淺談基層社會保障檔案管理工作

褚洪濤

摘 要：社會保障體系建設(shè)是構(gòu)建社會主義和諧社會的一項重要內(nèi)容，健全的社會保障體系是市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推進(jìn)器，也是社會穩(wěn)定和諧的安全網(wǎng)和減震器。我國社會保障工作正在向法制化、社會化、規(guī)范化、廣泛化方向發(fā)展。社會保障檔案管理工作，是社會保障工作的一個重要內(nèi)容，也必然需要進(jìn)行創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：社會保障；檔案；管理

一、社會保障檔案的特點

（1）廣泛性。指的是參與社會保障的人員涉及廣泛?，F(xiàn)在，養(yǎng)老、醫(yī)療保健等社會保障措施的主要對象是城鎮(zhèn)居民，隨著社會保障制度的改革，中國參與社會保障體制的人員將會逐步向農(nóng)村延伸，最終使整個社會的全體公民在辦理社會保障時都會形成社會保障檔案。

（2）動態(tài)性。指的是社會保障檔案是一個動態(tài)變化的檔案。社會保障檔案會隨著每個人工作單位的變動而發(fā)生關(guān)系轉(zhuǎn)移；個人工資的增減也直接影響著其各種社會保障的繳費情況發(fā)生響應(yīng)的變化；一些社會保險項目，如醫(yī)療保險、住房公積金等經(jīng)常會出現(xiàn)支用、給付等情況，這些變動都要在其社會保障檔案中形成相應(yīng)的更改記錄。

（3）人本性。指的是社會保障檔案辦理的對象是個體的人，人是社會保障檔案的最基本的形成單位，在參與社會保障后，都會對每個人建立各自的檔案，所以說，社會保障檔案即是個人參與社會保障原始憑證，也是維護(hù)個人權(quán)益的重要證據(jù)。以人為本，人人參與，服務(wù)人人。

（4）規(guī)范性。指的是社會保障檔案是基于有關(guān)規(guī)范來辦理的。一是活動的規(guī)范，即各類社會保險具有統(tǒng)一的處理程序、收費標(biāo)準(zhǔn)；其次是材料的規(guī)范，即各類社會保險都規(guī)定有標(biāo)準(zhǔn)的記錄卡，登記記錄和報告，不管什么單位的員工，都將形成一致性的相關(guān)材料。

二、社會保障檔案管理中存在的問題

在整個社保工作中，社會保障檔案具有非常重要的地位，它是實現(xiàn)社會保障信息交流與共享的保證，是人民維護(hù)其合法權(quán)益的重要憑據(jù)，也是社保部門進(jìn)行科學(xué)管理、提高工作效率的必要條件。社會保障檔案管理應(yīng)與社保體制發(fā)展相適應(yīng)，并能促進(jìn)社保事業(yè)的發(fā)展。但是，我國的社會保障檔案管理工作中存在許多問題，這些問題影響了社保事業(yè)的健康發(fā)展。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）對社會保障檔案重視不夠。由于社會保障檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，加之有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，對社會保障檔案的管理缺少相應(yīng)的軟硬件投入，人員配備、經(jīng)費不到位的情況，在全國普遍存在，有些部門沒有專門的檔案室，該歸檔的檔案沒有歸檔，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴(yán)重。

（2）社會保障檔案多頭管理，管理機(jī)制沒有理順。社會保障檔案由于涉及的面比較廣泛，我國不同的類別社會保障檔案分別歸屬不同的部門管理，形成了多頭管理問題，造成不同的檔案分屬不同的部門，各部門之間信息溝通困難，一個人的保險資料分別保存在不同的機(jī)構(gòu)，且管理方法各異，沒有一個完整的檔案信息中心能夠查詢到一個人的全部社會保障檔案信息。

（3）缺乏專業(yè)社會保障檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。社會保障檔案管理缺乏國家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實工作的需要，亟須修改。在沒有國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的情況下，各地在相繼制訂了一些社會保障檔案的地方標(biāo)準(zhǔn)，如有的地市制定了公布了醫(yī)療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地市則沒有，造成社會保障檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在社會保障檔案的不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。

三、加強(qiáng)社會保障檔案管理的建議

根據(jù)社會保障檔案的特點和社保工作的發(fā)展，改進(jìn)和完善我國的社會保障檔案工作，將是社保工作和檔案工作的一項重要內(nèi)容，筆者認(rèn)為，當(dāng)前社會保障檔案工作可以從以下幾個方面進(jìn)行一些改進(jìn)：

（1）加強(qiáng)宣傳，加大投入。在全社加大社會保障檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會保障檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會保障意識，加大對社會保障檔案工作的重視程度，積極爭取各級黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)對社會保障檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決社會保障檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等實際問題，為建設(shè)和完善社會保障檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。

（2）完善管理機(jī)制。理順社保工作管理機(jī)制，盡可能將社保的職能工作，集中在一個職能單位完成，即實現(xiàn)養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育等社會保障工作的統(tǒng)一管理，推行一條龍式的服務(wù)模式，避免社會各保障職能部門間交叉重復(fù)而造成的浪費，實現(xiàn)社會保障檔案的集中管理，充分體現(xiàn)社會保障檔案的人本性特點，實現(xiàn)社會保障檔案“記錄一生，服務(wù)一生”的管理目標(biāo)。

（3）加強(qiáng)制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，實現(xiàn)規(guī)范管理。大力加強(qiáng)社會保障檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化建設(shè)，實行科學(xué)規(guī)范的管理。加強(qiáng)對社會保障檔案的形成、整理、保管、利用各工作環(huán)節(jié)的研究，制定操作性強(qiáng)、科學(xué)統(tǒng)一的社會保障檔案管理規(guī)范，努力促進(jìn)社會保障檔案信息資源的整合與共享，提高社會保障檔案的管理效率，使其成為開展社會保障工作的有力工具。

（4）大膽創(chuàng)新，開創(chuàng)新的管理模式。在以人為本的指導(dǎo)思想下，樹立檔案為人服務(wù)的新觀念，努力開創(chuàng)新的管理模式。如長春市社保局建立了退休人員檔案管理中心，解決了退休人員的養(yǎng)老金發(fā)放、社會保障檔案管理問題；南寧市推出了社會保障檔案托管服務(wù)。這些新的服務(wù)形式的開創(chuàng)，進(jìn)一步推動了社會保障工作社會化的進(jìn)程，使社會保障檔案的管理不再依賴于企業(yè)，使職工不再為企業(yè)的破產(chǎn)和自己的退休而擔(dān)心社會保障檔案的管理問題，同時也給社會保障檔案管理帶來了新的活力。在社會保障工作社會化的大背景下，數(shù)量龐大的社會保障檔案管理必然會成為社會保障部門的一項重要開支，單純由政府出資來建立的社會保障檔案信息中心已經(jīng)很困難，社保部門可以以公共產(chǎn)品理論為指導(dǎo)，積極探索新的形式，如采取政府相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)，第三方出資建立的方式，建立社會保障檔案信息中心，實現(xiàn)社會檔案的保管、利用集中統(tǒng)一管理。

（5）加快社會保障檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，建設(shè)統(tǒng)一的社會保障檔案信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)迫在眉睫。利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，社保部門可以實現(xiàn)所有社保繳費的網(wǎng)絡(luò)征收、保費的網(wǎng)絡(luò)支付，可以利用社會保障檔案信息網(wǎng)了解社保工作狀態(tài)，實現(xiàn)無紙化辦公，提高工作效率；用戶可以通過社保檔案信息中心的網(wǎng)站，輸入自己的社保號就可以查詢到自己的社保繳費等情況，輕松完成繳費、支付等所有的工作環(huán)節(jié)；通過網(wǎng)絡(luò)，可以和商業(yè)銀行的信用檔案系統(tǒng)、公安的戶籍檔案系統(tǒng)等進(jìn)行信息交互，實現(xiàn)更大范圍的信息資源共享。因此，各地社會保障部門要重視社會保障檔案的信息化建設(shè)，加大投入力度，努力建設(shè)社會保障檔案信息網(wǎng)絡(luò)。

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[2]李春燕、丁建定，武漢市低保管理中存在的問題與改進(jìn)對策分析，長江論壇，2006（1）.

（作者單位：山東省鄆城縣人力資源和社會保障局，山東 鄆城 274700）