楊海帆+胥南燕

摘 要：隨著科技進(jìn)步及數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案信息化由于其高效、準(zhǔn)確等特點(diǎn)，成為近年來檔案管理工作的發(fā)展趨勢和有效手段。GPMS系統(tǒng)基于人事檔案的特點(diǎn)在系統(tǒng)構(gòu)建、模塊應(yīng)用、代碼管理、報表設(shè)置等方面既滿足了人事部門對管理信息化水平和信息安全保密性上的特殊要求，又可以在實(shí)際應(yīng)用中擁有良好的靈活性和實(shí)用性，實(shí)現(xiàn)了人事檔案的信息化。

關(guān)鍵詞：人事檔案檔案信息化 GPMS系統(tǒng)模塊應(yīng)用

中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）01（a）-0255-02

隨著科技進(jìn)步及數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展，人事管理中諸如檔案管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等許多傳統(tǒng)業(yè)務(wù)也迎來了新的發(fā)展契機(jī)，人事檔案信息化成為近年來檔案管理工作的發(fā)展趨勢和有效手段。

所謂人事檔案信息化，就是把紙質(zhì)的人事檔案轉(zhuǎn)換成信息數(shù)據(jù)并通過相應(yīng)管理軟件對其進(jìn)行管理、使用，提高檔案管理效率，為各類人事決策提供有力的信息支持和數(shù)據(jù)保障。

1 人事檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1 提高工作效率，保證信息準(zhǔn)確

傳統(tǒng)的人事檔案管理通常受到人力、物力、財(cái)力等因素的限制，大多采用紙質(zhì)檔案管理信息，在工作方法上也多依靠手工操作進(jìn)行管理，工作效率低下，信息準(zhǔn)確性存在偏差：一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的管理方式需要通過人工操作建立檔案檢索工具，效率低下；另一方面在利用檔案檢索工具調(diào)閱檔案時，依然需要人工操作調(diào)閱檔案原件，手續(xù)繁瑣且耗時耗力，同時檔案的查全、查準(zhǔn)率也很低。而通過人事檔案信息化建設(shè)，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，既便于檢索也保證了信息的準(zhǔn)確性。

1.2 減少文獻(xiàn)損耗，保障信息安全

紙質(zhì)檔案經(jīng)常翻閱，容易破損。隨著事業(yè)單位人事制度改革工作的不斷深入，聘任制、競爭上崗、人事代理等新的用人制度已在事業(yè)單位全面實(shí)施，干部選拔聘任、員工職稱評審、繼續(xù)教育、學(xué)歷變更、工資調(diào)整等都需要利用人事檔案，因此人事檔案的利用頻率迅速提高。然而傳統(tǒng)人事檔案是按類將紙質(zhì)材料排序并立成卷，經(jīng)常翻閱、復(fù)印會對檔案原件造成機(jī)械性損傷，加速檔案原件的脆化和褪變，不利于檔案的保護(hù)。檔案信息化可以妥善解決珍貴檔案文獻(xiàn)的保護(hù)和利用問題。

2 使用GPMS系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)

2.1 GPMS系統(tǒng)功能簡介

GPMS系統(tǒng)是按照國家人事部、國家技術(shù)監(jiān)督局頒布的人事信息指標(biāo)代碼標(biāo)準(zhǔn)，由北京金益康集團(tuán)公司和國家人事部聯(lián)合開發(fā)的人事管理軟件。該系統(tǒng)依照國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和用戶需求建立了近40個信息庫，270多項(xiàng)指標(biāo)和80多種代碼，由十七個不同的管理模塊構(gòu)成：系統(tǒng)構(gòu)建、機(jī)構(gòu)設(shè)置、單位管理等。其中工具箱管理模塊還提供各種花名冊、報表表樣繪制、數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入導(dǎo)出等功能。每個模塊下面都有其子模塊，模塊之間相互獨(dú)立，又彼此相關(guān)聯(lián)。

GPMS系統(tǒng)完善的安全機(jī)制和數(shù)據(jù)維護(hù)功能滿足了人事部門對信息管理的安全保密性的特殊要求；可以直接上機(jī)查詢，并且可以通過一定的程序進(jìn)行相應(yīng)的整理。這樣，涉及檔案的學(xué)歷變更、工資晉升、職務(wù)職稱變動、年度考核等一系列問題，都可以利用計(jì)算機(jī)管理，解決了手工操作下的各項(xiàng)煩瑣而又繁重的文件管理工作，辦事效率得到極大的提高。

2.2 GPMS系統(tǒng)模塊在檔案信息化中的實(shí)際應(yīng)用

2.2.1 系統(tǒng)重構(gòu)模塊的應(yīng)用

系統(tǒng)構(gòu)建是系統(tǒng)中核心、基礎(chǔ)的部分，主要完成系統(tǒng)的一些初始化工作。用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)要求靈活構(gòu)建出適合本單位的人員信息庫和單位信息庫的結(jié)構(gòu)，以便更有效地完成以后人事檔案信息化中的各項(xiàng)管理工作。系統(tǒng)重構(gòu)模塊為用戶提供代碼維護(hù)及指標(biāo)維護(hù)功能，用戶可以根據(jù)工作的需要便捷的創(chuàng)建代碼類或指標(biāo)集，也可以對代碼類中的代碼項(xiàng)及指標(biāo)集中的指標(biāo)項(xiàng)進(jìn)行增刪改等調(diào)整操作。在實(shí)際應(yīng)用中可根據(jù)本單位情況，利用系統(tǒng)構(gòu)建如“所在部處科組”“崗位變動”“獎懲子集”等十多個子集，并編輯“部門代碼”“崗位代碼”等多個代碼類。

2.2.2 信息錄入模塊的應(yīng)用

GPMS信息錄入模塊為用戶提供了兩種數(shù)據(jù)錄入方式：數(shù)據(jù)表錄入方式及記錄錄入方式。數(shù)據(jù)表錄入方式以信息采集為出發(fā)點(diǎn)，適合信息編輯和按信息集的錄入，通常用在定期對錄入信息需變更的內(nèi)容進(jìn)行更新以及批量修改多人信息時使用。記錄錄入方式是以人為單位，適合建立系統(tǒng)時的信息采集工作，信息錄入完成后需要經(jīng)過審核流程，以便及時發(fā)現(xiàn)不必要的錯誤。照片錄入時須通過掃描儀來實(shí)現(xiàn)的，可以用人名來編輯文件名，只要將照片存放在GPMS系統(tǒng)目錄下的BMP子目錄下，系統(tǒng)即可自動調(diào)用。另外，網(wǎng)絡(luò)版的GPMS系統(tǒng)支持多終端同時錄入數(shù)據(jù)，比如我們在集中采集所有員工檔案信息時，可采取多人多機(jī)同步操作來分解工作量，從而提高錄入工作的效率。

2.2.3 查詢統(tǒng)計(jì)模塊的應(yīng)用

查詢統(tǒng)計(jì)模塊是人事管理工作中最基本、最常用的一個模塊。GPMS系統(tǒng)在錄入、核對完數(shù)據(jù)之后，就可以按任一字段或條件在應(yīng)用庫中進(jìn)行查詢或統(tǒng)計(jì)。

GPMS系統(tǒng)提供了4種查詢方式：簡單查詢、復(fù)合查詢、二次查詢和簡單花名冊統(tǒng)計(jì)方式。根據(jù)實(shí)際需要用戶可以采用代碼形式或編輯形式來直接查詢，也可以對查詢的結(jié)果進(jìn)行二次查詢，無論哪種方式都有查詢歷史記錄的功能，這個功能可自由選擇。

簡單查詢提供了在同一子集內(nèi)選擇一個指標(biāo)進(jìn)行查詢，如只需要了解某一人的具體情況時此種方式最為簡單。復(fù)合查詢及二次查詢是能夠在跨子集內(nèi)選擇多個指標(biāo)項(xiàng)進(jìn)行查詢，以便查詢更詳細(xì)的信息。如我們需要查詢內(nèi)設(shè)部門中中級以上職稱的員工，要一次查詢出結(jié)果，就用復(fù)合查詢。如果還想知道其中博士學(xué)歷占多少，只要在前次查詢的基礎(chǔ)上，選用二次查詢，輸入查詢條件為“學(xué)位左包含博士”，就會顯示出需要的結(jié)果。在查看查詢的結(jié)果時可以全部查看也可以部分查看，也可同時查看多個人的信息及照片。查詢時可以根據(jù)需要隨意的組合指標(biāo)項(xiàng)，得到自己滿意的信息，這就是簡單花名冊方式。而且查詢的結(jié)果可以通過剪貼板粘貼到其它文字處理軟件中。endprint

GPMS系統(tǒng)提供了4種統(tǒng)計(jì)方式：簡單統(tǒng)計(jì)、綜合統(tǒng)計(jì)、一維分析、二維分析。GPMS系統(tǒng)可以對任一指標(biāo)多條件或多指標(biāo)多條件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，不但可以對應(yīng)用庫進(jìn)行統(tǒng)計(jì)還可以對查詢結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。同時還有統(tǒng)計(jì)分析功能，為領(lǐng)導(dǎo)的決策和政策的制定提供各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。簡單統(tǒng)計(jì)和綜合統(tǒng)計(jì)是對日期型或數(shù)值型的指標(biāo)項(xiàng)進(jìn)行求和、平均值、最大值、最小值的統(tǒng)計(jì)，如求員工的平均年齡。除此之外綜合統(tǒng)計(jì)可根據(jù)查詢條件和條件表達(dá)式對每個統(tǒng)計(jì)項(xiàng)的結(jié)果進(jìn)行分析比較。一維分析和二維分析是對某個指標(biāo)項(xiàng)的各種情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)的結(jié)果以直方圖或餅圖的方式表示。我們可以利用GPMS系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)分析功能向上級機(jī)關(guān)提供各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，分析本單位員工的年齡、性別、學(xué)歷、職稱、職務(wù)、政治面貌等結(jié)構(gòu)情況，從而滿足人事部門對復(fù)雜信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析需求。

2.2.4 統(tǒng)計(jì)報表模塊的應(yīng)用

GPMS系統(tǒng)擁有強(qiáng)大的報表統(tǒng)計(jì)功能。系統(tǒng)根據(jù)國家人事部、勞動部、國家統(tǒng)計(jì)局對報表的要求預(yù)制了一百多張表樣，可以通過系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行自動統(tǒng)計(jì)分析，且表格發(fā)生變化時支持通過簡單的操作做到修改統(tǒng)計(jì)條件。系統(tǒng)同時允許用戶自定義統(tǒng)計(jì)報表的格式和統(tǒng)計(jì)條件，不但可以進(jìn)行人數(shù)統(tǒng)計(jì)，還可以進(jìn)行數(shù)值統(tǒng)計(jì)。用戶可直觀、方便地定義表頭、表尾格式及統(tǒng)計(jì)條件，制作出滿意的統(tǒng)計(jì)報表。用戶可以對完成的統(tǒng)計(jì)報表進(jìn)行存儲、編輯、統(tǒng)計(jì)、打印等操作。系統(tǒng)提供的統(tǒng)計(jì)報表和用戶自定義的統(tǒng)計(jì)報表格式，都可以多次永久使用，用戶只需把報表發(fā)送（導(dǎo)出）出，并且在需要時在導(dǎo)入到系統(tǒng)中即可使用，這樣對長期的持續(xù)工作會提供很大的便利。

2.2.5 登記表模塊的應(yīng)用

GPMS系統(tǒng)為用戶提供了直觀、靈活的制表功能，能夠滿足用戶個性化制表的需求。比如我們可以使用該模塊來制作事業(yè)單位的員工檔案工資調(diào)整表。首先在編輯界面繪制工資調(diào)整表的表格式樣，定義工資調(diào)整表中崗位工資、薪級工資、薪級、員工檔案號等指標(biāo)字段的關(guān)聯(lián)路徑，系統(tǒng)會自動根據(jù)預(yù)先定義好的路徑條件從數(shù)據(jù)庫內(nèi)調(diào)取相應(yīng)信息，自動將工資調(diào)整表格中的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行填寫，并結(jié)合復(fù)合查詢結(jié)果批量打印員工的工資調(diào)整表，為人事部門準(zhǔn)確、高效地填寫員工工資調(diào)整表提供了便捷的操作工具。

3 GPMS系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中應(yīng)需要注意的問題

3.1 重視信息采集、錄入工作，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤

系統(tǒng)對員工檔案信息數(shù)據(jù)的采集和錄入是搞好人事檔案信息化的基礎(chǔ)。為了準(zhǔn)確規(guī)范的完成人員信息的采集，我們下發(fā)了中組部制的“員工履歷表”，要求員工如實(shí)填報，同時收回的員工履歷表須與檔案材料反復(fù)核準(zhǔn)后方可做為錄入的原始數(shù)據(jù)，從而確保數(shù)據(jù)信息與檔案內(nèi)容的一致性。

3.2 充分利用GPMS系統(tǒng)開展日常管理工作，提高工作效率及工作質(zhì)量

在GPMS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫搭建以及數(shù)據(jù)錄入階段的確需要消耗大量的人力和精力，但當(dāng)系統(tǒng)開始正常運(yùn)行后，會在人事檔案管理中就發(fā)揮巨大作用，可以顯著的提升工作效率、降低人員和成本的投入，并且數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性安全性上也得到了很大的保障，詳盡的統(tǒng)計(jì)報表也可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)的輔助決策。建議在日常使用中盡量做到系統(tǒng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)務(wù)工作條理化、報表文件統(tǒng)一化、數(shù)據(jù)資料規(guī)范化的要求，從而最大可能發(fā)揮GPMS系統(tǒng)的各項(xiàng)功能。

總之，GPMS系統(tǒng)在應(yīng)用中運(yùn)行速度快，性能可靠，具有良好的靈活性和實(shí)用性，使人事檔案管理工作從繁瑣和枯燥的傳統(tǒng)模式中解脫出來，能夠迅速、完整、準(zhǔn)確的提供所需人事信息，較好地實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理的信息化。

參考文獻(xiàn)

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