檔案管理實踐與總結

張勇

摘 要：檔案管理實踐工作必須重視對人才信息的有效整理，對檔案進行分類保管，確保信息資料庫的內容全面，查閱方便。同時，檔案管理工作需要有完善的制度做規(guī)范，實現(xiàn)立卷歸檔的“三合一”管理，確保檔案管理工作能夠為人才交流提供幫助。結合多年檔案管理經驗，對檔案管理工作進行實踐研究和總結探索。

關鍵詞：檔案管理；管理理念；立卷歸檔；數(shù)學化管理

人才交流服務中心是提供就業(yè)和優(yōu)化人力資源配置的樞紐，其對人才檔案的管理是關系到人力資源合理配置與利用，筆者工作這幾年來一直致力于檔案管理的探索，也發(fā)現(xiàn)了當前檔案管理工作仍然存在的一些問題，諸如管理內容不夠全面，管理制度不完善和信息化管理體制落后等。為了解決檔案管理的相關問題，本文結合多年檔案管理經驗，對檔案管理工作進行了實踐研究和總結探索，檔案管理必須從以下幾方面進行全面的完善。

一、檔案的法制知識

檔案管理必須全面依循國家的檔案管理法制，而目前檔案員往往對檔案管理知識的更新和重要性不夠重視，例如，不按照國家規(guī)定開放檔案；明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的等現(xiàn)象總會出現(xiàn)。為了解決這個問題，檔案管理必須要注意宣傳法制知識。首先，要進行分級培訓。對檔案法制知識的了解要從基本知識到重點知識和案例進行全面化的分級培訓，加深大家對《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案管理條例》等法律法規(guī)的理解和認識，促進各單位依法開展檔案工作。其次，要保證檔案員能夠持證上崗。也就是要在進行學習法制內容后進行全面的考核，考核合格后領取法制培訓合格證，然后才能參加檔案管理工作，這樣一來就可以將法律學習培訓納入全員崗位培訓內容，在綜合培訓中加強法律知識的培訓，以增強全員的法律意識。

二、立卷歸檔的“三合一”制度

檔案管理的重點環(huán)節(jié)就是要“立卷歸檔”，為了更好地完成這項任務，檔案管理過程中應該嘗試采用“三合一”制度。所謂“三合一”制度就是立卷歸檔制度要按照制訂分類方案、歸檔范圍、保管期限表開展。第一步，制訂分類方案。例如，本中心的檔案管理就是按照以下三種方法進行分類：①年度分類法；②組織機構分類法；③通訊者分類法（按發(fā)文存本和原稿按收文者）。第二步，確定歸檔范圍。歸檔范圍的確定能夠保證檔案簡要并有實際意義，避免過多的內容形成檔案的混亂。例如，對于收納的企業(yè)人才的檔案內容就可以包括“勞動合同管理，勞動工資和社會保險，職務任免，職稱評聘，職工教育與培訓，醫(yī)療衛(wèi)生，后勤福利，住房管理”等方面工作形成的文件材料。第三步，建立保管期限表，便于全面的、直觀的內容管理。例如，針對一名建筑工程人員的檔案管理可以設置包括序號、類目名稱、保管期限條目的表格。在推行這些制度的同時要依循如下原則：（1）堅持“歷史真實”的原則，只有真實才能確保檔案的有效性。例如，本中心在歸檔前就要認真地對人事檔案中出現(xiàn)出生年月、參加工作時間、入黨時間及學歷等要認真核對，同時，聯(lián)系當事人對認定結果進行確認后擬發(fā)認定文件歸檔。（2）堅持正確的檔案服務流程。具體如下：提交有效證件→審核檔案材料→與個人簽訂委托管理人事檔案合同。（3）做好調轉工作。需辦理人事檔案轉出者，應先到市人才市場公共服務部辦理繳費手續(xù)，然后持該窗口開具的《解除公共服務協(xié)議服務通知單》，到檔案室辦理提檔手續(xù)。總之，“三合一”制度本著科學發(fā)展觀的精神，加強檔案資源建設，提高檔案工作的管理水平。

三、紙質檔案數(shù)字化的管理

隨著時代的發(fā)展，社會信息化程度越來越高，檔案管理也必須盡快實現(xiàn)數(shù)字化的管理轉變。為了有效發(fā)揮檔案的信息功能，檔案管理工作必須做好各項工作。第一步，要完善基礎工作，完善檔案的標注碼的內容，實現(xiàn)數(shù)據輸入的準確性。例如，我中心就曾經出現(xiàn)過文件檔案歸檔后出現(xiàn)了使用的字形存在差異；同種字形但是版本有所區(qū)別；電子圖正常，但是歸檔后部分文字發(fā)生串位、變形，甚至出現(xiàn)亂碼的情況，這樣的情況下檔案管理工作就會出現(xiàn)嚴重的問題，影響管理效果，而如果能夠將基礎管理問題處理好就能夠保證數(shù)字化管理的穩(wěn)定性。第二步，利用網絡開展信息專門化的管理。例如，深入開發(fā)檔案信息資源，圍繞人才交流中心開展英雄人物、勞動模范的先進事跡的介紹，并通過互聯(lián)網宣傳人才交流中心完成的“人才推薦”活動，為檔案管理工作的成效做出宣傳。第三步，數(shù)字化歸檔保持。數(shù)字化存檔工作要重點針對基本不會發(fā)生變化資料進行存檔，將資料刻錄到光盤，光盤根目錄下放一個內容說明文件，這樣就便于查找和日常維護。

上文是筆者這些年在人才交流服務中心檔案管理中的幾點心得體會總結。概而論之，檔案管理實踐工作必須要重視對人才信息的有效整理，對檔案進行有效分類保管，確保信息資料庫的內容全面，查閱方便。同時，檔案管理工作需要有完善的制度做規(guī)范，實現(xiàn)立卷歸檔的“三合一”管理，確保檔案管理工作能夠為人才交流提供幫助。

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（作者單位 內蒙古自治區(qū)興安盟扎賚特旗人才交流服務中心）

編輯 楊兆東