淺談人事檔案管理工作

楊麗萍

摘 要：人事檔案是記述和反映某人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況的人事材料，是人才信息的重要載體，是人才交流的主要信息源，是知人善任、選賢舉能的重要工具。做好人事檔案管理工作，在信息大數(shù)據(jù)時代的今天，有著至關(guān)重要的意義。筆者通過分析人事檔案管理的特點，認(rèn)清人事檔案管理的作用，查擺人事檔案管理的問題，從而引出自己對人事檔案管理的見解與認(rèn)識。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；新時期

1 人事檔案管理工作的特點

人事檔案是上級組織、人事（勞動）部門或本級組織、人事（勞動）管理部門根據(jù)人事工作需要、以個人姓名為特征，集中保存起來的（反映員工個人經(jīng)歷、德才情況、工作實績等方面內(nèi)容的）文件材料，具體講它包括以下特性。

1、全面性。人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定（考核）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面形成的材料，是員工個人信息的儲存庫，它從一定程度上概括地反映了員工個人的全貌。

2、真實性。真實性是人事檔案現(xiàn)實性的基礎(chǔ)和前提，它要求檔案資料的整體內(nèi)容完整齊全、個體材料客觀真實，直接為現(xiàn)實工作服務(wù)，是人事檔案區(qū)別于其它檔案的重要標(biāo)志。

3、動態(tài)性。人事檔案立卷后，隨著當(dāng)事人人生道路的延伸，將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。

4、流動性。有人就有檔，人員流動，檔案也應(yīng)隨之流動，人事檔案的管理與員工的人事管理只有相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用。

5、機密性。人事檔案的內(nèi)容涉及個人功、過等諸多方面情況，有的內(nèi)容從側(cè)面還反映了一些重大歷史事件或黨和國家的機密；有的是個人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內(nèi)心隱密等等。

2 人事檔案管理的作用

1、干部選拔任用的基礎(chǔ)。借助干部人事檔案可以了解干部在各個時期靜態(tài)的、原始的資料情況，人事檔案是做好干部工作的基礎(chǔ)。干部管理人事工作中的工資福利、職稱評定、獎勵懲處、離退休等方面的工作也離不開干部檔案這個依據(jù)。

2、社會發(fā)展過程中的作用。隨著社會的不斷發(fā)展，人才的交流互動也更加頻繁，人事檔案也將面臨更廣泛的市場需求。人事檔案中積累著大量的各類人才信息，檔案管理部門可以通過各種渠道和措施，及時主動地向經(jīng)濟建設(shè)主戰(zhàn)場提供檔案信息，把檔案資源優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為人才優(yōu)勢，進而達到促進和推動社會主義市場經(jīng)濟不斷發(fā)展的目的。

3、關(guān)系員工的切身利益。人事檔案的存在強化了個人對組織的歸屬感和信任感，也增強了組織對個人的向心力和凝聚力。對于流動人員來說，人事檔案是確定其參加社會統(tǒng)籌、醫(yī)療保險及失業(yè)保險的依據(jù)所在。無論機關(guān)、企事業(yè)單位招聘，還是考核任免國家公務(wù)員以及大中專畢業(yè)生的就業(yè)，人事檔案的利用都是必不可缺少的。

3 人事檔案管理存在的問題

經(jīng)過實踐經(jīng)驗的積累，我國的人事檔案管理工作在各方面已經(jīng)積累了豐富的經(jīng)驗。然而，隨著我國政治和經(jīng)濟體制改革的深化，尤其是隨著干部人事制度改革的深化，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)新時期人事管理工作的需要，在工作中出現(xiàn)了一些新問題。

一是管理體制不順暢?，F(xiàn)行的人事檔案，主要按管理權(quán)限和隸屬關(guān)系進行管理，在組織人事工作中發(fā)揮著重要作用。但在新時期，人員流動量大而且快，人員的隸屬關(guān)系時常會有變化等原因，人事檔案管理工作出現(xiàn)了一些新情況新問題。比如，檔案管理的關(guān)系較亂；人檔脫節(jié)；管理存在盲區(qū)。

二是人事檔案管理人員素質(zhì)不高。思想觀念陳舊，缺乏開拓進取精神；業(yè)務(wù)水平不高，缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)；奉獻精神不強，缺乏工作積極性。

三是人事檔案的內(nèi)容不完整。檔案的內(nèi)容不實、不全、不精，將一些可裝可不裝的、甚至不該裝的資料都裝進了檔案，使檔案的內(nèi)容臃腫繁雜。

四是人事檔案的服務(wù)水平不高。服務(wù)質(zhì)量不高、服務(wù)面不廣、服務(wù)的途徑單一，錄入的信息不準(zhǔn)確、不全面，影響了工作效率，降低了人事檔案的可信度。

4 人事檔案管理問題的原因分析

當(dāng)前人事檔案管理工作中出現(xiàn)了種種問題，導(dǎo)致了人事檔案的作用在一定程度上有所弱化，具體分析主要原因如下。

1、思想認(rèn)識不到位。存在“人事檔案無用論”現(xiàn)象，人員的流動性較大，越來越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕保?“棄檔族”日增，“廢檔”、“死檔”現(xiàn)象也隨處可見。沒有檔案，一些單位在用人時，只好通過非正常的方式和途徑去了解情況，從而增加了工作成本。

2、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對滯后。基層單位對檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足，保管室面積較小、設(shè)備老化或損壞等現(xiàn)象比較嚴(yán)重。調(diào)閱檔案時大多都是采用原始的手工操作方式。由于反復(fù)調(diào)用原件，陽光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象。

3、人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高。很多地方的計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中被廣泛運用，在有些基層單位的檔案室至今還沒有配備計算機。有的單位只是把個人信息、檔案目錄輸入計算機，在資料檢索、調(diào)閱檔案等工作程序上仍然采取的是手工操作。由于收集和鑒定工作不到位，所以導(dǎo)致檔案信息的可用性低、內(nèi)容缺乏實用性。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

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