吳小競

二維碼產生于1980年，在九十年代初期逐漸進入應用領域。目前主要用于商業(yè)領域和互聯網領域。近年來，二維碼的應用得到廣泛應用，并開始進入其它領域，其中也包括在檔案管理中的應用。

1.二維碼的概念

二維碼，用某種特定的幾何圖形按一定規(guī)律在平面（二維方向上）分布的黑白相間的圖形記錄數據符號信息。能夠在橫向和縱向兩個方位同時以圖形表達信息，因此能在很小的面積內表達大量的信息，可容納多達1850個大寫字母或2710個數字或1108個字節(jié)，或500多個漢字。

二維碼有矩陣式和堆疊式兩種，目前最常見的是矩陣式。

二維碼的主要特點：（1）數據容量更大；（2）超越了字母數字的限制；（3）條形碼相對尺寸小；（4）具有抗損毀能力；（5）可引入加密措施：（6）成本低，易制作，持久耐用。

2.二維碼在檔案管理中的應用

在八十年代中期，我國的檔案數字化工作開始引入了一維條碼，但限于一維條碼的表達能力有限，其應用的范圍有限，沒有形成有效的作用。通過對二維碼特點的研究，我們可以發(fā)現其在數字檔案館的建設工作中可以發(fā)揮巨大的作用。

從互聯網的發(fā)展趨勢來看，2012年中國的移動終端用戶數為2.88億人，首次超過電腦設備接入互聯網的用戶數。移動終端以固定電腦所無法相比的便攜性能而具有了強大的生命力，針對移動終端的應用開發(fā)利用成為互聯網研究中的最熱點。面對著移動終端將成為互聯網終端設備主流的時代，檔案信息化工作的研究也應該做到與時俱進。通過充分應用二維碼，我們可以解決大量檔案數字化和移動終端互通互聯的技術性問題。

2.1檔案摘要

數字檔案館中的開放數據元，可采用二維碼方式，用圖形記錄大量的內容信息，以紙質載體實現數字信息。傳統的檔案保管方式，檔案盒封面和背脊上只能記錄最簡單的一些信息，一般不能超過100字，查看摘要和目錄等信息，則需要到軟件系統里去調閱。使用二維碼，用移動終端掃描，可直接了當地快速獲取顯示大容量的摘要和目錄。

2.2檔案管理

利用二維碼，可對檔案的架位管理進行優(yōu)化。檔案上架之前，檔案盒所附的二維碼編制時加入架位編碼信息?？蓱糜谝韵聢龊?/p>

（1）可快速確定所在位置回置檔案；

（2）二維碼信息大，突破數字字母限制，可用來實現多重編目；

（3）架位調整時，通過調整系統里的信息目錄，可方便地重新定位，實現架位的調整；

（4）盤點檔案時，二維碼可提供豐富的對照信息保證正確率。

2.3信息發(fā)布

在開發(fā)利用檔案的工作中，利用二維碼，可極大地豐富開放手段。幾百字的信息，可壓縮于方寸之間，供各種移動終端使用。在信息化快速發(fā)展的這個時代，傳統的文字形式印刷品出版物已經不能滿足利用者的方便需求。而網絡發(fā)布和下載，某種場合下也有一定的局限性。通過使用二維碼，發(fā)布的載體又可回歸到傳統的印刷物，比如雜志、報紙、宣傳頁、廣告牌，擴展的還有網頁、電視、彩信等方式。

2.4調閱管理

基于檔案的保密管理規(guī)定，數字檔案館系統所在的網絡應該完全物理隔離，不允許對外有接口，這樣就限制了開放式服務的功能。一般的做法是把開放數據元同步到外部可訪問的服務器上，提供開放式查詢服務。在某些無法在線的場合下，我們可以考慮采用二維碼方式制作目錄，以紙質方式印刷提供查詢調閱服務。一張A4尺寸的紙，一般可打印30-50個二維碼，每個二維碼可容納多達500個漢字，基本上可完整地放入一份檔案的開放數據元。再開發(fā)提供移動終端用的查詢工具軟件，即可實現離線式信息目錄發(fā)布。而且二維碼的載體管理和復制的成本極低，有利于檔案的傳遞成本控制。

2.5身份識別

將二維碼印刷在工作人員的證件上，供系統登錄、門禁等進行快速識別，可實現離線式獲取豐富身份信息。此應用在火車票上已經成熟應用。不過二維碼和IC卡有別，雖然可進行加密，但圖形化的信息可復制，不像IC卡有不可復制的唯一性，所以在保密性高的節(jié)點只能使用其人員信息，需要輔之以其它的安全手段。

3.二維碼應用于數字檔案館的實務工作探討

二維碼應用于數字檔案館，是檔案管理工作的新方式，所以我們不但要從理論上去探討，還要在實務中去實施，在實施中不斷加以總結提高。

3.1 進行標準研究

加強各檔案館間的技術交流，逐步建立檔案行業(yè)二維碼標準。

一是要選擇適合檔案數字化的二維碼編碼方式，二是要選擇合適的二維碼加密方式。

二維碼編碼方式眾多，檔案的主要內容基本是文字，其容納能力要求不高。我們要選擇容量大、糾錯能力強、識別精確度高、速度快、設備要求低的編碼方式。

二維碼雖然需要特殊設備去識別，但目前二維碼的識別設備已經廣為普及到大量的移動終端上，讀出其內容并不太難。我們要吸取火車票使用二維碼初期大量泄露用戶個人隱私的教訓，針對不同的情況采取相應的加密方式。

3.2 對檔案數據元進行分析，逐項定義其可公開程度和方式

編制數據元開放說明目錄。此項工作不光針對二維碼，同樣在網絡開放工作中也需要有相應的指導性規(guī)范。可按格式逐一明確，在各項檔案開放工作作為依據。

數據元ID、數據元名稱定義來源，有保密要求加密要求的部分數據元，需要采取加密方式進行傳遞，加密方式和策略的選擇，在檔案開放工作中需要加以特別的重視。

3.3針對各個檔案館自身特點，制訂出各項二維碼應用的編制規(guī)范、內容和使用方式

如果不加以約定，二維碼的內容只是一長串文字，并無太大的使用價值。所以在具體應用二維碼的時候，需要對其內容格式進行約定，以供各種軟件解析使用。我們需要在應用之前就要充分考慮使用的范圍，建立使用規(guī)范。例如，檔案盒背脊標簽：檔號 責任人 成文日期 歸檔日期 文號標題。這樣在軟件應用里，才能快速準確地提取相應的內容。

3.4在安全保密的基礎上，建立二維碼發(fā)布機制，確定相應的軟件體系、硬件體系、印刷體系

二維碼的使用需要相應的專業(yè)軟件和硬件支持。

目前大多數檔案管理系統里都沒有加入二維碼管理，在引入二維碼的時候，需要和軟件企業(yè)加強交流，改進系統讓二維碼成為檔案管理的有機組成部分，并配備相應的硬件設備。

二維碼的主要用途是以印刷載體記錄數字信號，我們需要根據應用系統所預期的信息容納量、識別精度、識別能力等指標，明確相應的印刷標準。

3.5開發(fā)移動終端客戶端應用APP，開拓全新的檔案開發(fā)利用方式

移動終端的APP，是現在高速發(fā)展的應用方向，其方便性、便攜性遠非傳統電腦設備所能比。我們可以加強對移動終端APP的開發(fā)應用，通過實踐尋找新的檔案開發(fā)利用方式，不斷創(chuàng)新提高檔案管理水平。

3.5.1 檔案管理

開發(fā)移動終端上的管理功能，可對檔案架位、卷宗、調閱、盤點等工作進行精細化、可跟蹤管理，并大大提高效率。

3.5.2開放利用

開發(fā)應用客戶端，為服務對象和公眾提供便利的檔案調閱方式。這方面的研究開發(fā)工作，需要有前文所提的開放標準和保密管理等已經有比較明確的法律法規(guī)作為支撐。

3.5.3檔案推廣利用

利用移動終端+二維碼方式，大力向社會公眾宣傳檔案工作的重要性，普及檔案知識，讓檔案工作主動地為經濟建設服務。

總之，二維碼在數字檔案館的應用雖然還處于起步階段，但其特點決定了它是一個全新的傳統傳遞載體和數字傳遞載體的結合方式，如果能進行深入的研究和應用，必將成為數字檔案館建設工作的有效工具。

（作者單位：安徽省科學技術檔案館）endprint