張冠英

公文例文在公文寫作指導(dǎo)中，既可以印證指導(dǎo)者對具體寫作的論述分析，也可以供被指導(dǎo)者學(xué)習(xí)借鑒。公文例文選擇得恰當(dāng)與否，往往直接影響指導(dǎo)的具體成效。因之，其作用不容小覷。筆者結(jié)合對《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）的學(xué)習(xí)，嘗試地談一談公文例文的選定問題，冀獲方家指正。

公文例文，一般可分為兩類：一類為典范例文，另一類則為病誤例文。本文擬詳盡論述前一類，并兼及后一類。

典范例文的選定，首先要突出規(guī)范性。公文的寫作，是有明確而嚴(yán)格的規(guī)范要求的，就黨政機(jī)關(guān)公文而言，其根本性依據(jù)是《條例》，輔之以國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局和國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會制發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)。這是進(jìn)行公文寫作必須遵循的規(guī)范。結(jié)合高規(guī)格的公文處理工作實際去選定公文例文，如中共中央、國務(wù)院的通知、意見、批復(fù)等，以及中辦、國辦的通知、意見、復(fù)函等，往往具有無可置疑的規(guī)范性。

典范例文的選定，同時要注意典型性。對于基層文秘人員而言，典型性即具有使他們能從中直接進(jìn)行學(xué)習(xí)、借鑒的特點。比較而言，一些基層公文的佳作，往往特別貼近他們的公文處理工作實際，因而，在充分認(rèn)識如上所述高規(guī)格公文例文重要作用的同時，亦不應(yīng)忽視這些公文的搜集與選定。筆者近十幾年間在為一些基層機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和部隊有關(guān)人員進(jìn)行公文寫作培訓(xùn)過程中，有意識地搜集到大量公文例文，其中不乏好公文。當(dāng)筆者將這些例文引入授課內(nèi)容之中時，參加培訓(xùn)人員表現(xiàn)出極大的學(xué)習(xí)興趣，他們認(rèn)為這些處理日常工作的公文提供了可直接學(xué)習(xí)、借鑒的樣本。這里引錄一例如下——

××縣人民政府辦公室

關(guān)于詢問××中學(xué)違規(guī)收費情況的函

×府辦函〔2004〕10號

縣教育局：

據(jù)《××晚報》2004年×月×日二版報道，我縣××中學(xué)連續(xù)兩年違規(guī)收取“建校費”達(dá)120萬元。此事經(jīng)媒體披露后，在群眾中引起強(qiáng)烈反響。但據(jù)了解，自報道刊發(fā)至今，已逾半月，該校始終未向媒體作出任何解釋。你局亦未派出人員進(jìn)行深入調(diào)查并公布相關(guān)情況，導(dǎo)致眾多家長聯(lián)名寫信向主管縣長反映。

根據(jù)縣政府領(lǐng)導(dǎo)同志的指示，特函知你局迅速處理此事，并將有關(guān)情況及時上報。

二○○四年×月×日

這則例文，對于基層公文處理工作而言，應(yīng)該說具有普遍的借鑒意義。其典型性體現(xiàn)在上級機(jī)關(guān)向下屬部門詢問有關(guān)情況時所采用的行文方式——由辦公（綜合）部門發(fā)函，而不是以上級機(jī)關(guān)的名義直接發(fā)函。我們知道，行政公文“函”，自1994年1月1日起，即不能再用于上下級機(jī)關(guān)之間；而自2012年7月1日《條例》施行之日起，黨政機(jī)關(guān)公文“函”（“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項?！薄稐l例》）不僅不能用于行政機(jī)關(guān)上下級之間，亦不能用于黨的機(jī)關(guān)上下級之間。但時至今日，仍有一些公文寫作指導(dǎo)用書舉出上級機(jī)關(guān)向下級機(jī)關(guān)發(fā)函的例文，試圖說明“函”也可用于上下級之間。其所舉實際是病誤例文，下文將談到。

典范例文的選定，還要力避滯后性。公文名篇佳作，不同于文學(xué)作品，其往往受到明顯的時空限制，因為公文處理工作的規(guī)范要求在幾十年中歷經(jīng)數(shù)次調(diào)整變動，而尤以2012年7月1日起施行的《條例》之調(diào)整變動為最大?！稐l例》將原來各自獨立的黨、政公文系列整合為一個新的系列——黨政機(jī)關(guān)公文，《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)也同時施行。這樣，公文處理工作就出現(xiàn)了新的規(guī)范要求。而公文寫作指導(dǎo)方面也就應(yīng)注意典范例文的選定必須符合有關(guān)規(guī)章的要求，不能簡單地援引《條例》施行前的例文，否則就可能出現(xiàn)“滯后”問題，甚至造成誤導(dǎo)。如一本發(fā)行范圍較廣的公文寫作指導(dǎo)用書在2013年初標(biāo)稱“依據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》最新修訂、出版”，而在“請示”文種的寫作方面舉出了國家統(tǒng)計局主送國務(wù)院的《關(guān)于建立國家普查制度改革統(tǒng)計調(diào)查體系的請示》，該請示于文末請求國務(wù)院批轉(zhuǎn)各地、各部門貫徹執(zhí)行，其成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)為“20××年×月×日”。這一例文的選定就是明顯滯后的。因為在高規(guī)格公文運作中，呈請上級機(jī)關(guān)“批轉(zhuǎn)各地、各部門貫徹執(zhí)行”的，在2001年1月1日起施行的國務(wù)院《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》增加了法定行政公文文種“意見”并相應(yīng)地撤銷了“報告”中“向上級機(jī)關(guān)提出意見或者建議”的適用內(nèi)容后，即不再使用“請示”和“報告”行文而一律改用“意見”，并形成定式。至《條例》施行，黨政機(jī)關(guān)公文“報告”中也沒有“提出意見或者建議”的適用內(nèi)容，因之我們可以斷定，這則所謂“范文”只能是2000年底之前所發(fā)。但其成文日期卻又是按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)使用了阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)示，對于行政機(jī)關(guān)所發(fā)公文成文日期這樣規(guī)范標(biāo)示的，只能是《條例》施行后（此前行政機(jī)關(guān)公文按規(guī)定應(yīng)用小寫的漢字?jǐn)?shù)字標(biāo)示）。這樣我們完全有理由推測，該日期是編者按照新的標(biāo)準(zhǔn)自行修改的。盡管為了例文的規(guī)范性，這樣修改一下未嘗不可，但其內(nèi)容上“請求批轉(zhuǎn)”而所用文種又是“請示”，這就是嚴(yán)重滯后了，甚至?xí)o基層公文處理工作造成誤導(dǎo)。坦率地講，這種做法有欠認(rèn)真與嚴(yán)肅，不足為訓(xùn)。應(yīng)當(dāng)指出，2013年以來出版的相當(dāng)部分的公文寫作指導(dǎo)用書中所引“范文”仍然有請求批轉(zhuǎn)的“報告”或“請示”。這種“滯后”性問題不應(yīng)再繼續(xù)存在下去了。

修改有借鑒價值的例文，使之成為典范例文。上面談到選定例文應(yīng)力避滯后性，其中涉及到對例文的修改問題，對指導(dǎo)基層公文處理工作來講，適當(dāng)修改一下有借鑒價值的公文，使之成為典范例文，是一件很有意義的事情，對基層公文寫作會產(chǎn)生積極的引導(dǎo)作用。筆者在給××省郵政系統(tǒng)文秘人員進(jìn)行公文寫作培訓(xùn)時，曾搜集到這樣一篇例文：

××縣郵政局

關(guān)于擬增設(shè)中興街郵政營業(yè)所請核

撥建房資金的請示

×縣郵字〔2002〕7號

××省郵政管理局：

為合理組織網(wǎng)點，擴(kuò)大郵政服務(wù)，我局?jǐn)M在中興街設(shè)立郵政營業(yè)所一處。

中興街地處我縣西郊，駐街機(jī)關(guān)、工廠、學(xué)校較多，系單位和居民密集地帶。但該處距縣局約二公里，用戶使用郵政很不方便。

為緩解當(dāng)?shù)赜绵]困難狀況，我局近年來定期組織流動服務(wù)組到該處服務(wù)，但由于沒有固定局房，生產(chǎn)和生活諸多不便。且自2001年省有關(guān)部門公布我縣為開放旅游區(qū)以來，當(dāng)?shù)剜]政業(yè)務(wù)量激增，流動服務(wù)組的方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足需要。

為此，請核準(zhǔn)增設(shè)中興街郵政營業(yè)所。

新設(shè)此郵政營業(yè)所，急需新建房屋100平方米，預(yù)計投資24萬元。

即請將此一建設(shè)項目列入計劃，并請核撥建房資金。

以上意見，當(dāng)否請批示。

二○○二年×月×日（蓋章）

這則請示，內(nèi)容上有一個突出的特點，就是充滿說服力，所述理由從位置環(huán)境到用戶要求，再從主動提供服務(wù)到形勢發(fā)展需要，條理性相當(dāng)強(qiáng)，而語句亦簡明通暢，有一定借鑒學(xué)習(xí)作用，但其同時提出“請核撥建房資金”，雖然與增設(shè)郵政營業(yè)所的請求有必然的連帶性，但總會令人覺得存在“一文兩事”之嫌，與“請示應(yīng)當(dāng)一文一事”的規(guī)范要求不甚相合。筆者曾組織培訓(xùn)人員共同討論對此請示的修改，形成的一致意見是去掉最后兩個自然段，并將標(biāo)題修改為“關(guān)于增設(shè)中興街郵政營業(yè)所的請示”，使該請示遂成一篇嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的例文。當(dāng)然，在對一些例文進(jìn)行修改時也要防止因誤改而致所改例文出現(xiàn)不規(guī)范問題的情況。

關(guān)于病誤例文的選定，與前述選定典范例文要突出規(guī)范性、注意典型性、力避滯后性的要求，也是相一致的，只不過是從反面加以考慮。病誤例文既可以從基層公文處理工作的實際中選取，也可以結(jié)合實例適當(dāng)設(shè)計而成，但其前提是必須切實掌握《條例》等規(guī)章的要求并充分了解基層公文處理工作的實際情況，這樣選定或擬制的病誤例文才能切中肯綮，有典型性，而不是不痛不癢。如基層文秘人員在擬制“請示”（向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)?！稐l例》）時常出現(xiàn)將理由當(dāng)事由而擬定標(biāo)題的情況。如《關(guān)于加固××至××段光纜護(hù)樁的請示》、《關(guān)于籌建教學(xué)急需實驗室的請示》、《關(guān)于更換××面包車發(fā)動機(jī)的請示》等。這些標(biāo)題所顯示的工作，都是發(fā)文者職權(quán)范圍內(nèi)的事，是無須請示的，向上級請求為此撥款才是事由，即請示的目的要求。故標(biāo)題都應(yīng)改為“關(guān)于請核撥××××專項經(jīng)費的請示”。

在兩類例文的選定上，還有很重要的一點，就是切忌把病誤例文當(dāng)?shù)浞独?，一旦出現(xiàn)這樣的情況，則其誤導(dǎo)作用就不言而喻了。如《××省科學(xué)技術(shù)委員會關(guān)于詢問貫徹全省科學(xué)技術(shù)工作會議情況的函》（×科辦〔200×〕××號），主送各地市科委。這樣上級直接給下屬單位發(fā)函，是不符合《條例》規(guī)定的。但一本發(fā)行范圍較大的公文寫作指導(dǎo)用書卻將其作為范文選入，這是不規(guī)范的。如果修改一下，將發(fā)文機(jī)關(guān)改為“××省科學(xué)技術(shù)委員會辦公室”，例文就完全規(guī)范了。但編者卻忽略了這一點。筆者曾從好幾本公文寫作指導(dǎo)用書上看到這一例文作為范文出現(xiàn)而均未作上述改動。其以訛傳訛的影響實在令人慨嘆。只有準(zhǔn)確理解、切實掌握《條例》等規(guī)章的規(guī)范性要求，才能有效地避免上述情況的出現(xiàn)。

隨著《條例》及《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)的施行，新的規(guī)范化問題必將成為公文處理工作中的重要關(guān)注點，而公文例文的恰當(dāng)選定有助于使公文寫作指導(dǎo)收到更好效果，從而進(jìn)一步促使公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。筆者真誠地希望上述論析能對公文學(xué)界切實負(fù)起指導(dǎo)公文運作規(guī)范化責(zé)任起一定的促進(jìn)作用。

（摘自《應(yīng)用寫作》）