新形勢下如何加強(qiáng)煤炭企業(yè)合同管理

○萬 赟 王曉莉

（中煤平朔集團(tuán)有限公司 山西 朔州 036006）

一、煤炭企業(yè)合同管理的主要內(nèi)容及其重要性

合同管理是指企業(yè)對因經(jīng)濟(jì)關(guān)系產(chǎn)生的合同進(jìn)行的簽訂、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止、監(jiān)督審查等一些系列行為。煤炭行業(yè)現(xiàn)在基本上都是產(chǎn)銷分離的，所以現(xiàn)在一般煤炭生產(chǎn)企業(yè)極少銷售業(yè)務(wù)，因此本文主要探討煤炭企業(yè)采購合同的管理。煤炭企業(yè)合同管理具體可細(xì)分為三個環(huán)節(jié)：一是合同訂立前對合同當(dāng)事人的資格、價格、商品質(zhì)量、履約能力等進(jìn)行審核；二是在采購合同簽訂過程中，對合同條款進(jìn)行審核并采用規(guī)范的合同范本；三是在合同簽訂后，對合同執(zhí)行的監(jiān)督管理，主要內(nèi)容為貨物的驗收、入庫以及支付，并定期對供應(yīng)商履約能力進(jìn)行評估。

現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)活動大多通過合同的形式對合同當(dāng)事人的權(quán)利、義務(wù)等進(jìn)行約定，一個企業(yè)經(jīng)營的成敗往往與其合同管理密切相關(guān)。煤炭企業(yè)大多為大型國有企業(yè)，其每年簽訂的采供合同金額高達(dá)幾十億元，因此煤炭企業(yè)重視采購合同的管理具有重要現(xiàn)實意義，主要體現(xiàn)在：首先，良好的合同管理能有效樹立企業(yè)良好的企業(yè)信用形象，彰顯企業(yè)的品牌信譽(yù)度。其次，通過加強(qiáng)煤炭企業(yè)采購合同管理，能夠保障其生產(chǎn)經(jīng)營所需的物資材料價格公道合理、質(zhì)量符合技術(shù)要求，保障煤炭企業(yè)的順利生產(chǎn)。再次，通過加強(qiáng)煤炭企業(yè)采購合同的管理，能夠在后續(xù)的合同執(zhí)行過程中，明確合同各方的權(quán)利與義務(wù)。以便在合同發(fā)生糾紛時，能夠依法維護(hù)煤炭企業(yè)的合法利益，減少或控制合同執(zhí)行過程中風(fēng)險因素對企業(yè)經(jīng)營的不利影響。

二、煤炭企業(yè)合同管理中存在的問題

雖然作為獨立經(jīng)營、自負(fù)盈虧的獨立市場主體，但是由于受“生產(chǎn)為主，經(jīng)營為輔”傳統(tǒng)觀念的影響，造成部分企業(yè)存在合同管理意識薄弱、合同管理制度不健全、對合同當(dāng)事人資格以及合同條款的審查不足，合同簽訂后缺乏有效的合同執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制等問題。

1、合同管理意識淡薄

一是企業(yè)管理人員單純重視企業(yè)生產(chǎn)指標(biāo)與生產(chǎn)安全方面，忽視了合同管理的重要性。對于合同管理在控制企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險、保障企業(yè)合法經(jīng)濟(jì)利益方面的重要作用認(rèn)識不足。二是雖然各煤炭企業(yè)已建立合同管理機(jī)構(gòu)或規(guī)章制度，然而由于對合同管理工作的不重視，造成在合同管理部門人員配備不足、人員兼任其它崗位而無暇顧及合同管理、合同管理人員缺乏必要的法律知識等現(xiàn)象，造成煤炭企業(yè)合同管理機(jī)構(gòu)形同虛設(shè)。三是落后的合同管理理念。煤炭企業(yè)往往只注重合同的簽訂，認(rèn)為合同的簽訂即為合同管理工作的結(jié)束，錯誤的合同管理理念導(dǎo)致企業(yè)忽略了供應(yīng)商執(zhí)行合同能力的動態(tài)監(jiān)測，往往出現(xiàn)供應(yīng)商由于經(jīng)營不善等原因造成無力執(zhí)行合同的現(xiàn)象，對煤炭企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營造成不利影響。

2、合同管理制度不健全

雖然煤炭企業(yè)大多已建立一系列的合同管理規(guī)章制度，然而由于某些規(guī)章制度過于強(qiáng)調(diào)原則而缺乏一定的操作性、缺乏相應(yīng)的保障制度等原因，造成合同的審查、簽訂、執(zhí)行與監(jiān)督的混亂，主要表現(xiàn)為：一是合同簽訂前缺乏對供應(yīng)商的資格審查，人情合同或關(guān)系合同比例較大；同時，由于缺乏對供應(yīng)商的事前考核，造成采購合同的無效或無法履行。二是合同的簽訂程序不規(guī)范，合同法律意識不強(qiáng)，出現(xiàn)合同的補(bǔ)簽倒簽等不規(guī)范操作。三是對合同的履行缺乏行之有效的監(jiān)督機(jī)制。

3、合同簽訂前，對合同當(dāng)事人資格審查不足

一是，大多數(shù)煤炭企業(yè)在簽訂采購合同前，缺乏對該類商品市場價格區(qū)間及其趨勢的把握，同時缺乏對供應(yīng)商提供的價格與商品質(zhì)量的審核，無法保證采購商品的質(zhì)量與價格的合理公道，給煤炭企業(yè)經(jīng)營帶來經(jīng)濟(jì)損失。二是，缺乏供應(yīng)商的資質(zhì)的審查，且存在部分企業(yè)采購未通過正規(guī)的招標(biāo)程序進(jìn)行，造成煤炭企業(yè)采購的商品質(zhì)量難以達(dá)標(biāo)或者價格高于市場價格等不合理現(xiàn)象，或在合同執(zhí)行過程中面臨供應(yīng)商無力執(zhí)行合同而造成的合同違約風(fēng)險。

4、合同簽訂過程中，對合同條款的審查力度不足，合同簽訂行為不規(guī)范

一是對合同條款的審查力度不力。部分合同存在對合同雙方在合同執(zhí)行過程中的責(zé)任與權(quán)利約定不明確、表述不清等問題，造成煤炭企業(yè)發(fā)生合同糾紛時難以保障自身權(quán)益。二是合同簽訂行為不規(guī)范，部分交易操作不規(guī)范，僅憑口頭預(yù)定即實現(xiàn)交易，沒有書面簽訂合同。同時，也存在合同的制定不規(guī)范，造成合同對權(quán)利與義務(wù)約定不明確等合同漏洞，給煤炭企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失。

5、合同簽訂后，缺乏對合同履約的有效監(jiān)督以及糾紛處理機(jī)制

由于缺乏正確的合同管理意識，多數(shù)煤炭企業(yè)認(rèn)為合同簽訂后即完成了合同管理的全部內(nèi)容，而忽略了對合同履行的動態(tài)監(jiān)督。一是由于煤炭企業(yè)支付延期造成的違約責(zé)任，主要原因為煤炭企業(yè)在對貨物驗收入庫后，財務(wù)部門忽略合同約定，未在約定的支付日期支付貨款。二是由于信息溝通不暢造成保證金退還的延誤造成企業(yè)違約責(zé)任。三是對供應(yīng)商的履約能力缺乏有效的動態(tài)監(jiān)督管理機(jī)制，當(dāng)供應(yīng)商經(jīng)營狀況惡化時不能采取積極措施防范違約風(fēng)險；同時，合同出現(xiàn)糾紛時，不能通過有效合法的渠道維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益。不能及時向債務(wù)人提出債券追索或貽誤訴訟時期，給企業(yè)造成較大的經(jīng)濟(jì)損失。

三、加強(qiáng)煤炭企業(yè)合同管理的措施

1、轉(zhuǎn)變經(jīng)營觀念，強(qiáng)化合同管理意識

針對煤炭企業(yè)在合同管理中普遍存在的管理理念落后、法律意識淡薄等問題，首先，轉(zhuǎn)變企業(yè)經(jīng)營理念，強(qiáng)化合同管理在企業(yè)管理中的重要地位。加強(qiáng)對企業(yè)合同管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)合同管理對企業(yè)經(jīng)營效益以及風(fēng)險管理方面的重要性；定期通報企業(yè)合同管理中存在的問題，規(guī)范相關(guān)人員合同管理的操作，明確合同管理流程。其次，強(qiáng)化合同關(guān)人員的法律意識，使其具備一定的合同法律基礎(chǔ)。當(dāng)發(fā)生合同糾紛時，能夠根據(jù)合同條款、法律規(guī)定予以及時處理，盡量降低煤炭企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失與經(jīng)營風(fēng)險。

2、完善合同管理制度，優(yōu)化合同管理流程

完善的合同管理制度是煤炭企業(yè)提升其合同管理的制度基礎(chǔ)與保障，煤炭企業(yè)應(yīng)該嚴(yán)格遵照《合同法》的基礎(chǔ)上，逐步建立適合本企業(yè)的合同管理規(guī)章制度，保障合同管理有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容包括：合同管理機(jī)構(gòu)的建立及其職責(zé)的明確界定；合同簽訂前的供應(yīng)商資格、價格、質(zhì)量與履約能力審查；合同簽訂的程序、權(quán)限設(shè)定、法人授權(quán)委托書辦法、合同專用章的管理；合同履行與糾紛的處理等具體內(nèi)容。合同管理制度的建立要本著層次清晰、職責(zé)明確、程序規(guī)范的原則，保障合同的簽訂、執(zhí)行以及糾紛處理都有章可循。

3、合同簽訂前，加強(qiáng)對供應(yīng)商的資格審查

首先，合同管理部門在采購前要對所需采購的物料進(jìn)行充分的市場調(diào)研，深入了解該類商品的市場價格區(qū)間以及價格走向，以為后續(xù)供應(yīng)商提供的價格作對比。其次，加強(qiáng)對供應(yīng)商的資質(zhì)、商品價格與質(zhì)量、履約能力的審核。合同管理部門要認(rèn)真審核供應(yīng)商提供的相關(guān)材料與證明，并講該類文件的出具作為招標(biāo)條件之一。最后，合同管理部門在對供應(yīng)商材料進(jìn)行審核并形成審核意見后，要將審核報告上報主管部門，只有在合同管理部門與部門領(lǐng)導(dǎo)都審核通過后，才能與該供應(yīng)商簽訂采購合同。

4、合同簽訂過程中，加強(qiáng)合同條款的審查力度，推行使用合同示范文本

首先，加強(qiáng)對合同條款的審查力度，保證合同條款的完備、清晰。要求合同條款要對合同各方當(dāng)事人在合同執(zhí)行過程中的職責(zé)與權(quán)利進(jìn)行充分界定，當(dāng)發(fā)生合同糾紛時可根據(jù)合同條款進(jìn)行協(xié)調(diào)。其次，統(tǒng)一合同文本是加強(qiáng)企業(yè)合同管理的有力保障，便于消除由于業(yè)務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)不足造成的各種漏洞，同時有利于明確合同各方的權(quán)利與義務(wù)，減少合同糾紛的發(fā)生。積極推行合同示范文本，參照國家工商總局制定的合同范本，根據(jù)企業(yè)自身實際情況，制定適合煤炭企業(yè)的合同示范文本。

5、建立合同執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制與糾紛應(yīng)對機(jī)制

構(gòu)建實時動態(tài)的合同執(zhí)行監(jiān)督管理機(jī)制。合同執(zhí)行的監(jiān)督管理機(jī)制能夠保障合同的如約履行，同時積極有效防范合同糾紛的發(fā)生。首先，合同管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對合同周期長、標(biāo)的金額大的合同項目的監(jiān)督與管理，形成定期對其進(jìn)行考察與檢測的報告制度。對于發(fā)現(xiàn)的問題要及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門報告，并形成有效的應(yīng)對措施。其次，要求倉儲部門加強(qiáng)對采購商品的質(zhì)量、數(shù)量把關(guān)，對于不符合合同要求的一律拒絕驗收。同時加強(qiáng)財務(wù)部門與倉儲部門的交流，對于驗收合格的商品要及時向供應(yīng)商付款，杜絕煤炭企業(yè)違約的發(fā)生。再次，加強(qiáng)供應(yīng)商履約能力的檢測，及時發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)的不利于供應(yīng)商履約的風(fēng)險因素，適時運用撤銷權(quán)、變更權(quán)等有效的法律手段，防止違約事件的發(fā)生。

建立及時的合同糾紛應(yīng)對機(jī)制，保證一旦發(fā)生合同糾紛，煤炭企業(yè)能夠快速反應(yīng)。首先，合同簽訂時應(yīng)注重合同執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)的種種意外情況，充分分析意外情況發(fā)生時對合同簽訂雙方的影響，并細(xì)致界定合同簽訂雙方的權(quán)利與義務(wù)關(guān)系。其次，合同產(chǎn)生糾紛時，法律顧問部門要充分根據(jù)有關(guān)法律規(guī)定以及合同條款，及時與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)商，嚴(yán)格按照合同規(guī)定或相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行糾紛的協(xié)商調(diào)節(jié)。與供應(yīng)商協(xié)商不成時，企業(yè)要向法律機(jī)構(gòu)提出仲裁或訴訟來解決，通過法律手段積極維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，減少企業(yè)在合同產(chǎn)生糾紛時造成的經(jīng)濟(jì)損失。

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