鄒潔

摘 要：從某種意義上說，順利開展學校聲像檔案收集與利用工作，有利于不斷完善學校檔案室的內(nèi)容，有助于不斷豐富學校檔案室現(xiàn)存的檔案載體類型，有益于大幅度提升學校檔案的管理水平。本文結(jié)合實踐狀況，探討了學校聲像檔案收集與利用存在的問題，闡述了學校聲像檔案收集與利用的對策，包括：健全制度、規(guī)范整理；加大收集力度，豐富館藏；積極推進聲像檔案開發(fā)利用等等，希望能夠?qū)W校聲像檔案收集與利用的實踐工作發(fā)揮十分重要的借鑒和參考作用。

關(guān)鍵詞：聲像檔案；收集；利用

一、引言

對于學校檔案來說，聲像檔案是其十分重要的構(gòu)成部分。一般而言，聲像檔案的主要特征表現(xiàn)為：真實、形式簡明、便捷、直觀等等。更確切的說，學校通過聲像檔案能夠?qū)⒈拘Ｋl(fā)生重大歷史事件客觀、真實地反映出來。隨著社會的不斷進步和發(fā)展，人們既能夠運用文字將歷史事件和自然現(xiàn)象表達出來，又能夠利用形式多樣的聲像記錄手段，將新聞、文化、科學研究、教育等領(lǐng)域的活動形象、真實、客觀地反映出來。與此同時，載體形式具有一定特殊性的聲像檔案應運而生。

二、學校聲像檔案收集與利用存在的問題

在實踐中，我們應該深刻地體會到，學校聲像檔案收集與利用存在著不少現(xiàn)實問題，有待我們?nèi)ド钊胩骄?，力爭盡快找到解決難題的突破口。

1.聲像檔案管理不規(guī)范

近年來，相當一部分學校在常規(guī)的聲像檔案管理工作方面取得了一定的成效。但是，在實踐中，我們?nèi)鄙佥^為完善的聲像檔案管理制度。更確切的說，現(xiàn)有的聲像檔案管理工作不具備一定的制度性、強制性、穩(wěn)定性、規(guī)范性。從某種程度上說，我們還不能充分掌握和了解檔案歸檔的獎懲、檔案的收集范圍、收集標準和收集方法，從而無法科學、合理、正確地制定聲像檔案管理的規(guī)范性文件。

2.聲像檔案歸檔率不高

通常來說，學校聲像檔案強調(diào)的是將相關(guān)方面的信息客觀、真實地反映出來。這些信息包括：學校概貌、重要事件、重要領(lǐng)導人、重要活動、重要會議等等。事實上，學校聲像檔案應該具備一定的完整性、原始性、真實性。至今為止，絕大部分學校欠缺數(shù)字影像管理的統(tǒng)一標準，歸檔范圍并不明確。另外，相當一部分檔案管理人員素質(zhì)不高，不夠?qū)I(yè)，不具備較強的聲像檔案歸檔意識。在實踐中，并不排除拍攝者按照個人喜好，任意刪減聲像資料的可能性。在實踐中，我們應該清楚地意識到，檔案工作人員具有一定的流動性，交接工作缺少規(guī)范的手續(xù)，缺乏有序管理，造成聲像檔案歸檔率不高。

3.聲像檔案開發(fā)利用力度不夠

在實踐中，我們應該清楚地意識到，無法滿足學校相關(guān)部門利用聲像檔案實際需求的主要原因在于：檔案工作人員僅僅局限于編制相應的專題目錄，沒有系統(tǒng)地將符合相應條件的數(shù)碼聲像檔案刻錄成副本，給學校相關(guān)部門提供一定的便利。毫無疑問，同一主題的數(shù)碼聲像檔案是符合條件的。打個比方，學生參加文娛表演比賽，教師教學大評比活動，團委組織活動都不能及時找到相應的聲像檔案資料，給人們帶來了較大的困擾。

三、學校聲像檔案收集與利用的對策

對學校聲像檔案收集與利用存在的問題進行了較為細致地探討之后，接著，針對學校聲像檔案收集與利用的對策，談談自己的幾點意見，僅供參考。

1.健全制度、規(guī)范整理

為了對檔案行為進行有效、合理地規(guī)范，建立健全規(guī)章制度具有一定的必要性和實踐性。在實踐中，我們應該結(jié)合實際情況，嚴格按照聲像檔案具體的歸檔制度，詳細了解歸檔要求、歸檔范圍、歸檔手續(xù)和歸檔時間。與此同時，我們應該進一步明確自身的職責范圍，盡可能將紙質(zhì)檔案與學校聲像檔案的收集與利用工作十分緊密地結(jié)合起來。不可否認的是，聲像檔案能夠給人們帶來直觀、形象、生動的感覺，它能夠?qū)W校的歷史發(fā)展過程準確、客觀、真實地反映出來，能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案的缺陷進行有效地彌補。換句話說，文書檔案資料收集應該與聲像檔案收集同步進行，平等對待，不能將兩者區(qū)別對立起來，忽視兩者之間的內(nèi)在聯(lián)系性。

2.加大收集力度，豐富館藏

事實上，我們應該充分利用各種有利條件，采用多種多樣的方式，全面、系統(tǒng)、科學地收集資料，強化對聲像檔案的收集與利用工作。為了給檔案工作增加應有的活力，我們應該將學校館藏的聲像檔案最大程度地利用起來。值得注意的是，我們應該對聲像檔案進行科學管理，強調(diào)科學分類。從某種意義上說，聲像檔案既要能夠方便查閱、使用，又要能夠進行良好的歸檔保管。其中，電子文件歸檔是較為不錯的選擇之一。

3.積極推進聲像檔案開發(fā)利用

從目前看來，我們應該制定一套合理的使用辦法，它能夠較好地應用于本校各單位的利用、借用、復制。從本質(zhì)上說，這個使用辦法既要考慮到不損壞檔案原件，又要考慮到將聲像檔案充分利用起來。值得肯定的是，我們應該努力尋找恰當?shù)穆曄駲n案檢索方式，認真完成聲像檔案的目錄工作。從利用層面上說，檔案工作人員應該注重收集多種信息，積極、主動、及時向承辦活動的相關(guān)部門提供各類的信息檔案服務，大幅度提高承辦活動單位的工作效率。值得一提的是，檔案工作人員應該不斷提升自身的綜合素質(zhì)，增強自己的責任感、使命感。從開發(fā)層面上說，檔案館網(wǎng)站，應該引起有關(guān)方面領(lǐng)導的高度重視。不容置疑，學校舉辦的專題活動展覽能夠通過檔案館網(wǎng)站進行十分有效的宣傳報道，大力配合學校組織開展的各項工作，以期取得令人滿意的效果。

四、結(jié)束語

總而言之，學校聲像檔案的收集與利用具有一定的現(xiàn)實意義和實踐意義。一般而言，學校管理、教學、科研等相關(guān)方面的實踐活動是聲像檔案的直接來源。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，聲像檔案在信息開發(fā)利用方面具有一定的優(yōu)勢。這些優(yōu)勢主要體現(xiàn)為：在展覽館、領(lǐng)導決策、科學研究、博物館、教學改革等領(lǐng)域中，聲像檔案得到了較為廣泛的應用。毫無疑義，有關(guān)方面領(lǐng)導深刻認識到學校聲像檔案收集與利用的重要性，是做好學校聲像檔案管理的關(guān)鍵因素之一。

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