城市建設(shè)檔案運(yùn)用中存在的困境與優(yōu)化對策

摘 要：城市建設(shè)檔案具有重要的科技價值、文化價值、經(jīng)濟(jì)價值，城建檔案的有效利用不僅能夠創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，還能促進(jìn)城市的發(fā)展與建設(shè)。信息時代背景下，面臨新的變化，城建檔案的運(yùn)用出現(xiàn)了許多新的困境，如缺乏信息化建設(shè)、保密程度低等。通過建立專業(yè)隊(duì)伍，完善相關(guān)法律法規(guī)，并借助社會力量，可以在一定程度上促進(jìn)城建檔案的運(yùn)用與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè)檔案；城市建設(shè)；信息化

城市建設(shè)檔案是一個地區(qū)最基本、最重要的資料，它代表的是一個城市的歷史、發(fā)展印記，同時也是一代又一代人的記憶，它是該地區(qū)綜合管理水平高低和城市建設(shè)規(guī)劃的質(zhì)量優(yōu)劣的反映。城市建設(shè)檔案涉及土地、房產(chǎn)、交通、人防、園林、環(huán)保、水利、氣象、地質(zhì)、地震等各個方面，跨度較廣，各項(xiàng)城市建設(shè)工作都必須基于城市建設(shè)檔案展開工作，城市建設(shè)檔案的運(yùn)用因?yàn)閷?shí)踐中的復(fù)雜性有其固有的特點(diǎn)。

1 城市建設(shè)檔案運(yùn)用的特點(diǎn)

1.1 綜合性

城市是一個相互交錯、互相影響的綜合體，每一項(xiàng)因素都和另一項(xiàng)因素緊密相連，在運(yùn)用城市檔案時，必須綜合運(yùn)用城市建設(shè)檔案，交通、園林、水利、環(huán)保等等一個都不能少。城市建設(shè)的設(shè)計(jì)、施工等都必須以各方面的現(xiàn)狀資料為基礎(chǔ)，適應(yīng)城市建設(shè)綜合性的需要。

1.2 成套性

科技檔案的利用都具有成套性的特點(diǎn)，城市建設(shè)檔案尤為明顯。城市建設(shè)中的每一項(xiàng)工程都有其配套的方案圖、現(xiàn)狀圖、說明書，這些材料在運(yùn)用中必須成套的使用，以更好地了解該工程運(yùn)行的現(xiàn)況，當(dāng)涉及到幾十年的歷史時，成套性資料的對比分析，將會直接影響到現(xiàn)行城市建設(shè)的規(guī)劃。

1.3 專業(yè)性

城市建設(shè)檔案包含了很多專業(yè)方面的檔案，因?yàn)閷I(yè)檔案針對性強(qiáng)，經(jīng)濟(jì)效益高。在制定城建檔案時，收集檔案、編寫參考資料時需要特別考慮專業(yè)需求，方便技術(shù)人員隨時查閱使用。

2 城市建設(shè)檔案運(yùn)用中存在的困境

2.1 城建檔案管理混亂導(dǎo)致檔案利用率低

城市建設(shè)檔案是伴隨著城市的發(fā)展和社會進(jìn)步而產(chǎn)生的，它記錄了一個城市從無到有的過程，它也是了解一個城市發(fā)展的最佳手段。但是在城市建設(shè)檔案建立及管理的過程中，因?yàn)樯婕懊鎻V，專業(yè)性較強(qiáng)，導(dǎo)致城建檔案管理過程中出現(xiàn)了諸多問題。

我國城建檔案發(fā)展較晚，且因技術(shù)限制，使得城建檔案未引起人們的足夠重視，利用率偏低；而新的標(biāo)準(zhǔn)的差異導(dǎo)致城建檔案難以被運(yùn)用到實(shí)踐中，如工程項(xiàng)目建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)的差異，適用范圍及相關(guān)術(shù)語的差異，案卷構(gòu)成及組卷方式的差異，乃至于竣工圖章的格式差異都給檔案管理帶來了困難。城建檔案管理的混亂致使檔案利用度出現(xiàn)了困境。

2.2 城建檔案服務(wù)手段、信息化建設(shè)落后

在電子媒介時代里，知識更新速度及傳遞速度都達(dá)到了一個新的高度，與此同時，城市建設(shè)的速度也不斷加快，城建檔案信息的利用范圍不斷擴(kuò)大、頻率不斷增加，城建檔案利用者都希望在較短的時間內(nèi)查閱到準(zhǔn)確完整的城建檔案資料，這種需求對城建檔案工作者的服務(wù)效率、信息化都提出了新的挑戰(zhàn)。

現(xiàn)實(shí)中的城建檔案提供的服務(wù)方式仍然比較單一，多以文獻(xiàn)服務(wù)為主，且主要是以文獻(xiàn)為主，較少提供二次、三次服務(wù)，智能服務(wù)及咨詢服務(wù)層面發(fā)展比較緩慢；此外，在服務(wù)過程中，城建檔案未發(fā)揮主動性，向公眾提供檔案服務(wù)的宣傳，如宣講會、講座、展覽等宣傳活動，仍然是按部就班的被動為有需求的公眾服務(wù)。

城建檔案的信息化發(fā)展嚴(yán)重滯后于時代發(fā)展及公眾需求。城建檔案的形式仍然以紙質(zhì)檔案為主，僅有少部分實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，電子化管理嚴(yán)重不足，缺乏信息化建設(shè)。

2.3 城建檔案信息公開與檔案保密的對立

城市建設(shè)檔案中保存的是每一個城市規(guī)劃、建設(shè)的詳實(shí)的文件資料，這些資料不僅是一個城市的文化基礎(chǔ)、基本財(cái)富，同時也和國家、城市的安全息息相關(guān)，如果城市建設(shè)檔案被泄露出去，被不法分子利用，會對城市安全及利益帶來致命的影響。因此，城建檔案的保密工作則顯得尤為重要。另一方面，《檔案法》規(guī)定，要分批分期地向社會工作開放檔案，發(fā)揮城建檔案的價值。

保密工作和信息公開的對立，導(dǎo)致城建檔案在運(yùn)用過程中規(guī)章制度及信息公開程度變得錯綜復(fù)雜，現(xiàn)實(shí)操作中往往因?yàn)閮烧咧g的利益陷入矛盾之中。

3 城市建設(shè)檔案運(yùn)用的優(yōu)化對策

3.1 提高公眾的檔案意識，增加利用率

提高城建檔案的利用率和服務(wù)的核心在于提高公眾使用城建檔案的意識及需求，在市場經(jīng)濟(jì)時代，只有增加需求才能刺激事物的發(fā)展，城建檔案的發(fā)展也一樣。

城建檔案館及工作人員應(yīng)該竭盡所能為公眾提供城建檔案的宣傳。首先通過宣傳城建檔案的價值及其運(yùn)用，提高城建檔案的利用率，并根據(jù)公眾的反饋改進(jìn)城建檔案的服務(wù)與管理工作；其次，在宣傳的過程中，通過案例、影片等現(xiàn)場形式向公眾宣傳檔案保密的重要性。

3.2 建設(shè)城建檔案專業(yè)隊(duì)伍，提高工作人員專業(yè)素質(zhì)

城建檔案運(yùn)用過程中，出現(xiàn)困境的核心在于城建檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)的缺乏所引發(fā)的的問題。

城建檔案中涉及到了城市規(guī)劃、建設(shè)過程中方方面面的因素，現(xiàn)實(shí)工作的復(fù)雜性要求所有的檔案人員必須具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)及專業(yè)能力。因此，城建檔案館首先應(yīng)該建設(shè)具有專業(yè)理論知識背景的工作隊(duì)伍，吸收兼具軟件開發(fā)和檔案專業(yè)知識的復(fù)合人才，提高城建檔案隊(duì)伍的素質(zhì)，以此促進(jìn)城建檔案運(yùn)用的信息化建設(shè)；其次，根據(jù)工作中的不同職業(yè)的特殊情況，需要定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，發(fā)揮工作人員的積極性，總結(jié)歸納工作中出現(xiàn)的新問題，并提出合理的改進(jìn)建議，保障城建檔案服務(wù)態(tài)度和專業(yè)能力的雙向提升。

3.3 借助社會力量，增強(qiáng)城建檔案的專業(yè)性

城建檔案涉及范圍之廣及工作強(qiáng)度決定了城建檔案工作需要耗費(fèi)巨大的人力、物力、財(cái)力，且專業(yè)性強(qiáng)?？v然城建檔案的工作人員具備專業(yè)的知識，但是對于城建檔案中具體的某項(xiàng)事物的分析能力、研究能力仍然比較欠缺。

解決這一問題最好的措施就是引進(jìn)社會力量，尋求社會專業(yè)人士的幫助，或者是學(xué)術(shù)科研機(jī)構(gòu)、企業(yè)、相關(guān)組織建立合作關(guān)系。以此為基礎(chǔ)，在城建檔案運(yùn)用的宣傳、服務(wù)、管理等方面借助社會力量及專業(yè)人士的幫助，一方面可以節(jié)省城建檔案館人力、物力、財(cái)力，另一方面可以提高城建檔案的質(zhì)量、專業(yè)性及后續(xù)的研究與利用。

3.4 完善法律機(jī)制，保障檔案信息安全

隨著城建檔案工作的發(fā)展，城建檔案迫切需要相應(yīng)的法律作保障，尤其是涉及到國家機(jī)密、城市安全的檔案，相關(guān)部門需要盡快制定相應(yīng)的法律機(jī)制，推動城建檔案運(yùn)用的發(fā)展。

首先，應(yīng)該健全城建檔案的管理體制，建立有約束力的規(guī)章制度，規(guī)范城建檔案的管理工作；其次，法律部門要制定城建檔案保密的原則及信息公開的法律的執(zhí)行細(xì)則，并向公眾普及，幫助公眾建立檔案法律意識，熟悉檔案利用過程中應(yīng)該注意的細(xì)節(jié)問題，避免因?yàn)闊o知而犯錯；最后，法律部門應(yīng)完善城建檔案的監(jiān)督機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理機(jī)構(gòu)的權(quán)威性，讓人們從觀念上真正重視城建檔案執(zhí)法，加強(qiáng)執(zhí)法過程中工作職責(zé)的履行力度，避免執(zhí)法不力的現(xiàn)象發(fā)生。

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作者簡介

方婷，杭州市西湖區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局，館員。