醫(yī)院檔案信息化管理的幾點(diǎn)思考

莫韶琳 覃素平

摘 要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)療工作中的重要組成部分，信息時(shí)代如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理， 使檔案信息成為現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生管理的重要手段之一，這是新形勢下醫(yī)院檔案管理面臨的新課題。從醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際出發(fā)，通過分析信息化時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的要求并提出應(yīng)對措施，為醫(yī)院檔案管理信息化工作提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；信息化；思考

醫(yī)院檔案是行政管理、醫(yī)療業(yè)務(wù)、醫(yī)學(xué)科研、資產(chǎn)管理及其他各項(xiàng)工作中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖片、音像等具有不同載體的歷史記錄，是醫(yī)院發(fā)展歷史的縮影，它在醫(yī)療改革、科學(xué)研究、提高管理效能、維護(hù)醫(yī)院權(quán)益等方面起著舉足輕重的作用。對醫(yī)院來說，檔案信息化是科學(xué)高效地為醫(yī)療、科研等各項(xiàng)工作提供服務(wù)的有力保證[1]。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長期而且持續(xù)的過程，必須全面深入認(rèn)識醫(yī)院檔案管理信息化工作的內(nèi)容和要求，不斷推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。

1 醫(yī)院檔案信息化管理的主要內(nèi)容

（一）文書檔案的信息化管理。文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，是醫(yī)院檔案管理信息化的主要內(nèi)容。為適應(yīng)信息時(shí)代的工作需求，我市各醫(yī)院和主管部門開通了自動化辦公系統(tǒng)，在單位內(nèi)部各部門之間建立了信息網(wǎng)絡(luò)平臺，由辦公室文書負(fù)責(zé)把收到的文件用計(jì)算機(jī)登記（紙質(zhì)版文件掃描后登記），按照批辦的次序在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳閱，并對處理完畢的文件自動提交文書檔案管理，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)，縮短了決策時(shí)間，節(jié)約了成本，使得醫(yī)院決策的效率大大提高。

（二）病歷檔案的信息化管理。病歷檔案在醫(yī)院檔案中專業(yè)性較強(qiáng)且內(nèi)容龐雜。隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，各種新的治療手段不斷出現(xiàn)，為便于醫(yī)務(wù)人員查詢、分析、討論，指導(dǎo)醫(yī)療業(yè)務(wù)工作，或進(jìn)行統(tǒng)計(jì)后申報(bào)科研項(xiàng)目、撰寫相關(guān)學(xué)術(shù)論文，將醫(yī)院開展的各種治療項(xiàng)目的名稱進(jìn)行分類，運(yùn)用計(jì)算機(jī)綜合查詢分析功能，將各類治療項(xiàng)目及療效情況進(jìn)行分類匯總，通過網(wǎng)絡(luò)提供給各臨床科室。病歷檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理還具備醫(yī)學(xué)影像圖片的儲存和查詢等功能，可隨時(shí)提供給醫(yī)護(hù)人員及患者查詢。

（三）人事檔案的信息化管理。根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)，選用一套科學(xué)合理的人事檔案信息系統(tǒng)，建立和完善人事檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，從實(shí)體管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實(shí)現(xiàn)查閱統(tǒng)計(jì)、檔案變更、報(bào)表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的管理，可以提高整體工作效率，提高人事檔案信息資源的利用率。

（四）設(shè)備檔案的信息化管理。醫(yī)療及后勤設(shè)備是醫(yī)院固定資產(chǎn)的重要組成部分，對于醫(yī)院投入產(chǎn)出分析、醫(yī)院資產(chǎn)匯總管理具有重要作用。對于這些設(shè)備的采購時(shí)間、采購價(jià)格、維修情況、出借情況、報(bào)廢處理的資料形成檔案，輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)達(dá)到有權(quán)限的共享，不但便于設(shè)備和后勤科室對于醫(yī)療和后勤設(shè)備的管理，也便于各使用科室對本科室設(shè)備的管理。

2 醫(yī)院檔案信息化管理中存在的主要問題

（一）對檔案管理信息化工作不夠重視。醫(yī)院的中心工作是醫(yī)療，在醫(yī)院的管理工作中，重視醫(yī)療而輕視檔案管理的觀念極為普遍。由于檔案管理工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因此，醫(yī)院的檔案管理工作尤其是信息化管理工作一直沒有被真正重視起來，檔案資料的使用價(jià)值難以充分開發(fā)為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展所用。檔案信息化需要大量的資金投入，用于高新設(shè)備的購買和信息化系統(tǒng)平臺的開發(fā)等。目前在投入方面遠(yuǎn)不到位，與醫(yī)療業(yè)務(wù)發(fā)展仍不相適應(yīng)。如何解決好當(dāng)前利益和長遠(yuǎn)利益的關(guān)系，是擺在醫(yī)院管理者面前的一大難題，雖然實(shí)現(xiàn)信息化是檔案事業(yè)的必然選擇。

（二）檔案管理人員素質(zhì)問題。檔案管理信息化建設(shè)需要既懂檔案管理，又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。而目前醫(yī)院的檔案館管理人員多為醫(yī)護(hù)專業(yè)人員兼任，專業(yè)知識結(jié)構(gòu)單一，一些有豐富紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員在管理理論基礎(chǔ)、館藏原則、管理方法和技術(shù)上已熟門熟路，但對電子計(jì)算機(jī)、應(yīng)用軟件、信息存儲、電子檢索、發(fā)布、利用等技術(shù)知之甚少。多數(shù)檔案管理人員還不能既熟悉檔案業(yè)務(wù)又熟練掌握計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)，這在很大程度上制約檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。

（三）檔案管理方式和手段相對落后。一些醫(yī)院也在推行“無紙化”辦公，設(shè)立辦公自動化系統(tǒng)平臺，把檔案的基本信息錄入電腦，通過搜索關(guān)鍵字查找所需文件。但由于醫(yī)院的辦公自動化系統(tǒng)較適用于文書檔案，或者因系統(tǒng)不及時(shí)更新，對于科技檔案的查找并不便利，所以得不到充分利用，效果并不理想。

（四）數(shù)字化文件歸檔管理問題突出。當(dāng)前檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。另外，很多辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)沒有檔案管理者參與，或者因檔案管理者缺乏相關(guān)知識無法參與，使得數(shù)字化文件從生成到歸檔存在著不少問題。

（五）重設(shè)施建設(shè)輕信息資源建設(shè)的傾向依然存在。檔案信息化建設(shè)的重中之重是信息資源建設(shè)。很多醫(yī)院對此有所忽視。信息化建設(shè)中資金大多投向設(shè)備，信息資源建設(shè)投入甚少，這種重硬件設(shè)施建設(shè)輕信息資源建設(shè)的傾向，導(dǎo)致信息化的應(yīng)用成果不明顯。

3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理的對策

（一）強(qiáng)化檔案信息化管理的認(rèn)識。檔案信息化建設(shè)水平的高低，取決于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。如果能將醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)提高到醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略的高度去對待，加大檔案管理信息化建設(shè)的投入力度，改進(jìn)管理手段，將對檔案管理信息化化建設(shè)起到極大的推動作用。

（二）提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。檔案信息化管理工作的發(fā)展和變化，對檔案管理工作人員提出了新的要求。要鼓勵(lì)檔案管理工作人員樹立良好的檔案管理信息化意識，自覺學(xué)習(xí)，優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu)，同時(shí)加大培訓(xùn)力度，既要組織檔案管理人員掌握檔案管理基本知識，又要熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，靈活運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件，提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，為檔案信息化建設(shè)提供必要的人才保障。

（三）加快檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)步伐。所謂檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要是指：管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范既是檔案信息化建設(shè)的“行業(yè)法規(guī)”，又是衡量檔案管理工作水平的一個(gè)重要標(biāo)志。自上而下地組織制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是亟待解決的問題。一方面，檔案信息化建設(shè)涵蓋技術(shù)、法制、體制、機(jī)制問題，須從政府和國家層面入手，協(xié)調(diào)和解決與之相關(guān)的問題。另一方面，與傳統(tǒng)的檔案工作相比，檔案信息化建設(shè)更加需要講求標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，因此自上而下更加需要統(tǒng)籌規(guī)劃，以便最終達(dá)成高度的信息共享。

（四）加大檔案信息化建設(shè)投入力度。檔案信息化管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及計(jì)算機(jī)硬件、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)處理、信息發(fā)布和規(guī)范、信息安全等眾多技術(shù)問題，需要完善的基礎(chǔ)設(shè)施和專業(yè)技術(shù)人員來實(shí)現(xiàn)。目前，部分醫(yī)院對檔案管理信息平臺的建設(shè)重視不夠，資金與人力資源的投入相對較少。因此，要加大資金投入力度，保障檔案信息化建設(shè)所必需的軟、硬件配套設(shè)施齊全。同時(shí)必須加強(qiáng)與外部的聯(lián)系與合作，積極探索和創(chuàng)新信息化建設(shè)方法。

（五）重視并加強(qiáng)檔案信息安全管理。首先檔案管理者應(yīng)提高安全防范意識。要充分認(rèn)識到檔案是對醫(yī)院多年來建設(shè)和發(fā)展過程的歷史記載，一旦丟失或損壞，就會造成永久不可逆的損失，所以務(wù)必保證檔案實(shí)體完好無損，對涂改、丟失或擅自銷毀檔案等行為堅(jiān)決預(yù)防和制止。檔案管理人員必須要有風(fēng)險(xiǎn)防范意識，要給檔案系統(tǒng)安裝防病毒軟件，對檔案信息系統(tǒng)實(shí)時(shí)監(jiān)控，防止電腦病毒入侵，確保醫(yī)院檔案信息管理的安全。

總之，醫(yī)院檔案信息化管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，是提高醫(yī)院競爭力的重要手段之一。信息時(shí)代既給檔案工作帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，更為其帶來了極好的機(jī)遇。只要我們能夠抓住機(jī)遇、更新理念、注重人才培養(yǎng)和新技術(shù)應(yīng)用，確定科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略，醫(yī)院檔案信息化管理工作必然會有利于促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介

莫韶琳（1971-），女，廣西南寧，管理學(xué)，學(xué)士學(xué)位，主管護(hù)師。