fā)掘也存在困難，這就造成檔案管理者跟信息需求者之間不能有良好的互動.

3 改進高校成人教育學(xué)生檔案管理工作中存在問題的一些措施

3.1 加強學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識

領(lǐng)導(dǎo)的重視與否，直接關(guān)系到檔案管理工作的好壞.因而要想做好成人教育學(xué)生檔案管理工作，必須要加強學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對它重要性的認(rèn)識，這樣學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)才能把檔案管理當(dāng)作是一項必要的工作來看待.學(xué)校服務(wù)的對象是學(xué)生，學(xué)生是檔案的主要對象，學(xué)生檔案能將學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的各方面信息記錄在冊，因而學(xué)生檔案的重要性遠超過學(xué)校的任何資料，學(xué)生檔案是學(xué)校教學(xué)管理中必不可少的一個組成部分，具備參考和保存價值.因而各高校領(lǐng)導(dǎo)必須加強對學(xué)生檔案的管理意識.

3.2 加大對學(xué)生檔案管理的宣傳力度、調(diào)動全校師生參與檔案管理的積極性

學(xué)生檔案的內(nèi)容記載的是學(xué)生從小學(xué)、初中、高中、大學(xué)中的主要活動，這其中包括學(xué)生的考試成績、平時在校的表現(xiàn)等等，這些資料的記載，對于學(xué)生日后到社會上參加工作有非常重要的作用，因而對學(xué)生檔案的可靠性要求比較高，加強檔案管理的宣傳力度，不僅是讓老師，還要讓學(xué)生充分認(rèn)識到檔案的重要性，讓他們積極主動地參與到檔案管理中來.成人教育中的學(xué)生一般是社會上的在職人員或是一些從技校、中專畢業(yè)的學(xué)生，因而從其自身意識來說，他們認(rèn)為成教的含金量不高，自然對自己的個人檔案也不予重視，其實這樣的觀念是完全錯誤的，學(xué)生檔案作為學(xué)生在校期間的重要憑證，其重要性不言而喻.學(xué)生要自覺認(rèn)識到檔案的重要性，在檔案填寫時要抱著對自己認(rèn)真負責(zé)的態(tài)度，并且主動配合老師對檔案進行管理，讓完備的檔案成為自己進入社會崗位的墊腳石.

3.3 建立健全完善的檔案管理制度，完善成人教育檔案管理體系

加強學(xué)生檔案管理工作的前提是要建立健全檔案管理制度，要讓檔案管理工作有制度可依.目前各高校的檔案管理制度普遍存在不健全的現(xiàn)象，對學(xué)生檔案的管理隨意化，很容易造成學(xué)生檔案的丟失、損壞等，另外對檔案的處理不完善，經(jīng)常出現(xiàn)檔案不齊全、歸檔不及時等現(xiàn)象，因而建立健全完善的檔案管理制度迫在眉睫.對于檔案的管理工作，首先要有專業(yè)的工作人員進行收集整理、管理材料，其次要完善檔案管理工作的規(guī)章制度，加強檔案工作的保密性，最后要建立嚴(yán)格的檔案歸檔、借閱以及使用制度，全面提高成人教育學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量.

3.4 提高成人教育學(xué)生檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

學(xué)生檔案的管理是一項至關(guān)重要的工作，對于其進行管理的工作人員必須要具備專業(yè)的素質(zhì)，學(xué)校要選擇專業(yè)、優(yōu)秀的檔案管理人員來任職這項工作，而不能為了減少成本，選擇一些其他崗位上的人員來兼任，學(xué)生檔案管理工作需要工作人員具備較高的熱情以及業(yè)務(wù)能力，因而學(xué)校要對檔案管理的工作人員進行定期的專業(yè)培訓(xùn)，提高他們工作的積極性，加強他們管理檔案的能力.另外學(xué)校要針對檔案管理人員建立相對應(yīng)的監(jiān)督機制、獎懲制度、考評體系，通過對檔案管理人員工作的監(jiān)督檢查，來提高他們工作的質(zhì)量，對于工作效率高的人員給予一定的獎勵，然后按照優(yōu)上劣下的原則，根據(jù)工作質(zhì)量的高低來決定工作人員的職務(wù)與職稱，通過這三種方式來激發(fā)工作人員的工作積極性，提高他們工作的效率，從而推動整個檔案管理隊伍整體專業(yè)素質(zhì)的提高.

3.5 完善檔案管理方式，創(chuàng)新檔案管理方法

隨著社會信息化、科技化的發(fā)展，成人教育學(xué)生檔案管理中以紙質(zhì)形式記載學(xué)生信息的方式已不能滿足高校對檔案的管理需求，因而對于成人教育學(xué)生檔案管理應(yīng)在紙質(zhì)形式保存的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮信息化科技的作用，實現(xiàn)檔案數(shù)字化、電子化、科學(xué)化.

4 結(jié)語

成人教育是高等教育不可或缺的一部分，社會的不斷發(fā)展進步，對高校成人教育學(xué)生檔案管理也有了較高的要求，面對學(xué)生數(shù)量的持續(xù)增多，成人教育學(xué)校不僅要做好為學(xué)生服務(wù)的基本工作，還要加強對學(xué)生檔案管理工作的重視度，學(xué)校檔案管理人員要具備較高的專業(yè)素質(zhì)以及務(wù)實的服務(wù)精神，積極地做好檔案管理工作.

〔1〕曾虹.對加強成人高等教育學(xué)籍檔案管理工作的思考[J].陜西檔案，2010(02).

〔2〕孫麗萍.新學(xué)期高等學(xué)校成人教育學(xué)生管理工作創(chuàng)新的思考——以內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)為例[J].內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版)，2010(03).