淺談業(yè)務(wù)外包對(duì)圖書館的影響

馮子平

摘要：圖書館事業(yè)的迅速發(fā)展，促使其各項(xiàng)功能和業(yè)務(wù)更趨細(xì)化和社會(huì)化，業(yè)務(wù)外包應(yīng)時(shí)而生給圖書館帶來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文首先介紹圖書館業(yè)務(wù)外包現(xiàn)狀，概括歸納三種圖書館業(yè)務(wù)外包形式，探討業(yè)務(wù)外包對(duì)圖書館從管理思想、業(yè)務(wù)內(nèi)容、人力資源等方面深刻影響，以期對(duì)圖書館未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略制定提供有益幫助。

關(guān)鍵詞：圖書館；業(yè)務(wù)外包；圖書館管理；發(fā)展戰(zhàn)略

中圖分類號(hào)：G251.5 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2014）08-000-02

“業(yè)務(wù)外包”起源于企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理，它指企業(yè)委托外部公司團(tuán)隊(duì)承擔(dān)自己部分業(yè)務(wù)活動(dòng)或服務(wù)，以爭(zhēng)取花費(fèi)最少時(shí)間和成本，獲得最大競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。國(guó)外圖書館早在20世紀(jì)60年代將業(yè)務(wù)外包模式引入圖書館管理服務(wù)之中，國(guó)內(nèi)圖書館業(yè)務(wù)外包開始于20世紀(jì)90年代，這種形式被越來(lái)越多的圖書館認(rèn)同和采用。業(yè)務(wù)外包改變了圖書館管理理念，節(jié)省圖書館人力和物力資源，提升圖書館管理效率和服務(wù)質(zhì)量，對(duì)圖書館的發(fā)展起到重要推動(dòng)作用。

一、圖書館業(yè)務(wù)外包現(xiàn)狀

近年來(lái)，圖書館業(yè)務(wù)外包發(fā)展迅速，據(jù)調(diào)查國(guó)內(nèi)有85%的圖書館存在不同形式和內(nèi)容的業(yè)務(wù)外包，越來(lái)越多的圖書館接受并利用外包服務(wù)改變自身管理模式，提升自身服務(wù)效率。調(diào)查同時(shí)發(fā)現(xiàn)，對(duì)圖書館業(yè)務(wù)外包學(xué)術(shù)界尤其是圖書館界評(píng)價(jià)褒貶不一。隨著圖書館業(yè)務(wù)外包服務(wù)的深入推進(jìn)，其缺點(diǎn)和弊端也隨著而來(lái)，如外包質(zhì)量欠缺、外包管理困難、不利于館員業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，圖書館市場(chǎng)化加重等等問題凸顯。盡管如此，圖書館業(yè)務(wù)外包已成決堤之水，勢(shì)不可檔。

二、圖書館業(yè)務(wù)外包形式

圖書館業(yè)務(wù)外包形式多種多樣，諸如，圖書采購(gòu)?fù)獍⒕幠客獍?、圖書加工外包，書刊上架和整架外包，圖書流通外包、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)外包、物業(yè)管理外包等等，根據(jù)目前外包形式，筆者歸納如下三種類型。

1.圖書館資源建設(shè)外包

圖書館資源建設(shè)外包主要涵蓋：采訪業(yè)務(wù)外包、書刊加工外包、編目業(yè)務(wù)外包及數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)外包等幾種主要方式。采訪業(yè)務(wù)外包，是指圖書館要求書商提供采訪數(shù)據(jù)，采訪人員對(duì)照數(shù)據(jù)及實(shí)物確認(rèn)訂單；或者是采訪人員劃定采書標(biāo)準(zhǔn)，書商按要求直接配送圖書。書刊加工外包，是指外包公司組織人員到館拆包驗(yàn)收、蓋館藏章、貼磁條、貼書標(biāo)、貼膜等工作，圖書館人員擔(dān)負(fù)監(jiān)督、抽查、糾錯(cuò)等工作。編目業(yè)務(wù)外包，是指外包公司隨書提供編目數(shù)據(jù)，圖書館承擔(dān)數(shù)據(jù)導(dǎo)入、審校、取索書號(hào)等完善工作；或者是外包公司派人到館直接完成所有書刊編目流程，圖書館負(fù)責(zé)對(duì)編目數(shù)據(jù)進(jìn)行抽查、審校。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)外包，是指圖書館將一些回溯建庫(kù)或特色資源庫(kù)建設(shè)任務(wù)委托給外包公司，外包公司依據(jù)圖書館的要求規(guī)范建庫(kù)。

2.圖書館服務(wù)外包

圖書館服務(wù)外包是指由外包公司承擔(dān)圖書館服務(wù)的內(nèi)容，主要包括信息參考咨詢服務(wù)外包、期刊閱覽服務(wù)外包、圖書流通服務(wù)外包等。該模式可以節(jié)省大量人力資料，適合中小型或人員不足的圖書館。圖書館服務(wù)外包使得圖書館有更多精力投入到提升服務(wù)質(zhì)量，提高運(yùn)行效益上來(lái)。

3.圖書館管理外包

圖書館管理外包是指把圖書館部分或全部管理委托給外包公司，圖書館提供場(chǎng)地，外包公司派遣專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)管理圖書館日常業(yè)務(wù)，如物業(yè)管理外包等。多數(shù)公共和高校圖書館選擇物業(yè)管理外包，而一些民辦和私立學(xué)校圖書館選擇全部管理外包方式。民辦和私立學(xué)校圖書館創(chuàng)建之初，缺乏人員和管理經(jīng)驗(yàn)，一般選擇引入外來(lái)管理團(tuán)隊(duì)對(duì)圖書館進(jìn)行管理，同時(shí)本館員工參與其中，快速熟悉業(yè)務(wù)流程，積累工作經(jīng)驗(yàn)。該模式能節(jié)約圖書館開放準(zhǔn)備時(shí)間，有助于圖書館學(xué)習(xí)先進(jìn)管理理念。

三、業(yè)務(wù)外包對(duì)圖書館發(fā)展的影響

業(yè)務(wù)外包服務(wù)是一定社會(huì)條件下產(chǎn)生的新事物，其服務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，服務(wù)項(xiàng)目不斷增多，服務(wù)質(zhì)量不斷提高，越來(lái)越適合圖書館業(yè)務(wù)工作。圖書館通過業(yè)務(wù)外包形式吸收外部?jī)?yōu)質(zhì)資源，降低運(yùn)營(yíng)成本，提高管理效率，提升服務(wù)質(zhì)量，打破固步自封狀態(tài)，促進(jìn)圖書館可持續(xù)發(fā)展。

1.業(yè)務(wù)外包對(duì)圖書館管理思想的影響

首先，業(yè)務(wù)外包改變圖書館管理模式，開闊圖書館視野，打破自給自足局面。業(yè)務(wù)外包給圖書館帶來(lái)了先進(jìn)管理理念和方法，突破了長(zhǎng)久以來(lái)圖書館封閉式管理的模式囚籠，加深圖書館與館外機(jī)構(gòu)的接觸和聯(lián)系，促使圖書館與館外世界進(jìn)行信息、資源、管理理念等的交換，吸收外部?jī)?yōu)質(zhì)資源彌補(bǔ)自身管理、資源、運(yùn)營(yíng)等方面的不足。開展業(yè)務(wù)外包促使圖書館改變傳統(tǒng)管理思想和方法，主動(dòng)聯(lián)系、溝通外部?jī)?yōu)秀資源，以求適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，獲得新的發(fā)展機(jī)遇。

其次，業(yè)務(wù)外包促使圖書館關(guān)注運(yùn)營(yíng)成本，促成圖書館科學(xué)化、規(guī)范化管理模式形成。傳統(tǒng)圖書館管理不考慮或很少考慮運(yùn)營(yíng)成本，人力、物力資源管理混亂，造成資源浪費(fèi)。實(shí)施業(yè)務(wù)外包后，圖書館的各項(xiàng)外包服務(wù)必須進(jìn)行成本核算，使得有限資源發(fā)揮最大效益。業(yè)務(wù)外包是對(duì)各種資源進(jìn)行吸收、利用和重組科學(xué)管理活動(dòng)，圖書館在實(shí)施業(yè)務(wù)外包過程，潛移默化學(xué)習(xí)、借鑒外包公司科學(xué)管理方法模式，以提升自身科學(xué)管理水平。

再者，業(yè)務(wù)外包促成圖書館風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)形成。傳統(tǒng)圖書館日常運(yùn)作基本不考慮或很少考慮存在的各種風(fēng)險(xiǎn)因素，出現(xiàn)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)也全部由圖書館承擔(dān)。開展業(yè)務(wù)外包后，圖書館日常運(yùn)作風(fēng)險(xiǎn)相應(yīng)分?jǐn)偨o外包公司，降低了圖書館管理風(fēng)險(xiǎn)。但是，引入業(yè)務(wù)外包后，圖書館管理也面臨著業(yè)務(wù)外包本身帶來(lái)的各種風(fēng)險(xiǎn)，如外包質(zhì)量差、了解溝通欠缺造成監(jiān)管不力、圖書館外包決策失誤、圖書館與外包公司經(jīng)營(yíng)目的矛盾和差異等。因此，業(yè)務(wù)外包促使圖書館不斷改變管理方式，不斷學(xué)習(xí)改進(jìn)養(yǎng)成風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，構(gòu)建成熟、有效的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制。

2.業(yè)務(wù)外包對(duì)圖書館業(yè)務(wù)工作的影響

業(yè)務(wù)外包前，圖書館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作立足館內(nèi)人員，分工協(xié)作共同完成日常工作。實(shí)施業(yè)務(wù)外包后，一些原來(lái)由館內(nèi)自行操作的業(yè)務(wù)工作改由外包公司完成，圖書館業(yè)務(wù)工作內(nèi)容發(fā)生較大變動(dòng)。如，采訪工作。外包前，采訪人員需要制定采購(gòu)方案，四處收集新書數(shù)據(jù)，查重比對(duì)核定數(shù)據(jù)等。外包后，圖書館可將部分采訪業(yè)務(wù)（如，數(shù)據(jù)收集、查重核定數(shù)據(jù)）或全部采訪工作委托給外包公司，圖書館采訪人員工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移，將更多精力投入到館藏發(fā)展規(guī)劃、采訪質(zhì)量監(jiān)控等方面。編目工作。外包前，圖書館需要專職編目人員分編圖書，經(jīng)常出現(xiàn)因人員不夠發(fā)生新書遲遲無(wú)法上架流通現(xiàn)象。外包后，外包公司隨書提供編目數(shù)據(jù)，圖書館只承擔(dān)數(shù)據(jù)導(dǎo)入、審校、取索書號(hào)等書目數(shù)據(jù)快速套錄工作；或是直接由外包公司完成整個(gè)編目流程，編目人員只負(fù)責(zé)質(zhì)量監(jiān)管。物業(yè)管理工作。外包前圖書館需要安排人員負(fù)責(zé)衛(wèi)生、保安、綠化等日常工作。外包后，圖書館只需派人負(fù)責(zé)管理和監(jiān)督等。

實(shí)施業(yè)務(wù)外包后，圖書館減少了一些業(yè)務(wù)工作流程同時(shí)，增加了新的內(nèi)容，最突出的如業(yè)務(wù)外包管理。管理內(nèi)容包括：外包需求分析、外包形式確定、質(zhì)量監(jiān)管、合同制定等。業(yè)務(wù)外包管理將成為未來(lái)圖書館業(yè)務(wù)工作的重點(diǎn)之一。

3.業(yè)務(wù)外包對(duì)圖書館人力資源管理的影響

業(yè)務(wù)外包對(duì)圖書館人力資源構(gòu)成有較大影響，原來(lái)由館員從事的崗位都由外包公司替代，館員的角色轉(zhuǎn)換明顯。一方面，業(yè)務(wù)外包給人力資源管理帶來(lái)積極影響。它進(jìn)一步優(yōu)化圖書館人力資源，將一些專業(yè)人員從初級(jí)事務(wù)性工作中解放出來(lái)，有利于館員自身創(chuàng)造性發(fā)揮；促使館員角色轉(zhuǎn)變，知識(shí)結(jié)構(gòu)升級(jí)，工作理念改變，進(jìn)而促進(jìn)館員綜合素質(zhì)提升。另一方面，業(yè)務(wù)外包給人力資源管理帶來(lái)消極影響。原來(lái)許多由館員從事的重要工作崗位如采編、閱覽等，外包后這些人員或轉(zhuǎn)崗或辭退，心里難免存在各種失望、焦慮、不安；同時(shí)外包公司的介入，促使圖書館市場(chǎng)化程度加深，館員對(duì)圖書館存在價(jià)值產(chǎn)生懷疑，館員整體歸屬感降低。

因此，圖書館在獲取業(yè)務(wù)外包給人力資源管理帶來(lái)的紅利時(shí)，必須關(guān)注和重視其消極影響，積極主動(dòng)安撫、妥善安置受影響?zhàn)^員，通過教育引導(dǎo)和重新培訓(xùn)，幫助他們重塑信心積極工作。業(yè)務(wù)外包對(duì)圖書館人力資源管理是把雙刃劍，圖書館需要揚(yáng)長(zhǎng)避短，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。

4.業(yè)務(wù)外包對(duì)圖書館組織結(jié)構(gòu)的影響

業(yè)務(wù)外包對(duì)圖書館組織結(jié)構(gòu)造成較大影響，突出表現(xiàn)在采訪、編目、閱覽室管理工作中。實(shí)施業(yè)務(wù)外包后圖書館相關(guān)業(yè)務(wù)部門功能和組織機(jī)構(gòu)發(fā)生變化，新的工作內(nèi)容將導(dǎo)致新管理機(jī)構(gòu)的產(chǎn)生和原有機(jī)構(gòu)功能的消減。如編目部門，原有編目業(yè)務(wù)職能減弱，新增編目質(zhì)量管理、編目外包組織規(guī)劃等職能。業(yè)務(wù)外包的成功開展必須調(diào)整或改變圖書館相關(guān)組織架構(gòu)。

因此，實(shí)施業(yè)務(wù)外包后，圖書館必須盡快調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，將有關(guān)業(yè)務(wù)部門、機(jī)構(gòu)、人事及時(shí)作出調(diào)整， 建立與業(yè)務(wù)外包相適應(yīng)的新的組織機(jī)構(gòu)和管理系統(tǒng)， 撤并相關(guān)部門和職位， 轉(zhuǎn)變部門角色，做好組織、部門、人員間協(xié)調(diào)工作，切實(shí)做好新舊管理機(jī)制和業(yè)務(wù)部門的互相銜接和配合，以適應(yīng)業(yè)務(wù)外包對(duì)圖書館組織機(jī)構(gòu)造成的影響，減少業(yè)務(wù)外包沖擊帶來(lái)的損失。

四、結(jié)語(yǔ)

業(yè)務(wù)外包是圖書館事業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)，體現(xiàn)了圖書館現(xiàn)代化經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和管理理念，業(yè)務(wù)外包既為圖書館帶來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇，又對(duì)圖書館產(chǎn)生挑戰(zhàn)和影響。圖書館需要對(duì)業(yè)務(wù)外包進(jìn)行深刻研究和實(shí)踐探索，了解其規(guī)律和特點(diǎn)，科學(xué)合理運(yùn)用業(yè)務(wù)外包服務(wù)，促使圖書館新的更大的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄧銀花.圖書館業(yè)務(wù)外包中的風(fēng)險(xiǎn)和防范[J].圖書與情報(bào)，2014（02）：90-94.

[2]張馨文.對(duì)高校圖書館業(yè)務(wù)外包工作的思考——以中國(guó)政法大學(xué)圖書館為例[J].法律文獻(xiàn)信息與研究，2014（73）：58-64.

[3]梁向陽(yáng).關(guān)于圖書館業(yè)務(wù)外包的思考[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2012，22（07）：24-25.

[4]孔慶祝.略談圖書館業(yè)務(wù)外包[J].河南圖書館學(xué)刊，2013，3（02）：45-46.

[5]趙建軍.圖書館業(yè)務(wù)外包初探[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2013（07）：135-136.