余明友

摘 要：本文通過以我校教學(xué)秘書（我校教學(xué)秘書現(xiàn)改稱為教務(wù)辦主任和教學(xué)管理員）工作服務(wù)現(xiàn)狀為例，闡明了教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理基層的管理者和執(zhí)行者，不可或缺，應(yīng)得到領(lǐng)導(dǎo)和師生的充分重視和認(rèn)可。同時(shí)，教學(xué)秘書自身也應(yīng)嚴(yán)格并高標(biāo)準(zhǔn)地要求自己，不斷專研業(yè)務(wù)，研究教學(xué)規(guī)律，提升服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)積極地為教學(xué)為師生服務(wù)，從而為進(jìn)一步提高我國(guó)高校教育教學(xué)管理水平和提升其教學(xué)管理的服務(wù)水平貢獻(xiàn)一份力量。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書；服務(wù)現(xiàn)狀；解決對(duì)策

“教學(xué)是立校之本”說明學(xué)校的核心工作或者核心工作之一就是教學(xué)工作，從而確定了教學(xué)管理在高校中的核心地位，而教學(xué)秘書在這項(xiàng)工作中承擔(dān)著不可缺少的重要角色，可以說教學(xué)秘書是教學(xué)管理中的中堅(jiān)力量，他既作為二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，承擔(dān)管理工作，同時(shí)又是師生在教學(xué)管理中的具體組織實(shí)施者，承擔(dān)服務(wù)職責(zé)。在學(xué)校教學(xué)管理中教學(xué)秘書崗位是一個(gè)非常特殊的崗位，這個(gè)崗位人員服務(wù)態(tài)度的好壞、素質(zhì)的高低、能力的大小、作用發(fā)揮的程度等，都將直接影響教學(xué)管理工作水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量。因此，教學(xué)秘書必須從新時(shí)代教學(xué)管理工作的要求和特點(diǎn)出發(fā)，不斷提高自身綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)修養(yǎng)，大膽創(chuàng)新，勇于進(jìn)取，充分發(fā)揮助手參謀、組織協(xié)調(diào)、服務(wù)保障等作用，以適應(yīng)我國(guó)高等教育事業(yè)發(fā)展的需要。

一、工作現(xiàn)狀

（一）工作責(zé)任強(qiáng)度與待遇沒有有機(jī)統(tǒng)一。教學(xué)秘書的主要工作職責(zé)宏觀來講就是上令下達(dá)、下情上報(bào)、日常教學(xué)管理、各種檔案資料管理以及配合主管領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)。這些工作既涉及到全體教師，又涉及到全體學(xué)生；既涉及到自己學(xué)院師生及專業(yè)課程，又涉及到兄弟院系師生及公共課程；既要完成學(xué)校教務(wù)處下派的各項(xiàng)工作任務(wù)，又要完成本院系方方面面的工作任務(wù)。微觀來講就是具體參與和組織涉及教師的一些工作如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)實(shí)驗(yàn)大綱、教學(xué)任務(wù)、教師課表、教學(xué)日歷、調(diào)停課、專業(yè)/公共考試、教師試卷收集和歸檔、教師工作量統(tǒng)計(jì)、課堂教學(xué)評(píng)估等；參與并組織涉及學(xué)生的一些工作如專業(yè)分流、新生注冊(cè)、選課、教材征訂發(fā)放、學(xué)生試卷收集歸檔、補(bǔ)考/重修、大學(xué)英語四/六級(jí)考試、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試、期末成績(jī)、學(xué)籍異動(dòng)、學(xué)籍檔案、學(xué)生獲獎(jiǎng)材料、學(xué)生處分材料、畢業(yè)資格審查、畢業(yè)生電子學(xué)籍、畢業(yè)論文整理歸檔、畢業(yè)重修、畢業(yè)生質(zhì)量調(diào)查、畢業(yè)證書/學(xué)位證書發(fā)放、實(shí)習(xí)生工作體驗(yàn)座談?dòng)涗浀取５?，長(zhǎng)期以來，大家往往對(duì)教學(xué)秘書工作沒有給以正確的認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)，輕視教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用，認(rèn)識(shí)不到優(yōu)質(zhì)的管理也能出質(zhì)量，出效益。

（二）隊(duì)伍不穩(wěn)定。教學(xué)秘書崗位平時(shí)工作任務(wù)重、責(zé)任和難度大這是不爭(zhēng)的事實(shí)，學(xué)校在很多方面也給與了相當(dāng)?shù)闹匾?。然而，還是有個(gè)別教學(xué)秘書工作熱情任然不高，加之壓力大，精神負(fù)擔(dān)重，心理失衡，不安心教學(xué)秘書崗位，離崗、轉(zhuǎn)崗、換崗時(shí)有發(fā)生，教學(xué)秘書隊(duì)伍呈現(xiàn)不穩(wěn)定狀態(tài)。

（三）工作呈現(xiàn)被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)。教學(xué)秘書服務(wù)在教學(xué)第一

線，工作千頭萬緒，看似平常，其實(shí)十分繁重而細(xì)致，他們常常陷于各種具體事務(wù)的糾纏之中，精神長(zhǎng)期緊繃，稍有疏忽，還會(huì)出現(xiàn)教學(xué)事故。如果工作付出得不到認(rèn)可，主動(dòng)積極性得不到保護(hù)，弦緊則斷，就可能走向另一端，要么工作懶散，要么換崗。這是目前個(gè)別教學(xué)秘書工作熱情不高，呈現(xiàn)被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)的主要原因。比如：個(gè)別教學(xué)秘書在日常管理工作中，表現(xiàn)為事情來了能推就推，能拖就拖，能踢就踢，除非有些工作再不做會(huì)影響整體工作推進(jìn)了不得已才去完成，工作狀態(tài)忙亂而被動(dòng)。

（四）工作尚缺科學(xué)管理意識(shí)和創(chuàng)新精神。由于個(gè)別同志思想上認(rèn)識(shí)不到位，在實(shí)際工作中不主動(dòng)去研究工作和去思考工作，時(shí)時(shí)處于無科學(xué)管理意識(shí)狀態(tài)，加之個(gè)別同志本身就缺乏科學(xué)管理意識(shí)，做事分不清輕重緩急，理不出頭緒，找不到重點(diǎn)，沒有預(yù)見性和超前性，工作就更加一堆亂麻。這種狀態(tài)除了缺乏科學(xué)管理意識(shí)以外，還缺乏服務(wù)創(chuàng)新精神，常常依靠一些常規(guī)方法和過去經(jīng)驗(yàn)，不去尋求新的工作思路，不去掌握新的工作手段，不去創(chuàng)造性地開展工作。

二、對(duì)策

教學(xué)管理工作是一個(gè)神圣的事業(yè)，從事這個(gè)工作的人員應(yīng)該具有良好的政治思想素質(zhì)和高尚的職業(yè)道德情操，不僅如此，還要有高度的責(zé)任感和強(qiáng)烈的事業(yè)心。在教學(xué)管理中，教學(xué)秘書要認(rèn)真貫徹落實(shí)黨的教育方針，愛崗敬業(yè)，無私奉獻(xiàn)，淡泊名利，兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨，全心全意為黨的教育事業(yè)服務(wù)。有了這個(gè)基礎(chǔ)，就從思想根本上解決了認(rèn)識(shí)問題，再加之輔助于激勵(lì)機(jī)制，一定能激發(fā)教學(xué)秘書們工作的主動(dòng)性和積極性，為穩(wěn)定好隊(duì)伍和完成好這項(xiàng)特殊、艱苦、具有挑戰(zhàn)性的工作任務(wù)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（一）提高待遇，穩(wěn)定隊(duì)伍。教學(xué)管理需要多個(gè)部門配合，教學(xué)秘書需要得到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)從日常工作、學(xué)習(xí)和生活上關(guān)心關(guān)懷，無論是在獎(jiǎng)金發(fā)放、職務(wù)晉升、職稱評(píng)定方面，還是在教學(xué)管理、科學(xué)研究等問題上，都要建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，通過多種渠道解決教學(xué)秘書的后顧之憂。同時(shí)，在教學(xué)管理活動(dòng)中，還必須要充分肯定教學(xué)秘書的地位和作用。對(duì)于那些責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高、管理經(jīng)驗(yàn)豐富、工作業(yè)績(jī)突出的教學(xué)秘書，學(xué)校要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，給以一定的獎(jiǎng)勵(lì)和鼓勵(lì)。目前教學(xué)秘書隊(duì)伍不穩(wěn)定，一是工作任務(wù)確實(shí)較為繁雜，二是與待遇不盡對(duì)等，要解決這個(gè)問題除了從思想上給以引導(dǎo)以外，就是學(xué)校要真正重視這個(gè)崗位，從行政上，從榮譽(yù)上，從收入上直接提高他們的待遇。思想通了，待遇基本跟上了，真正做到獎(jiǎng)勤罰懶了，人員就會(huì)留下來，之后才談得上工作和管理上的可持續(xù)性。不然，人員流動(dòng)頻繁，走一批來一批，時(shí)時(shí)都是管理新手，就會(huì)直接影響學(xué)校整體教學(xué)工作推進(jìn)進(jìn)而影響學(xué)校管理質(zhì)量，降低學(xué)校教學(xué)管理水平。

（二）實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。高校教學(xué)管理要實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理，從事這項(xiàng)工作的人員也就是這支隊(duì)伍最關(guān)鍵。而學(xué)校要真正做到重視這項(xiàng)工作，實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化，首先就是要重視這支隊(duì)伍，而重視這支隊(duì)伍首先就是要提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，更新他們的現(xiàn)代教育觀念，增強(qiáng)他們?cè)诮虒W(xué)管理中處理復(fù)雜問題的應(yīng)對(duì)能力。要做到這樣，一是可以組織內(nèi)部培訓(xùn)，二是可以送出去學(xué)習(xí)和交流進(jìn)修，提高他們的管理水平。同時(shí)，教學(xué)秘書自身也應(yīng)該在工作實(shí)踐中不斷地學(xué)習(xí)，不斷地摸索，不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高自己的管理能力。教學(xué)秘書從事的工作是教學(xué)行政管理即教學(xué)管理，是對(duì)教學(xué)計(jì)劃實(shí)施過程中的常規(guī)管理，其主要目的是維持正常的教學(xué)程序、保證教學(xué)任務(wù)的順利完成。在日常的教學(xué)管理工作中，要管出質(zhì)量，管出效果，就一定要注重科學(xué)管理和管理的科學(xué)性，要認(rèn)真研究高等教育教學(xué)管理的規(guī)律，繼承地取舍傳統(tǒng)的教學(xué)管理理念和模式，科學(xué)地使用現(xiàn)代管理方法和手段去為教學(xué)管理服務(wù)。同時(shí)，每位教學(xué)秘書還必須養(yǎng)成要完成這個(gè)艱巨工作必須養(yǎng)成的良好的工作習(xí)慣，那就是在任何時(shí)候做任何一件事情前，首先要理清工作思路，找出工作關(guān)鍵點(diǎn)，分清輕重緩急再動(dòng)手的好習(xí)慣，同時(shí)事情完成后還要做好工作細(xì)節(jié)記錄，做好資料歸檔等后續(xù)工作，讓管理工作科學(xué)而有序地向前推進(jìn)。endprint

（1）常規(guī)工作超前計(jì)劃。要做好管理的科學(xué)性，就必須注重工作的超前考慮。杜絕工作沒有前瞻性和預(yù)見性，杜絕工作的隨意性，杜絕工作既無原則，又無計(jì)劃，干到哪黑就到哪歇。同時(shí)克服工作不下深水，不認(rèn)真研究工作規(guī)律，日常管理工作的處理總是跟著感覺走的惰性習(xí)慣。教學(xué)工作大多都必須在動(dòng)手之前就準(zhǔn)備就緒，講究效率，不做無效勞動(dòng)，不做重復(fù)勞動(dòng)。比如：期末結(jié)束前就必須把下期的教學(xué)任務(wù)做完，把教師排定，把教材征訂好，假期中老師才可以提前備好課，才好準(zhǔn)備下期上課的資料，學(xué)生也才可以做好下期的學(xué)習(xí)計(jì)劃。這類似的工作一旦不提前考慮就會(huì)帶來后續(xù)的諸多麻煩，有些還會(huì)造成教學(xué)事故。（2）抓好關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在日常的管理工作中尤其在安排教學(xué)任務(wù)時(shí)，一定要統(tǒng)籌兼顧、反復(fù)核對(duì)、仔細(xì)檢查，假如某個(gè)環(huán)節(jié)稍有疏忽，就會(huì)造成教學(xué)混亂，嚴(yán)重影響教學(xué)秩序。所以，要實(shí)現(xiàn)教學(xué)工作的科學(xué)管理，除了思想上的問題外，除了需要一定的工作經(jīng)驗(yàn)和技巧外，抓好一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)也是至關(guān)重要的。（3）突擊任務(wù)講究技巧。教學(xué)管理有其內(nèi)在規(guī)律和周期性。一般一學(xué)期有開學(xué)準(zhǔn)備階段、開學(xué)階段、穩(wěn)定教學(xué)階段、過程管理階段以及期末考試階段。周而復(fù)始，期期如此。有些工作需要理出輕重緩急，有些工作需要突擊加班，有些工作需要巧干加實(shí)干。一般來說，急緊的工作在開學(xué)做任務(wù)計(jì)劃時(shí)就要有所考慮，就要有安排和分工，最好提前做成計(jì)劃書或電子文件以免到時(shí)手忙腳亂甚至忙中出錯(cuò)。比如期末考試，開學(xué)時(shí)將其列為工作重點(diǎn)，考試安排前一周時(shí)要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、教師、教室、時(shí)間、水電、多媒體使用情況、錄音磁帶等摸底檢查一次，考務(wù)安排及考務(wù)工作才能確保順利進(jìn)行。這個(gè)提前摸底，可以提前有計(jì)劃地輕松地完成，這就是技巧，缺省了這一步還真就不行。

（三）淡泊名利主動(dòng)熱情為師生服務(wù)。主動(dòng)熱情為師生服務(wù)就是把工作做得人性化一些，解決問題時(shí)不要死搬教條，僵化呆板，而是要根據(jù)具體事件和實(shí)際情況作出具體分析并采取靈活相應(yīng)的措施。工作中，想老師所想，急學(xué)生所急，隨時(shí)準(zhǔn)備為師生提供幫助和服務(wù)，同時(shí)，還要善于聽取大家意見，求同存異，善于協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，養(yǎng)成尊重他人的良好習(xí)慣，在日常管理中主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，對(duì)待師生態(tài)度和藹，對(duì)待工作不推諉，不踢皮球。

教學(xué)秘書工作歸根到底就是個(gè)服務(wù)工作，就是為教學(xué)為師生服務(wù)，因此，我們要把這項(xiàng)服務(wù)工作當(dāng)成一項(xiàng)事業(yè)，當(dāng)成我們的天職。永遠(yuǎn)把服務(wù)和奉獻(xiàn)放在第一位，把待遇和榮譽(yù)放在第二位，熱愛這種服務(wù)，熱愛這個(gè)崗位，俯下身子，扎實(shí)工作，不斷探索，為高等教育事業(yè)的改革和發(fā)展奉獻(xiàn)自己的才智。

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