辦公自動化與電子文件歸檔管理

陳建功

【摘 要】隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化被廣泛應(yīng)用，對隨之產(chǎn)生的大量電子文件進(jìn)行管理也成為企業(yè)檔案管理的重要組成部分。本文簡述了辦公自動化中的電子文件特點和電子文件歸檔中存在的一些問題，并從加強管理意識、解決歸檔一體化問題、制定管理標(biāo)準(zhǔn)、培養(yǎng)專業(yè)人才和提高安全性等方面提出建議與對策。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化；電子文件；歸檔；管理

辦公自動化是指利用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備、計算機技術(shù)和通信技術(shù)來代替辦公人員的手工作業(yè)，盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)、工作效率和質(zhì)量，輔助決策，以求取得更高經(jīng)濟效益的人機信息處理系統(tǒng)。一般來說，一個完整的辦公自動化系統(tǒng)包括信息采集、信息加工、信息傳輸和信息保存四個環(huán)節(jié)。

隨著人們對辦公自動化認(rèn)識的逐步深入，使我國的辦公自動化水平達(dá)到了前所未有的程度，由此也產(chǎn)生了大量的電子文件。這些電子文件已經(jīng)成為當(dāng)今信息化建設(shè)的基本構(gòu)成要素，極大地方便了信息傳遞、數(shù)據(jù)共享，在很大的程度上提高了辦公效率和工作質(zhì)量。而在這些電子文件中具有憑證、依據(jù)、參考作用的，需要我們按照有關(guān)規(guī)定和規(guī)范進(jìn)行歸檔處理。隨著辦公自動化程度的進(jìn)一步提高，今后將還會產(chǎn)生更多的電子文件。大量電子文件的無規(guī)則的使用和保存不僅將影響工作的效率，而且一旦感染上病毒，后果將不堪設(shè)想。所以如何加強對這些電子文件的歸檔管理，是目前辦公自動化過程中急需要解決的一個問題，也是對檔案工作者提出的一個嶄新的課題。

一、電子文件的內(nèi)涵及其特點

辦公自動化信息技術(shù)領(lǐng)域的電子文件是指通過計算機進(jìn)行操作、傳輸、存儲等處理的數(shù)碼序列。按電子文件產(chǎn)生的工作領(lǐng)域，可將其分為兩種：一種是記錄人們在辦理公務(wù)、處理事物或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件，他們多以文本、圖象、聲音或影象等形式出現(xiàn)，如E-mail等；第二種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動的技術(shù)性電子文件，他們多以矢量圖等形式出現(xiàn)，如CAD、CAM生成的電子文件。

電子文件給日常工作帶來了極大的便利的同時，也改變了我們長久以來的辦公方式。與紙質(zhì)文件不同，電子文件具有一些新的特點：

（一）電子文件具有傳遞的快捷性和文件的可塑性。它改變了傳統(tǒng)的文件收發(fā)流程，使文件可以隨時被查找，同時也為檔案現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)；它改變了傳統(tǒng)的辦文格局，電子文件的易修改性使得文件的修改、復(fù)制、粘貼、移動變得更加快捷，提高了工作效率和工作質(zhì)量；而且電子文件還可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，廣泛的收集相關(guān)數(shù)據(jù)，豐富資料內(nèi)容，并且開放遠(yuǎn)程服務(wù)等。

（二）對電子設(shè)備的依賴性。電子文件的起草、修改、收發(fā)、傳遞都必須在計算機上完成，它的制作、處理及歸檔都必須借助計算機系統(tǒng)才能實現(xiàn)，離開了計算機及相應(yīng)的軟件，電子文件就無法生成、傳遞和識別。所以電子文件是依賴特定的電子設(shè)備和軟件而存在的。

（三）電子文件的易更改性。電子文件可以在不同的計算機間相互傳遞，也可以在不同的載體之間相互復(fù)制，很容易被人為的修改；同時，電子文件也容易遭受病毒的侵襲，一旦被染上病毒電子文件就會損壞，喪失部分或全部功能。

（四）電子文件具有共享性。電子文件改變了文件的處理和運轉(zhuǎn)方式，其中包含的信息不是固定不變的，可以從一種載體上轉(zhuǎn)移到另一種載體上，突破了時空限制，能夠滿足多用戶的需求，實現(xiàn)信息共享。

（五）電子文件的保存環(huán)境要求較高。與紙質(zhì)文件不同，電子文件對保存場地的面積要求不高，但對環(huán)境的溫度、濕度，防磁型等條件要求較高。

（六）電子文件的法律效力尚不明確。通常文件的法律效力都是與其載體相關(guān)的。如紙質(zhì)文件、微縮品，都有相關(guān)的法律作為保證，得到社會承認(rèn)。但電子文件由于沒有固定載體，并且還未有效的方法杜絕偽造、刪改和抵御病毒侵襲，所以很難制定相應(yīng)的法律條文保證其效力。這在很大程度上限制了電子文件優(yōu)勢的發(fā)揮，只能在一定范圍內(nèi)作為普發(fā)、傳閱文件來發(fā)揮作用。

二、自動化環(huán)境下電子文件歸檔管理存在的問題

電子文件的管理工作經(jīng)歷了三個發(fā)展階段：第一、個體管理階段，這一階段管理及維護的重點是單機；第二、網(wǎng)絡(luò)化管理階段，這一階段的管理維護側(cè)重于網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)器；第三、無紙化管理階段，這時的管理及維護才是全范圍的真正意義上的電子化智能化自動化。這三個階段的發(fā)展并不是截然分開的，而是由低到高，技術(shù)要求和管理方法越漸復(fù)雜，發(fā)展階段具有演進(jìn)性、復(fù)雜性、共存性。在不斷的進(jìn)步和發(fā)展中，辦公自動化中的電子文件歸檔管理仍存在著一些問題：

（一）電子文件歸檔管理認(rèn)識不到位，還未得到充分重視

雖然辦公自動化現(xiàn)在被廣泛使用，但通常只是發(fā)揮著事務(wù)性的作用。辦公自動化環(huán)境下的電子文件具有重要的保管價值，但在實際工作中管理者對電子文件的原始生成和使用過程不是很重視，檔案管理的重點放在了最終的文件上。這種電子文件檔案化管理意識是不全面、不到位的，忽視了電子文件的原始性、真實性和連貫性。有的具有草稿性質(zhì)的臨時生成文件也具有重要的保存價值，不應(yīng)該被忽略。而且如果只重視最終形式的電子文件，各種原始信息文件散落在操作人員手中，沒有系統(tǒng)地收集整理，處于可有可無的散亂狀態(tài)，隨時間的流失而逐漸丟失，造成電子文件信息資源的極大浪費。

同時，許多單位內(nèi)部設(shè)置的局域網(wǎng)互相不能聯(lián)通，無法實現(xiàn)辦公自動化，也影響了電子文件的歸檔管理工作。如武漢長江水利委員會機關(guān)部門多年前已經(jīng)采用了綜合辦公系統(tǒng)，但其局域網(wǎng)只允許機關(guān)中各業(yè)務(wù)部門主管局之間和上級主管部門相互聯(lián)網(wǎng)，工作中產(chǎn)生的文件多是電子文件；但長江水利委員會的下屬企事業(yè)單位卻還無法與其聯(lián)網(wǎng)，需要上報文件時必須采用紙質(zhì)文件，水利委員會在回復(fù)時也只能用紙質(zhì)文件。這種電子文件、紙質(zhì)文件相互交錯使用的管理模式無法發(fā)揮無紙化辦公方便快捷的優(yōu)勢，同時也影響了電子文件后期的歸檔管理工作。究其原因還是因為對電子文件歸檔管理的認(rèn)識不到位。

（二）電子文件歸檔中缺少成熟統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和制度

電子文件的歸檔管理還處于起步階段，尚未制定規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和操作流程。在具體管理實踐中，傳統(tǒng)文件的管理如基本原則、歸檔范圍、歸檔時間、組卷方法、保管條件等，往往難以適應(yīng)電子文件的管理要求。國家雖已頒布和推行《電子文件歸檔與管理與規(guī)范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，但由于電子文件技術(shù)復(fù)雜，對設(shè)備依賴性很強，而計算機技術(shù)日新月異、更新?lián)Q代速度快、產(chǎn)生途徑和形式多樣化，已經(jīng)推出的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范無法為這種復(fù)雜情況提供具體的指導(dǎo)。

（三）電子文件歸檔管理系統(tǒng)尚不完善，且缺乏電子文件、檔案一體化管理思維

企業(yè)中運用的各種系統(tǒng)，如人事管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等，功能模式各異，增加了文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)制定的難度。

同時電子文件應(yīng)于紙質(zhì)文件對應(yīng)，一起納入歸檔范疇進(jìn)行一體化管理，從電子文件的生成、修改到最終形式都應(yīng)緊密跟蹤，全程保管，這樣才能清晰地確定電子文件形成的脈絡(luò)和保管的價值。但現(xiàn)實中辦公自動化中產(chǎn)生的電子文件和歸檔管理是脫節(jié)的，辦公自動化軟件和歸檔管理軟件不能對接，無法相互交換數(shù)據(jù)。

且各種應(yīng)用軟件總體上都缺乏文件歸檔管理的前置介入，電子文件在生成時不能及時保存，造成文件的丟失和可隨意修改，電子文件真實性受到挑戰(zhàn)；另外軟件開發(fā)人員缺乏電子文件檔案管理意識，沒有重視文件的連續(xù)性、完整性和長久性，常常對文件設(shè)置有效期和容量限制。操作員在使用時為節(jié)約資源會刪除認(rèn)為不重要的電子文件，造成電子文件的歸檔管理脫節(jié)，產(chǎn)生使用漏洞。

（四）電子文件的安全性有待提高

隨著辦公自動化的革新，自動化軟件被大量應(yīng)用于日常事務(wù)性的交流中。目前企業(yè)單位辦公自動化的重點都放在新軟件的引進(jìn)和開發(fā)上，對有效的安全措施較為缺乏。很多自動化系統(tǒng)沒有嚴(yán)格的準(zhǔn)入制度，本身帶有病毒的U盤和移動硬盤等設(shè)備接入系統(tǒng)時很容易造成系統(tǒng)癱瘓和死機；加密、防火墻技術(shù)和訪問權(quán)限技術(shù)也還沒有被大規(guī)模應(yīng)用到辦公自動化系統(tǒng)中，很容易造成病毒的侵襲和黑客的非法侵入，導(dǎo)致重要電子文件的損壞和丟失。

（五）電子文件歸檔管理缺乏專業(yè)高素質(zhì)人才

電子文件的歸檔管理需要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，同時精通辦公自動化技術(shù)的復(fù)合型人才，這樣在軟件開發(fā)上進(jìn)行前期介入的同時才能按照檔案管理的流程對電子文件進(jìn)行梳理、歸類和編號，更好的進(jìn)行文件保存。但現(xiàn)在一般企業(yè)對檔案管理人員的招聘都是按照紙質(zhì)檔案的需求來進(jìn)行的，缺乏管理電子文件的技術(shù)和意識。同時，這也造成電子文件檔案管理缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使得電子文件的運行環(huán)境和歸檔工作存在許多不規(guī)范的地方。

（六）電子文件的法律地位尚未確認(rèn)

檔案是社會組織或個人在社會活動中直接形成的具有清晰、明確的原始記錄作用的固化信息，所以檔案的本質(zhì)屬性是其原始性。沒有原始性的檔案在社會活動中就無法體現(xiàn)其記錄歷史的真實性。電子檔案因為信息與載體的不確定，可以根據(jù)需要隨時擴大、縮小或改變存儲空間，可以通過拷貝和網(wǎng)絡(luò)從一個載體傳輸?shù)搅硪粋€載體，可以使存儲的信息隨時被修改甚至銷毀，這都決定了電子檔案的原始性不容易被得到認(rèn)可。而且，電子檔案的內(nèi)容會隨著載體組合形式的不同而不同。

在美國，聯(lián)邦政府雖然承認(rèn)電子檔案為“官方檔案”，但聯(lián)邦各級法院仍然申明，只有被打印出來的電子文件才具有真實性和成為證據(jù)的價值，否則無法作為證據(jù)使用；英國公共檔案的調(diào)查也表明，為了保持文件的法律效力，政府部門中有85%仍采用紙質(zhì)材料來保存全部或部分文件。而在我國，電子文件雖然已經(jīng)得到了廣泛應(yīng)用，但在法律上也尚未確定其法律效力，電子檔案的法律地位尚未實現(xiàn)。

三、電子文件的歸檔與管理規(guī)范化的幾點思考

（一）提高電子文件的歸檔和管理意識，積極主動，有針對性的展開電子文件歸檔管理工作

1.自動化系統(tǒng)推行的無紙化辦公因其方便快捷的特點，成為一種未來的發(fā)展趨勢。如果還是依照傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的傳輸和歸檔方式，不僅無法體現(xiàn)電子文件高效、快捷、便利的特點，還破壞了文件的原始性、真實性、有效性和連貫性，造成大量人力物力的浪費。所以企業(yè)要提高對電子文件專門性歸檔的重視，為電子文件歸檔管理提供必要的資金和技術(shù)支持。

2.因為電子文件的產(chǎn)生渠道非常豐富，檔案部門要廣泛調(diào)研，弄清哪些機構(gòu)集中產(chǎn)生哪些類型的文件，以及這些文件的特點、用途；還可以從設(shè)計階段就對此提出提前規(guī)劃，如對于人力管理部門、財務(wù)管理部門、科研管理部門，檔案部門可以加以格外的關(guān)注，因為這些部門對系統(tǒng)的使用率較大，產(chǎn)生的電子文件數(shù)量也較多；檔案管理部門應(yīng)盡快完善管理的硬件和技術(shù)設(shè)施，保證文件歸檔管理系統(tǒng)的良好運轉(zhuǎn)。

3.檔案管理人員也應(yīng)加強相關(guān)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，有關(guān)技術(shù)人員與形成電子文件的部門加強聯(lián)系，提前介入，按照檔案歸檔的有關(guān)要求，開展業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)，協(xié)助制定有關(guān)的制度以保證電子文件的歸檔質(zhì)量。

（二）解決好電子文件歸檔技術(shù)難題，重組流程確保電子文件與檔案的一體化管理

一體化管理需要重組辦公自動化系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的流程，實現(xiàn)兩者的無縫對接，要求不同部門在編輯文件時使用標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)和元數(shù)據(jù)格式，以確保資料能相互兼容、相互轉(zhuǎn)換。這也要求在企業(yè)自動化系統(tǒng)平臺上設(shè)置發(fā)文管理、收文管理、歸檔管理和檔案管理模塊，加強前期介入，設(shè)置歸檔保存按鈕，從而確保電子文件從生成到最終形式都有記錄可循，可以隨時隨地的保存，確保電子文件在歸檔的同時將相關(guān)信息發(fā)送或移交給檔案部門。這樣可以最大限度的確保電子文件的真實、完整和有效。

（三）制定好電子文件歸檔管理制度和管理標(biāo)準(zhǔn)

辦公自動化所產(chǎn)生的電子文件具有重要的保存價值，要真實、有效、完整的做好電子文件歸檔工作。由于電子文件的格式、載體都區(qū)別于紙質(zhì)檔案，在保存時需要根據(jù)電子文件的特殊性來制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，如電子文件的登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護、安全、專利維護等標(biāo)準(zhǔn)，逐步完善電子文件的全過程管理制度，做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。規(guī)范電子文件歸檔要做到三個方面：