加強(qiáng)醫(yī)院檔案規(guī)范化管理 促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)不斷進(jìn)步

夏洪偉

摘 要：近年來(lái)醫(yī)院改革關(guān)注的重點(diǎn)之一是醫(yī)院檔案的規(guī)范性發(fā)展，規(guī)范的檔案管理是提升醫(yī)院形象的軟實(shí)力，促進(jìn)了醫(yī)療學(xué)術(shù)進(jìn)步與發(fā)展。但遺憾的是，很多醫(yī)院對(duì)檔案規(guī)范性建設(shè)仍然處于起步階段，檔案管理混亂、檔案完整度差、檔案利用率低等問(wèn)題日益突出，需要建立完善的檔案管理制度促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)的全面發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；檔案缺失；創(chuàng)新舉措

醫(yī)院檔案主要是醫(yī)院管理工作過(guò)程的記錄，是醫(yī)院研究的參考資料，是醫(yī)院重要的信息資源財(cái)富，在醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中起著不容忽視的作用。在醫(yī)療事業(yè)不斷改革的大背景下，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，提高檔案的利用率，是發(fā)揮檔案有效價(jià)值的重要途徑?，F(xiàn)就醫(yī)院檔案管理過(guò)程中如何規(guī)范檔案制度進(jìn)行探討，并提出檔案管理的有效措施。

1 醫(yī)院檔案規(guī)范化管理中呈現(xiàn)的問(wèn)題

1.1 檔案管理人員專業(yè)知識(shí)匱乏，技術(shù)手段落后

醫(yī)院建設(shè)多是注重醫(yī)院硬件設(shè)施的更新，對(duì)軟實(shí)力的檔案管理層面缺乏足夠的重視，淡化了對(duì)社會(huì)效益的關(guān)注。目前在醫(yī)院設(shè)置的檔案管理室中，檔案管理隊(duì)伍具有不穩(wěn)定性，多來(lái)自于轉(zhuǎn)崗或工作輪換，流動(dòng)性因素過(guò)大；管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，管理素質(zhì)參差不齊，檔案管理效能低下。檔案管理人才的后續(xù)動(dòng)力不足，檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的專業(yè)性技術(shù)工作，實(shí)踐中檔案管理人員缺乏再學(xué)習(xí)與培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。另外，檔案室設(shè)備陳舊落后，檔案檢索方式過(guò)于單一造成檔案管理效率不高，影響檔案充分發(fā)揮價(jià)值，阻礙了檔案規(guī)范化建設(shè)與發(fā)展。

1.2 醫(yī)院檔案管理制度松散，管理意識(shí)有待提高

目前醫(yī)院檔案室設(shè)置成為常態(tài)，但檔案管理制度并不完善。檔案管管理所涉及的財(cái)務(wù)、病理過(guò)程、光片等資料常分散于各個(gè)科室，檔案的完整度較差，后期的更新與利用更是少之又少。檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率較低，難以正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性與必要性；對(duì)醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。檔案管理制度的松散導(dǎo)致檔案管理人員工作責(zé)任心不強(qiáng)，信息資源落后，創(chuàng)新能力差，嚴(yán)重滯后于醫(yī)院建設(shè)發(fā)展。

1.3 檔案管理技術(shù)落后，管理設(shè)施不健全

隨著我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的改革，醫(yī)院檔案日趨規(guī)范，但是檔案室陳舊落后的設(shè)備與管理技術(shù)還是不能滿足醫(yī)院檔案現(xiàn)代化建設(shè)。檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)備投入不足，導(dǎo)致檔案室用房較為狹小，光線昏暗，不適宜檔案保管。檔案室人工檢索依然占據(jù)主導(dǎo)地位，停留在原始的檔案管理狀態(tài)，工作效率低下，導(dǎo)致檔案過(guò)程中的收集、篩選、檔案借閱歸還周期過(guò)程，影響檔案管理的效率與質(zhì)量。管理設(shè)施的不健全使檔案管理停留在傳統(tǒng)的手工操作上，不符合檔案現(xiàn)代化建設(shè)、電子化建設(shè)的要求，檔案資源利用率低下。

2 醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的具體措施

2.1 實(shí)現(xiàn)硬件與檔案管理人員素質(zhì)的全面提升

醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化需要一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍做為保障。醫(yī)院的檔案管理人員做為醫(yī)院檔案管理的執(zhí)行者，對(duì)于檔案管理水平的高低有著重要的作用，對(duì)進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化也有著重要的意義。所以說(shuō)擁有一支高素質(zhì)的醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍對(duì)于規(guī)范化管理的實(shí)現(xiàn)意義重大。在我國(guó)的《檔案法》中對(duì)此方面有著明確的規(guī)定，具體內(nèi)容是“檔案管理的工作人員必須忠于職守，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)紀(jì)律，不斷充實(shí)自己的專業(yè)知識(shí)”。對(duì)于檔案管理人員素質(zhì)的提高我們可以組織醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行有計(jì)劃的培訓(xùn)，以此來(lái)使他們發(fā)現(xiàn)自身的差距，提高工作熱情，認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，熟練掌握工作的具體流程與方法；積極推行崗位責(zé)任制，提高檔案管理人員的責(zé)任心。院方要根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，抓好硬件建設(shè)，盡最大努力配置攝像機(jī)、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、預(yù)警系統(tǒng)以及空調(diào)等設(shè)備。在最大程度上實(shí)現(xiàn)硬件與檔案管理人員素質(zhì)的全面提升。

2.2 進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案管理制度

由于醫(yī)院檔案管理工作的特殊性決定了醫(yī)院檔案管理工作中滲透著嚴(yán)肅性與條理性，所以醫(yī)院管理水平的提高來(lái)不開(kāi)比較完善的檔案管理制度。在醫(yī)院檔案管理制度的完善過(guò)程中要積極地查漏以往管理制度存在缺陷。在一些醫(yī)院檔案的信息管理中要認(rèn)真展開(kāi)調(diào)查，有效設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)化管理程序，建立行之有效的規(guī)章制度。認(rèn)真的把檔案管理的收集、整理、錄入等各個(gè)環(huán)節(jié)安排好，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部多種載體存檔與檔案統(tǒng)一有效監(jiān)管。有效克服檔案管理過(guò)程中存在隨意性與盲目性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效開(kāi)展，進(jìn)一步日后檔案資源的利用與開(kāi)發(fā)工作。

2.3 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)的提高對(duì)于提高醫(yī)院規(guī)范化管理的水平有著重要的作用。領(lǐng)導(dǎo)家加強(qiáng)對(duì)規(guī)范化管理的意識(shí)能夠幫助檔案管理人員樹(shù)立堅(jiān)定的信心。檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分與對(duì)醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)意義重大，是比較重要的信息資源，對(duì)于未來(lái)的領(lǐng)導(dǎo)者而言，未來(lái)的領(lǐng)導(dǎo)能掌握全局的狀況，在決策時(shí)做出科學(xué)的分析，為醫(yī)院的發(fā)展提供有效的依據(jù)，進(jìn)而促使人員的工作效率不斷提高。通過(guò)各項(xiàng)檔案資料為醫(yī)院的科研教學(xué)以及醫(yī)療預(yù)防工作提供服務(wù)，這樣也有利于科研信息的交流與溝通。只有不斷強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)，才能做好檔案管理工作。

2.4 實(shí)現(xiàn)檔案信息的創(chuàng)新管理

醫(yī)院檔案管理制度的信息化、創(chuàng)新化是建立在一定的程度上的，管理者創(chuàng)新意識(shí)的實(shí)現(xiàn)它對(duì)于醫(yī)學(xué)檔案管理的規(guī)范化具有重要意義。進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的水平，結(jié)合現(xiàn)代化的醫(yī)療系統(tǒng)和醫(yī)療服務(wù)項(xiàng)目力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息開(kāi)發(fā)性與實(shí)用性。檔案信息化的建立及表現(xiàn)與設(shè)計(jì)和形式上，也表現(xiàn)在他的規(guī)范化和具體化上。所以保證醫(yī)院檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性和可信性，為醫(yī)院檔案管理的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和為醫(yī)療的服務(wù)做好基礎(chǔ)性保障，是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)檔案管理的價(jià)值性體現(xiàn)。大型醫(yī)院體系龐大，部門(mén)林立，各部門(mén)都要從思想加強(qiáng)對(duì)檔案信息的重視，結(jié)合自身?xiàng)l件和科室的不同，因地制宜的打造出多元化的檔案信息管理手段，逐步形成一支與現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)管理相接軌的，有一定價(jià)值性的信息化管理體系。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著醫(yī)療機(jī)構(gòu)科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化顯得日益迫在眉睫，及時(shí)更新落后的管理理念，盡快發(fā)現(xiàn)在檔案管理中的不足，有效完善醫(yī)院檔案管理體系，對(duì)于助力醫(yī)療企業(yè)的健康發(fā)展具有重要的意義。結(jié)合目前現(xiàn)狀，盡管有的醫(yī)院已經(jīng)開(kāi)始著手與醫(yī)療檔案的規(guī)范化管理；但是因?yàn)獒t(yī)院檔案的特殊性，還存在許多亟待完善之處，所以我們要把它當(dāng)成一項(xiàng)持久性的，不斷進(jìn)步的事業(yè)。

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作者簡(jiǎn)介

夏宏偉（1975-），男，湖北應(yīng)城人，學(xué)歷：本科，職稱：中級(jí)，研究方向：醫(yī)院檔案管理