（嘉應(yīng)學院審計處 廣東梅州514015）

在當前的市場經(jīng)濟環(huán)境下，貨物采購一直是一個熱點問題，因此，物資采購內(nèi)部審計監(jiān)督工作備受關(guān)注，引起了各級領(lǐng)導的高度重視。2013年底，廣東省監(jiān)察廳、廣東省預防腐敗局、廣東省教育廳聯(lián)合制定了《加強我省高校貨物采購廉政風險防控工作的辦法》（粵教監(jiān)［2013］12號），明確要求高校貨物采購要加強審計監(jiān)督。本文對開展貨物采購審計，更好發(fā)揮審計監(jiān)督作用進行初步探析。

一、高校貨物采購審計內(nèi)容

根據(jù) 《加強我省高校貨物采購廉政風險防控工作的辦法》，貨物是指計算機設(shè)備及軟件、辦公設(shè)備、電器設(shè)備、辦公消耗用品、通用交通工具、多媒體系統(tǒng)、圖書檔案設(shè)備、印刷設(shè)備、發(fā)電設(shè)備、燈光音響設(shè)備、電梯、通用家具、圖書資料、制服及相關(guān)用品、專用家具、專用貨物、專用設(shè)備、專用交通工具及實驗耗材等。因此，所謂貨物采購審計，就是指單位內(nèi)部審計機構(gòu)依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)對本部門、本單位及所屬部門、單位的貨物采購制度和流程的合法性、適宜性、時效性和執(zhí)行效果進行監(jiān)督和評價，為高校貨物采購決策、管理提出審計建議。高校的貨物采購審計監(jiān)督主要有以下幾方面內(nèi)容。

（一）審查貨物采購計劃。高校要依法制定貨物采購規(guī)范性制度和流程的制定程序，加強對貨物采購制度和流程的管理，保證文件、記錄的規(guī)范有效和妥善歸檔。審計應(yīng)該關(guān)注：（1）貨物采購計劃的編制應(yīng)該注重貨物的長期綜合效益，考慮貨物的市場成熟度、使用的效果、售后服務(wù)、維護成本和更換成本等因素，不盲目追求最低價格或者高端價格貨物，所需經(jīng)費符合高校預算要求。（2）貨物采購計劃在實施前應(yīng)進行貨物購置論證，論證的重點是貨物配置、技術(shù)指標及商務(wù)要求，包括貨物數(shù)量、配置、技術(shù)指標、可靠程度、可強制性、安全性和節(jié)能性以及對商務(wù)要求的合法性進行評價等。（3）高校要嚴格按照貨物采購相關(guān)法律法規(guī)確定采購方式，保證貨物采購的順利進行。

（二）貨物采購合同的審計。合同的審計是對貨物采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行過程和結(jié)果的合法性、合理性、效益性進行的審查和評價，是高校內(nèi)部審計的重要環(huán)節(jié)。合同審計的范圍包括：（1）訂立的合同是否符合國家的有關(guān)法律法規(guī)；（2）訂立合同條款是否具體完備、準確，如：標的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行的期限、地點、方式是否明確，內(nèi)容是否合法；（3）買賣雙方的違約責任是否清楚、明確；（4）供需雙方意見表達是否準確，有無內(nèi)容理解上的偏差，合同中有無含糊不清、模棱兩可的措詞。

（三）合同執(zhí)行效果的檢查。（1）以主要合同為主，到執(zhí)行合同的相關(guān)部門，檢查合同的執(zhí)行情況以及存在的問題，對于沒有執(zhí)行或沒有完全執(zhí)行的合同，要查明原因并督促相關(guān)職能部門提出解決辦法。（2）檢查合同的變更或解除是否符合規(guī)范，是否符合規(guī)定的條件，各種手續(xù)是否齊全。(3)貨物采購合同執(zhí)行過程中如果發(fā)生糾紛，要及時介入，積極幫助核對事實，根據(jù)規(guī)定進行分析研究，提出意見建議和措施，維護貨物采購合同的嚴肅性。

（四）貨物采購的驗收審計。高校審計部門對貨物采購驗收要進行檢查，貨物驗收要按照文件審核、現(xiàn)場驗收兩個階段進行。文件審核通過后，再進行現(xiàn)場驗收。現(xiàn)場驗收的重點依據(jù)貨物采購合同或者文件，對貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號進行查驗，并通過運行貨物檢測各項技術(shù)指標。

二、高校開展貨物采購審計的必要性

《內(nèi)部審計實務(wù)指南第2號——物資采購審計》規(guī)定：物資采購審計的目的是改善貨物采購質(zhì)量，降低采購費用，維護組織的合法權(quán)益，促進組織價值的增加及目標的實現(xiàn)。結(jié)合高校貨物采購的特點，開展高校貨物采購審計有一定的必要性。

（一）高校自身發(fā)展的需要。隨著高校近幾年的迅猛發(fā)展，校區(qū)不斷建設(shè)，規(guī)模不斷擴大，許多高校添置了各種貨物（各種設(shè)備），固定資產(chǎn)開支明顯上升。學校事業(yè)經(jīng)費支出中除人頭費開支外，各種設(shè)備材料的支出占整個預算支出的大部分，為確保這些資金得到合理使用并收到預期效果和效益，對高校發(fā)展起較大的促進作用，必須加強對高校貨物采購的審計。

（二）學校廉政風險防控工作的要求。加強貨物采購審計，可以遏制采購活動中濫用權(quán)力、謀取私利、貪污受賄等現(xiàn)象，在計劃、招投標、合同訂立、驗收等各環(huán)節(jié)加強有效監(jiān)督，加強高校廉政風險防控，保護高校黨員干部隊伍。

（三）內(nèi)部審計工作的需要。近年來，各高校已將物資采購審計納入常規(guī)審計，從采購工作全過程出發(fā)，全面實施審計監(jiān)督，提出合理化建議，已成為內(nèi)審部門的基本職責。因此，審計部門必須對貨物采購的事前、事中、事后實行全面監(jiān)督，督促采購部門規(guī)范運用公開招標制度，以政府采購網(wǎng)上招標、校內(nèi)招標、網(wǎng)上競爭性談判相結(jié)合的方式規(guī)范采購行為，降低采購成本。

三、高校貨物采購審計項目選擇與管理

目前，高校所采購的貨物數(shù)量大、種類也比較復雜，如何合理開展貨物采購項目審計工作，一方面，要依據(jù)中國內(nèi)部審計協(xié)會發(fā)布的 《內(nèi)部審計實務(wù)指南第2號———物資采購審計》，另一方面，要結(jié)合高校內(nèi)部審計工作實際，合理選擇和安排。

（一）選擇審計項目要注重科學性。高校內(nèi)部審計部門在安排審計計劃時要考慮貨物采購的具體情況，其中重點考慮以下因素，選擇合適的審計項目列入審計計劃。

1.重要性原則。高校審計部門面對各種規(guī)格、型號和價格的貨物采購項目，可以依據(jù)重要性原則篩選合適的審計項目。

2.重大變更原則。高校審計部門根據(jù)貨物采購外部環(huán)境和內(nèi)部條件的變化，審查貨物采購方案的時效性、適用性和合法性，針對其出現(xiàn)的重大變更將其列入審計計劃。

3.風險控制原則。高校審計部門需要綜合考慮政治、經(jīng)濟、社會等各種風險因素，如采購數(shù)量、規(guī)模、物價變化、賬戶余額、技術(shù)參數(shù)變動、管理人員素質(zhì)和能力等風險，優(yōu)先考慮風險較大的項目。

（二）安排審計項目要注重合理性。高校審計部門一般人員少，任務(wù)重，為了充分發(fā)揮審計職能，提高貨物采購效益，需要對眾多的審計項目進行合理的安排。

1.經(jīng)常性貨物采購。在高校中，一般常規(guī)采購貨物項目主要為：通用家具、辦公消耗用品、圖書資料等。對于這些常規(guī)項目，可以根據(jù)其重要性、變更情況、風險因素等選擇一定的周期進行審計。對于風險較高、變更較大、比較重要的項目可選擇較短的審計周期，三個月到半年。而隨著風險情況、變更情況和項目重要性的降低，審計周期則逐漸延長。

2.臨時性的貨物采購。主要是通用交通工具、多媒體系統(tǒng)、圖書檔案設(shè)備、印刷設(shè)備、發(fā)電設(shè)備、燈光音響設(shè)備、電梯、專用儀器或其他專用設(shè)備等。由于這些儀器設(shè)備及貨物具有一定的專用性，因此，針對此類的貨物采購項目，要按重要性原則有選擇性地選擇審計項目。

（三）其他管理部門的自我評估與審計相結(jié)合。在高校內(nèi)部審計資源有限的情況下，要加強對高校貨物采購的監(jiān)管力度，需要進一步調(diào)動高校其他相關(guān)部門的力量，推動貨物采購的監(jiān)督范圍和審計力度，將管理部門的自我評估與審計相結(jié)合，完善內(nèi)部監(jiān)督機制，提高各相關(guān)部門的貨物采購的風險防范意識。

1.堅持“領(lǐng)導參與，全民動員”。加強貨物采購風險管理教育。高校貨物采購相關(guān)環(huán)節(jié)（如采購、招投標等）的管理部門要充分認識到貨物采購的嚴肅性，認識到各環(huán)節(jié)風險管理的意義，能夠主動有意識的自我檢查。各單位領(lǐng)導要抓好貨物采購的自我評估，動員本單位各級員工參與，共同完成好這項工作。高校內(nèi)審人員可以采取各種辦法，如：開設(shè)培訓班，發(fā)放宣傳資料等，使有關(guān)部門領(lǐng)導意識到貨物采購管理的重要性和進行自我評估工作的意義，從而支持貨物采購自我評估工作。

2.建立健全貨物采購各項體系制度。為了完善貨物采購整個流程，需要建立健全貨物采購流程中各個環(huán)節(jié)的規(guī)章制度、貨物采購流程各管理人員的自我約束機制和相互約束體系、貨物采購流程的預警響應(yīng)處理制度。有關(guān)人員通過自查，可以了解到各流程的風險情況，形成一套系統(tǒng)的、規(guī)范的體系對自查情況做出反饋，及時完善流程中的欠缺之處，及時做出反應(yīng)，并對舞弊進行處理。有關(guān)部門根據(jù)規(guī)定對貨物采購的流程進行自查后，應(yīng)保證有必備的配套措施和制度來規(guī)范下一步的整改和監(jiān)督。

3.建立規(guī)范的貨物采購審計自我評估檢查體系。有關(guān)部門需建立規(guī)范的貨物采購審計自我評估檢查體系，對于參與自我評估檢查的領(lǐng)導部門、實施部門以及各部門制訂的實施辦法、處理措施等加以規(guī)范，使其成熟化、標準化、規(guī)范化，使貨物采購的自我評估工作成為一項經(jīng)常性、長期性的工作。審計部門應(yīng)同各有關(guān)部門擬定有關(guān)風險的識別標準，指標的選取和意義，計算方法和取值區(qū)間，規(guī)范化評判方法和標準等，使實際操作更加方便，工作更簡潔，結(jié)果更公允客觀，更容易被人接受。如果將貨物采購的自我評估和審計有機地結(jié)合起來，貨物采購審計就能做到立體化和日?；?，從而提高審計監(jiān)督的覆蓋面。

此外，開展貨物采購審計時，可以充分利用其他項目的審計結(jié)果，達到審計資源利用的最大化，突出審計重點開展工作。例如，利用內(nèi)部控制制度評審，以及有關(guān)部門或單位領(lǐng)導經(jīng)濟責任審計等有關(guān)審計結(jié)果，核實審計建議的落實和整改情況。

四、高校貨物采購審計實施重點

高校貨物采購審計是對采購全過程進行的審計，包含了對貨物采購的計劃、論證、預算、招投標、驗收等一系列環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度建立及執(zhí)行情況的評估和審計。不同階段不同環(huán)節(jié)的審計重點也不同。

（一）貨物采購前期準備工作審計。重點審計采購計劃的編制是否科學；是否符合規(guī)定的程序；計劃目標與實現(xiàn)目標是否一致；采購計劃與使用計劃是否符合教學計劃要求；有無超計劃、無計劃采購的現(xiàn)象等。對重大采購項目審計機構(gòu)應(yīng)直接參與市場調(diào)查。

（二）采購招標過程審計。重點審查招標人是否按規(guī)定編制招標文件，發(fā)布招標公告或招標邀請書；招標文件中所列的有關(guān)評標要求及評標標準的合理性、規(guī)范性；對招標小組成員要實行負責制，保證開標程序的規(guī)范性；評標要堅持公平、公正的原則；重點審查定標程序、方法的合規(guī)性。

（三）貨物采購合同簽約、履行、驗收階段的審計。審計時，著重審查采購合同的合規(guī)性，即是否符合《合同法》的有關(guān)規(guī)定。對采購合同的審計，應(yīng)注重合同的周密性。是否按合同規(guī)定的數(shù)量、質(zhì)量和價格的要求進行采購和驗收，審查是否達到招標時的技術(shù)要求。對應(yīng)驗收對象的數(shù)量、規(guī)格、型號等的符合性進行檢查。審計人員從計劃到驗收、決算要進行全過程監(jiān)督。

（四）貨物采購管理、效益的審計考核。重點審查所采購貨物的使用效益如何，是否達到預期目標；審查相關(guān)部門是否建立和完善資產(chǎn)管理制度，規(guī)范管理行為。要建立采購管理各個環(huán)節(jié)的考核制度，明確規(guī)定工作的數(shù)量和質(zhì)量標準，審查是否把規(guī)定的采購任務(wù)和相關(guān)工作量化成指標，落實到相關(guān)部門和個人進行考核，提高工作效果，減少盲目、失職等行為。