淺談勞務派遣員工人事檔案管理的現(xiàn)狀及對策

[摘 要]勞務派遣的特殊性，使得派遣員工的人事檔案管理未得到足夠的重視，產生了種種問題，本文一一列舉了目前派遣員工人事檔案管理中出現(xiàn)的問題，針對這些問題，提出了相應的對策，期望以此來規(guī)范派遣員工的人事檔案管理。

[關鍵詞]派遣員工；人事檔案；問題；對策；規(guī)范

上世紀九十年代以來，隨著市場經濟的日益成熟以及用工制度改革的深度推進，勞務派遣的用工形式得到迅速發(fā)展，近幾年相繼出臺了規(guī)范勞務派遣的法律法規(guī)，對勞務派遣的用工形式進行了規(guī)范，但勞務派遣員工人事檔案的管理卻未得到足夠的重視。

一、勞務派遣員工人事檔案管理存在的問題

勞務派遣是指由派遣機構（用人單位）與勞動者簽訂勞動合同，派遣到用工單位工作的一種用工方式。派遣員工的人事檔案在派遣機構管理，而人員的管理則在具體用工單位，這種分離的管理方式以及派遣機構的趨利性造成派遣員工的人事檔案管理存在許多問題。

（一）新生成的檔案不能及時歸檔

人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現(xiàn)。派遣員工的具體管理在用工單位，人事檔案管理在用人單位（派遣機構），派遣員工的思想品德、業(yè)務能力、工作狀況、獎勵處罰以及后續(xù)學歷等方面生成的材料不能及時傳遞給用人單位，造成了新生成的檔案不能及時歸檔。再者，用工單位與派遣員工之間沒有人事關系，往往會忽略派遣員工的人事檔案生成。

（二）檔案管理的基礎業(yè)務薄弱

部分派遣機構建立和健全了派遣員工人事檔案管理制度，但大部分停留在紙面上，掛在了墻上，沒有真正落實；不少派遣機構在檔案歸檔、檢查核對、轉遞、保衛(wèi)保密、統(tǒng)計等管理環(huán)節(jié)缺少規(guī)范，較隨意；組卷不規(guī)范、歸類不清，什么材料該入檔，什么材料不該入檔，什么材料要及時銷毀，缺少鑒別。

（三）缺少專職的檔案管理人員，素質低

時代的發(fā)展，對檔案管理人員的要求也不斷提高，不僅要具備較強的政治素質、良好的職業(yè)道德、強烈的責任感以及較強的專業(yè)知識，還應具備利用現(xiàn)代化設備管理檔案的能力。但大部分派遣機構的檔案管理人員整體素質偏低、專業(yè)性差、流動頻繁，缺少相應業(yè)務的培訓學習，知識更新慢。

（四）檔案室設施落后，缺少現(xiàn)代化管理手段

派遣機構大多是私人企業(yè)，辦公場所、設施均計入公司成本，由此，許多派遣機構在派遣員工檔案管理方面投入資金少，設施陳舊，難以保證檔案室的通風、采光、保濕、防蟲等多方面的要求。很多派遣機構還停留在手工操作，沒有實現(xiàn)檔案的電子信息化管理，缺少計算機、掃描儀、復印件等現(xiàn)代化的設備。

二、勞務派遣員工人事檔案管理的對策

人事檔案的重要性，要求政府相關部門及派遣機構對派遣員工的人事檔案管理重視起來，應從如下幾個方面加強對派遣員工人事檔案的管理：

（一）檔案管理部門、人事組織部門加強對派遣機構檔案管理的監(jiān)督檢查指導工作

檔案管理部門、人事組織部門應行使行政職能、充分利用行政手段，加強宣傳檔案法律法規(guī)，宣傳人事檔案管理的重要性，提搞派遣機構的認識；指導派遣機構建立健全人事檔案管理制度，運用檔案管理現(xiàn)代化的技術；定期對派遣機構的檔案管理工作進行檢查督導，依據(jù)法律法規(guī)懲處達不到要求的派遣機構。

（二）派遣機構管理部門將檔案管理作為派遣資質審批的條件

派遣資質是人力資源服務機構開展派遣業(yè)務的必要前提，人事勞動部門負責派遣資質的審批工作，把派遣員工的人事檔案管理工作做為派遣資質的重要條件，將會增強派遣機構對派遣員工人事檔案管理的重視程度。

（三）做好檔案生成、歸檔工作

用人單位與用工單位分離的性質，造成派遣員工的檔案生成及歸檔往往被忽視。派遣機構應積極溝通協(xié)調用工單位，向用工單位宣傳人事檔案的重要性，可利用經濟手段讓用工單位對派遣員工的人事檔案生成重視起來。向派遣員工做好宣傳，告知他們什么材料該入檔，入檔流程，怎樣借閱檔案等。派遣機構定期做好檔案的收集工作，及時把新生成的檔案歸檔。

（四）安排專職人員，定期培訓

檔案管理是一項專業(yè)性、實踐性、操作性強的工作，因此做好檔案工作的關鍵在人，派遣機構應安排具備檔案管理專業(yè)知識，有一定從業(yè)經驗的人員專門負責檔案管理工作，并保證檔案管理人員的穩(wěn)定性。提升專職人員的職業(yè)道德修養(yǎng)，樹立正確的事業(yè)觀；提供培訓學習的機會，不斷提升、更新知識結構；加強現(xiàn)代化信息技術的學習，提升專職人員的綜合能力。

（五）改善檔案室設施，運用現(xiàn)代化的管理手段

有條件的派遣機構應按照標準建設檔案室，達到“三分開”（檔案庫房、檔案業(yè)務工作室和閱檔室分開），防潮、防水、防火、防盜、防陽光照射、防紫外線照射、防高溫、防塵、防污染和防有害生物（霉、蟲、鼠）。配備計算機、大容量的存儲設備、掃描儀、打印機等現(xiàn)代化信息設備，實現(xiàn)檔案的電子存檔、查閱、傳遞等。

三、結論

勞務派遣的特殊性，使得派遣員工的檔案不被重視，出現(xiàn)了種種問題，雖然提出了上述對策，但更需要確確實實落實下去，明確政府相關部門的責任，加大對派遣機構的指導檢查監(jiān)督，著實提升派遣機構管理者的認識，提高派遣員工的意識。當然，這項工作也不是一蹴而就的，需要長期堅持下去，派遣員工的人事檔案管理會逐步走向規(guī)范的道路。

參考文獻：

[1]李春艷.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策.華章.2013（13）：69；

[2]吳秀娟.淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理.管理觀察.2013（510）：95；

作者簡介：張紅，男，1976年12月出生，館員，管理學博士學位，檔案管理。