胡廣益
(中國(guó)水利水電第七工程局有限公司 一分局,四川 彭山620860)
物資管理信息系統(tǒng)主要包括價(jià)格分析系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、質(zhì)量跟蹤系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、計(jì)劃采購(gòu)系統(tǒng)。利用網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)來取代過去人工繁瑣的事物,應(yīng)用物資管理軟件用計(jì)算機(jī)做報(bào)表不但快速,而且能夠進(jìn)行自動(dòng)計(jì)算、匯總和分類統(tǒng)計(jì),使過去做不到的事情成為現(xiàn)實(shí),完成過去手工難以完成的信息處理。
現(xiàn)在市場(chǎng)上有多種物資管理軟件,選擇一種適合本單位情況的軟件,融入單位需要的表格,加以改進(jìn)推廣,有利于加快計(jì)算機(jī)在物資管理上的應(yīng)用,使物資管理規(guī)范化和報(bào)表標(biāo)準(zhǔn)化。如用友物資管理軟件、成功進(jìn)銷存及固定資產(chǎn)管理軟件、勝新庫存管理軟件等。目前,許多單位還沒有推廣使用統(tǒng)一的物資管理軟件。在做統(tǒng)計(jì)報(bào)表時(shí)還普遍采用Excel 電子表格軟件,該軟件需要專業(yè)培訓(xùn),普及應(yīng)用有一定的困難。選擇專用軟件,有利于加快網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)在物資管理上的應(yīng)用,使物資管理規(guī)范化。
建立網(wǎng)絡(luò)物資管理系統(tǒng),需制作標(biāo)準(zhǔn)的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表(樣表)、將各類管理文件、設(shè)備管理模塊文件、各類物資采購(gòu)模塊文件、設(shè)備使用手冊(cè)等存入網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)。配合貫標(biāo)工作使設(shè)備物資管理工作規(guī)范化,報(bào)表統(tǒng)一化,使技術(shù)資料共享,便于各外包項(xiàng)目查閱,減少各級(jí)施工單位層層購(gòu)置配備技術(shù)資料而代來的浪費(fèi),同時(shí)也避免資料丟失造成設(shè)備安裝維修困難。
水電七局推廣的物資網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)(簡(jiǎn)稱OA 系統(tǒng)),對(duì)于提高工作效率,實(shí)現(xiàn)辦公網(wǎng)絡(luò)化,電算化,提高企業(yè)管理水平有很大的作用。通過“OA 系統(tǒng)”這個(gè)工作平臺(tái),方便設(shè)備物資管理工作的溝通,及時(shí)發(fā)布設(shè)備物資管理文件、通知,安排指導(dǎo)各項(xiàng)具體工作。這個(gè)系統(tǒng)有著非常方便的內(nèi)部短消息、內(nèi)部電子郵件、公共文件夾、個(gè)人文件夾、網(wǎng)絡(luò)硬盤、公告新聞以及網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等功能。項(xiàng)目部可以隨時(shí)登陸此系統(tǒng)下載需要的批復(fù)文件。可以方便地登陸“分局車輛管理系統(tǒng)”,設(shè)備物資管理系統(tǒng)可自動(dòng)進(jìn)行物資采購(gòu)價(jià)格的比較,對(duì)于控制采購(gòu)成本有很大意義。能夠?qū)崿F(xiàn)物資收、發(fā)及領(lǐng)用材料電腦出票,自動(dòng)匯總編制各種物資報(bào)表。
現(xiàn)在物流業(yè)飛速發(fā)展,選擇有實(shí)力的物流公司,合理運(yùn)用當(dāng)?shù)氐谌轿锪魈峁┑膶I(yè)服務(wù),有利于降低工程的間接費(fèi)用。合理運(yùn)用現(xiàn)代物流管理技術(shù),必須對(duì)采購(gòu)程序的各項(xiàng)業(yè)務(wù)建立職責(zé)分工,嚴(yán)格挑選物資供應(yīng)商,控制采購(gòu)量,加強(qiáng)合同簽定、付款、貨物驗(yàn)收、運(yùn)輸方式、配送等方面的過程控制。
目前,大中型企業(yè)普遍推行“集團(tuán)母、子(分公司)-項(xiàng)目-施工作業(yè)隊(duì)”的運(yùn)行管理模式,與之相適應(yīng),物資供應(yīng)體系為三級(jí)管理機(jī)構(gòu),即決策、監(jiān)督、管理層、采購(gòu)供應(yīng)層(各項(xiàng)目部物資部門),耗物層(各施工作業(yè)隊(duì))。大多集團(tuán)公司建立發(fā)布有物資合格供應(yīng)商信息庫,物資采購(gòu)一般在合格供應(yīng)商中進(jìn)行招標(biāo)選擇。零星物資則一般通過市場(chǎng)比價(jià)或招標(biāo)采購(gòu)。
現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)購(gòu)物的興起,大部分物資可以通過網(wǎng)絡(luò)搜索生產(chǎn)廠或供應(yīng)商,可直接與生產(chǎn)廠家對(duì)接,減少中間環(huán)節(jié)。目前“淘寶”“天貓”及各類物資專業(yè)網(wǎng)站,為網(wǎng)上購(gòu)物訂貨提供了廣泛的選擇空間,許多網(wǎng)站提供了網(wǎng)上比價(jià),詢價(jià)功能,給購(gòu)物帶來了極大方便。
現(xiàn)在通過網(wǎng)絡(luò)化管理可及時(shí)發(fā)布各項(xiàng)規(guī)章制度,規(guī)范物資工作人員的行為,明確其職責(zé),構(gòu)建物資管理現(xiàn)代化監(jiān)控體系。強(qiáng)化財(cái)務(wù)對(duì)成本的控制,最大限度地激發(fā)和調(diào)動(dòng)物資管理人員的聰明才智。通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)企業(yè)物資管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)和交流,使物資管理人員熟悉管理技術(shù),掌握企業(yè)內(nèi)供應(yīng)鏈的流程,掌握物資管理軟件和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng),熟悉電子商務(wù)技術(shù),提高物資管理人員素質(zhì)。
物資采購(gòu)事項(xiàng)要實(shí)行公開招標(biāo),張榜公布。網(wǎng)上招標(biāo)是最常用和有效手段,可使采購(gòu)?fù)该骰?,避免了過去講關(guān)系、講人情的違規(guī)操作。物資部門人員接受廣大職工的監(jiān)督,開展反腐倡廉活動(dòng)。財(cái)務(wù)和監(jiān)督部門通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)成本的控制不再局限于原始票據(jù)的審核上,而是可通過網(wǎng)上詢價(jià)比價(jià)進(jìn)行審核把關(guān),通過網(wǎng)上銀行、手機(jī)銀行進(jìn)行結(jié)算,實(shí)施有效的監(jiān)督。
隨著經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展,物流市場(chǎng)快速發(fā)展,物資供應(yīng)由過去的現(xiàn)金采購(gòu)加自行運(yùn)輸供應(yīng)模式,發(fā)展到依靠現(xiàn)代物流,發(fā)揮互補(bǔ)優(yōu)勢(shì),使用物流配送模式。大部分物資采購(gòu)可改變成為網(wǎng)上向廠家訂貨,通過第三方(如支付寶)擔(dān)保,廠(商)發(fā)貨,貨到貨驗(yàn)收后再付款的采供模式。簡(jiǎn)化采購(gòu)流程,提高采購(gòu)資金安全,又減少物流成本。
部分現(xiàn)金采購(gòu)的物資,運(yùn)輸可交給物流公司承擔(dān),量小可采用班車帶貨,改變過去那種大事小事派人采購(gòu)還要自己派車運(yùn)輸,占用車輛和人力資源。搞成“小而全”,供應(yīng)系統(tǒng)龐大、臃腫,辦事效率低下,管理難度大,“漏洞”還多的狀況,不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需要。因此,建立新型物資供應(yīng)體系,讓供應(yīng)商與物流公司聯(lián)合發(fā)揮互補(bǔ)優(yōu)勢(shì),提倡“一站式服務(wù)”。施工企業(yè)要選擇專業(yè)化的第三方物流商或區(qū)域性銷售商,形成長(zhǎng)期穩(wěn)定的供應(yīng)鏈關(guān)系,通過這種現(xiàn)代化的供應(yīng)鏈管理手段提高企業(yè)外部形象以及內(nèi)部管理水平,減少無謂消耗,通過分包合作有利于企業(yè)做大做強(qiáng),有利于項(xiàng)目工程實(shí)現(xiàn)效益最大化。
一個(gè)工程項(xiàng)目建筑工程設(shè)計(jì)完成后,主要物資種類就基本確定了。施工組織完成后,供應(yīng)時(shí)間就基本確定了,接下來就是物資供應(yīng)的組織和實(shí)施了。通過網(wǎng)絡(luò)尋找供應(yīng)商,通過網(wǎng)絡(luò)組織招標(biāo),商務(wù)談判、簽定合同,網(wǎng)絡(luò)無不發(fā)揮了巨大作用。
單位內(nèi)部項(xiàng)目之間通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行物資調(diào)配調(diào)劑,降低物資庫存,減少物資資金占用,應(yīng)用計(jì)算機(jī)科學(xué)編制物資計(jì)劃,保障施工順利進(jìn)行需要依靠網(wǎng)絡(luò)。
水電施工企業(yè)所需物資種類多、數(shù)量大,運(yùn)輸成本高,庫存占用資金多。工程建設(shè)用的幾大主材如鋼材、水泥、沙石骨料、木材等使用量很大,比較容易和供應(yīng)商形成長(zhǎng)期穩(wěn)定的供應(yīng)鏈,,可通過網(wǎng)上招標(biāo)談判,采取分包的辦法,把庫存壓給供應(yīng)商,按工程使用量結(jié)算,即要供應(yīng)商保障供應(yīng),又要求有一定量庫存儲(chǔ)備。
輔助材料種類多,量不大,采購(gòu)管理困難,但有的材料如果短缺就會(huì)造成停產(chǎn),對(duì)這類物資需要有儲(chǔ)備量。需要分類別建立物資供應(yīng)鏈并及時(shí)了解物資價(jià)格變化。要充分利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)這類物資進(jìn)行快速招標(biāo),零星物資進(jìn)行快速尋價(jià)、比價(jià)采購(gòu)。
設(shè)備配件采購(gòu),有一定的專業(yè)性,采購(gòu)容易出錯(cuò),關(guān)鍵設(shè)備“趴窩”會(huì)造成工地停產(chǎn),對(duì)這類設(shè)備要注意收集廠方服務(wù)站分布及配件儲(chǔ)備信息,積極聯(lián)絡(luò)廠家對(duì)關(guān)鍵設(shè)備進(jìn)行定期保養(yǎng)維護(hù)。而且應(yīng)該有預(yù)見性備用常用易損配件。平時(shí)應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)大型專用設(shè)備建立技術(shù)資料數(shù)據(jù)庫(包括設(shè)備使用說明書、配件圖冊(cè)、維修手冊(cè),工程機(jī)械使用手冊(cè)、安全操作規(guī)程,設(shè)備管理文件等)。要建立配件供應(yīng)渠道,出現(xiàn)難購(gòu)配件應(yīng)快速通過網(wǎng)絡(luò)與廠家取得聯(lián)系,在設(shè)備專業(yè)網(wǎng)站或“淘寶網(wǎng)”上查詢技術(shù)資料和配件供應(yīng)信息。充分利用微信、QQ、手機(jī)短信、彩信,網(wǎng)絡(luò)視頻、電子郵件等手段進(jìn)行通信聯(lián)絡(luò),對(duì)物資種類、型號(hào)、外形尺寸進(jìn)行確認(rèn),運(yùn)輸上采取快遞加空運(yùn)辦法解決急需物資,還可利用網(wǎng)絡(luò)查詢物流,手機(jī)GPS 跟蹤查詢物資到達(dá)位置。總之,水電施工物資供應(yīng)要為生產(chǎn)所急,為生產(chǎn)所需服務(wù),想方設(shè)法提高辦事效率、防止耽誤生產(chǎn)。
在工程項(xiàng)目成本中物資成本占總成本60%以上,水電施工企業(yè)所需的物資種類多、數(shù)量大、運(yùn)輸成本高。運(yùn)用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理技術(shù),配合現(xiàn)代物流,能夠大量降低物資采購(gòu)成本,減少物資庫存和資金占用,提高經(jīng)濟(jì)效益,使物資管理工作上一個(gè)新臺(tái)階,值得重視和研究。