穆忱

無論是員工守則還是其他規(guī)章制度，只有依法制定實施，才能使其成為用人單位內(nèi)部有效“憲法”，才能具有普遍約束力，才能降低勞動爭議發(fā)生概率。因此，用人單位在內(nèi)部規(guī)章制定過程中，務必要做到以下三點。

“民主程序”是法定的必經(jīng)程序

《勞動合同法》第四條第二款規(guī)定：用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動報酬、工作時間、休息時間、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應當經(jīng)職工代表大會或全體職工討論，提出方案和意見，與工會或職工代表平等協(xié)商確定。第三款規(guī)定，在規(guī)章制度和重大事項決定實施過程中，工會或職工認為不適當?shù)?，有?quán)向用人單位提出，通過協(xié)商予以修改。

最高人民法院2001年公布的《關(guān)于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第十九條規(guī)定：用人單位根據(jù)《勞動法》第四條之規(guī)定，通過民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國家法律法規(guī)及政策規(guī)定，并已經(jīng)向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據(jù)。

通過上述部分法律條款及有關(guān)的司法解釋可以看出，如果用人單位制定的各項“家規(guī)”沒有經(jīng)過任何“民主程序”，當出現(xiàn)勞動爭議時這些制度將成為“擺設(shè)”?！懊裰鞒绦颉笔欠ǘǖ谋亟?jīng)程序，沒有任何回旋的余地。

細化違紀程度，盡量作量化處理

《勞動合同法》對于勞動報酬、工作時間、勞動保護等直接關(guān)系到勞動者權(quán)益的內(nèi)容做出了強制性規(guī)定。同時，又把制定勞動規(guī)章制度，并以此對勞動者進行實際管理的權(quán)利留給了用人單位。如第三十九條規(guī)定，勞動者嚴重違反用人單位的規(guī)章制度，用人單位可以隨時解除勞動合同。

那么，什么是“嚴重違反用人單位的規(guī)章制度”呢？首先用人單位必須要有明確的、合法有效的員工守則和其他管理制度存在；其次在用人單位的規(guī)章文本中，必須對什么是嚴重違反規(guī)章制度的行為做出明確界定。

在現(xiàn)實的勞動爭議仲裁中，多數(shù)用人單位都敗訴在了“規(guī)章制度”上，其中一條重要原因就在于規(guī)章文本中存在大量的模糊描述。因此，用人單位在制定規(guī)章時，應充分考慮可能出現(xiàn)的所有情形，如，化工企業(yè)的員工在廠區(qū)吸煙，有可能一個煙頭就會造成嚴重的生產(chǎn)事故，因此，在規(guī)章文本中必須明確“絕對禁止”。又如，對造成多大的經(jīng)濟損失為嚴重違紀，在量化時要確定一個標準。如，造成2000元以上或者3000元以上的，要明確屬于一般違紀還是嚴重違紀。財務工作一個月或者一年內(nèi)出現(xiàn)幾次錯誤為不勝任工作等都要有具體量化標準，并用書面文本形式固定下來，避免出現(xiàn)勞動爭議時產(chǎn)生歧義。

注重制定過程的整理歸檔工作

如何證明用人單位制定的規(guī)章文本是依法履行了民主程序呢？這也是需要用人單位高度重視的內(nèi)容之一。因此，用人單位需設(shè)專人，對已經(jīng)履行法定程序的各種資料進行收集、整理、歸檔，以證明用人單位制定的規(guī)章文本是具有法律效力的。

收集歸檔的主要資料包括用人單位的職代會制度（含職代會工作機構(gòu)、屆期、職工代表人數(shù)、產(chǎn)生辦法等）、職代會討論勞動規(guī)章制度的會議紀要和公示情況、職代會召開情況報告表、協(xié)商代表簽名的協(xié)商會議記錄。明確依法履行勞動規(guī)章制度告知程序的認定材料包括用人單位公示規(guī)章制度的照片以及相關(guān)材料，職工簽收有關(guān)規(guī)章制度的記錄等。如經(jīng)過與工會協(xié)商的，協(xié)商的會議紀要經(jīng)工會蓋章，工會主席簽字確認。在履行告知程序方面，需要保留已告知的證據(jù)，如用人單位網(wǎng)站公布法、電子郵件通知、公告欄張貼法、員工守冊發(fā)放簽收記錄、勞動規(guī)章制度培訓簽到記錄、勞動規(guī)章制度考試試卷、用工錄用表確認以及影像資料等等。

在依據(jù)勞動規(guī)章制度處理或者解除勞動合同方面，需要保留違規(guī)調(diào)查方面的證據(jù)。在今后日常檢查和調(diào)處因勞動規(guī)章制度引發(fā)的勞動爭議時，由用人單位提供處理依據(jù)，如不能提供，用人單位將承擔不利后果。所以，用人單位一定注意在履行法定程序的過程中，要留有相應的資料作為證據(jù)。