曹 紅

公文作者與讀者都是特定的

1.公文作者具有專(zhuān)任性

公文以“傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針、政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況”為基本職能，這一職能決定了公文必須由專(zhuān)人制作和發(fā)布，即公文作者必須是法定作者（指依法成立并能以自己名義行使權(quán)力或承擔(dān)義務(wù)的組織及其領(lǐng)導(dǎo)人）,包括黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和人民團(tuán)體等，除此之外的其他組織和個(gè)人都不得擅自制發(fā)公文。

2.公文讀者具有特定性

公文讀者（即行文對(duì)象）也是特定的，一般分為兩類(lèi)：主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)指的是公文的主要受理機(jī)關(guān)，抄送機(jī)關(guān)是除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。一份公文的讀者是誰(shuí)，從起草時(shí)就已有明確的指向：下級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)機(jī)關(guān)、平級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)以及社會(huì)大眾。公文寫(xiě)作這種讀者的指向性是由公文的工具性功能所決定的，是其他文體所不具備的。

3.公文的實(shí)際讀者遠(yuǎn)大于收文機(jī)關(guān)的范圍

公文的基本運(yùn)轉(zhuǎn)流程是從機(jī)關(guān)到機(jī)關(guān)。任何一個(gè)機(jī)關(guān)既是公文作者（發(fā)文機(jī)關(guān)），也是公文讀者（收文機(jī)關(guān)）。除此之外，社會(huì)大眾也是公文的重要讀者。當(dāng)今社會(huì)，各個(gè)機(jī)關(guān)、單位的公務(wù)信息都可以通過(guò)媒體、網(wǎng)絡(luò)等多渠道獲知，這使得公務(wù)信息由封閉性運(yùn)轉(zhuǎn)（即公對(duì)公）變?yōu)殚_(kāi)放性傳播。社會(huì)大眾不僅是公文的閱讀者以及部分內(nèi)容的執(zhí)行者，還是公文質(zhì)量和執(zhí)行效果的監(jiān)督者。公文內(nèi)容的影響力隨著傳播范圍的擴(kuò)大而增大，對(duì)發(fā)文機(jī)關(guān)的形象也有不同于以往的影響。

因而，公文作者與讀者之間的關(guān)系發(fā)生了變化，由重視擬寫(xiě)變?yōu)榧戎貙?xiě)，更重讀和用。要考慮讀者的理解和感受，不能只從起草者的角度寫(xiě)自己想寫(xiě)的、想說(shuō)的，而是要換位思考，讓讀者能夠在理解的基礎(chǔ)上，接受并執(zhí)行公文的內(nèi)容，充分發(fā)揮公文的特定效力。

公文的直接功用性要求起草公文應(yīng)當(dāng)換位思考

1.公文寫(xiě)作活動(dòng)具有直接功用性

公文作為黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的重要工具，服務(wù)于黨和國(guó)家的管理活動(dòng)、體現(xiàn)黨和國(guó)家的意志。正是基于這一基本屬性，使得公文帶有極強(qiáng)的功用性。這種功用性被表達(dá)得直截了當(dāng)：下行文要求行文對(duì)象貫徹執(zhí)行、令行禁止；上行文要求行文對(duì)象了解下情、作出指示；平行文要求行文對(duì)象互通信息、商洽合作；廣行文要求行文對(duì)象周知遵守。

由于公文的閱讀對(duì)象是明確的，公文作者要求該范圍內(nèi)的所有讀者要準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)行文意圖，不得產(chǎn)生歧義，追求的是公文的直接效用。所以，公文只有在作者與讀者對(duì)公文目的、意圖的認(rèn)識(shí)達(dá)成一致之后才能充分發(fā)揮其效用。

2.公文讀者的閱讀活動(dòng)具有特定功用性

對(duì)于文學(xué)作品，讀者的閱讀活動(dòng)帶有欣賞性和創(chuàng)造性，個(gè)體領(lǐng)悟能力不同，對(duì)作品內(nèi)涵的解讀以及從中獲得的審美感悟也各不相同，作者不會(huì)也不能要求讀者對(duì)作品得出與他或其他讀者一致的認(rèn)識(shí)。而公文讀者在閱讀公文后，不僅要知曉其內(nèi)容，還要根據(jù)公文要求采取相應(yīng)的行動(dòng)：或遵守或執(zhí)行或回復(fù)等。如果公文讀者對(duì)公文內(nèi)容的認(rèn)知與公文作者的行文意圖高度一致，則公文的執(zhí)行效果和處理質(zhì)量都會(huì)非常高。反之，則會(huì)引起公文讀者在理解和執(zhí)行上的偏差，使公文無(wú)法真正發(fā)揮其特定效用。

因此，公文作者在寫(xiě)作過(guò)程中要換位思考，有意識(shí)地將讀者的理解能力、接受心理等因素納入寫(xiě)作思維活動(dòng)當(dāng)中，從而促使自己準(zhǔn)確定位公文主題，提出切實(shí)要求，合理安排材料，運(yùn)用恰當(dāng)表達(dá)方式，在傳達(dá)與接受之間找到平衡點(diǎn)。

2013年12月在北京舉行的中央城鎮(zhèn)化工作會(huì)議中提出城市化戰(zhàn)略格局，其中一項(xiàng)工作任務(wù)是提高城鎮(zhèn)建設(shè)水平：“要體現(xiàn)尊重自然、順應(yīng)自然、天人合一的理念，依托現(xiàn)有山水脈絡(luò)等獨(dú)特風(fēng)光，讓城市融入大自然，讓居民望得見(jiàn)山、看得見(jiàn)水、記得住鄉(xiāng)愁”。這一段帶有藝術(shù)化的文字將城鎮(zhèn)建設(shè)水平的具體標(biāo)準(zhǔn)表述得栩栩如生，一改公文原有的呆板枯燥的形象，讀者容易理解，便于執(zhí)行到位。

精心擬制標(biāo)題，引導(dǎo)讀者思路與行文目的達(dá)成一致

一份高質(zhì)量的公文既能清楚準(zhǔn)確地表達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的行文意圖和要求，又能使行文對(duì)象對(duì)公文的內(nèi)容透徹領(lǐng)會(huì)和執(zhí)行。因此，起草公文先要明確主旨，用標(biāo)題引導(dǎo)讀者思路，一環(huán)扣一環(huán)，層層推進(jìn)，最終得出與行文目的一致的認(rèn)識(shí)。

1.公文標(biāo)題事由部分要能一錘定音，讓讀者明了行文意圖

公文標(biāo)題要用一句話(huà)概括該文的核心內(nèi)容，擬寫(xiě)標(biāo)題的關(guān)鍵在事由部分?！笆掠伞睉?yīng)當(dāng)起到畫(huà)龍點(diǎn)睛的作用，讓讀者一看標(biāo)題就能明了該文的主旨。比如某份公文的標(biāo)題經(jīng)過(guò)兩次修改：《關(guān)于安全檢查的通知》——《關(guān)于開(kāi)展安全大檢查的通知》——《關(guān)于開(kāi)展安全生產(chǎn)大檢查，嚴(yán)防惡性事故發(fā)生的通知》，之前的標(biāo)題平直呆板，缺少目的；改后的標(biāo)題顯得頗有氣勢(shì)、針對(duì)性強(qiáng)、目的明確、主旨突出，便于公文讀者理解、貫徹。

2.正文中一級(jí)小標(biāo)題應(yīng)當(dāng)顯示段旨，引領(lǐng)讀者思路

正文如果內(nèi)容多、篇幅長(zhǎng)，應(yīng)分層闡述主旨，其表現(xiàn)形式就是用序號(hào)加上小標(biāo)題。這些小標(biāo)題既分解了公文的主旨，同時(shí)又能表明公文作者對(duì)該項(xiàng)工作的結(jié)論，從而喚起讀者注意，引領(lǐng)讀者順著作者思路去接受該文的傾向性結(jié)論。比如某省住建廳在向上級(jí)匯報(bào)工作的報(bào)告中，使用的小標(biāo)題如下：

一、推進(jìn)城鎮(zhèn)化

二、城市（縣城）垃圾、污水處理

三、保障性安居工程建設(shè)情況

四、建議

作為一篇主動(dòng)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作的報(bào)告，上述四個(gè)一級(jí)小標(biāo)題僅僅說(shuō)明了匯報(bào)的工作內(nèi)容，卻不夠準(zhǔn)確凝練，未能表明工作成果，即工作完成得好壞。作為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，這樣的小標(biāo)題不能使它得到任何引導(dǎo)性，還要花較多時(shí)間閱讀每個(gè)一級(jí)標(biāo)題下的具體內(nèi)容，然后自己歸納結(jié)論，作出評(píng)判。對(duì)于公文作者來(lái)講，工作會(huì)陷入被動(dòng)，本來(lái)是做出了成績(jī)的，但錦衣夜行，未能明確展示出來(lái)；對(duì)于公文讀者來(lái)說(shuō)，閱讀這樣的長(zhǎng)篇報(bào)告花費(fèi)了很多時(shí)間，而得出的結(jié)論未必與公文作者的初衷相吻合?；谝陨蠁?wèn)題，可以將該報(bào)告的一級(jí)小標(biāo)題作出如下修改：

一、貫徹中央文件，加快推進(jìn)了城鎮(zhèn)化的建設(shè)進(jìn)度

二、多數(shù)市縣超額完成了垃圾、污水處理考核指標(biāo)

三、保障性安居工程建設(shè)各項(xiàng)指標(biāo)繼續(xù)走在全國(guó)前列

四、關(guān)于上述工作的幾點(diǎn)建議

經(jīng)過(guò)修改，每個(gè)一級(jí)標(biāo)題的傾向性非常明顯，在這樣的標(biāo)題引導(dǎo)下，上級(jí)機(jī)關(guān)才會(huì)得出公文作者希望給上級(jí)留下的好印象并認(rèn)可這些結(jié)論。

閱讀心理的差異性對(duì)公文內(nèi)容和表達(dá)方式的要求不同

公文讀者雖然具有明確指向性，但行文方向不同，其讀者的閱讀心理也有差異。

1.簡(jiǎn)——向上請(qǐng)示要求說(shuō)理精準(zhǔn)、請(qǐng)求適度，篇幅短小

請(qǐng)示內(nèi)容的重點(diǎn)在于請(qǐng)示理由的說(shuō)明和請(qǐng)示要求的尺度上。公文作者在多數(shù)情況下唯恐理由說(shuō)得不夠充足，缺少說(shuō)服力，要求難以獲得上級(jí)批準(zhǔn)；要求盡量提得高出實(shí)際需求一倍以上，預(yù)留出被上級(jí)打折、降低的空間。這樣的請(qǐng)示反而容易招致上級(jí)機(jī)關(guān)的反感，效果適得其反，達(dá)不到請(qǐng)示目的。作為下級(jí)機(jī)關(guān)，其上級(jí)機(jī)關(guān)只有一到兩個(gè)；但上級(jí)機(jī)關(guān)要面對(duì)的是十幾個(gè)甚至幾十個(gè)下級(jí)機(jī)關(guān)，工作繁忙，閱文時(shí)間有限，希望“開(kāi)短會(huì)、說(shuō)短話(huà)、閱短文”，處理公文往往帶有求簡(jiǎn)心理。因此，好的請(qǐng)示應(yīng)順應(yīng)上級(jí)這種心理，在說(shuō)明理由時(shí)可強(qiáng)調(diào)形勢(shì)上的必要性和時(shí)間上的迫切性，在提出要求時(shí)可遵循尺度上的合理性和操作上的可行性原則。合情合理，篇幅不長(zhǎng)。同時(shí)，用語(yǔ)謙恭，諸如“擬”“宜”“可否”“請(qǐng)”之類(lèi)的詞語(yǔ)要常用，以示對(duì)上級(jí)的尊重；在提出要求時(shí)，還要給出自己的傾向性意見(jiàn)或辦法供上級(jí)決策時(shí)參考，獲得上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)和指示的可能性與時(shí)效性都會(huì)大大提高。

2.敬——向下指示要求明確無(wú)疑，切忌含混，兼顧各方利益

下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)來(lái)文抱有敬畏心理，對(duì)文中所提要求會(huì)認(rèn)真貫徹執(zhí)行；同時(shí)也希望得到上級(jí)應(yīng)有的尊重和體察。因此，下行文在內(nèi)容上必須符合黨和國(guó)家的方針、政策以及上級(jí)機(jī)關(guān)的文件指示精神，做到“師出有名”，主旨明確；布置工作、提出要求時(shí)還要合乎本地區(qū)、本部門(mén)的實(shí)際情況，調(diào)動(dòng)公文讀者的工作積極性，實(shí)現(xiàn)行文目的。

為了使公文讀者對(duì)行文目的一目了然，要注意根據(jù)不同的內(nèi)容選擇使用恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)尾用語(yǔ)，如“請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“請(qǐng)結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況參照?qǐng)?zhí)行”或“請(qǐng)研究執(zhí)行”等，要求不能提得含混不清。

3.尊——平行文作者與讀者間關(guān)系對(duì)等，要求說(shuō)理有節(jié)，用語(yǔ)平和

平行文的行文對(duì)象是平級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)，由于彼此沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)或指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系，公文讀者的心理相較于下行文和上行文就顯得復(fù)雜、敏感，更多的是一種求尊心理。因此在向?qū)Ψ秸?qǐng)求支持、幫助、答復(fù)時(shí)，敘事要清楚，說(shuō)理要有節(jié)，用語(yǔ)要平和，相互尊重，使對(duì)方充分理解并能引起感情共鳴，才能取得圓滿(mǎn)的效果。

在內(nèi)容層次的安排上，也要揣摩對(duì)方見(jiàn)文后的心理，采用不同寫(xiě)法。比如在答復(fù)對(duì)方來(lái)文時(shí)，如果是肯定性的，則在開(kāi)頭就直截了當(dāng)?shù)乇響B(tài)，然后再敘述其他相關(guān)事宜；如果是否定性的，開(kāi)頭可先簡(jiǎn)要懇切地說(shuō)明理由，再表明否定態(tài)度，使對(duì)方感到否定是合理的、可以諒解的，不至于產(chǎn)生誤解，保證今后可以繼續(xù)合作。

4.易——廣行文面向社會(huì)發(fā)布，要嚴(yán)肅對(duì)待，簡(jiǎn)短通俗

廣行文中“公告”和“通告”的作者是不同的。“公告”的“公”字代表的是黨和國(guó)家，只有黨和國(guó)家的高級(jí)管理機(jī)關(guān)才有資格使用；“通告”的“通”字是傳達(dá)的意思，地方各級(jí)行政主管部門(mén)（如金融、稅務(wù)、教育、工商等），根據(jù)自身權(quán)限發(fā)布周知事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)使用“通告”。因此公文作者在選用廣行文的文種時(shí)要嚴(yán)肅對(duì)待，不可亂用。

廣行文是面向全社會(huì)的告知性文件，它的行文對(duì)象是社會(huì)公眾，行文目的是廣而告之應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。撰寫(xiě)廣行文應(yīng)當(dāng)短之又短，語(yǔ)言通俗易懂。如果長(zhǎng)篇大論，穿靴戴帽，就不僅違背了“告知”的本意，而且公眾難以掌握，當(dāng)然也就難以遵守。

隨著公務(wù)活動(dòng)范圍的擴(kuò)大和傳播渠道的增加，如何使用公文這一重要工具快速、準(zhǔn)確、有效地加強(qiáng)公務(wù)管理，是各級(jí)機(jī)關(guān)、單位必須關(guān)注的一個(gè)新焦點(diǎn)。黨政機(jī)關(guān)不僅是公文的作者，也是公文的讀者；不僅要樹(shù)立主體意識(shí)，還應(yīng)增強(qiáng)受體意識(shí)，使寫(xiě)作活動(dòng)更加具有針對(duì)性，為實(shí)現(xiàn)公文的直接功用性打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

[1]桂維民，岳海翔.公文寫(xiě)作[M].西安：陜西人民出版社，2013，9.

[2]李煥.以人為本的行政公文受體與功用性芻議[J].陜西教育(高教版)，2012，12.