淺談高?？蒲袡n案的管理與保護

鄒潔

[摘 要]高校的科研檔案是一種重要的信息資源，如何管理和保護高校的科研檔案成為了當下高校工作的一個重點，本文在深入分析目前高?？蒲袡n案管理工作所出現(xiàn)的問題的基礎上，提出相關的解決措施，談一下關于高校科研檔案的管理與保護的幾點淺見。

[關鍵詞]檔案管理；科研高校；管理措施

在高等院科研水平和科學技術高速發(fā)展的今天，人們普遍意識到高校科研檔案不僅僅是一份普通的歷史記錄，而是一種重要的信息資源。這種信息資源推動了高校在教學、管理、科研等方面的進一步發(fā)展，成為了高校提升的至關重要的組成部分。

一、高等科研檔案的管理和保護工作現(xiàn)狀

然而，筆者發(fā)現(xiàn)，雖然目前高校對科研檔案的重要性有了一定的認識，但是，從實際的情況來看，高等科研檔案的管理和保護工作存在著以下幾點問題。

1.1管理制度缺失和管理設施缺乏

目前，高校的科研檔案管理制度不盡如人意，一般采用常規(guī)性的檔案管理方式，而這種方式遠遠不能適應當前工作需求。相應的管理制度和監(jiān)管手段的缺失也直接導致了檔案管理人員對歸檔的具體工作的敷衍。

高校的科研檔案管理缺乏必要的基本管理設施，很多高校并沒有建立專門的檔案室和檔案柜，這也一定程度上導致了實際的檔案管理人員沒有對科研檔案有足夠的認識，沒有充足的時間來對科研檔案進行系統(tǒng)管理。

1.2科研檔案管理意識缺乏

科研檔案管理意識的缺乏不僅僅存在于檔案管理人員，也存在于具體的科研人員?？蒲腥藛T的不重視，使科研檔案在初始階段就失去了有效的控制，一般情況下就會形成項目進行到最后才進行補充，造成資源和人力的浪費。

高校管理者的科研管理意識水平也有待提高，目前學校對于科研檔案的管理也存在著管理、檢查不到位的情況，同時也沒有相應的規(guī)定來約束和規(guī)范科研檔案管理和保護工作。

1.3科研檔案的知識產(chǎn)權保護不到位

高校的科研檔案作為一種信息資源，應當對閱覽、下載、復制、轉載等手段進行控制和約束，嚴禁杜絕非法利用。但是在實際的科研檔案管理工作中，知識產(chǎn)權保護意識還是相當缺乏，很多高校并沒有相應的規(guī)定，或者有了大概的相關規(guī)定，但是在執(zhí)行方面也沒有完全落實。

1.4科研檔案管理工作宣傳不足

隨著科研檔案管理工作的重要性日益突出，科研事業(yè)的不斷發(fā)展也需要科研檔案管理工作的支撐，但是當前很多高校對于科研檔案管理工作的宣傳遠遠不夠，導致了很多科研人員并不了解科研檔案管理工作，也同時導致了很多從事相關檔案管理工作對自身工作重要性的認識不足，這也嚴重制約和科研檔案管理工作的進一步發(fā)展。

二、高等科研檔案的管理和保護工作改善與優(yōu)化

針對上述問題，筆者就高等院?？蒲袡n案的科學管理，談幾點個人的淺見。

2.1規(guī)范高?？蒲袡n案管理機制，完善配套設施

首先，從宏觀上來說，學校領導要高度重視科研檔案管理工作，從制度上和資金上給予科研管理工作傾斜。建立明確和詳盡的工作管理制度，以及合理的歸檔程序。并且，在具體的實際管理工作中，也要保證管理人員經(jīng)費、辦公設施的到位，從而提高管理人員的工作積極性，更好地落實工作制度。

其次，從微觀上來講，高?？蒲袡n案管理必須依托現(xiàn)代管理理念，以網(wǎng)絡技術和計算機技術為基點，實現(xiàn)科研檔案管理的網(wǎng)絡化和電子化。同時把科研檔案管理和現(xiàn)代辦公技術結合起來，來達到科研檔案管理的規(guī)范化目標。具體來說，科研項目的申報環(huán)節(jié)、研究試驗階段的各種原始數(shù)據(jù)和報告等、驗收階段的研究報告、論文等、成果申報階段中成果登記、成果應用等。這些所有的案卷，都要按照科學的管理制度進行歸檔和保存。并且還要注重檔案管理過程中分類檢索原則，充分適應當前檔案規(guī)范化管理的要求。

2.2提升科研檔案管理意識，規(guī)范科研檔案管理

首先，從科研檔案管理人員的角度來說，要不斷的提升自己的業(yè)務素質(zhì)能力，開闊自身的眼界和思路。不僅僅把自己看做一個服務人員，而要進一步投入到實際的科研活動中，及時掌握科研工作中的原始資料，從初始階段就保證科研檔案的高質(zhì)量。通過科研檔案管理人員的自我提升，為學校提供高效的服務，從而為高校的檔案管理工作打開新的局面。

其次，從科研人員的角度來說，要增強科研人員對科研檔案重要性的理解和認識，使其充分明白科研檔案的具體價值。這也進一步要求科研人員要重視科研檔案的歸檔和管理，把這份工作作為自身日常工作中至關重要的一個部分，這也是科研檔案管理發(fā)展的必要基礎。

再次，從學校管理者角度來說，要注重培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人員，提升具體管理人員的業(yè)務素質(zhì)和能力，為其創(chuàng)造良好的學習條件，適應當前時代對優(yōu)秀科研管理人員的要求。并且，要為科研檔案管理人員和科研人員建立一個溝通的平臺，使二者互動交流，并能有效的促進檔案管理人員有效的為科研人員進行高效服務。

2.3規(guī)范高校檔案管理管理，保護知識產(chǎn)權

首先，建立統(tǒng)一的管理制度，來保護高校的知識產(chǎn)權。對所有的知識產(chǎn)權的產(chǎn)生、獲取、流轉等具體過程要真實和完整的記錄，合法并且合理的來利用科研活動所產(chǎn)生的知識成果。利用歸檔保存的方式對知識產(chǎn)權進行保護，統(tǒng)一集中管理，促進知識產(chǎn)權的流轉規(guī)范化，以及在下一步的科研活動中的推廣和利用。

其次，相關規(guī)章制度要落實到人，做到有責必查，出現(xiàn)問題能夠找到相關的責任人。科研文檔的形成、積累、完成由科研負責人負責?？蒲胸撠熑藢ξ臋n的管理期限和密集提出建議，并且要對科研檔案進行超前控制，確?？蒲形臋n的準確性和完整性。并且相關的檔案管理工作人員對于科研負責人進行監(jiān)督和知道，幫助科研負責人保護原始科研文檔的完整性和保密性，雙重保護促進科研文檔的知識產(chǎn)品不受侵犯。

結語

當前科研檔案管理工作任重而道遠，只有以現(xiàn)代科技手段為依托，以檔案工作和科研工作的二者結合為切入點，不斷提升自我的管理水平，才能更好地促進高校科研檔案管理和保護工作形成新的局面，為廣大科研人員實現(xiàn)更加優(yōu)質(zhì)的服務。

參考文獻：

[1]秦紅梅.加強科研檔案管理，促進科研事業(yè)健康發(fā)展[J].四川檔案，2012（5）：24-25

[2]夏濤.高?？蒲袡n案管理存在的問題與對策[J].云南檔案，2009（9）：6-7