淺議電子文件對(duì)檔案工作的影響及保護(hù)對(duì)策

周明珠

（珠海水務(wù)集團(tuán)有限公司 水質(zhì)監(jiān)測(cè)研究中心，廣東 珠海519000）

1 充分認(rèn)識(shí)電子文件

信息技術(shù)領(lǐng)域的電子文件是指通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲(chǔ)等處理的數(shù)碼序列，從社會(huì)生活的角度來認(rèn)識(shí)，電子文件是人們?cè)诟鞣N活動(dòng)中使用電子計(jì)算機(jī)作為工具， 產(chǎn)生的一類數(shù)字化形式的記錄。按電子文件產(chǎn)生的工作領(lǐng)域，可將其分為兩種：一種是記錄人們?cè)谵k理公務(wù)，處理一般事務(wù)或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件，例如，OA（辦公自動(dòng)化）電子文件、E—mail（電子信件）電子文件等，它們多以文本、圖象、聲音或影像等形式存在；另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動(dòng)的技術(shù)性電子文件，例如CAD（計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)）、CAM（計(jì)算機(jī)輔助制造）等生成的電子文件，它們多以光柵圖或矢量圖等形式存在。

電子文件是人們?yōu)榱四骋荒康?，在?jì)算機(jī)上，用一定的格式和處理方式生成的信息的組合，是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。 它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。

2 電子文件的特點(diǎn)

2.1 信息的非人工識(shí)別性

電子文件是由計(jì)算機(jī)處理和生成的數(shù)字化的信息形態(tài)。在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，無論是傳輸還是存儲(chǔ)，電子文件都是以二進(jìn)制的“0”、“1”數(shù)字編碼形式存在，人工無法直接識(shí)別，必須由相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備將載體上的編碼序列讀取出來，然后轉(zhuǎn)換成人能識(shí)別的形式，顯示在屏幕上或打印到紙上，人們才能夠知曉其內(nèi)容。 人們?cè)谟?jì)算機(jī)屏幕上看到的文字、圖形或多媒體信息下的聲音、影像等電子文件形態(tài)，便是電子文件的某種輸出形式。

2.2 對(duì)系統(tǒng)設(shè)備的依賴性

電子文件對(duì)設(shè)備的依賴性體現(xiàn)在以下五個(gè)方面： 一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加密。在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，電子文件是以數(shù)字編碼形式存在的，從生成、傳輸?shù)酱鎯?chǔ)都是通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的，離開了計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)，電子文件既看不見也摸不著。計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代很快，常常只能隔代兼容，對(duì)于需要?dú)w檔長(zhǎng)期保存的電子文件來說，設(shè)備依賴性造成的問題更加嚴(yán)重。 不同軟件環(huán)境下的電子文件有時(shí)難以互換。為安全保密起見，還常常通過特殊的軟、硬件設(shè)備，人為地進(jìn)行復(fù)雜而獨(dú)特的編碼加密或信息拆分處理，使需要保密的電子文件只能在特定的環(huán)境下才能被讀取。

2.3 信息與載體的可分離性

紙質(zhì)文件的墨跡必須依附在紙張上才能形成文字或圖形，內(nèi)容與載體具有必然的不可分離性。 電子文件則不然，其存放位置不是固定的，可以實(shí)現(xiàn)異地傳輸、多極傳輸，而內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。由文字、圖形、聲音、影像等多媒體信息相互搭配構(gòu)成的電子文件，由于不同的載體往往適合存儲(chǔ)不同的媒體信息， 就會(huì)造成同一電子文件的文字、圖形、聲音、影像在存儲(chǔ)時(shí)的載體分離現(xiàn)象。

2.4 信息的易改性

對(duì)電子文件的內(nèi)容進(jìn)行修改非常容易，而且改后不留痕跡，勢(shì)必引起安全隱患，同時(shí)，還可對(duì)電子文件進(jìn)行壓縮處理，改變電子文件的清晰度和對(duì)比度等等，造成“原件”識(shí)別困難。 相比之下想對(duì)紙質(zhì)文件內(nèi)容進(jìn)行增、刪、改而不留痕跡幾乎是不可能的。

電子文件是人們?yōu)榱四骋荒康模谟?jì)算機(jī)上，用一定的格式和處理方式生成的信息的組合，是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。 它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

3 電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

（1）傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。 這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。 紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。 因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

（2）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。 不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。

（3） 由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。 根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論， 文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。 此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

4 電子文件對(duì)檔案學(xué)理論的影響

4.1 對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。 也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。 這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

4.2 對(duì)檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個(gè)方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。 而電子文件在形成過程中，不再嚴(yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。 因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個(gè)恰切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個(gè)生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。

4.3 對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響

檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對(duì)象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化，其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。 原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。 所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來開展。 如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

5 解決存在問題的對(duì)策

建立并執(zhí)行一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子文件歸檔管理制度

5.1 依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)立卷工作。 開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以單位計(jì)算機(jī)與信息管理保管為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。 由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。

5.2 建立電子文件全過程管理制度

電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，來源廣泛，環(huán)節(jié)眾多。電子文件形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員等。 哪一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實(shí)性。因此，電子文件收集歸檔，必須依靠制度約束。建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，顯得尤為重要。這也是保證電子檔案原始性、真實(shí)性和完整性的重要措施。

電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔部門與分工、歸檔的方法、歸檔時(shí)間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別。抓電子文件歸檔工作，制定《機(jī)讀(電子)文件歸檔工作規(guī)定》等，都要明確無誤地分別對(duì)上述區(qū)別做出具體規(guī)定，并設(shè)計(jì)《機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。同時(shí)還必須加強(qiáng)對(duì)電子檔案的開發(fā)利用活動(dòng)環(huán)節(jié)的保密管理。

為了使各部門主管檔案工作的負(fù)責(zé)人和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物， 可在對(duì)電子文件的來源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的綜合業(yè)務(wù)管理部、總裁辦公室做為開展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)部門。如將歷年的各部門單用戶報(bào)告和定制的多用戶（專項(xiàng)）報(bào)告分電子文件歸檔。

與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、綜合業(yè)管管理部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門四者結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各自管理的業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用； 綜合業(yè)務(wù)管理部門是全面掌握公司和產(chǎn)品種類、部門業(yè)務(wù)類型，負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)管理的部門；計(jì)算機(jī)與信息管理部門是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，又可以作為電子文件的形成單位，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。 四個(gè)部門的職能相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，可共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。