淺析房產(chǎn)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及策略

邢燕

[摘 要]近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案行業(yè)發(fā)生了技術(shù)性的革命。房地產(chǎn)在經(jīng)濟(jì)的帶動(dòng)下得到蓬勃發(fā)展起來(lái)，為了使房產(chǎn)檔案更好的與社會(huì)的發(fā)展需求相適應(yīng)，則需要將信息技術(shù)與檔案管理手段有效的結(jié)合起來(lái)，從而推動(dòng)房產(chǎn)檔案管理的信息化進(jìn)程，使其向現(xiàn)代化和高效化的方向發(fā)展，確保管理水平和管理效率的提高。文中對(duì)房產(chǎn)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行了分析，并進(jìn)一步對(duì)房產(chǎn)檔案信息化管理的具體策略進(jìn)行了闡述。

[關(guān)鍵詞]房產(chǎn)檔案；信息化；管理

一、房產(chǎn)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）房產(chǎn)檔案利用更方便

利用信息化對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行管理，不僅利于查詢，而且信息的利用效率得到提高，信息透明度更高。房產(chǎn)檔案信息化管理，可以通過(guò)錄入將各個(gè)時(shí)期的房產(chǎn)檔案從紙質(zhì)變?yōu)閳D像，實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)、索引、管理、查詢的電子化，這樣在房產(chǎn)檔案使用過(guò)程中，只需輕點(diǎn)鼠標(biāo)就可以調(diào)出檔案，更便于使用，使工作效率得到大幅度的提升。避免了由于歸檔錯(cuò)誤或是紙張受損所給檔案帶來(lái)的損失。房產(chǎn)檔案信息化后，使檔案的準(zhǔn)確性和安全性得到提升，增加了檔案信息的透明度，人們對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)更強(qiáng)，有效的避免了一些虛假房產(chǎn)檔案信息的發(fā)生。

（二）房產(chǎn)檔案信息共享

通過(guò)各種現(xiàn)代化的高科學(xué)技術(shù)，將各種載體的房產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，并以數(shù)字化的形式進(jìn)行存儲(chǔ)和使用，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，利用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行管理，使房產(chǎn)檔案形成一個(gè)完整的信息體系，能夠及時(shí)進(jìn)行利用，使資源實(shí)現(xiàn)了共享。在對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行使用時(shí)不再受到時(shí)間和空間的限制。同時(shí)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展，使房產(chǎn)檔案信息的可視化管理得以實(shí)現(xiàn)，使圖形、文檔和數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)了有效的結(jié)合，不僅方便了信息的公開(kāi)查詢，而且為房產(chǎn)檔案向社會(huì)開(kāi)放奠定了良好的基礎(chǔ)，為國(guó)家各項(xiàng)房產(chǎn)政策的實(shí)施提供了技術(shù)上的支持。通過(guò)房產(chǎn)檔案信息的共享，更方便對(duì)企業(yè)和個(gè)人房產(chǎn)信息的了解，避免了惡性囤房炒房行為的發(fā)生。

（三）更便于檔案管理

房產(chǎn)檔案信息化管理工作的開(kāi)展，使檔案以電子化的方式存在，這樣可以更便于對(duì)檔案進(jìn)行理科改，利于檔案的流轉(zhuǎn)、處理及歸檔等工作的開(kāi)展，而且檔案信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案自動(dòng)存檔的功能，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的無(wú)紙化辦公，如果想查詢房產(chǎn)檔案，只要在聯(lián)網(wǎng)的任何一臺(tái)電腦上即可以實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)信息的查詢，不再受到時(shí)間和區(qū)域的限制。

二、房產(chǎn)檔案信息化管理策略

（一）加快房產(chǎn)檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的建立

我國(guó)電子文件檔案已出振了相關(guān)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，有效的規(guī)范了電子文件檔案的管理工作。房產(chǎn)檔案自身具有特殊性，這樣在管理上也與其他檔案管理方式存在著不同，其具有較強(qiáng)的獨(dú)立性。目前部分地區(qū)已建立了房產(chǎn)權(quán)屬數(shù)字化檔案，但由于多種原因，還沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行規(guī)范，這就導(dǎo)致房產(chǎn)權(quán)屬數(shù)字化檔案在建設(shè)過(guò)程中存在較大的難度，而且所取得的實(shí)際效果也沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的標(biāo)準(zhǔn)。所以為了更好的對(duì)各地房產(chǎn)權(quán)屬檔案進(jìn)行規(guī)范和指導(dǎo)，則需要建立健全房產(chǎn)管理的數(shù)字化的檔案標(biāo)準(zhǔn)。

（二）房產(chǎn)權(quán)屬檔案信息化管理應(yīng)分階段實(shí)施

首先，在進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須對(duì)房產(chǎn)檔案管理部門(mén)原有的存量檔案和每年新增的檔案予以充分考慮，并分別對(duì)其進(jìn)行規(guī)劃和確定合理的建檔流程。對(duì)于部門(mén)內(nèi)原有的存量檔案，可將部分利用率較高的進(jìn)行建檔，這樣能夠進(jìn)一步確保數(shù)字化檔案庫(kù)在短期內(nèi)發(fā)揮出利用價(jià)值；

其次，建立統(tǒng)一的軟件編制標(biāo)準(zhǔn)。由于房產(chǎn)信息網(wǎng)是面向全社會(huì)提供服務(wù)的，為此，在網(wǎng)絡(luò)軟件的編制上應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合房產(chǎn)檔案的專(zhuān)業(yè)性和實(shí)用性。國(guó)家應(yīng)當(dāng)出臺(tái)相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以便檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)有可執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)；

再次，強(qiáng)化制度化建設(shè)，實(shí)施統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理。房產(chǎn)檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)配置專(zhuān)用的檔案庫(kù)房、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、溫濕度計(jì)等設(shè)施設(shè)備，在管理工作中落實(shí)崗位職責(zé)制，明確檔案管理工作流程。同時(shí)，房產(chǎn)檔案管理部門(mén)還應(yīng)當(dāng)建立檔案接收、整理、歸檔、節(jié)約、復(fù)核、保管、保密等制度，確保檔案信息化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)均有章可循、有規(guī)可依。

（三）處理好檔案的公開(kāi)和保密關(guān)系

房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)，對(duì)于在網(wǎng)上進(jìn)行開(kāi)放和利用需要具有一定的機(jī)密性，有一定的限制，處理好公開(kāi)和保密的關(guān)系，避免不法之人利用房產(chǎn)權(quán)屬檔案謀取私利。在這方面，為了更好的保護(hù)房產(chǎn)所有人的個(gè)人合法權(quán)益，國(guó)家應(yīng)出臺(tái)相關(guān)的法律法規(guī)，對(duì)房產(chǎn)檔案的上網(wǎng)登記進(jìn)行確定，使房產(chǎn)檔案在開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中，在為使用者提供相應(yīng)的檔案信息的同時(shí)，也確保做好檔案的保密性工作。

（四）加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的防范

只要是有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的地方，就有可能出現(xiàn)計(jì)算機(jī)病毒，為此，檔案上網(wǎng)利用非常容易受到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的威脅，最為嚴(yán)重后果可能導(dǎo)致所有檔案數(shù)據(jù)信息全部丟失。為此，在建設(shè)數(shù)字化檔案的同時(shí)，必須加強(qiáng)計(jì)算機(jī)病毒的預(yù)防工作。

（五）培養(yǎng)高素質(zhì)房產(chǎn)檔案管理人才

在房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，房產(chǎn)檔案管理工作還處于由手工檔案向信息化檔案過(guò)渡的狀態(tài)下，這就需要具有較高綜合素質(zhì)的房產(chǎn)檔案管理人員來(lái)加快房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。所以房產(chǎn)檔案管理部門(mén)應(yīng)做好員工的培訓(xùn)工作，努力提高員工的知識(shí)積累和操作技能，使其即暗嘆得房產(chǎn)管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，又精通信息化管理的手段和技術(shù)，從而提高員工的整體素質(zhì)。同時(shí)還要加強(qiáng)員工職業(yè)道德素質(zhì)的提升，使其樹(shù)立正確的服務(wù)觀念，為使用者提供便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

三、結(jié)束語(yǔ)

新時(shí)期下，將信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于房產(chǎn)檔案管理工作中，有利于極大地提高房產(chǎn)檔案管理效率，提升房產(chǎn)檔案部門(mén)的服務(wù)水平，對(duì)于推動(dòng)城市現(xiàn)代化建設(shè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊麗穎.綜述房產(chǎn)檔案管理存在問(wèn)題及對(duì)策[J].黑龍江科技信息，2011.8.

[2]楊相云.關(guān)于房產(chǎn)管理作用的相關(guān)問(wèn)題探討[J].商品與質(zhì)量：建筑與發(fā)展，2012.1.