發(fā)揮檔案信息資源作用的思考

金芳

摘 要：在高?？焖侔l(fā)展的背景下，檔案信息資源的再利用具有非?，F(xiàn)實(shí)的意義，同時(shí)也是新時(shí)期高校檔案現(xiàn)代化與信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。本文首先分析目前高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用存在的主要問(wèn)題，然后再根據(jù)實(shí)際情況提出加強(qiáng)高校檔案信息資源作用發(fā)揮的重要途徑。

關(guān)鍵詞：信息資源；檔案；作用

目前大部分高校開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源工作尚且處在初級(jí)階段，并沒(méi)有深入挖掘到其中所存在的有價(jià)值的信息。尤其是在現(xiàn)代化發(fā)展水平不斷提高的背景下，高校檔案信息具有含量高、利用范圍廣泛的特點(diǎn)，從而導(dǎo)致檔案信息工作的內(nèi)容和形式也發(fā)生了較大的變化。因此，如何開(kāi)發(fā)高校檔案信息資源的作用，促使更好的為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)成為了當(dāng)前一項(xiàng)重要的問(wèn)題。

1 高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用存在的主要問(wèn)題

1.1 檔案管理意識(shí)淡薄，重視程度不夠

當(dāng)前大部分高校領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不到位，管理意識(shí)淡薄，促使檔案信息資源的利用基本上處在初級(jí)階段。其中主要表現(xiàn)在檔案信息資料的建檔和歸檔工作方面的忽視，從而無(wú)法深入挖掘出有價(jià)值的檔案信息資料，更無(wú)法為高校的發(fā)展服務(wù)。

1.2 館藏歸檔結(jié)構(gòu)單一，管理制度不健全

在當(dāng)前高校檔案資料的管理過(guò)程中，大部分工作人員都是副職，從而無(wú)法形成規(guī)范化的管理?xiàng)l例，以及健全的歸檔制度。同時(shí)，在高校的不斷發(fā)展過(guò)程中，對(duì)于黨政和財(cái)會(huì)方面的信息資料保存的較為全面，但是對(duì)于那些有教學(xué)價(jià)值、科研價(jià)值的檔案資料在搜集的過(guò)程中卻顯得非常分散，從而在較大的程度上影響了高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。

1.3 開(kāi)發(fā)設(shè)備落后，降低了開(kāi)發(fā)的效率

在當(dāng)前高校的發(fā)展過(guò)程中，雖然大部分高校都配置了計(jì)算機(jī)，但是計(jì)算機(jī)的數(shù)量卻完全無(wú)法滿(mǎn)足高校檔案信息資源作用的開(kāi)發(fā)。除此之外，其他信息設(shè)備，如：攝像機(jī)、照相機(jī)、掃描儀。這些設(shè)備在應(yīng)用的過(guò)程中，由于質(zhì)量較差，嚴(yán)重影響力高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。

1.4 缺乏高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才，制約了檔案信息開(kāi)發(fā)工作

目前，在高校檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，大部分管理人員的專(zhuān)業(yè)水平較低，缺乏相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)，高校又沒(méi)有組織檔案管理工作人員參加培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)沒(méi)有得到改進(jìn)。尤其是在社會(huì)快速發(fā)展的背景下，信息技術(shù)快速發(fā)展，導(dǎo)致了檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與實(shí)際差距相差較大，進(jìn)一步制約了檔案信息的開(kāi)發(fā)，不利于檔案信息資源的利用。

2 加強(qiáng)高校檔案信息資源作用的有效途徑

2.1 改進(jìn)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，提高檔案管理水平，為檔案信息資源發(fā)揮作用創(chuàng)造條件

為了確保檔案信息資源能夠更好的為高校發(fā)展服務(wù)，就需要做好檔案基礎(chǔ)建設(shè)，認(rèn)真工作、不斷努力，切實(shí)提高檔案管理水平。首先認(rèn)真做好高校檔案信息搜集工作，不斷豐富檔案信息資源，促使檔案信息管理結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化。高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)再利用都是建立在豐富的信息資源前提下。因此，高校檔案管理工作者在搜集檔案信息資源的時(shí)候，不僅需要搜集黨政、財(cái)會(huì)方面的資料，還應(yīng)該堅(jiān)持拓展檔案資料搜集的內(nèi)容，搜集一些具有較高教學(xué)價(jià)值的資料；其次是應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況建立科學(xué)合理的檔案管理系統(tǒng)。因?yàn)楹侠淼臋n案管理系統(tǒng)是推動(dòng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作進(jìn)行的重要條件。只有將高校檔案信息進(jìn)行合理的分類(lèi)和整理，才能夠方便管理者提供方便；再次是應(yīng)該建立科學(xué)完善的檔案檢索系統(tǒng)。在檔案信息資源的建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況編制一套完善的信息搜索系統(tǒng)，并且在實(shí)際工作中不斷改進(jìn)和提高。由傳統(tǒng)搜索水平較低的方式轉(zhuǎn)向高效率搜索，逐步建立起高效率的檢索系統(tǒng)，確保檔案信息資源能夠得到最大限度的挖掘利用。

2.2 建立快速高效的檔案檢索系統(tǒng)，建立互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)平臺(tái)，提高檔案信息資源的開(kāi)發(fā)效率

目前，對(duì)于高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用主要是建立在高效率的檔案檢索系統(tǒng)上。傳統(tǒng)的檔案檢索方式主要是以人工檢索為主，即：主要是以卡片和書(shū)本形式的目錄、索引為基礎(chǔ)的人工查找系統(tǒng)。在高速發(fā)展的社會(huì)背景下，為了能夠有效提高高校檔案信息資源的利用效率，高校檔案管理部應(yīng)該使用自動(dòng)化的檢索系統(tǒng)，即：光盤(pán)、磁盤(pán)等。將之前搜集到的信息通過(guò)處理之后按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)，然后再建立科學(xué)合理的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。只有這樣才能夠?qū)⒍喾剿鸭男畔①Y料較好的保存起來(lái)，以便人們?cè)谛枰臅r(shí)候能夠快速搜索出來(lái)。

在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的檔案信息管理方式已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用。因此，在當(dāng)前高校檔案的管理過(guò)程中，除了建立快速高效的檔案檢索系統(tǒng)外，還應(yīng)該建立互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)平臺(tái)，從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式。讓高校檔案信息資源在管理的過(guò)程中能夠?qū)崿F(xiàn)快速檢索、高效利用，從而促使檔案信息資源更好的為高校發(fā)展服務(wù)。

2.3 組織檔案工作者積極參加培訓(xùn)，提高工作人員的綜合素質(zhì)，積極探索信息資源開(kāi)發(fā)新途徑

目前，為了促使高校檔案管理工作者更好的服務(wù)于檔案管理工作，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，便需要高校領(lǐng)導(dǎo)者組織檔案管理工作者積極參加培訓(xùn)工作。讓檔案管理工作人員能夠在學(xué)習(xí)的過(guò)程中增加與其他工作人員的溝通機(jī)會(huì)，幫助他們學(xué)習(xí)到更多管理知識(shí)，從而有效提高檔案管理的工作水平。只有檔案管理工作人員的工作水平提高了，才能夠順應(yīng)當(dāng)前高校的發(fā)展。同時(shí)，還需要檔案管理工作人員不斷轉(zhuǎn)變思想觀(guān)念，創(chuàng)新思想意識(shí)，積極探究如何加強(qiáng)高校檔案信息資源作用發(fā)揮的新途徑。

3 結(jié)論

當(dāng)前，高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用是一項(xiàng)非常復(fù)雜，而且所需要的時(shí)間較多。因此，在當(dāng)前高校檔案的管理過(guò)程中，應(yīng)該重視檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，深入探究其中所蘊(yùn)藏的價(jià)值。不斷探究新的管理方法，努力探索新的檔案信息資源開(kāi)發(fā)方式。充分認(rèn)識(shí)到檔案信息在推動(dòng)高校發(fā)展中的重要性，從而促進(jìn)高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。

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