宋彬

【摘要】隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國各個行業(yè)呈現(xiàn)一種迅猛發(fā)展的趨勢。各個行業(yè)中不同類型的檔案數(shù)量正在不斷增加，人們開始逐漸重視檔案管理工作，檔案管理工作者需要完成的事項也在增加，在一定程度上提高了檔案管理工作者的工作標(biāo)準(zhǔn)與要求；檔案科學(xué)序列化管理方法在檔案管理中的應(yīng)用越來越廣泛，它能夠有效的對檔案進行分類規(guī)劃，對于檔案管理有著十分重要的意義。

【關(guān)鍵詞】檔案；科學(xué)序列化管理；方法；研究

doi：10.3969/j.issn.1004-7484（s）.2014.04.012文章編號：1004-7484（2014）-04-1815-02

就目前來看，信息化時代的來臨，給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，在檔案管理觀念以及管理方式等一系列方面提出了新的標(biāo)準(zhǔn)與要求。檔案管理工作，在企業(yè)、政府機構(gòu)以及學(xué)校中具有非常重要的意義，但是我國檔案管理工作在信息化階段中還存在很多的問題，如何有效地解決這些問題是檔案工作者必須重視的一個事項。檔案科學(xué)序列化管理方法在檔案管理中的應(yīng)用，能夠解決檔案管理工作中存在的問題，確保檔案管理工作的正常開展[3]。1檔案科學(xué)序列化管理的背景

檔案管理，是我國檔案事業(yè)中重要的組成部分，對于各個具體單位在生產(chǎn)與工作以及整個社會都具有重要意義，它也是我國經(jīng)濟發(fā)展過程中的一個重要事項。檔案管理的主要對象是檔案，主要的任務(wù)是將各個分散、量大、零亂的檔案進行科學(xué)合理的規(guī)劃與管理。隨著信息化技術(shù)水平的提升，檔案管理工作者必須加強自身的管理知識與管理水平，保證檔案管理工作能夠跟上信息化進程，這樣才能夠更好地發(fā)揮檔案管理工作在各個行業(yè)中的作用[3]。

檔案管理工作向信息化方面發(fā)展是一種必然的趨勢，而一些管理工作者信息化管理檔案的過程中，遇到了一些難以解決的問題，主要體現(xiàn)在檔案管理信息化之后，一些檔案呈現(xiàn)一種零散的狀況，很難對其建立相應(yīng)完整的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，特別是處理含有大量信息數(shù)據(jù)檔案的時候，例如：某些企業(yè)的檔案儲備庫中，很多檔案在邏輯上處于緊密聯(lián)系的狀態(tài)，但是在物理上卻分散存儲在不同的位置中，這種檔案庫結(jié)構(gòu)不利于檔案的合理規(guī)劃與管理。針對這一實際狀況，一些檔案管理工作者采取了檔案科學(xué)序列化管理的方法，對檔案進行一個序列化的管理，對各個不同類型的檔案進行分類管理，將相同類型的檔案劃歸為一類，簡化了檔案管理操作流程。2檔案科學(xué)序列化管理的方法分析

檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工程，它要對一些分散的檔案進行規(guī)劃，將所有的檔案按照不同類型進行劃分，分別存儲在各自的位置中[1]。一些檔案工作者，結(jié)合自身在檔案管理工作的經(jīng)驗與檔案管理的實際狀況，在對檔案科學(xué)序列化管理方法進行分析與研究的基礎(chǔ)上，對檔案科學(xué)序列化儲存方案進行改進，主要是根據(jù)相關(guān)的特征值，將一條檔案序列簡化成一串簡單的字符進行管理，字符串中處于不同位置的字符都有其獨自的定義，通過對字符串進行掃描就能夠便捷地看到檔案每一個條目中所含有的內(nèi)容，這種檔案科學(xué)序列化管理方法主要體現(xiàn)在以下例子中[2]。

將一條檔案中的前12個條目假設(shè)為一串?dāng)?shù)字，即135571409901。如果不對這一串?dāng)?shù)字進行說明，很難有人能夠準(zhǔn)確地理解這一串?dāng)?shù)字所蘊含的意思。這一串?dāng)?shù)字實際上指的就是姓名代碼，我國高考中對于通用姓名的代碼收集了很多人名中經(jīng)常使用的漢字，每4位數(shù)字組成一個代碼對其中一個漢字進行表示，然后不同的姓名就能夠通過漢字向數(shù)字的轉(zhuǎn)換，將姓名進行序列化之后形成一個相關(guān)的字符串，如果將每一條檔案中的前12個條目設(shè)定為相關(guān)的姓名，那么每次需要對檔案進行檢索與管理的時候，就只需要對相應(yīng)的數(shù)字串進行檢索就能夠找到檔案?？梢酝ㄟ^這一種方式對檔案的內(nèi)容進行規(guī)范，但是要嚴(yán)格規(guī)定每一條經(jīng)過序列化處理后的檔案記錄，固定位置中必須設(shè)定固定的內(nèi)容，對于一些不同類型的檔案信息也可以對其設(shè)置相應(yīng)的姓名代碼來解決檔案管理，可以通過一串簡單的字符對大量的檔案信息進行管理，這是檔案科學(xué)序列化管理中的一種方法[2]。

檔案科學(xué)序列化管理中還存在著一些難以解決的問題，主要體現(xiàn)在三個方面：第一個方面，檔案自身就具備難以規(guī)范的性質(zhì)，各個地區(qū)不同類型的檔案在序列長度的設(shè)置上難以保持相同的狀態(tài)，這在很大程度上阻礙了檔案的檢索；第二個方面，檔案序列化的標(biāo)準(zhǔn)還沒有一個統(tǒng)一的規(guī)劃，也難以對標(biāo)準(zhǔn)進行合理的確定，檔案工作者很難在全國范圍內(nèi)，運用同一種方式對檔案進行序列化管理；第三個方面，我國在檔案科學(xué)序列管理方面的檢索工具還不夠完善，導(dǎo)致檔案工作者無法科學(xué)地對檔案進行合理的序列化管理。

檔案中含有大量的信息數(shù)據(jù)，具有非常高的信息數(shù)據(jù)分析價值，對于檔案內(nèi)含有的豐富信息數(shù)據(jù)進行合理分析，可以采用序列化管理方式，對其進行序列分類。經(jīng)過序列化處理之后的檔案信息，檔案工作者能夠直接對其進行特征分析與研究，然后通過傳統(tǒng)的序列分析算法對其蘊含的意義進行深入的挖掘，獲取它所存在的價值。3結(jié)語

檔案科學(xué)序列化管理方法，具有十分廣闊的應(yīng)用前景，它能夠有效地解決我國現(xiàn)階段檔案管理中存在的空間開銷大、結(jié)構(gòu)混亂以及信息數(shù)據(jù)分散等一系列問題，而且檔案科學(xué)序列化管理方法具備非常高的應(yīng)用價值[1]。我國檔案工作者應(yīng)當(dāng)加強自身對于檔案科學(xué)序列化管理方法的分析與研究，根據(jù)檔案工作中的實際狀況，采用合理的檔案科學(xué)序列化管理方法，能夠在很大程度上提高檔案工作的效率與質(zhì)量，解決檔案管理中的難題，確保檔案工作的合理性，促進我國檔案事業(yè)的發(fā)展。參考文獻

[1]杜建偉.淺談檔案序列化存儲管理[J].機電兵船檔案，2012（04）.

[2]李文.淺析檔案科學(xué)序列化管理的方法[J].檔案管理，2011（12）.

[3]劉文濤.檔案序列化管理的意義[J].湖南大學(xué)學(xué)報，2011（17）.