略論檔案部門的工作效率

王 巍

(神華國華徐州發(fā)電有限公司，江蘇 徐州221166)

0 引言

效率這個(gè)概念，原來是指機(jī)械工程中投入與產(chǎn)出，即支出與收入、消耗與獲得之間的比率。人們把效率的概念引用到工作方面，稱為工作效率。效率的綜合內(nèi)容應(yīng)該是功效與價(jià)值的統(tǒng)一、數(shù)量與質(zhì)量的統(tǒng)一。工作效率就是在完成既定目標(biāo)的基礎(chǔ)上，投入的勞動(dòng)量與獲得的勞動(dòng)效果的比率，即在保證質(zhì)量的前提下，獲得最高的數(shù)量。那么，我們檔案部門的工作效率如何呢?本文從效率意識、效率優(yōu)勢和提高效率的途徑三方面談點(diǎn)個(gè)人意見。

1 效率意識

意識即察覺，效率意識是對效率問題的察覺乃至覺悟。它的產(chǎn)生和加強(qiáng)在于克服已有的社會意識形態(tài)中非效率因素的影響。在檔案工作中同樣要求我們克服已有的非效率意識。

應(yīng)當(dāng)承認(rèn)，目前在我們的工作中確實(shí)存在著許多不講工作效率的問題，出現(xiàn)諸如人員利用率低、設(shè)備利用率低，檔案利用率低等問題，這能說是工作有效率嗎?

記得周恩來同志曾向檔案人員指出:“到檔案館工作不僅要整理和保管好文件，更重要的是熟悉業(yè)務(wù)，多做些索引、目錄，使利用者查找方便，別找一個(gè)文件花半天工夫啊!”周總理的話，指的就是效率問題，也深刻闡明了檔案檢索工具的重要作用。在新的歷史時(shí)期，檔案工作者的主要任務(wù)，就是逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，大力開發(fā)檔案信息資源，通過提供檔案信息，更好地為企業(yè)、為社會服務(wù)。要實(shí)現(xiàn)這一任務(wù)，檔案人員必須在做好豐富館藏、熟悉館藏的基礎(chǔ)上，編制高質(zhì)量的檢索工具。一般來講，利用者前來查找所需材料，首先想到的是利用檢索工具，即我們現(xiàn)有的案卷目錄、全引目錄、專題目錄等。能否迅速、全面、準(zhǔn)確地查到所需信息，毫無疑問取決于檢索工具的編制質(zhì)量。但有的檔案館(室)編制的檢索工具單一，甚至只靠一種案卷目錄管理檔案，造成檢索效率很低，漏檢誤檢嚴(yán)重，無法滿足利用者的多種需要。為此，要求檔案工作者，不僅對本館(室)有價(jià)值的檔案材料要盡可能存貯進(jìn)去，而且要以存貯檔案的不同特點(diǎn)為依據(jù)，樹立整體觀念，統(tǒng)觀全局，協(xié)調(diào)好各部分檔案材料的關(guān)系，把編制工作與利用者的需要科學(xué)地結(jié)合起來。既不要盲目編制，又不能把檢索工具看成彼此絕對分立，互不聯(lián)系，使保管和利用都不方便。只有綜觀全局，考慮周到，實(shí)現(xiàn)互補(bǔ)，便于利用，這樣建立的檢索工具，才能使利用者對自己所需的檔案資料，到檔案館(室)一查就能查到，并及時(shí)提供出來，如沒有，也能明確答復(fù)，把漏檢與誤檢降到最低限度，這樣，既方便利用者，又提高檢索效率。如果檔案漏檢誤檢嚴(yán)重，甚至利用者來查找檔案時(shí)檔案人員不知從何下手，查找不到，使檔案變成死檔案，這能說是工作有效率嗎?

2 效率優(yōu)勢

我們知道，檔案是一種信息資源，它的價(jià)值在于，也只在于它的被利用。檔案部門是信息管理部門，它的根本職能就是開發(fā)和利用檔案信息資源來滿足用戶的需要。從檔案工作角度來看，要發(fā)揮檔案的價(jià)值，首先是建立對檔案資源的控制手段。檔案資源包括文字記錄、圖紙文件、錄音錄象帶、縮微膠片、磁盤光盤、有關(guān)專家和機(jī)構(gòu)等;控制手段指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、咨詢服務(wù)、技術(shù)處理、文摘索引和檔案工作網(wǎng)絡(luò)等。檔案部門集檔案資源和控制手段于一身，承擔(dān)著檔案資源的開發(fā)利用，這就涉及檔案的開發(fā)和利用的效率問題，換句話說，這種開發(fā)和利用效率同情報(bào)、圖書、資料等信息的開發(fā)和利用相比是否有其優(yōu)勢，是否有被取代的危險(xiǎn)?

檔案，以其不可耗盡性為特點(diǎn)，只要人類在發(fā)展，在建設(shè)，就有檔案的產(chǎn)生和利用，就有檔案部門的一系列工作，但用于開發(fā)和利用檔案資源的其他資源(人員、館舍、經(jīng)費(fèi)等)卻具有可耗盡性，至少是相對的可耗盡性，就是說，在一定時(shí)期內(nèi)可投入檔案資源開發(fā)和利用的其他資源總是有限的。那么顯然，一定投入下滿足的檔案需要越多，或在一定檔案需要滿足程度下投入越少，效率就越高，優(yōu)勢就越大。一個(gè)檔案部門的存在是以其效率優(yōu)勢為基礎(chǔ)的，即在一定條件下，它的利用者通過它比通過其他信息部門效率更高地滿足自己的一定利用需要。如果這個(gè)效率優(yōu)勢不成立，它就會由具有效率優(yōu)勢的部門所取代。

我們已經(jīng)知道，效率就是投入與產(chǎn)出之比，在檔案部門投入包括人員、館舍、擴(kuò)大館藏、職工培訓(xùn)費(fèi)用，設(shè)備及設(shè)備維護(hù)費(fèi)、日常業(yè)務(wù)費(fèi)和日常管理費(fèi)用等等，產(chǎn)出就是滿足的檔案需要。計(jì)算需要量是一個(gè)復(fù)雜問題，但有一點(diǎn)是清楚的，投資利用率與滿足的需要成正比關(guān)系。這里，投資利用率包括館藏、館舍和設(shè)備、人員等的利用率。不難理解，投資利用率越高，所滿足的檔案需要就越多。因此，對投資利用率進(jìn)行評價(jià)是可以有效地確定和比較效率優(yōu)勢的。例如，館藏滯留率，指檔案館(室)所藏檔案中長期滯留在檔案柜或檔案架上，從未被利用過且滯留時(shí)間在十年以上的檔案。顯然，滯留率越高，投資利用率就越低。如果所藏的80%或更高比例都是這樣的情況，我們的效率能算高嗎?

在市場經(jīng)濟(jì)中，大力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，是現(xiàn)代企業(yè)制度中實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是企業(yè)檔案工作的中心任務(wù)和基本目的。企業(yè)要在激烈的市場競爭中求生存、求發(fā)展、求壯大，不斷創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和物質(zhì)財(cái)富，要求科學(xué)的管理、正確的決策和建立科學(xué)的組織管理機(jī)制，這些都離不開對企業(yè)檔案的依賴。如何做好企業(yè)檔案工作，大力開發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)各項(xiàng)工作和發(fā)展提供有效服務(wù)，是企業(yè)每位檔案工作者都應(yīng)該思考的問題。也是檔案部門的效率問題。

我公司積極開發(fā)利用檔案信息資源，主動(dòng)為企業(yè)、為生產(chǎn)、為一線服務(wù)，取得了顯著的成績。①開發(fā)利用檔案，給企業(yè)帶來明顯的經(jīng)濟(jì)效益。我公司從1994 年開始探討對4 臺125 MW 和4 臺200 MW 機(jī)組全面改造方案，我公司綜合檔案室提供了汽輪機(jī)、發(fā)電機(jī)、鍋爐及其輔助設(shè)備總圖等大量有參考價(jià)值的科技檔案，利用科技檔案卷次共800 余卷，從1997 年至2001 年，先后對8 臺機(jī)組進(jìn)行了現(xiàn)代化技術(shù)改造，改造后的機(jī)組各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)，達(dá)到了國內(nèi)同類型機(jī)組的先進(jìn)水平。通過技術(shù)改造，不僅延長了機(jī)組的壽命，使老機(jī)組煥發(fā)了青春，而且大大提高了機(jī)組安全可靠性、可控性、可調(diào)性和自動(dòng)化水平，增強(qiáng)了企業(yè)實(shí)力，對于企業(yè)參與市場競爭，迎接新世紀(jì)挑戰(zhàn)，無疑具有重大的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。在改造中，以汽機(jī)通流部分改造為重點(diǎn)，對發(fā)電機(jī)部分、鍋爐部分以及相應(yīng)輔機(jī)進(jìn)行了全方位配套改造，熱控部分改DCS、調(diào)速系統(tǒng)改DEH 純電調(diào)，使機(jī)組綜合技術(shù)裝備和安全健康水平有較大的提高，并取得明顯的綜合經(jīng)濟(jì)效益。②發(fā)揮檔案的依據(jù)憑證作用，取得經(jīng)濟(jì)和社會效益。例如國華徐州發(fā)電有限公司(以下簡稱徐電公司)為了貫徹國家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關(guān)停拆除徐州電廠1～6 號老機(jī)組，并利用1～4 號機(jī)組場地建設(shè)2 臺1 000 MW超超臨界機(jī)組。目前，關(guān)停1～6 號機(jī)組的申請已通過上級主管部門審批，機(jī)組拆除出售工作也已于2008 年3 月開始。在1～6 號機(jī)組拆除與出售過程中，檔案起到了很重要的作用。徐電公司“上大壓小”項(xiàng)目籌建處拆遷部門在機(jī)組拆除前和參與機(jī)組拆除出售工作的山東電力建設(shè)第三工程公司、山東金佰生物技術(shù)有限公司等單位的工程技術(shù)人員一同到公司檔案室查閱了1～6 號機(jī)組基建期的竣工檔案和主機(jī)的設(shè)備檔案，并以檔案為重要依據(jù)，編制機(jī)組拆除方案，使機(jī)組拆除工作順利進(jìn)行。在1～6 號機(jī)組設(shè)備拆除后的出售工作中，作為購買方的山東金佰生物技術(shù)有限公司，把檔案視作機(jī)組出售的一個(gè)基礎(chǔ)條件。當(dāng)他們在徐電公司檔案室看到保存完整、齊全、系統(tǒng)的檔案，表示滿意。正是由于1～6 號機(jī)組設(shè)備檔案保存的完整齊全，并可以與1～6 號機(jī)組整體發(fā)電設(shè)備出售同時(shí)移交，能為購買企業(yè)今后設(shè)備的安裝、運(yùn)行和使用提供可靠的依據(jù)，使山東金佰生物技術(shù)有限公司愿意出2 億元買下1～6 號機(jī)組設(shè)備。由此可見，完整齊全并管理良好的檔案，在徐電公司1～6號機(jī)組拆除與出售工作中起到了關(guān)鍵的作用。否則，1～6 號機(jī)組設(shè)備只能作為廢鐵或報(bào)廢設(shè)備處理。檔案價(jià)值的發(fā)揮，使機(jī)組設(shè)備變廢為寶，為企業(yè)贏得了可觀的經(jīng)濟(jì)效益。再如為了減少二氧化硫排放量，保護(hù)大氣環(huán)境，完成江蘇省政府和省環(huán)境保護(hù)廳下達(dá)的“十五”期末二氧化硫排放總量控制指標(biāo)和防治計(jì)劃，我公司在#7、#8 機(jī)組配套安裝煙氣脫硫設(shè)備。福建龍凈環(huán)保股份有限公司上海龍凈環(huán)保科技工程有限公司和我公司生運(yùn)部、鍋爐公司等部門的工程技術(shù)人員到綜合檔案科查閱了0308 -8266 -1、0308 -8835 -1、0307 -8022 -17、03 -839-01、03 -836 -00 等有價(jià)值的科技檔案，為改造工作的前期初步設(shè)計(jì)、工程的順利實(shí)施提供了基礎(chǔ)條件。#7、#8 機(jī)組安裝脫硫裝置后，每年可減少二氧化硫排放12 145 t，脫硫洗滌塔具有50%的除塵效率，煙塵排放濃度可進(jìn)一步降低，改善當(dāng)?shù)卮髿猸h(huán)境質(zhì)量，因此項(xiàng)目具有顯著的環(huán)保效益。又如2000 年10月，山西省某煤礦二位同志來我公司要求查閱1995 年和1996年兩筆煤款未收到，要求徐州發(fā)電廠支付此款。我公司財(cái)務(wù)部同志來到綜合檔案科查1995 年度(431—1、8、9、17)、1996 年度(431—6、7)燃料明細(xì)帳及1995 年度(433—199、200)、1996年度(433—3、4、5、6、37、99、149)會計(jì)憑證檔案，我公司分別于1995、1996 年度向?qū)Ψ揭迅哆^款，使對方承認(rèn)了此款已匯出這一事實(shí)。為我公司挽回了經(jīng)濟(jì)損失。再又如2011 年9 月30日，我公司與當(dāng)?shù)剞r(nóng)民為公司大門口處一塊十畝土地歸屬問題發(fā)生爭執(zhí)，為證實(shí)此地為電廠所征用我公司經(jīng)營管理部查閱了0300 -8030 -004 案卷(銅山縣政府、茅村鄉(xiāng)、徐州電廠等單位關(guān)于徐州電廠第二批征地問題的批復(fù)、通知、協(xié)議等文字材料)，手續(xù)齊全，完全證實(shí)此地已為我公司征過，避免了糾紛，贏得了效益。以及2011 年10 月17 日，我公司與某施工單位由于深井泵房看護(hù)及灰場灰壩運(yùn)行維護(hù)承包問題發(fā)生爭執(zhí)，我公司紀(jì)檢監(jiān)察部查閱了0300 -905 -188、0300 -905 -033、0300-905 -112 案卷(深井泵房看護(hù)及灰場灰壩運(yùn)行維護(hù)承包協(xié)議、合同審核意見單等)，證實(shí)我公司確實(shí)履行了合同協(xié)議，避免了糾紛。再如國華徐州發(fā)電有限公司(以下簡稱徐電公司)為了貫徹國家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關(guān)停拆除徐州電廠1～6 號老機(jī)組，并利用1～4 號機(jī)組場地建設(shè)2 臺1 000 MW 超超臨界機(jī)組。2 ×1 000 MW 機(jī)組(上大壓小)建設(shè)工程2 臺機(jī)組已于2012 年12 月4 日高水平通過達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和工程質(zhì)量評價(jià)工作。為爭創(chuàng)國家級優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)，我公司邀請中電建協(xié)專家組對我公司百萬機(jī)組進(jìn)行兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢檢查，專家們分為鍋爐、土建、電熱、汽機(jī)、綜合指標(biāo)、檔案六個(gè)專業(yè)組分別進(jìn)行檢查。按中國電力優(yōu)質(zhì)工程獎(jiǎng)評選辦法(2013 版)最新標(biāo)準(zhǔn)，對現(xiàn)場實(shí)際和檔案資料進(jìn)行抽查和現(xiàn)場檢查，相關(guān)參建單位給予密切配合。2013 年7 月27 -28 日，中國施工協(xié)會專家組來我公司進(jìn)行國家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場復(fù)查。國優(yōu)現(xiàn)場復(fù)查按“兩會三查”方式對工程實(shí)體、重要部位、關(guān)鍵工序、主要試驗(yàn)、檢驗(yàn)項(xiàng)目文件及工程檔案進(jìn)行核查。通過檢查，專家們高度肯定了我公司2 ×1 000 MW 機(jī)組(上大壓小)建設(shè)工程創(chuàng)優(yōu)工作取得的優(yōu)異成績。一致認(rèn)為我公司2 ×1 000 MW 機(jī)組(上大壓小)建設(shè)工程符合國家優(yōu)質(zhì)工程審定辦法2013 年版及現(xiàn)場復(fù)查重點(diǎn)部位的要求，通過國家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場復(fù)查。在兩次創(chuàng)優(yōu)咨詢檢查及國家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場復(fù)查中，我公司籌建處、生技部等各部門及江蘇省電力建設(shè)三公司、天津電力建設(shè)公司等參建單位在檔案室借閱了大量基建期的竣工檔案和主機(jī)的設(shè)備檔案，檔案在為我公司順利通過國家優(yōu)質(zhì)工程金獎(jiǎng)現(xiàn)場復(fù)查工作中起到了關(guān)鍵的作用。③提供檔案為企業(yè)經(jīng)營決策、查處經(jīng)濟(jì)案件、慣標(biāo)認(rèn)定、編史修志等工作發(fā)揮了積極作用。如2002 年12月我廠朱廠長借閱徐州發(fā)電廠征地實(shí)況及紅線圖以及#1、#2灰場等處征地問題的批準(zhǔn)通知書及協(xié)議書等(0300 -8030 -1、8、9)，為領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于我公司機(jī)組擴(kuò)建提供了參考。再如1997 年我公司編寫《徐州發(fā)電廠志》，廠編委先后調(diào)閱了綜合檔案科大量檔案資料(89 -073 -45、92 -601 -01、02 等)編寫廠志共查閱各種檔案案卷202 卷次，復(fù)印資料近5 000 張，為廠志的順利完成立下汗馬功勞。④圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作做好資料匯編。幾年來，我公司檔案管理人員自己編研或與有關(guān)部門合作完成了《歷年安全生產(chǎn)典型事故匯編》《科研成果匯編》《徐州發(fā)電廠志》等22 種165 萬字的編研材料，其中，通用性編研資料17種，深層次編研資料5 種，同時(shí)還編制了檢索工具28 種161冊，對生產(chǎn)經(jīng)營等管理工作起到了較好的指導(dǎo)作用。近年來，我廠累計(jì)利用檔案材料7 000 多卷次，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益2 億多元，而且還以翔實(shí)的資料和權(quán)威的原始憑證，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會效益。

還有人力利用的效率問題。如果把從事簡單勞動(dòng)的人員壓縮到最低數(shù)量，節(jié)約的人力經(jīng)過適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)后，可參加業(yè)務(wù)指導(dǎo)、編研、檔案保護(hù)等工作，這樣就大大加強(qiáng)了檔案部門進(jìn)行檔案信息服務(wù)的能力，滿足更多的檔案需要。這些人員現(xiàn)在從事復(fù)雜勞動(dòng)，他們創(chuàng)造的價(jià)值將比原來多得多，因而人力利用率也就提高了，檔案部門的效率優(yōu)勢也相應(yīng)提高了。

3 提高效率的途徑

1)進(jìn)行必要的效率分析。應(yīng)當(dāng)承認(rèn)，目前的檔案工作中，從人員的數(shù)量、結(jié)構(gòu)及比例關(guān)系，到檔案室的規(guī)模、標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備的購置及維修，乃至檔案的貯量、分布及利用率等等許多問題沒有或很少進(jìn)行效率分析。不進(jìn)行效率分析似乎也能得過且過，有時(shí)還很“忙”，但進(jìn)行分析之后，就會發(fā)現(xiàn)許多問題本身就是非效率的。

我們并不要求這種分析多么精確化，只須直觀地、樸素地對每個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行一下分析，最后再綜合比較一下就可以了。從檔案部門的控制手段來說，每一環(huán)節(jié)的工作都可以進(jìn)行效率分析，將分析出的問題整理、歸納并及時(shí)解決，就會提高我們的工作效率。比如，對檔案利用率的記錄，對利用效果的調(diào)查、統(tǒng)計(jì)、分析就會指導(dǎo)我們的收集、利用工作的重點(diǎn)、范圍等。

2)加強(qiáng)對本專業(yè)檔案的基礎(chǔ)研究。同是檔案，種類不同，特點(diǎn)就不一樣，積累、利用規(guī)律就有差別。這就要求在科學(xué)地研究本專業(yè)檔案之后，認(rèn)識其特點(diǎn)，開發(fā)利用優(yōu)勢和認(rèn)真地規(guī)劃各自檔案工作的發(fā)展戰(zhàn)略。

3)加強(qiáng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化工作，這不僅是現(xiàn)代化管理的必要前提，而且是提高工作效率的基本途徑。如果思想不統(tǒng)一，規(guī)格不標(biāo)準(zhǔn)，方法不一致，我們的工作就不可能是有效率的。而應(yīng)當(dāng)在統(tǒng)一的條例、法規(guī)下，使名詞術(shù)語、著錄規(guī)格、案卷規(guī)格、機(jī)構(gòu)設(shè)置、管理體制、業(yè)務(wù)范圍、干部配備、檔案設(shè)備諸方面，盡可能地標(biāo)準(zhǔn)化。如果檔案部門都這樣做了，我們的工作一定會出現(xiàn)一個(gè)新的局面。

4)建立健全崗位責(zé)任制。崗位責(zé)任制并非新的管理方法，但從當(dāng)前形勢來看，要求每一名工作人員更能動(dòng)地工作。責(zé)任制的內(nèi)容應(yīng)包括:①制定檔案館(室)工作程序的流程圖，使每個(gè)人明確自己所在的流程和環(huán)節(jié)，提高責(zé)任感。②制定每一流程和環(huán)節(jié)的崗位責(zé)任制。③按員工級別布置和檢查工作，鼓勵(lì)員工發(fā)揚(yáng)個(gè)人所長。④制定獎(jiǎng)罰細(xì)則。⑤定期征求員工對改善工作、合理投資和提高工作效率的意見，及時(shí)反饋與調(diào)節(jié)。

以上從效率意識、效率優(yōu)勢和提高效率的途徑三個(gè)方面談了檔案部門的工作效率問題。略陳淺見，請不吝賜教。作者簡介: