簡析電子信息管理平臺構建過程及要點

劉安平　裴沛

摘 要：隨著企業(yè)信息管理難度的加大，電子信息管理平臺的作用日益突出，值得推廣應用。文章首先闡述了構建新管理平臺的必要性，然后從準備和設計開發(fā)兩個階段對其進行仔細分析。

關鍵詞：電子信息管理平臺；數(shù)據(jù)處理；計算機技術

1 構建電子信息管理平臺的必要性

調(diào)查統(tǒng)計、計劃制定、文件編制、經(jīng)營銷售等活動都是在對大量信息資料進行分析的基礎上開展的，信息是否真實全面直接關乎決策的可行性，所以企業(yè)必須建立一個健全的信息管理機制。尤其是當前市場競爭加劇，信息管理顯得更為重要，如何在海量信息中盡快找出有效信息并加以分析利用是各企業(yè)考慮的重點。

電子信息管理平臺是以計算機技術為基礎建立的系統(tǒng)，具有信息采集、信息傳遞、自動儲存、分析處理、安全維護等功能?？蓪崟r掌握企業(yè)的運行狀況，并根據(jù)采集的信息對未來發(fā)展趨勢進行預測，在當前企業(yè)管理中的地位越來越重要。一般結構如圖1所示。

2 構建電子信息管理平臺的準備階段

2.1 決策分析

某公司為進一步擴大規(guī)模，需建立一個現(xiàn)代化電子信息管理平臺，決策者考慮的重點有兩點，一是成本，二是效益。成本又涉及3方面：公司人員花費、咨詢顧問和系統(tǒng)軟件成本。公司人員負責聯(lián)系咨詢顧問公司，與其合作商量平臺的各項要求；軟件公司負責軟件的研發(fā)工作。該公司用了近兩個月引進了SAP系統(tǒng)，共花費50萬美元。隨著各種新技術和新元件的應用，成本投入可能會更高。

2.2 宣傳培訓

為保證系統(tǒng)研發(fā)工作順利開展，需挑選一些高素質人才成立專門領導小組，并得到高層許可。然后積極學習新管理模式，通過與高級員工的交流，盡快掌握電子信息管理的有關知識。同時應在公司內(nèi)部加大宣傳力度，使各部門能接受新管理模式。新管理平臺最終是由員工操作的，所以必須確保員工能夠接受，如開展培訓、召開會議等。

2.3 數(shù)據(jù)處理

公司每一項活動的開展都會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)資料，需及時進行統(tǒng)計處理，所以在新管理系統(tǒng)設計之前就應將各種數(shù)據(jù)清單主備齊全。在分析整理后，需確保數(shù)據(jù)不能混亂，應能夠清晰明了地反映企業(yè)運行狀況，為下一步工作提供便利。

2.4 內(nèi)部調(diào)查

現(xiàn)代企業(yè)規(guī)模較大，內(nèi)部結構復雜，需對其內(nèi)部展開詳細的調(diào)查并整理成統(tǒng)計報告。如果企業(yè)內(nèi)部過于混亂，有必要進行優(yōu)化、重組業(yè)務流程。另外，在企業(yè)運行中，難免會存在一些不規(guī)范行為，若不處理則必將影響到后續(xù)工作。所以需在業(yè)務流程規(guī)范化之后才能開展新系統(tǒng)的研發(fā)工作。要想使電子信息管理平臺更好地運行，必須提高企業(yè)業(yè)務流程效率，因此要重組業(yè)務流程實現(xiàn)高效化的流程。

3 電子信息管理平臺的設計研發(fā)階段

3.1 研發(fā)方法

新管理平臺幾乎涉及到企業(yè)的每一項活動和每一個部門，需投入大量的人力物力，其研發(fā)建設是一項長期工作。所以要制訂科學合理的指導計劃，采用有效的研發(fā)方法。通常會選擇系統(tǒng)開發(fā)生命周期法，加工整個過程分為若干彼此相連的階段。關于該方法，往往是對其幾種類型的變體加以利用，而很少直接使用其過程。其變體可分為以下幾個：（1）基于生命周期的變體。其關鍵在于各階段之間的順序，某一階段結束后決不能回頭修改，如瀑布模型等。所以在設計時要提高計劃的精確度，細心布置每一個細節(jié)。如此一來，能夠精確地控制開發(fā)進度，使得完成時間也更加明確；（2）基于迭代的變體。關鍵在于每階段之間要保持高度的迭代性，設計中難免要做修改，迭代次數(shù)隨之增加，直至接近最終目標，如蛛網(wǎng)模型等。在一些信息環(huán)境較為復雜且需經(jīng)常性改變的環(huán)境才行；（3）以用戶為中心的變體。以社會技術系統(tǒng)為例，由社會和技術兩部分組成，關鍵在于用戶的參與。

3.2 實際研發(fā)

3.2.1 計劃階段。在這個階段，主要的任務是確定新系統(tǒng)的作用域，確保項目的可行性，制定項目的開發(fā)進度表，分配資源并進行項目開發(fā)的預算分析。其中，最重要的可能就是確定新系統(tǒng)的作用域，即確定新系統(tǒng)將要解決的問題與這個問題所需要的解決方案的范圍。下一步，確定項目是否可行。這將包括財務可行性、技術可行性與進度可行性等三個項目的分析。然后，制定出大致的項目開發(fā)進度表，為每個進度分配人員與資源，同時生成一份預算報告。最后，正式啟動項目。

3.2.2 分析階段。主要任務是了解確定企事業(yè)單位的商業(yè)需求與處理要求，并整理出書面的文件。包含收集系統(tǒng)信息、確定系統(tǒng)需求、建立需求原型、劃分需求的優(yōu)先級、提出幾個可以互相替代的解決方案、選定方案等幾個步驟。

3.2.3 設計階段。正式進入系統(tǒng)的設計、編碼階段。其主要部分是設計工作：設計并集成網(wǎng)絡、設計應用程序結構、設計用戶界面、設計系統(tǒng)界面、設計并集成數(shù)據(jù)庫、設計系統(tǒng)的細節(jié)部分、集成系統(tǒng)控制。

3.2.4 實施階段。主要任務是建立、測試、安裝最后的系統(tǒng)。但是，這個階段的任務不僅僅是提供一個能夠運行的電子信息管理平臺，而是要確保培訓所有的用戶并使企事業(yè)單位得到切實的利益。具體包括構造軟件的最后部件、檢驗與測試、整理文檔、安裝系統(tǒng)、確保與舊系統(tǒng)的切換等。

3.2.5 支持階段。這個階段是在系統(tǒng)開始正常運營之后開始的，其目標是在今后的一段時間里確保系統(tǒng)的正常運營，這主要包括兩個部分：對最終用戶的支持與對系統(tǒng)的增強與維護。這個階段將一直持續(xù)到系統(tǒng)升級為止。

3.3 系統(tǒng)結構及其功能

最終建立起的電子信息管理系統(tǒng)包括以下4個子系統(tǒng)：

3.3.1 市場經(jīng)營管理子系統(tǒng)。主要是為決策者提供必要的市場信息，具體可分為市場研究、銷售分析、訂貨分配、顧客服務等模塊。

3.3.2 物資供應管理子系統(tǒng)。主要是為生產(chǎn)提供所需信息，同時也負責控制生產(chǎn)進度、計算資源消耗、產(chǎn)品質量控制等。具體又包括產(chǎn)品設計、庫存管理、生產(chǎn)計劃和控制等模塊。

3.3.3 人事資源管理子系統(tǒng)。主要是為合理分配人力資源而采集的各種有效信息，也負責處理人事管理中的獎罰問題?？煞譃槿耸掠媱潯n案管理等模塊。

3.3.4 財務管理子系統(tǒng)?？商峁┎⒎治鲇行畔?，幫助財務人員解決預算、融資、資產(chǎn)利用、降低成本等問題。直接關乎企業(yè)利益，具體可分為會計核算、總賬維護、財務計劃和財務報表等模塊。

4 結束語

電子信息管理平臺可提高企業(yè)處理信息的效率和質量，從而為企業(yè)帶來更多利益。在合理設計研發(fā)的同時，還應做好相關培訓工作，如程序員培訓、員工培訓等，使新系統(tǒng)能夠盡快投入使用。

參考文獻

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