謝惠如　蔡勝忠　何應(yīng)對

摘 要 管理技能是做好各項(xiàng)工作的有效手段，管理部門中每個(gè)人需根據(jù)實(shí)際工作要求，掌握業(yè)務(wù)操作、計(jì)劃設(shè)計(jì)、認(rèn)知、溝通、時(shí)間管理等技能，才能更好做好管理服務(wù)工作。中層干部是一個(gè)部門的核心人物，還需掌握目標(biāo)管理等更高標(biāo)準(zhǔn)技能，提升部門整體工作效率。

關(guān)鍵詞 農(nóng)業(yè)科研院所 ；綜合管理 ；工作技能

中圖分類號 F324.3

Abstract Management skills are effective means to ensure success of all our work. Each in management section should master different skills. According to the actual job requirements， one should master service operations， program design， cognitive， communication as well as time management skills to provide good management services. Middle-lever cadre， the central figure in one section， still needs to master higher standard skills such as management by objectives （MBO） to improve the overall job skills of one section.

Key words agricultural research institutes ；comprehensive management ；job skills

科研院所綜合管理機(jī)構(gòu)面臨著如何適應(yīng)科研事業(yè)發(fā)展，提高科學(xué)管理能力和服務(wù)水平的新挑戰(zhàn)。管理工作和科研工作密不可分，綜合管理部門作為一個(gè)綜合職能部門，具有政治管理性、綜合輔導(dǎo)性和服務(wù)大眾性，在眾多管理部門中處于中樞機(jī)構(gòu)。

1 農(nóng)業(yè)科研院所綜合辦公室工作職責(zé)及服務(wù)對象

綜合辦公室作為一個(gè)單位的綜合辦事機(jī)構(gòu)，不僅要為所領(lǐng)導(dǎo)決策進(jìn)行參謀，也承擔(dān)著為院所提供服務(wù)的重要職責(zé)，而且還要與社會各界打交道，是一個(gè)單位窗口形象的重要體現(xiàn)，許多工作雖然看起來是小事，卻可能會牽動全局、影響全局[1]。辦公室在推進(jìn)單位工作的過程中，具有特殊的地位和作用。主要涉及：（1）各類規(guī)章制度、內(nèi)外宣傳、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公會議、公文收發(fā)、督導(dǎo)督辦、檔案管理、保密工作、安全生產(chǎn)、后勤保障等行政方面的工作；（2）人才引進(jìn)、職稱評定、崗位聘用、干部考察、工資、考核、考勤、編外人員管理等人事方面的工作；（3）思想建設(shè)、作風(fēng)建設(shè)、組織建設(shè)、反腐倡廉建設(shè)、安全維穩(wěn)/消防、人口與計(jì)劃生育、工青婦、統(tǒng)戰(zhàn)等黨務(wù)方面的工作。

2 管理實(shí)施工作過程中存在的問題

綜合辦公室工作主要起到協(xié)調(diào)、承上啟下、溝通內(nèi)外、聯(lián)系各方的樞紐作用[2]。存在問題主要體現(xiàn)在以下幾方面：

2.1 部門定位不夠準(zhǔn)確，參謀作用發(fā)揮不足

從綜合辦公室工作職責(zé)中可以看出，其更多傾向事務(wù)性管理，做的更多是某個(gè)點(diǎn)上的管理服務(wù)工作，缺乏戰(zhàn)略定位和目標(biāo)管理意識。因埋頭于日常繁雜事務(wù)而缺乏前瞻性和科學(xué)性，管理手段單一，處于經(jīng)驗(yàn)管理階段，難以提升到科學(xué)管理階段，難以真正發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)參謀和助手的作用。

2.2 管理人員認(rèn)識深度不夠，合作意識不強(qiáng)

不少辦公室管理人員專業(yè)知識匱乏，自學(xué)能力欠缺，對自身崗位工作認(rèn)識不足，特別是對管理的定義和職責(zé)認(rèn)識不夠，導(dǎo)致在工作中存在拈輕怕重，輕重緩急不分，缺乏責(zé)任感和使命感。在工作實(shí)施過程中走獨(dú)行俠路線，缺乏溝通和合作精神，導(dǎo)致部門之間工作出現(xiàn)脫節(jié)和個(gè)人信息不對稱的現(xiàn)象。

2.3 計(jì)劃制定缺乏調(diào)研基礎(chǔ)，實(shí)施過程不夠扎實(shí)

不少管理部門在年初時(shí)就制定了一套套貌似科學(xué)的工作計(jì)劃，但在實(shí)施過程中往往發(fā)現(xiàn)更緊迫的問題沒有解決，需要繼續(xù)落實(shí)的任務(wù)沒有做好。這與平時(shí)工作積累和觀察量不足，整改措施不明確有較大關(guān)系。或者有些部門在制定工作計(jì)劃時(shí)想到了卻在落實(shí)過程中出現(xiàn)問題與困難時(shí)為自己開脫，導(dǎo)致計(jì)劃落空，成效性差。

2.4 領(lǐng)導(dǎo)重視程度不一，工作延續(xù)性差

不同單位發(fā)展程度不一，領(lǐng)導(dǎo)對綜合管理工作的認(rèn)識及重視程度也不一樣，導(dǎo)致部分管理人員心理有不被重視、不被認(rèn)可感，在工作實(shí)施過程缺乏積極性和主動性，甚至不少任務(wù)應(yīng)付了事。不管是老研究所還是剛成立的研究所，能有規(guī)范的歷史資料、檔案資料的很少，工作缺乏延續(xù)性。

2.5 管理和服務(wù)范圍不夠清晰

綜合辦公室職能眾多，最基本的職能是管理和服務(wù)。以上兩個(gè)管理職能側(cè)重點(diǎn)應(yīng)放在什么位置，從何著手，每個(gè)人理解不一，導(dǎo)致在工作實(shí)施過程出現(xiàn)測重點(diǎn)不一的現(xiàn)象。

3 綜合管理人員應(yīng)具備的基本管理技能

德魯克大師有句名言：管理不在于“知”，而在于“行”[3]。作為綜合管理部門的員工，如何能真正針對管理中存在的問題，提高管理能力，靈活運(yùn)用管理技能做好各項(xiàng)工作。管理部門中管理人員以中層干部、秘書、辦事員組成。中層干部是單位戰(zhàn)略的執(zhí)行者、戰(zhàn)術(shù)決策的制定者。其他人員是戰(zhàn)術(shù)決策的執(zhí)行者，是辦公室業(yè)務(wù)的具體操作層。

3.1 部門管理人員應(yīng)具備的基本管理技能

3.1.1 把崗位工作視為己任，提升業(yè)務(wù)操作技能

管理工作看似人人都能勝任，而且一個(gè)獨(dú)立的事件看起來微不足道，但可能由于疏忽導(dǎo)致事情無法完成。綜合辦公室業(yè)務(wù)需要每一個(gè)執(zhí)行者都能獨(dú)當(dāng)一面。因此，每個(gè)管理人員應(yīng)掌握好自身管理范圍內(nèi)的工作基本技能。具體來說，業(yè)務(wù)操作技能包括：計(jì)算機(jī)應(yīng)用、調(diào)查研究、公文處理、掌握并靈活運(yùn)用業(yè)務(wù)政策、依法行政、信息處理反饋、聯(lián)系群眾、開拓創(chuàng)新等。endprint

在掌握基本操作技能后，眼觀全局，結(jié)合單位中長期目標(biāo)制定個(gè)人發(fā)展規(guī)劃，把工作與個(gè)人發(fā)展緊密結(jié)合，增強(qiáng)自身歸屬感和使命感，為單位發(fā)展效力。

3.1.2 思考德魯克“五問”，切實(shí)掌握可行計(jì)劃設(shè)計(jì)技能

把管理理念引入到綜合管理部門，深入思考，引導(dǎo)大家更加有效地進(jìn)行卓越管理。不管是辦公室的負(fù)責(zé)人還是某項(xiàng)工作操作人員，從工作開始之初就深入調(diào)研，明確定位和工作目標(biāo)，設(shè)計(jì)好中長期、短期的工作規(guī)劃，并按照單位工作實(shí)際需要，做好年度工作計(jì)劃，工作必然事半功倍。

計(jì)劃設(shè)計(jì)技能主要包括了解工作現(xiàn)狀和需求、明確目標(biāo)、設(shè)計(jì)實(shí)施方案、選擇可行路線等能力。一個(gè)符合單位發(fā)展需求的、科學(xué)的工作計(jì)劃或?qū)嵤┓桨?，將有利于解決發(fā)展中存在的管理問題，充分發(fā)揮綜合管理部門的作用，真正做到擔(dān)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)參謀的角色。德魯克認(rèn)為，一個(gè)人沒有制定目標(biāo)的能力，決不能成為稱職的管理者[4]。

3.1.3 開動腦筋，從實(shí)踐中提高認(rèn)知技能

綜合辦公室何謂綜合，就是涉及了大局和局部、政務(wù)和事務(wù)、被動與主動、辦公室內(nèi)部與外部、大事與小事等六個(gè)辯證關(guān)系[5]。要真正把握關(guān)鍵，處理好各種關(guān)系，必須要從實(shí)際工作不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高自身認(rèn)知技能。

認(rèn)知技能包括：洞察組織與環(huán)境之間相互影響的能力，包括理解事物的相互關(guān)聯(lián)性，從而找出關(guān)鍵性影響因素的能力；確定和協(xié)調(diào)各方面關(guān)系的能力；權(quán)衡不同方案優(yōu)劣和內(nèi)在風(fēng)險(xiǎn)的能力等。

認(rèn)知技能較大程度影響工作成效，對辦公室從事管理和服務(wù)的范疇劃分能起到關(guān)鍵性作用。一個(gè)會思考的管理者，能找到工作方向，確保各項(xiàng)工作順利完成。

3.1.4 統(tǒng)籌兼顧，充分發(fā)揮溝通技能

綜合辦公室業(yè)務(wù)是繁雜而重復(fù)的工作，許多工作在實(shí)施后能留下痕跡的很少。大家體會最深的是，忙忙碌碌一年，收獲不多?？蒲腥藛T與管理人員之間缺少溝通，各司其職，交流甚少。在科研院所，科技是頭等大事，是中心工作?？茖W(xué)研究的屬性決定了科研管理干預(yù)的原則性與寬容性，決定了管理的出發(fā)點(diǎn)與歸宿都必須圍繞著保護(hù)科研工作者的主動性、積極性[6]。因此，綜合管理部門人員應(yīng)該在實(shí)施工作過程中統(tǒng)籌兼顧，分清主次和輕重緩急，做好溝通協(xié)調(diào)工作。

溝通技能主要包括悉心傾聽、敢于表達(dá)、文明用語、就事論事、敢于認(rèn)錯(cuò)、耐心、善于說“不”等表達(dá)、爭辯、傾聽和設(shè)計(jì)能力[6]。良好的溝通技能是人際關(guān)系建立的基礎(chǔ)，也是有效開展管理工作的助力。運(yùn)用良好的溝通技能化解矛盾、傳達(dá)信息，確保政令的暢通、人事管理有效實(shí)施，從潛移默化中增強(qiáng)同事之間合作意識。對上級領(lǐng)導(dǎo)而言，能及時(shí)掌握工作動態(tài)；對同事之間，能增進(jìn)感情交流，相互諒解，能達(dá)到較好的服務(wù)效果。

3.1.5 強(qiáng)化時(shí)效觀念，掌握時(shí)間管理技能

在綜合業(yè)務(wù)公文處理中，最常見的就是“請于×年×月×日完成”。絕大部分工作都是有時(shí)間限制和規(guī)范操作要求，但是實(shí)施過程中經(jīng)常需要督辦、催辦，逾期才完成。

時(shí)間管理技能主要包括：把時(shí)間用在重要事情上，充分利用時(shí)間，減少浪費(fèi)，均衡發(fā)展。舉例說明，就是不虛度工作時(shí)間，不做網(wǎng)聊、玩游戲、看電視等無價(jià)值活動，保持良好的工作習(xí)慣；關(guān)注重要的工作，分清輕重緩急；為自己制定激勵工作目標(biāo)。明確工作完成時(shí)間，勞逸結(jié)合；制定年、月、周、日工作計(jì)劃；恪守時(shí)間計(jì)劃，持之以恒。

3.2 中層管理者應(yīng)具備的管理技能

對于整個(gè)單位來說，中層管理者特別是綜合管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)起到“總管家”的作用，是單位管理隊(duì)伍的中堅(jiān)力量，應(yīng)掌好部門的舵，真正發(fā)揮承上啟下，統(tǒng)籌兼?zhèn)涞淖饔?。除了以?項(xiàng)技能外，中層干部還需做到以下幾點(diǎn)：

3.2.1 兼?zhèn)涞?、法、術(shù)素質(zhì)

中層管理者應(yīng)該具備好的品德，制定規(guī)章制度、執(zhí)行規(guī)章制度的能力，掌握領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)、靈活應(yīng)變的能力。

3.2.2 有效溝通，運(yùn)用目標(biāo)管理統(tǒng)籌部門工作

作為中層管理者應(yīng)該務(wù)實(shí)。要學(xué)會平衡當(dāng)前需求與未來需求的關(guān)系，平衡目標(biāo)和現(xiàn)實(shí)條件的關(guān)系，平衡部門內(nèi)各項(xiàng)工作順利開展。所以必須要具備制定部門的目標(biāo)分析和綜合能力，扎實(shí)做好部門目標(biāo)管理。

每位領(lǐng)導(dǎo)、每位職工的工作出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)都不一樣。通過日常的工作實(shí)踐，通過員工關(guān)系，通過同其下級、上級和同級之間經(jīng)常的信息交流和溝通，把擔(dān)任各項(xiàng)職務(wù)的人組織成為一個(gè)團(tuán)隊(duì)。部門的重要性自然會凸顯。

3.2.3 指揮與激勵并存，培養(yǎng)部門人員（含自己）

中層管理者要因人而異建立衡量標(biāo)準(zhǔn)，適當(dāng)?shù)募佑诮M織指揮，幫助個(gè)人做好工作。要專注于組織的績效，而且還要專注于個(gè)人的工作并幫助他做好。激勵就是鼓舞和指導(dǎo)員工取得好績效。管理者要培訓(xùn)員工，為他們提供有挑戰(zhàn)性和有趣味的工作，激勵他們在工作中追求優(yōu)異。更為重要的是，身為管理者，一定要相信員工并公平地對待他們。

每位管理人員都希望能得到培訓(xùn)、指導(dǎo)和鼓勵。在工作時(shí)，大家不可避免犯錯(cuò)誤。但中層管理者對他人所犯錯(cuò)誤應(yīng)給予寬容的態(tài)度。德魯克道：“一個(gè)人越好，他犯的錯(cuò)誤就越多——因?yàn)樗麜L試更多的新東西。我永遠(yuǎn)不會提拔一個(gè)從不犯錯(cuò)誤、特別是從不犯大錯(cuò)誤的人擔(dān)任最高層的工作。否則，他肯定將成為一個(gè)工作平庸的管理者[7]?！?/p>

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